浅析高校档案信息化建设工作

摘  要：随着大數据和人工智能等技术的广泛应用，包括校园网络建设、信息系统建设、信息安全工作等在内的高校信息化建设工作日益完善。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出要深化并加快推进档案信息化战略转型，各地区要将档案信息化建设写入“十四五”规划。高校档案馆应加快信息化建设进程，提升档案资源管理成效。

关键词：高校;档案信息化;建设

一、我国档案信息化建设背景

1979年起，中央档案馆、中国人民解放军档案馆等个别机构陆续购置计算机设备，开展了计算机在档案管理应用的调研和可行性论证工作，拉开了我国档案信息化的序幕。20世纪90年代，在网络应用高速推进的时代背景下，我国档案信息化进入了快速成长阶段。21世纪以后，信息化被提升到国家战略的高度。[1]党的十八大以来，档案信息化建设日趋完善。按照《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中的要求，“到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化”，并逐步实现“存量数字化、增量电子化”。《“十四五”全国档案事业发展规划》总结“十三五”发展成效中指出“档案信息化建设加快发展”。新《档案法》增设档案信息化建设专章，对新时期档案信息化建设提出了具体要求，这也将成为未来高校档案事业发展重中之重的工作。

二、高校档案信息化建设的必要性

信息化时代，各高校逐步开发了人事、财务、教务、科研等一系列信息管理平台，促使高校信息化建设工作日臻完善，但档案信息化建设仍相对滞后。部分高校已为档案馆配备了计算机、扫描仪、复印机等设备，但由于档案管理人员素质参差不齐，年龄稍长人员习惯使用传统方式处理档案查借阅等业务，导致扫描仪等硬件设备的功能没有得到有效的发挥，没有最大限度的提高档案服务效率。近年来，国家档案事业进入转型、高质量发展时期，对信息化建设愈加重视。

新《档案法》专门增加了“档案信息化建设”一章，体现了大数据时代背景下，档案信息化建设在档案工作中的重要地位。要求“将档案信息化纳入信息化发展规划、推进传统载体档案数字化和电子档案管理信息系统建设、推进档案信息资源共享服务平台建设、电子档案与传统载体档案具有同等效力”。[2]以上规定对高校档案馆信息化建设具有重要意义，也对高校档案管理人员业务能力和管理水平提出了更高层次的要求。注重高校档案信息化建设工作，可以提升高校档案管理水平，有效实现档案信息服务的网络化、档案资源的数字化、电子档案管理的规范化，提升档案资源管理成效。

三、提升高校档案信息化建设水平

1.拓宽档案信息资源传播途径，实现档案信息资源共享。

“十四五”规划要求扩大基础公共信息数据有序开放，建设国家数据统一共享开放平台。提升全民数字技能，实现信息服务全覆盖。[3]网络媒体拓宽了高校档案信息资源的传播途径，丰富了高校档案信息资源传播形式，进而提高了高校档案信息资源传播效率。随着网络技术、云服务、多媒体处理等技术的普及和迅猛发展，极大的缩短了档案信息资料从编研到被受众知晓的时间。社交媒体的迅速发展，使每个人都能成为一个自媒体。社交媒体的交互性特点又使得每一个传播主体都可以与受众进行及时的互动。这就为提高高校档案信息资源传播效率奠定了夯实的科技基础，使校内外人员在足不出户的情况下，了解丰富多彩的高校档案信息资源，进而提升人们对于民族文化的自信心和自豪感。

2.展示学校档案建设成果，提升档案资源管理成效。

在网络科技高速发展并普及的时代，高校档案馆应通过档案馆官方网站、微信公众号、微信小程序等平台，展示学校档案建设成果，如开辟学校知名校友、学子风采，历史风貌，校史中的今天等专栏，让学生了解、铭记历史，让社会关注、宣传高校档案文化;在档案法律法规限定的范围内，拓宽服务渠道，积极向社会提供服务，让校内师生和社会各界人士了解高校档案中关于学校教学、科研、管理等方面的信息，并通过档案信息平台，下载所需文献资料。达到与其它高校、科研院所等机构开展交流与合作的目的，让更多人了解高校教学科研工作，更好地呈现高校教学科研档案较高的文化价值和学术价值;可公开的党建档案资源也应在高校信息化建设的背景下，以校内外师生档案应用需求为导向，

通过档案馆官网设置查借阅链接，为师生员工提供档案利用服务，并在官网及时发布党史学习资料、校史资料。将珍贵的党史资料制作成微视频，定期在平台分享。

3.适应时代发展需求，建立档案信息化建设人才队伍。党的十八大以来，档案高等教育在学科建设、人才培养、科学研究等方面取得了显著的成绩，为我国档案事业的发展输送了高素质、专业化的人才。部分高学历优秀毕业生从事高校档案管理、科研工作，优化了高校档案管理工作者知识结构，为我国高校档案事业注入了新鲜血液。在信息化建设背景下，档案工作逐步向现代化方向发展，对高校及档案工作管理人员提出了更高的要求。高校要大力支持档案馆进行信息化建设，购置安全可靠的信息化基础设施设备。积极引进技术人才，加强对网络数据的维护，建立一支档案信息化建设人才队伍，确保档案信息化工作顺利开展。高校档案工作者应适应时代发展趋势，提升业务素养与综合能力，使高校档案工作进一步向专业化方向发展。熟练掌握计算机信息技术，及时分析与处理档案管理系统中的数据。积极参加档案管理人员继续教育，了解档案行业最新发展形势，掌握最前沿的档案信息化业务知识。

参考文献

[1]王英玮，陈智为，刘越男.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2019：329—331

[2]中华人民共和国档案法[2020-06-20].https：//www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml

[3]中共中央关于制定国民经济和社会发展第十四个五年规划和二〇三五年远景目标的建议（二〇二〇年十月二十九日中国共产党第十九届中央委员会第五次全体会议通过）[N].人民日报，2020-11-04（03）

作者简介：毕鹏瑶，女，33岁，馆员，硕士研究生，牡丹江师范学院，现主要从事档案管理、高校档案文化研究。

注：*本文系《高校档案馆“一站式”云服务平台构建研究》（项目编号：HGDK2020-3）阶段性研究成果。