实体档案全面集中 业务经办线上受理 创新流动人员人事档案管理新模式

陈祖际

人事档案全面系统地记载了一个人的学习经历、工作经历、政治面貌、品德作风等情况，它是社会和人事部门了解个人的重要依据。人事档案管理工作主要包括档案的收集、鉴别、整理、存档、保管、接收与转递等方面内容。随着社会经济发展、社会结构变化，尤其是流动人员的大量出现，进一步加强流动人员人事档案管理工作已经成为时代发展的必然要求。

一、我省流动人员人事档案管理现状

据统计，全省21个市本级及187个县（区）公共人才服务机构，加上省本级人才中心共209家，共保存各类流动人员人事档案350余万份，从事档案管理工作人员共计573人，提供档案的接收和转递、档案材料的收集、鉴别和归档、档案的整理和保管等7项基本公共服务。近3年我省各公共人才服务机构共面向社会提供各类人事档案公共服务300万余人次。我省于2017年底成功开发四川省流动人员人事档案信息管理经办系统（以下简称“档案经办系统”）;并于2018年全省正式启用该经办系统;同年12月四川省流动人员人事档案公共服务平台（以下简称“档案公服平台”）进行试运行;2019年7月档案公服平台正式上线。同年12月，人社部流动人员人事档案信息化工作南方片区座谈会在成都召开，标志着我省成为全国第一个实现全省一个系统、全省档案信息化、全省统一平台对外服务的省区（不含直辖市），工作得到了人社部的高度认可。我省档案的信息化建设工作从三个方面提升了服务质效：一是全省档案信息互联共享。我省档案经办系统和公服平台数据库均设在省级，实现数据省级集中。从省级层面打破信息孤岛，实现档案信息全省通查，极大方便了群众。二是实现一点登录，全省通办。全省群众在档案公服平台发起申请，不再按地域进行划分，群众只需前台填写提交资料，档案公服平台将根据资料内容，将业务推送至省内对应公共就业和人才服务机构，避免出现群众不清楚服务机构的问题。三是摸清人才底数，为决策提供依据。在辅助宏观决策方面，运用大数据技术建立全省流动人才统计分析制度，重点对省委确定的电子信息、装备制造、食品饮料、先进材料、能源化工、数字经济“5+1”重点支柱产业的人才储备、需求缺口等展开量化研究。

目前根据我厅制定的《关于印发人社领域基本公共服务标准化综合试点实施方案的通知》要求，正在就省人社领域基本公共服务综合试点事项任务清单中涉及公共服务事项，制定完善我省流动人员人事档案管理服务事项的业务流程、办事指南、操作手册，从而规范全省的档案管理服务事项标准化操作运行。

二、当前存在的主要问题

（一）实体档案的存放空间不足。2016年我省净增档案40余万份，环比增长12.91%，按此增幅预计未来5年我省人事档案保管量将达500万份左右，就我省实体档案的存放情况来看，恐出现涨库现象，档案室存放空间不足会严重影响公共人才服务机构档案管理工作的正常开展。

（二）档案管理水平有待提高。受人社行政部门委托，公共人才服务机构是流动人员人事档案的主要管理机构，但有些地区公共人才服务机构的人事档案管理还仅限于装好袋子、锁好柜子的程度。工作人员水平高低不一，存在年龄偏大、信息化接收能力差等特点。

（三）档案查找困难。鉴于流动人员的流动性大，档案时常随着工作单位的变更而变换存放地点，目前尚无统一的档案信息系统可供查阅，各个公共人才服务机构分布散乱，进而查找起来就有诸多困难，严重影响了人事档案的利用。

三、关于流动人员人事档案管理新模式的设想

为解决在人事档案管理方面存在的问题，顺应新时代的步伐，满足社会群众的需求，提出实体档案全面集中，业务经办线上受理的新模式。

（一）建立流动人员人事档案集中管理基地

流动人员人事档案（实体）全面集中、统一保管有利于改变单一、分散的档案管理体系，有利于集中财力和物力来改善档案的保管条件，有利于统一档案标准，提高档案管理质量，有利于发挥档案整体效益，方便提供利用。

建立流动人员人事档案集中管理基地。一方面加强领导，健全组织，通过对各公共人才服务机构档案管理落实情况、人员素质经办水平情况进行调查摸底，强化工作规范，制定“统管”工作意见和实施方案。另一方面统筹协调，强化工作保障。稳慎选址，合理配建基础设施，保证人事档案保管硬件设施完備;编制统一档案号，合理排架，建立多种检索工具，方便档案的查找使用;建立健全各项制度，根据“统管”的需要，制定档案管理、档案工作人员职责、档案借阅、库房管理等多项规章制度;对工作人员进行合理配置，确保档案保管和使用更加顺利进行。

（二）建立健全流动人员人事档案一体化服务平台

一是以最多跑一次改革任务为契机，实现全省通办。围绕建设群中满意的人社公共服务体系，围绕省政府、厅党组的最多跑一次改革任务的完成这一根本点，建立健全以全省流动人员人事档案信息系统为核心的人才公共服务平台，全面实现全省数据省级集中、应用省级集中部署，各级经办机构的业务分级分权限经办管理、人事档案相关公共服务事项通过省政府一体化平台，最终实现全省通办，全程网办。

二是以全程网办为起点，不断探索优化网上服务受理。一方面做好群众办事体验调查与分析，打造手机APP服务模式;另一方面拓宽全程网办的辐射面，逐步将档案管理网上服务范围向省外进行延伸。

注释：

流动人员人事档案范围具体包括：非公有制企业和社会组织聘用人员的档案;辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案;与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案;未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案;自费出国留学及其他因私出国（境）人员的档案;外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案;自由职业或灵活就业人员的档案;其他实行社会管理人员的档案。