行政综合执法档案规范化管理策略

陈素云

摘  要：在新时期背景下，为了能够更好地保证信息的安全性，提升行政综合执法档案管理工作的规范化，相关管理单位就要从行政综合执法工作开展的实际情况入手，不断引进先进的档案管理方法，实现对行政综合执法档案的规范化管理。基于此，本篇文章主要从档案管理工作实际出发，针对提升行政综合执法档案管理规范化的路径展开了详细的论述，希望相关管理人员能够从中获得启发，进而快速提升行政综合执法档案管理工作的效率。

关键词：行政综合执法;档案管理;规范化

引言

在行政综合执法工作的开展中，档案管理是行政综合执法部门工作中一個比较重要的组成部分，为了能够使档案管理的功能最大化，相关管理人员就必须从工作的实际出发，明确管理工作中的重点，承担起自己应尽的责任，同时还应有效地借助当前一些比较先进的管理设备和管理程序，以此来达到规范化管理档案的最终目的。

一、行政综合执法档案的特点分析

（一）专业性特点

所谓的行政综合执法档案，其主要依据就是相关的工作人员在实际开展行政综合执法案件的过程当中，所形成的一些需要详细记录和保存的数据和信息，同时也是对案件执行全过程的最全面、最权威的反映。在不同类别的专业法当中，针对不同的执法活动范围以及不同的相对人群，档案本身所展现出的作用和功能性也是不同的，通过这些就足可以证明行政综合执法档案所具备的独特性与法律性。也正是因为行政综合执法档案的这些特征，使其在形成的过程中往往会出现一些内容和形式上的差异，但也正是由于这些差异的存在，才使行政综合执法档案的专业性特征更加明显。

（二）成套性特点

相关职能单位在进行一些独立专业的执法活动过程中，从最开始阶段的案件确立，并将过相应的流程之后，进入到案件的最终阶段，形成相应的处罚标准，在整个过程当中，所有涉及到的资料、人员、场所等都是需要进行归档处理的关键性内容。由此可见，所有的行政综合执法档案内容都具有一定的完整性，而且这些内容是不能被分割的，同时更不能与其他任何案件的档案混淆。除此之外，还应注意的一点是，行政综合执法档案在使用的过程中，也必须要进行成套提供利用，如果在使用的过程中，出现了将档案材料拆开的情况，不仅有可能会造成档案的丢失或损坏，而且还既有可能影响到行政综合执法档案的使用价值[1]。

（三）存储性特点

对于行政综合执法档案的形成，主要是一些相关的专业性执法活动，在经过一定的流程处理之后所形成的最终结果，而这个结果就是对综合执法活动整个过程的实际进展进行详细的记录。例如，在案件调查中，被调查人与违法事实都违背了哪些法律法规，在哪些法律条款中的哪一点，并以这些法律条文为依据，作出最终的处罚决定，而且在整个调查过程中所涉及到的执法措施、取证内容等，都必须要详细、完整地录入到行政综合执法档案当中。相关的职能人员需要对行政综合执法档案的所有关键性内容进行完善，并做好档案的编号，最后进行安全存储，这样就能够有效保障档案在后续工作中调查与使用的便捷性，同时也能较好地体现出案件的执法过程。

二、行政综合执法档案规范化管理的有效策略

（一）加强对档案管理工作的组织领导，明确人员职责

对于行政综合执法工作来说，最突出的特点就是具有较高的保密性，尤其是针对档案的管理，更是有着严格的保密要求，所以，在进行行政综合执法档案管理的过程中，相关的职能人员一定要明确该工作的重要性，并且要在相应制度规范的要求下开展管理工作[2]。同时要想成为一名合格的档案管理职能人才，还需要具备完善的法律意识，在工作中要始终保持一种良好的状态，最重要的是要熟悉档案管理的基本流程及原则，要在制度体系的范畴内高效地完成管理工作。首先，职能人员的政治素养和业务能力必须要达到相应的岗位要求，职能单位在对该岗位人才进行选拔时，一定要通过严格的测试和考核，选出与该岗位要求最为匹配的管理人才，以此来对档案管理工作进行优化，使其向着更加规范化的方向发展。此外，无论是针对该岗位上的新员工还是老员工，都必须要定期对其进行管理知识和准则的培训，通过对相关管理章程的学习，从中获取到更有价值的启发，以此提升自身对档案管理工作的认识。在科技的不断发展中，先进技术的应用对档案管理工作来说也是一项重要的突破，因此作为档案管理人员也应加强自身对先进技术的学习和研究，并能通过技术与意识形态的结合，提升行政综合执法档案管理的成效。

（二）要加强档案设施配备，确保环境安全

综合执法档案的最突出特点就是具备极高的保密性，所以，如果一直采用传统的方式进行管理，必然会降低其安全性，针对这一问题，档案管理配套设施的建设就显得尤为重要，不仅能够有效提升档案管理的效率，而且档案管理的安全性也得到了保障[3]。为了能够实现这一目标，最重要的就是要增加硬件设施，对于职能单位来说，一定要配备专门的档案信息室，并在信息室内安装一些比较先进的防磁化、防碰撞的安全设施，对经过批准能够进入信息室的人员，一定要要求穿戴好卫生设施，并指派专门负责人监管。要注意的是，档案信息大部分都是纸质形式，所以一定做好防潮、防火等方面的工作，必要时可通过相应的设备设施提升对灾害的抵御能力。其次，针对档案室的使用一定要有明确的规章制度，无论是存取档案或者查阅档案都必须要严格遵守相关的程序，确保每个环节的工作都有依可循。最后，在数字化科技背景下，职能单位也应认识到科技带来的改变，并合理利用信息化技术将一些纸质档案进行转化，以信息化形式呈现给需要的人，从而推动行政综合执法档案管理向着更加规范化的方向发展。

（三）加强档案流程规范，提升过程控制

结合我国职能单位的工作流程和标准来看，行政综合执法档案通常会在案件结束以后对档案进行归档，最晚不能超出两个月，同时对于档案的日期、编号等都要进行严格的检查，不能出现任何错误，如果案件涉及国家机密或者个人隐私，往往需要设立复卷，并将两卷进行分别归档。在归档的过程中，要明确案件的类别，并按照案件发生的时间进行编号，以便于再次查找或使用，这样也能节省大量的时间。在每个档案的封皮上，也都有着简明的内容呈现，所以在对这些档案进行保管的过程中，要做好分类，妥善保管。如果有档案需要重新查看，管理人员一定要做好记录，并要求借阅人要在规定的期限内归还，这个过程要注意的是，借出的档案一定不能进行任何涂抹和修改。如果是一些已经弃用的档案，也不能随意丢弃，而是需要通过相应的流程审批，才能最终销毁。在进行弃用档案的销毁时，也必须要有两名或两名以上的管理人员在场才能进行公开销毁。

（四）加强档案管理考核，健全督导机制

首先，在开展执法监督工作中，也应建立起专门且明确的监督条例，并将内部监督与外部监督进行融合，创建一个更加专业化、规范化的管理档案监督体系。同时，还要組建一支专业性较强的监督职能团队，不定期地对档案管理工作开展的情况进行调查，提升职能人员的管理意识，确保档案管理工作能够在一个良好的状态下顺利开展，并使其安全性得到有效提升。其次，对于档案管理的岗位人员，要加强考核力度、提升考核标准，进而促进档案管理的整个过程都能够向着规范化的方向发展。同时，在考核的过程中，要明确考评标准，对管理人员的工作表现做出合理的评分，针对工作较为突出的人员要给予相应的鼓励，对于表现较差的人员也要予以惩罚，如果出现玩忽职守，造成重大失误的员工，要根据情节的轻重进行定夺。

（五）加强对执法档案管理人员的专业培训力度

从行政综合执法档案管理工作的具体开展情况来看，其不仅具备较高的要求和标准，而且在实施的过程中也存在较大的难度，而能够有效提升行政综合执法档案管理效率的途径，除了采用先进的技术手段外，还必须要具备更加专业的管理人才，所以对管理人员能力提升的培训工作至关重要，通过相应的专业能力指导，能够让管理人员学习到最新的管理技术，进而也能有效促进档案的规范化管理。在组织相关培训时，不能一味的讲授一些专业性较强的内容，而是要结合单位实际，同时选择一些符合时代要求的内容进行培训，以此来提升管理人员工作的积极性，促进政综合执法档案管理工作的高效开展。

结束语

总而言之，针对综合行政执法单位，档案管理工作是其中比较关键的一部分内容，因此，为了能够更好地实现规范化管理，提升行政综合执法工作的效率，作为档案管理人员，一定要从技术和发展的角度出发，加强专业知识的学习，增强档案规范化管理意识，以此才能不断提高行政综合执法档案管理水平。

参考文献：

[1] 段冬杰.简述交通行政综合执法档案的规范化管理 [J].中国科技投资，2019，（33）：138-140.

[2] 葛德锋.浅谈交通行政综合执法档案的规范化管理[J].青海交通科技 ，2019（01）：14-16+25.

[3] 郑伟.论进一步加强文化市场行政综合执法档案管理[J].现代国企研究 ，2017（24）：276-277.