如何做好事业单位档案管理

王永志

摘  要：如今，随着中国城市化进程的逐步发展，能够作为自身管理基础的经济单位也在不断完善。为了更好地体现单位管理的质量，有必要对档案管理中存在的问题进行分析。只有在档案管理的日常工作中不断改进档案管理，才能更好地管理自己的事务。作为办公室管理者，我们需要从档案管理工作入手，完善档案管理制度，帮助单位提高自身水平，优化自身管理工作，展现组织管理特色。

关键词：单位;组织档案;文件管理

1事业单位档案管理工作的重要意义

在单位内部，做好档案工作，改善员工的基本信息、工作条件、学历等信息，对员工的工作能力、工作贡献等影响未来人事安排、晋升、社会保障等因素有重要影响。新时期，各组织要实施档案管理，完善绩效考核机制，正确全面地考虑干部队伍的基本情况，为干部选拔组织提供信息和支持。档案管理不仅有利于生产单位人力资源的开发，而且对吸引和留住人才起到了积极的作用。此外，对于员工来说，档案不仅是员工在工作各个阶段的相关记录，也是一个良好的档案，反映员工的工作价值和社会价值。

2组织档案管理的缺陷

2.1档案管理方法缺乏创新

为了提高单位档案管理的效率，必须不断改变现有的档案管理方式。随着社会的发展和进步，档案管理的负担越来越重，档案管理方法也越来越多样化。同时，许多商业机构采用传统的档案管理方法，这使得档案更新变得不可能。此外，在一些单位，档案管理局还没有根据实际需要实施新的档案管理制度，没有能够快速收集重要档案，更不用说档案的归档和整理工作确实在进行中。由于档案管理条件的影响，档案管理的现代化尚未实现。此外，一些单位坚持手工管理檔案，导致一些宝贵的档案资源利用不合理，难以充分发挥档案资源的重要价值。

2.2缺乏关注

目前，许多组织单位没有认识到档案管理的重要性，没有把档案管理纳入组织管理。由于档案管理不同于其他工作，与组织利益没有直接关系，不能取得良好的效果。许多干部忽视档案管理，造成档案收集困难，管理混乱，缺乏监督，甚至在一些部门和经济部门，档案管理对档案管理根本不感兴趣，没有效果。

3加强事业单位档案管理工作

3.1完善管理制度及强化工作规范

事业单位的档案管理是高度复杂和系统化的。要保证工作的顺利开展，必须有完善的管理制度。因此，事业单位应当结合本单位档案管理的实际情况，参照《档案法》的具体要求，进一步完善档案管理制度，包括管理考核制度和责任追究制度。收集、整理、咨询、拍摄、移交等都属于档案工作的范畴。通过制度规范，明确档案管理的要求和标准，严格执行管理制度，真正发挥管理规章制度的有效性。此外，还要积极开展宣传，逐步将档案管理考核纳入本单位工作日程，鼓励档案工作者提高知识水平和认知水平，使本单位每个工作人员都有“依法管理档案”的意识，进一步规范档案管理。

3.2强化档案意识，进一步完善档案管理制度

为了充分发挥档案管理的职能和作用，取得更好的工作成效，单位领导必须高度重视档案管理工作，充分认识档案管理工作对本单位发展的重要意义，把档案管理工作摆在重要位置。同时，档案部门开展档案宣传工作，向广大职工普及《档案法》，使大家充分认识档案管理的重要性，自觉配合档案管理工作。然后，结合本单位实际情况，进一步完善本单位档案管理体系，以适应新时期档案管理发展的要求。在制定制度的过程中，要特别注意制度的合理性和可操作性。完善的档案制度可以约束单位领导和员工，突出单位在日常档案管理过程中的地位平等，是保证档案管理效率的重要保证。本单位档案部门负责严格执行档案制度，确保档案制度的公正性和严肃性，使档案工作顺利开展。此外，还引入了完善的绩效考核体系，科学合理地量化档案工作，以获得公正客观的结果。根据考核结果对档案人员进行奖惩，更好地激发档案人员的工作积极性。

3.3加强人员队伍建设的规范化

档案管理队伍建设是保证档案管理规范化的基础和必要条件。档案由档案人员保存和管理。要建立一支业务水平高、政治意识强、信息技术能力强的档案管理队伍。首先，选择具有档案管理专业背景的人员加入管理团队，提高档案管理团队的专业综合能力。二是做好档案管理人员的继续教育和培训工作。根据《档案专业人员继续教育条例》，规范培训内容，运用多种方式促使档案专业人员提高创新能力和学科素养，掌握档案专业的新理论、新知识、新技术、新方法，从学习中提高档案管理人员的业务水平，推进档案管理规范化。

3.4积极引进新设备、新方法

新时期事业单位档案管理的创新与优化，要改变过去落后的管理方式，积极引进新的管理方法和管理设备，新时期需要更多的资金投入，才能有足够的资金引进新的方法和设备。例如，信息技术的引入不仅可以实现电子档案的建立，而且可以丰富档案资源，丰富档案资源，创新档案利用方式，有效提高档案利用率和档案管理效率。

3.5做好档案的收集整理工作。在日常管理过程中，管理者首先要做好档案的收集工作，防止档案匮乏。为了确保档案收集的完整性，仅仅依靠命令和制度规范是不够的。要结合事业单位实际开展工作。具体来说，要着力宣传档案收集工作的重要性，增强档案管理人员的档案收集意识，不断培养和提高档案管理人员的工作积极性，使他们能够重视档案工作，规范党的制度，落实这些制度。

在档案整理过程中，必须进行规范的整理，以便于档案的存储和利用。档案的整理过程需要按照文件装订、文件分类、文件整理、文件编号、文件编目、文件装箱的顺序进行，不能扰乱顺序。需要注意的是，在整理的过程中，不同载体、不同形式、不同存储期的档案必须分开整理、存储，不得混淆。例如，照片、视频和文本文件需要单独排序和保存。

同时，还要正确划分档案的归档范围。只要文件具有一定的保存价值，就需要纳入归档范围，尤其是容易忽略或不易收集的文件。对于不需要保存的重复文档、临时文档和其他文档，无需对其进行归档和整理。

4结束语

总之，事业单位的发展面临着许多机遇和挑战。要确保稳定发展，需要做好档案管理工作，创新优化档案管理，解决传统档案管理的弊端，切实提高档案管理质量，使事业单位更好地发展。

参考文献：

[1]张瑶.如何做好事业单位人事档案管理[J].人力资源，2021（02）：44-45.

[2]吉颖.事业单位如何做好涉密档案管理[J].兰台世界，2020（S2）：44.