从档案管理制度浅谈当代人事档案信息化的管理

张晓华

摘  要：随着社会经济的快速发展，市场竞争日趋激烈。企业之间的竞争归根结底是人才的竞争。加强企业人才管理体系建设是企业健康持续发展的重要保障。人事档案管理是人事管理的中心环节和最重要的环节。它提供了各种能力的可靠信息，反映了能力的综合性，对人才选拔和培养具有重要意义。

关键词：档案管理;人事;信息管理;措施

1企业干部管理信息化建设的意义

1.1推进人事管理现代化

在强大的信息时代，只有不断挖掘信息资源，将其价值应用于企业人事档案管理，加强人事档案的计算机化建设，将低劣的工作转化为灵活的流程，才能极大地提高企业人事档案管理的效率，实现人事档案管理的现代化，推动企业按照现代潮流发展。

1.2促进企业人事档案共享

在信息共享的新时代，人事档案管理领域的信息流管理已成为一种趋势，它将克服传统人事档案“纸面”管理在收集、处理和分析方面的不足，确保快速、全面、准确地获取全面、多样的人力资源信息，能力、个人发展、绩效等方面，共享人事档案，提高档案利用效率，有效促进资源共享进程。

1.3方便获取个人数据

一般来说，传统的档案检索需要很长的时间，但是个人档案的管理可以保证快速、准确地获取各种档案。数字和电子处理极大地促进了文件的检索，无论通过计算机集成可以简化多么复杂的数据，访问个人文件中包含的数据也很方便。

2新时期员工信息档案管理存在的问题

2.1无知和缺乏关注

目前，一些企业对干部管理重视不够。在建设和发展过程中，许多企业注重国内业务发展和科技创新，而人才在企业建设和发展中的作用还没有形成正确的思维定势。企业用于人事档案管理的人力、物力、财力资源不多，导致企业内部人事管理不完善。由于对思想认识不足，档案管理的发展受到限制，对企业未来的发展产生了极其不利的影响。因此，企业要想成功实施员工信息档案管理，就必须改变和更新观念。

2.2数据库系统不完善，信息安全建设滞后

据了解，在信息化环境下，企业人事档案管理系统逐渐衍生出一系列问题。由于数据库系统建设不完善，企业搭建的档案信息管理平台存在较大的安全风险和漏洞。例如，在不完善的档案管理系统运行过程中，人事信息记录错误、混乱，甚至重要人事信息的丢失时有发生。由于人事档案数据库建设不系统、不完整，档案信息管理效率低下。同时，由于错误记录或混乱，一些人事信息被扭曲，这也不利于企业实现人事信息资源共享。

2.3缺乏高素质、全面的管理人才

目前，在人事管理领域，档案信息化建设效率低下的问题主要在于缺乏高素质、全面的人事管理人才。目前，我们还没有意识到信息管理平台在档案建设中的重要作用，因此没有重视信息管理平台在传统档案管理中的作用。同时，在专业技能和素养方面，管理者缺乏信息技术专业技能，信息管理平台的建设和实施能力相对较弱，导致企业现代人事档案管理系统建设存在明显障碍。

3人事档案管理信息化建设策略

3.1管理与信息化的结合

企业改革后，该单位人员不断增加。这一现象也给人事档案的管理带来了很大的麻烦。文件的排序、归纳和重新查询增加了一定的工作量。此时，如果继续采用原有的人力资源管理方法，很不利于优秀人才的发掘。可以采用信息处理方法来增加信息量。利用大数据时代的信息处理速度，可以对档案进行信息管理，可以录入和保存本单位的人事档案，也便于后续审核。将文件信息输入计算机还可以减少对原件的读取，这也有利于原件的保存和保护。审核人员在查阅人事档案时，也可以通过计算机直接查阅人事档案。这种快速的信息管理方式优化了企业人力资源管理，提高了企业人力资源的管理效率，使企业的人才得到合理配置，进而优化了管理机制。

3.2健全管理机制，完善人事档案

随着新鲜血液的流入，人才管理机制应充分发挥其作用。企业应更加重视管理部门，制定明确的人事管理规定，在会议上重新强调规定的要求，加强各部门与管理部门的联系，要求各部门积极配合管理部门的工作，积极提交本部门成员的人事档案，力求准确、真实。管理部门在整理、收集档案时，应积极对档案进行审核，积极发现问题，及时与有关部门沟通解决问题，努力提高人事档案管理水平。

3.3加强人事档案管理信息软件的研发

为了推动人事档案管理逐步向信息化方向发展，必须建立信息化操作平台，否则任何事情都无异于空谈。在这方面，无论是人事档案管理人员还是政务研究人员，在实际工作中都要致力于人事档案管理信息软件的开发，基于目前使用的各种操作系统进行更新和升级，建立相对科学完善的档案信息数据管理系统，以满足当代社会对政府人员档案管理的要求。当然，人事档案管理数据库的建立除了具备管理、维护、新增、删除、查询、修改等基本功能外，还需要实现与其他政府资源的沟通与共享，为上级领导选拔人才提供真实可靠的人事信息。

3.4做好安全人员档案管理工作

企业人事档案是各种人力资源在企业发展中的集中体现。信息管理需要使用计算机技术，数据信息通过网络传输。网络具有一定的开放性，存在严重的安全风险。如果企业人事档案信息泄露，将影响企业的发展。在信息时代的背景下，信息泄漏已经成为企业发展的一个非常重要的威胁。因此，在企业人事档案信息管理过程中，也需要做好安全管理工作，有效防止人事档案管理中的安全漏洞。积极应用数据加密技术、防火墙技术、检测攻击、数据恢复技术等多种计算机安全防护技术，使企业人员档案信息得到有效保存。

3.5加大資金投入保证人事档案信息化建设

对于人事档案管理信息化建设，在实际管理过程中，要确保人事档案管理信息化建设的资金投入。人事管理人员需要充分考虑相关资源的配置是否合理，尽可能节省人事档案管理信息化建设的费用，确保人事档案管理信息化系统建设的科学性和有效性。同时，加大投入，提高档案管理人员的基本素质、执行能力和技术装备操作水平，备份相关人员档案信息，设置数据信息和设备数据库的使用权限，多方位保障人员信息档案的安全。

4结束语

总之，企业只有不断加强人事档案管理信息化建设，才能使人事档案管理更加科学、规范、高效，为企业人才管理和资源优化配置提供重要的档案数据，促进企业健康可持续发展。

参考文献：

[1]韩敏.从档案管理制度谈当代人事档案信息化的管理[J].科技创业家，2012（24）：258.

[2]潘晓朋.档案管理制度下当代人事档案信息化的管理[J].办公室业务，2012（07）：35-36.

[3]刘思洋.从档案管理制度浅谈当代人事档案信息化的管理[J].中国科教创新导刊，2011（20）：218.