新时期企业退休人员档案管理问题探究

王桂燕

摘  要：针对企业退休人员档案管理问题进行分析，首先提出档案管理中存在的问题，包括管理制度、信息化水平、人员素质等方面，并提出针对性的解决措施。力求通过健全档案管理制度、创建档案管理系统、加强培训教育等方式，弥补档案管理工作的各处短板，使退休人员档案得到高效、妥善保管。

关键词：企业;退休人员;档案管理

引言

随着人口老龄化不断加剧，企业退休人员数量不断增加，在老龄工作全面开展背景下，退休人员档案管理工作显得愈发重要。此类档案是指企业、组织等部门在招聘、培训、考核等一系列工作中形成的文件材料，包括退休者基本资料、工作表现、职位调动等方面。但因在管理制度、信息化水平等方面存在不足，产生各种问题影响管理效率提升，急需从业者采取措施予以解决。

一、企业退休人员档案管理的现存问题

（一）管理制度不够完善

因企业领导和从业者对档案管理的重视程度不足，导致相关管理制度不够完善，无法对档案形成、转移、调用和存储等环节进行规范化管理，很容易出现档案丢失、损毁等问题。部分企业对退休人员不重视，没有全面系统的收集相关档案信息，导致现有信息的可靠性也有待验证，为相关机构工作开展带来较大阻碍，退休人员的一些福利政策也很难贯彻落实。在档案管理期间因缺乏有效监管，导致资料移交不畅，加上不同机构的管理标准不同，严重影响社保体系的高效运转。

（二）信息化水平不高

当前大部分退休人员档案管理为纸质形式，很容易受损、发潮，且对管理流程、存储环境要求较高，需要增加资源储备。虽然一些管理部门已经开始注重信息技术的引入，但只适用于档案查询、调用等方面，整体信息化水平较低，无法对档案资源高效整理，加上信息设备配置不全，许多纸质资料未能及时转变为电子资料，需要对纸质和电子资料一同保存，在无形中增加了管理难度。对于已经转变的电子资料，因信息化建设未能统筹开展，各机构间缺乏沟通，数据标准尚未统一，许多管理系统无法对接，严重影响档案管理效率。

（三）管理者素养有待提升

在大部分企业中，因档案管理部门无法为企业谋取经济效益，常常受到上级领导的忽视，从业者在工作中也偷懶懈怠、态度消极。一些档案管理者属于兼职人员，档案收集和整理能力较弱，对退休人员档案缺乏管理意识，与企业人事部门、社会保障部门缺乏沟通，无法信息共享。同时，档案管理者大多只从事档案管理、保管工作，为用户提供查询服务，未能树立大数据分析、数据复核等意识，使档案资源价值受到抑制，难以为社保工作提供有效的数据支持，在一定程度上使退休人员利益受损[1]。

二、企业退休人员档案管理的优化措施

（一）提高重视，健全档案管理制度

当前社保机制逐渐完善，退休人员档案管理成为保障制度的关键所在，可为管理活动开展提供充足的资料支持。针对企业领导和档案管理者认知不足、管理制度不健全的问题，应成立专门的档案管理中心，派遣专人负责整理、录入、保管退休人员档案，在档案移交时要求相关人员签字，并在管理平台中记录移交信息。此外，还应从法律规定层面维护退休人员的合法权益，要求从业者严格按照《档案法》的规定，深刻意识到退休人员档案管理的价值，保证档案工作的严肃性，使该项管理工作进入法制建设阶段。

（二）革新技术，创建档案管理系统

在进入网络时代后，档案管理部门应积极革新技术，完善档案管理系统，提高信息化管理水平，具体如下。

1.完善信息管理平台。管理者将档案信息录入到信息管理平台中，包括文字、影像与音频等等，如若需要调取档案，只需输入关键词便可检索，且各机构确定统一的数据标准，使管理平台能够相互对接，真正实现档案信息共享。

2.开通网络访问渠道。使用者可根据自身权限登录系统，对与身份相应的档案进行查询和调用，为退休人员提供更加便捷、高效的服务。因网络具有开放性，在开通线上渠道后还应注重风险防控，通过安装杀毒软件、设置防火墙等及时填补漏洞，有效预防黑客、病毒等对档案的窃取和篡改。

3.加强信息设备配置。档案部门应不断引进信息设备与设施，完善基础信息设备配置，为信息化管理提供技术支持。同时，还应对纸质档案进行信息化监控，在档案室安装高清摄像头，24小时动态监控，并利用物联网技术及时监管和调节环境信息，对纸质档案流转过程进行跟踪，避免档案丢失[2]。

（三）加强培训，提高档案人员综合素质

首先，创建尊重档案管理人员的良好氛围。企业领导应以身作则，不要一味的注重能够带来经济效益的部门，也应给档案部门应有的重视，提高档案人员的企业地位，给予尊重和关怀，将考评制度与薪资福利相挂钩，由此激发其工作热情，形成良性竞争，提高档案管理质量和效率。其次，注重高素质档案管理人才引进。企业应结合退休人员档案特点进行人才招聘与培养，依靠丰厚的福利待遇、晋升渠道等吸引人才加入，弥补档案管理人才结构的短板。此外，针对现有档案人员还应提供更多培训机会，鼓励其参加技能培训活动，如电子文档创建、信息平台应用等，并引导其树立正确的三观，不断提高业务技能与职业素养，认真做好本职工作，自觉维护退休人员的合法权益。

结论

综上所述，退休人员档案管理与该群体的切身利益息息相关，企业领导层应深刻意识到档案管理的重要价值，并通过健全档案管理制度、创建档案管理系统、加强培训教育等方式，为从业者营造良好的工作氛围，利用便捷的信息技术开展档案管理工作，有效解决管理制度、信息化水平、人员素质等方面存在的问题，依靠网络渠道为退休人员提供更加优质、智能化服务，切实维护其社会福利，确保其拥有幸福的老年生活。

参考文献：

[1]李颖.档案记忆观视野下的企业档案管理探析[J].档案学通讯，2019（1）：221-222.

[2]覃兆刿，罗琴.企业内部控制与企业档案管理的相关性分析——基于《企业内部控制基本规范》的档案话题[J].档案学研究，2019（06）：12-14.