浅析生态环境保护工作中的环境监测档案管理

栾兰

摘  要：为有效地解决环境监测档案管理中存在的一些问题，本文首先简要介绍了生态环境保护工作中的环境监测档案的重要作用，其次深入分析环境监测档案管理存在问题，最后提出相关对策，以供借鉴与参考。

关键字：生态环境保护;环境监测;档案管理

1 引言

环境监测档案是联系昨天、今天和明天的桥梁。档案，可以让历史留住记忆的根，让未来找到回家的路。没有档案或档案不全，就会遗失那段历史。环境监测档案详实且完整地记载了历史上的环境质量状况以及有关的保护环境经验与做法，可为以后的科学研究、环境管理等提供可靠的决策依据。然而，当前环境监测部门的档案管理员并不是很重视环境监测档案管理，管理体系的规范程度不够高，归档材料的收集、整理与甄别水平不够专业，易造成归档材料不完整等问题出现，也为日后资料数据的查询带来许多不便。因此，需要探究优化环境监测档案管理的有效途径，努力做到“收齐、管好、用活”环境监测档案。

2 生态环境保护工作中的环境监测档案的重要作用

环境监测档案中详实地记载不同阶段监测环境的相关技术数据与环境治理的成效，不仅能体现当时的监测水平，还能够再现当时的环境状况。通过不同历史时期环境质量状况的对比，了解环境状况的变化，剖析环境质量的演变过程，深入探寻影响环境的因素，预测环境变化趋势，为当前的环境管理提供决策依据，也是制定环境规划和标准的重要依据，进而提高生态环境保护的工作效率。另外，环境监测档案中还记录了技术人员的相关经验与做法、专项治理成效及相关环境保护工作的开展过程，为开展生态环境保护研究提供了必要的条件。

3 生态环境保护工作中的环境监测档案管理存在问题

3.1 组织机制不完善

生态环境监测档案管理队伍不稳定，部分监测机构的档案管理员更换频繁，兼职过多，影响档案工作正常开展。由于在生态环境监测的工作当中，不同的环境监测任务对个人能力的提高有着十分大的差异，因而监测人员基本上把绝大多数的时间和精力放在开展监测工作与提高监测能力方面，但是对环境监测档案管理方面的工作重视程度不高。另外，环境监测档案涉及整个监测机构运作的各个环节，档案管理人员对整个机构的运作流程不熟悉，不了解质量管理体系，档案管理专业素质不高，就会存在环境监测档案中的一些关键性文件丢失的风险。除此之外，在环境监测档案管理方面组织机制不完善，也在很大程度上影响着环境监测档案开发运用工作的顺利进行。

3.2 分类管理规范性不高

目前部分档案管理员在归档时，仅仅根据前任的归档目录，按部就班的将环境监测数据、监测报告、原始记录、仪器设备材料等按照经验归档，但是环境监测过程中需要归档的材料还有很多，比如生态环境监测工作计划、监测方案、工作总结、质量保证的计划和要求、考核情况、突发事件监测文件材料、各类专项监测和咨询服务监测等文件材料，档案管理员不知道这些材料需要归档，即使知道需要归档，又不知道怎么分类，保存期限是多久，另外有时还会把非环境监测类的文书类的材料放在环境监测档案中一起归档，因此迫切需要建立有效的环境监测档案分类管理体系，收齐、管好环境监测档案。

3.3利用效率较低

当前部分档案管理员在编制档案目录时没有严格按照档案管理的著录要求编制，部分监测机构使用的档案管理系统陈旧，未及时更新，在开发利用先进的档案设备方面缺少一定的积极性与主动性，造成查找困难，这在很大程度上直接影响着环境监测档案综合开发利用效率，进而制约着环境监测档案实际价值的发挥。

4 生态环境保护工作中环境监测档案管理对策

4.1 建立完备的环境监测档案管理组织机制

监测机构应建立统一领导、分级管理的档案管理机制，对机构内各门类和载体的档案实体及信息集中统一管理，对各部门的档案工作进行监督和指导。

[1]明确档案管理思路。在档案管理中围绕“以用为本”和为环境管理服务的宗旨，以能用、实用、好用为目标，以全面、真实、准确为原则，以档案支撑、环境管理为目的，做到事前有准备、事中有收集、事后有整理，保证档案的完整性。

[2]建立档案管理程序。根据环境监测的实际情况，建立符合档案法、档案管理规范的档案管理程序，明确档案管理的适用范围、科室职责、管理规范等。

[3]提高档案管理员工作责任意识。监测档案管理工作任务繁重，千头万绪，档案材料经常备外借，流动性打，档案管理员一定要认真负责，严格按照档案管理程序开展各项工作。如果发现新的问题，应积极主动寻求部门领导的帮助，必要时邀请有关档案管理部门在工作上给予一定的指导，参加各种形式的档案管理培训和继续教育，用新知識、新技术武装档案人员，拓宽知识面，提高档案管理员的综合管理素质和业务工作能力，树立主动服务意识，掌握档案业务的工作方法和规律，努力从规范环境监测档案管理的角度出发，把标准化与制度化的管理标准当作建立健全环境监测档案管理组织机制的参考，不断强化环境监测档案有关基础设施的建设，持续完善并优化环境监测档案管理组织机制。

[4]建设一支精通业务的高素质档案管理队伍。将环境监测档案管理工作的重要实施人员组织起来，建立一个环境监测档案管理工作队伍，该支队伍既要包括专业档案管理员，还要包括设备管理人员、办公人员、质量管理员等，把各个岗位的工作者凝聚在一起，集中调度，密切协调配合，建立既有档案专业知识又具有环保专业知识、能运用现代化管理手段的档案干部队伍，共同助力环境监测档案管理工作的质量提高。

[5]建立持续更新的档案管理体系。通讯技术和计算机网络迅速发展，目前已经有了一些比较成熟的计算机档案管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要功能的自动化管理，大大提高了档案管理质量和工作效率。目前绝大数监测机构均具有计算机档案管理系统，但随着生态环境工作不断的推进，旧版的生态环境档案管理规范被新版的规范替代，原有的计算机档案管理系统部分内容不能满足新规范的要求，需要持续更新档案管理体系，不断满足规范的要求。其次，档案管理员需注意利用档案信息材料的反馈，不断探索档案管理的规律，提高档案管理水平。

4.2 深入细化环境监测档案文件的分类规范

在保护生态环境的全部工作体系当中，环境监测部门有着一定的特殊性，这一部门工作的进行既要从整体上掌握某一个地区的生态环境，也要依照这一区域内不同生态环境污染因子开展监测工作进而剖析较为精准的数据，将此作为保护生态环境工作顺利进行的相关举措制定参考。因而，应当保证在很多种类的环境监测项目中可以快速准确地找到工作开展要用到的信息，在整理档案的过程中档案管理员根据档案规范，联系实际工作开展情况，详细的划分归档类型和保存期限。

第一，建立归档目录明细。根据《生态环境档案管理规范 生态环境监测》（HJ 8.2-2020），结合生态环境监测工作实际，档案管理员按照“谁承办，谁负责”的原则，细化各部门需归档的文件材料的范围和保存期限，建立归档目录明细，形成材料的承办部门（承办人）可按照归档目录明细，积累、整理归档材料。档案管理员应参与生态环境监测工作和活动，了解生态环境监测工作职能和文件材料的形成过程，从真实性、准确性、规范性、系统性、完整性、安全性、有效性、可用性等方面督促、指导、检查承办部门（承办人）做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

第二，做好平时归档工作。文件材料归档工作一般应在次年3月底前完成，大量的材料集中在一段时间内完成，工作量大，容易遗漏，为防止散失堆积，平时需加强归档材料的日常管理，承办部门（承办人）按照归档目录明细，为每一个目录准备一个档案盒，以便随时归入和查找文件。承办部门（承办人）将工作中办理完毕的、属于归档范围的文件材料，及时归入档案盒，对于已经归档的材料，应该定期检查，随时调整不符合归档要求的材料。

第三，优化归档材料。《生态环境档案管理规范 生态环境监测》（HJ 8.2-2020）附录A（规范性附录）详细地列出了生态环境监测文件材料归档的范围，为了方便以后的查询，可以将同一个归档范围内的内容进一步细化。比如地表水例行监测及相关数据，可根据实际监测情况进一步分类，可细分为国考断面监测、省考断面监测、市控断面监测、部分断面的专项监测等;涉及分包方的监测报告及相关数据，归档时可根据监测内容分别归档到相应的版块，如果都属于同一类监测范围涉及多个分包方，可将同一个分包方放在一起归档。监测仪器设备的分类别管理也是一项十分关键的工作，归档时依据仪器设备的生产源头作为类型来划分，可划分成国外进口与国内生产两个类型;其次可依照设备占用面积，把其划分成三个类型，分别是大型、中型以及小型;另外应当依照设备的安装视频与保修卡片、说明书有关要求编制仪器设备编号，为每台仪器设备建立档案。

4.3 强化环境监测档案资料开发利用

充分利用档案的科技成果，依靠科技进步，提升环境监测档案信息化开发利用的速度，这是新时代不断发展的必然要求，也是环境监测档案未来的发展趋势，因此，在开展环境监测档案管理时，可借助先进的管理设备，建立电子档案管理系统，实现档案全文存储检索，方便归档材料的查阅，提升环境监测档案的管理效率。

5 结语

综上所述，在生态环境保护的全部工作当中，环境监测档案管理是一个非常关键的组成部分。环境监测档案管理工作的顺利进行不仅可以直接地提高有关工作的效率，还可以为日后环境保护工作顺利开展和深入研究提供具有准确性的科学参考依据。因而，档案管理员在工作的时候，要增强档案管理意识，按照规范做好归档、分类及拓宽保存介质等一系列工作，并且把环境监测工作和档案管理工作密切地结合在一起，促进环境保护工作能够快速发展。

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