大数据背景下事业单位档案管理的思考

赵永梅

摘  要：在档案管理工作开展中，可以通过大数据技术的有效使用，促使档案管理工作的有效性变得更高，也能够使大数据技术的应用优势得到凸显，同时使档案管理工作的开展变得更加全面。基于此，本文主要针对事业单位档案管理工作开展的特点进行入手，从而对大数据技术与之融合的意义进行分析，最后利用大数据技术如何实现促使事业单位档案管理工作的开展变得更加有效进行阐述。

关键词：事业单位;档案管理;大数据

前言

事业单位各项工作在落实的过程中，必然会产生大量的数据、文字、表格等信息，而这些信息对于事业单位的长期发展有着十分重要的作用。在大数据技术使用的过程中，不仅能够使档案管理工作的开展变得更加全面，也可以通过精细化的方式，使传统的管理模式得到优化，这时就能使档案管理工作的开展效果变得更好，同时也能够使档案的利用效率变得更高。在当前阶段，档案管理模式更加偏向现代化的方向进行发展，这种方式不仅能够使管理的成本变得更低，并且也能够使档案管理的价值得到凸显。

一、在档案管理中融入大数据技术的意义

在档案管理工作开展中，很多事业单位已经意识到，过去所使用的管理办法不仅会消耗很多成本，最终取得的效果也无法真正为事业单位的长期发展做好保障。对此，通过将大数据技术进行有效融合，可以使事业单位利用海量的数据信息进行应用，这时就能够为城市经济的发展做好保障，同时也能够使城市的建设更加符合未来发展的战略目标。通过云计算技术与大数据技术的有效结合，能够实现为事业单位各项规划工作的开展，落实好数据的储备工作，这时对于档案当中的所有信息来看，不仅能够利用技术进行有效整合与分类，也能够全面提升信息的使用效果。尤其是在管理服务系统应用的过程中，能够进一步使信息的应用价值得到凸显。

在过去，档案管理工作的开展是以纸质档案的管理为主，而这种管理方法只能够在过去起到一定的作用，无法实现为事业单位的长期发展做好保障[1]。毕竟，这种管理办法极易导致由于时间的递增，使得档案丢失或出现损毁的问题，这时就无法保证信息的应用价值能够获得体现，同时也会由于人工查找所带来的不便，造成成本的增加和使用效率的下降。对此，在信息时代下，通过信息化技术的使用，才能够真正满足事业单位档案管理工作开展的要求。通过对纸质档案进行转变，以电子档案的使用，则能通过信息化技术促使管理成本变得更低，并使效率获得提升，更能够对不同类型的档案进行分类与归纳，以此来满足应用的实际需求。在大数据技术的支持之下，电子信息化档案更能够满足事业单位发展的多元化要求。

事业单位的规模在不断扩大，而且涉及的业务也越来越多，这就导致事业单位在发展的过程中，档案整体的储存量是在不断提升的。自进入到信息化时代当中，事业单位在转变时，不仅会产生更多的档案数据，同时档案的类型也变得愈加丰富，这对于传统档案的管理模式来看，无疑会带来更多的挑战。但是，在大数据技术进行应用的今天，不僅能够使电子档案数据库的建设变得更加全面，也能通过信息技术的融合，使信息数据分类的效果变得更好。这样，通过有效分析就能在大数据技术的支持之下，找到数据背后所隐藏的关键内容，这时数据自身的使用价值就会变得更高。通过这种方式，可以使档案的利用效率变得更好，以此就能使事业单位为人民服务的效果变得更好。

二、大数据背景下事业单位档案管理的路径

（一）创建管理系统

想要使事业单位在档案管理工作开展中，能够通过大数据技术的使用进行突破，最重要的一点是要对档案管理系统进行有效建设，并通过大数据技术的有效融入，促使管理系统的性能变得更好，这时才能将电子化的档案，真正转变为数据进行使用。只有符合事业单位的现实情况，从而打造出匹配的管理系统，这样才能够使档案的使用价值变得更好。此外，档案的应用必须要具备着全面性和时效性，因此在管理系统设计上，需要对不同的应用方式进行有效地开发与升级，这时才能够使档案资源的价值实现最大化体现[2]。值得注意的是，想要保证档案应用的安全性，需要通过多元化的信息服务打造来保证信息的管理、应用、储存等可以满足事业单位档案管理的需求，这时才能降低档案信息泄露带来的影响。

（二）提升检索能力

在档案管理工作开展中，大数据技术的应用能够使事业单位在各项数据应用上，通过不同的查询方式，促使想要的资源能够得到第一时间的传递，这种方式会比过去所开展的人工纸质查询更有效率。在自动化技术应用的过程中，由于检索的过程比较麻烦，导致很难实现以智能化的关键词搜索来保证信息应用的效率。但是，通过大数据技术的应用，可以使检索的目录变得更加简单，这样查询者只需要在输入时输入关键信息，即可对所有信息资源进行应用。在大数据技术的匹配下，可以按照不同的搜索方式获取想要的信息，这样档案的检索效率就能够变得更高。只要建立相关的模型，并以特殊化的处理方式实现匹配事业单位整体的需求，就能使信息的共享效率变得更高，也能使档案的使用效率变得更高。

（三）融入数据分析

想要挖掘信息数据背后的价值，就必须要强化信息数据的分析能力。在事业单位当中，所有档案的形成所产生的数据信息，均可以通过不断分析来使其背后的价值得到挖掘，而且可以针对不同档案对口的需求来进行深化挖掘，这时利用云端数据的强化分析能力就能够使档案管理工作的质量获得提升。档案是一种非常重要的资源，它的价值需要通过挖掘来进行体现，利用大数据技术，则能够以透视化分析为主，使信息的价值清晰明了地展现在人们眼前，这时就能够为事业单位的发展提供保障。

总结

在当前阶段，中大数据技术有着十分重要的作用。因此，在事业单位的档案管理工作开展中，将大数据技术进行有效融入，不仅能够使档案管理工作开展的质量获得提升，也能够真正以事业单位的长期发展为主，促使事业单位能够利用档案资源有效体现自身的价值。

参考文献

[1]邓华. 大数据背景下事业单位档案管理工作创新路径探索[J]. 黑龙江档案，2021，（06）：210-211.

[2]董齐鲁. 大数据背景下事业单位档案管理的创新思路[J]. 办公室业务，2021，（19）：132-133.