岗位交接制度规范化的重要性

黄春玲 曾光 李高

摘  要：岗位的顺利交接是人员交替下工作持续性的重要保证。文章分析了岗位交接制度存在于实际工作中的问题、影响及产生的原因，阐述了实施岗位交接的必要性、岗位交接的主要内容及对岗位交接的一些建议。

关键词：法律规范岗位交接 ;流程

岗位交接是指人员因调动、职责变动或其他原因不再从事原工作，将本人所负责的工作全部移交给员工。人员因生病、出差等其他原因暂时离开工作岗位，交接本人所负责的工作的全部或一部分。日常业务处理流程中各环节的业务交接。在实际工作中，岗位交接方式包括书面交接、口头交接、系统操作演示等，但是在交接岗位的过程中存在着很多需要改善的问题。

一、岗位交接不足的影响

（一）“新官不理旧债，难以处理旧债”。现在的岗位交接，特别是领导干部的交接，一般由人力资源部门或直接领导对离任和继任者（特别是领导干部）分别进行对话，双方根据人力资源部门或直接领导指定的地点和时间进行岗位交接。有的是礼节性的见上一面，有的是你走后我再来，根本不见面，需要的认证和第三方监督不够。另外，个别离开岗位的管钱管物人员，特别是领导干部工作期间的经济责任意识薄弱，单位财务管理不规范，制度不完备，有突击签名集中报销等现象。对于继任者来说，因为没有有效的交接，所以面对旧账进退维谷。一种情况是，面对前任留下的时间长，情况复杂，不容易处理的多方面利益相关的项，容易采取回避、消极的态度，“新官不理旧债”，导致相关利益者的权益无法解决，不知不觉成为了不稳定的要素，同时继任者负担也增加了。另一种情况是，即使解决了遗留问题，也会加重继任任期内的负担，分散精力，增加任期内的支出，从而无法保证继任任期内的收支平衡。

（二）影响正常业务开展。少数部门财经法制意识薄弱，为了某种利益，对交接业务推迟，不监督，不交接，采取“铁路警察各管各段”的态度，相关资料随人走。交接时没有以书面形式总结过去的工作、经费收支、债权债务、账外负债、对外担保经济事项、固定资产管理以及重要未完成事项的进展等，因此继任者无法掌握职场的现状和工作进展情况，特别是部分专业技术比较强的职位交接，交接内容不完整，对单位业务的正常开展产生严重影响。交接的本质不是文件送达，而是风险检查。很多人觉得交接很简单。在文件上签名，然后继承资料。绝不能小看交接这件事。单位在评价业绩时，往往不会根据接收后的表现追究前任的责任。如果在交接的时候疏忽大意的话，就完全不知道前任会留下什么样的“烂摊子”。如果前任不太可靠，在交接时没有马上发现，或者交接后，原本队伍的轨道发生了异常，会对继任者的能力产生疑问。交接过程中最大的问题是不能确认前任留下了多少摊子。其中存在业务进展不清楚、团队合作不稳定、财务预算超标、违法等问题。交接一般会检查日常工作文件，但问题总是隐藏在文件的背面。比如说，前任的工作计划交接了吗？人际关系继承了吗？风险继承了吗？在部下中，谁表现得好？还是谁的业绩不好？这些是需要共同交接，直接说清楚情况。

（三）提升岗位资料泄露概率。近年来，关于岗位交接中的资料泄密事件见诸报端。岗位交接过程中，双方未对需要交接的资料进行系统性清点，或者存在违规操作，直接导致岗位交接中的资料处理违规现象。一旦岗位资料因为交接不善而泄露，后任工作人员承担交接后果，也会对单位造成严重损失。当前常见的岗位交接资料泄密现象包括设备泄密、电子文件泄密和纸质文件泄密，也对岗位交接的全面性提出较高要求。必须在岗位交接中妥善处理全部资料的交接工作，方可在保证资料安全的前提下顺利交接。

二、问题的原因

一是领导不重视。有些岗位与财务和物资管理无关，相对于这些岗位，领导不重视交接工作。一般认为这是移交者和接交者的事情，与己无关。实际交接工作是关系到将来职场工作能否顺利进行的重要事情。

二是交接制度还没有建立。单位没有制定适合该单位的交接业务规范制度，没有明确交接岗位的程序和移交者需要履行的权利和义务。所以一般不认真对待岗位的交接，总是敷衍了事。即便是建立了岗位交接制度，其中的很多条文要求相对空泛，没有触及到岗位交接的实际问题。例如在岗位交接过程如何清点物资？如何拟定资料移交的目录清单？如何办理手续？在具体的制度内容中仅仅是简略涉及，实际操作标准性不足，直接降低岗位交接制度的执行效力，岗位交接处理不当也在意料之中。

三是离任者有意为之。有些岗位的人对前任没有任何交接，所以也不愿意对后任进行交接，于是恶性循环。新的继任者也像前任那样，一开始就自己摸索，做了些没用的事情。虽然一部分岗位人员有交接，但有可能因为工作不认真而被解职。有的可能是退休了希望被返聘，但没被返聘。出现这些情况的离岗人员往往带有情绪地离职，交接时不认真，有遗漏，对重要的、未完成的事项不能清楚说明。有时即使问了也会找各种借口不说出来。这是缺乏职业道德的表现。

四是继任者和监交者不知道交接的内容。继任者是外面职场的新迁入者，由于对职责和特殊事项不了解，对岗位存在的问题无法关注，监交者也不熟悉职责内容，所以离任者交什么，继任者就接受什么，剩下的工作只能被动地做。

五是交接工作双方缺乏责任心。前任工作人员在工作中存在违规处理单位资料的行为，在岗位交接过程中没有将全部情况交待给接任者。与此同时，接任者对于单位资料的重要性认识不足，在岗位交接过程中没有详细询问岗位资料情况。这实际上反映出双方都没有认真对待岗位交接，在交接过程中存在过多含糊其辭、敷衍了事的行为，最终导致不良后果。

六是准备工作不到位。岗位交接并非一蹴而就的过程，前任工作人员的态度和准备工作对于岗位顺利交接有重要意义。部分工作人员在即将交接的情况下，对待本职工作不再尽心尽力，不再推进很多未完成的工作，直接将这些工作交接给接任者。同时没有说明这些工作的要求，导致接任者需要较长的时间适应工作，降低单位工作效率。如果确实无法在交接前完成工作，也应当提供关于工作的详细报告，让接任者知晓当前工作的推进状况。在前任工作人员准备工作不足的情况下，资料、设备的交接不够顺畅，登记手续不够完善，直接导致岗位交接中的很多“盲点”，提升单位的运作成本。

七是监督制度缺位。岗位顺利交接，监督力量至关重要。虽然在岗位交接理念中强调监交人的重要性，但是如何使用监交人、使得监交人发挥更重要的作用，是很多单位面对的重要课题。如果没有配套的监督制度，对于监交人的职责不够明确，意味着监交人在岗位交接过程中无法发挥监督作用，监交人角色形同虚设。另一方面，监督制度缺位，也会对监交人的工作状态产生微妙影响。监交人不会重视个人本职工作，在岗位交接中仅仅是象征性的签字，导致岗位交接缺乏应有监督。

三、实施岗位交接制度的必要性

（一）有助于加强人员的合规和责任意识。推进岗位交接制度，对前任者是权力的制约，必须在交接前全面整理负责的相关事项，及时处理未了的债权债务事项。通过交接，将前任未完成的事项正式移交给继任者，在有关人员签证的情况下，继任者原以为与我无关的事情，之后应该由己解决。如果有效地实行岗位交接制度，无论是对前任还是对继任者，都可以依法加强合规和责任意识，明确地改善“新官不理旧账、难理旧账”的状况。

（二）有助于继续工作。推进岗位交接制度，尤其是专业技术性比较强的岗位，交接工作可以使业务的处理效率和质量得以延续。许多业务趋向于越来越多样化，最终反映在业务处理方法流程的多样化上。工作前后的持续性很重要。例如，一些已经走得比较顺畅且合理的业务处理流程，前任对此未进行交接时，无视重要事项和关键点，破坏业务处理前后的连续性，导致效率降低。要强化业务处理前后的持续性，交接工作是必不可少的。工作交接可以对工作起到承上启下、精益求精的作用。在交接过程中，可以让后任发现并改善当前的岗位管理和内部控制的缺陷。

（三）有助于有效界定前后双方的责任。推进岗位交接制度，明确规定离任者对账簿上没有反映的问题、收支和任期内没有完成的相关事项，应当书面交付给继任者并说明。经继任者和有关监交部门、人员批准后，继任者对交接事项继续处理，在交接过程中发生损失的，仍将追究离任者责任。这是在制度上明确有效地规定前任、后任双方的责任，防止交接过程中发生“糊涂账”。

（四）有助于进一步深化经济责任审计工作。经济责任审计对于被审计的领导干部在履行经济责任过程中存在的问题，需要区别不同情况，并根据其应承担的直接责任和领导责任来规定。交接岗位，特别是领导干部的交接，是领导干部经济责任审计的重要内容之一，是前任和后任责任区分的最有效的方法，是从规定制度界定前后经济责任的有效机制。有机地结合岗们交接制度和经济责任审计，将岗位交接情况纳入领导干部经济责任审计的评价范围，有助于正确评价领导干部任期内的工作业绩，拒绝干部“带病”上岗，也为新官不理“旧账”提供了制度保障，使得经济责任审计工作进一步深化。

四、实施岗位交接制度的几个建议

（一）强化制度保障。目前，各级对领导干部的交接有一定的规定和要求。如要求对领导干部进行离任经济责任审计等，而对一般的岗位没有过多的要求。一般岗位往往是推进各项业务顺利运行的根本和基础。加快出台规范岗位交接法规，将岗位交接制度法制化是正规各个行业秩序有力的制度保障，规范相关程序和要求，确定双方责任的交接是确保工作的有效衔接和稳定转移，确保岗位工作的有效延续。做到交得清楚，接得明白，防止前任遗留问题难以得到解决及“新官不理旧账”等问题发生。

（二）将交接制度确立为单位的刚性规定。对未建立岗位交接制度的单位和部门，应尽快建立岗位交接制度，有机地结合领导干部的经济责任审计和岗位交接，在将岗位交接作为人员离开岗位前必须履行的义务并作为硬性规定，确保对前任工作的客观公正评价。让继任者入门即上手，保证工作发展的连续性和稳定性。

（三）严格执行岗位交接制度，避免交接形式主义。确立了岗位交接制度后，必须严格执行。否则，交接就成了“走过场”，人员没有约束力，也就无法体现岗位交接制度的意义和作用。单位区别岗位，细化对应的交接流程和内容，防止由于交接时间短，造成资料准备不充分，重点内容不突出。为了避免交接清单中反映的“问题”和工作“教训”少，在正式交接之前通过座谈会形式，征集离任者、继任者及监督交各方面的意见，在交接内容、深度、广度等方面提出具体要求，并进一步改进深化，监交人员应当熟悉职责任务。明确必要的工作流程和工作重点，有责任审查交接工作的内容和流程等。如果有遗漏的话，及时促进修改，改善后再进行交接。避免形式主义。

（四）加强岗位交接的监督力度。岗位交接作为单位运转的重要环节，必须坚定落实岗位交接监督工作，保证岗位交接按照既定流程运转。岗位交接监督要结合岗位的实际特征，原则上由上级部门或者领导人监督岗位交接过程，也为交接后工作的顺利开展奠定基础。通常情况下，单位人事部门、监察部门都要参与到岗位交接的监督过程中，严格审定各项交接环节，确保交接工作的有效性。人事与监察部门参与岗位交接的过程，也是深入掌握部门状况和工作开展情况的过程，为其今后拟定工作方案提供有效依据，后续工作更有针对性。岗位交接监督要结合单位的实际情况，确保监督人员选派足够合理。涉及到岗位交接的部门，应当派一名人员监督交接过程，多方面保证岗位交接妥当。针对岗位交接过程做好详实记录，交接双方与监督人员在岗位交接记录中签字，对岗位交接的内容负责。

（五）加强宣传引导，实行长期监督管理。岗位交接有着丰富的内涵。一直都是个敏感现实的问题。领导要加强重视，不断加强宣传指导，让全体人员充分认识岗位交接的重要性和必要性。必须定期对相关负责人进行必要的培训，让他们认识到岗位交接的重要性，并使他们在交接过程中发挥应有的监督作用，而不是只签签名字。对后续工作实施长期监督管理，有效结合责任追究措施，充分发挥离任审计制度，尤其是领导干部的离任经济责任审计，在评价使用、监督约束、管理教育干部中发挥长期有效作用，进一步促进单位持续健康发展。

（六）规范岗位文件交接管理。目前大多数单位的“交接表”都是一式四份，经交接双方和监交人员确认签署后，交接双方和所在单位各留一份，报有关部门记录一份，作为区分离任和继任责任的重要依据。因为没有明确交接文件的管理要求，所以有时查找资料很不方便。要明确要求将“交接表”分别存到本级和上级机关的保密室，纳入重要文件归档管理，并列入永久保管资料。

（七）建立离任公示制度。《党政主要领导干部和国有企业领导人的经济责任审计规定》提出，要逐步探索和推进经济责任审计结果公告制度。相应地，离任公示制度也是有效监督各级干部特别是领导干部的方法之一。以前的离任交接只有少数继承双方所在机关和部门的人知道，很多腐败现象发生在单位和部门之外，要明确岗位交接情况在特定范围内公示，设立专门的沟通反映渠道，有效发挥群众监督作用。

（八）注意交接资料保密。在岗位交接过程中，需要注意资料的安全性，在交接制度的支撑下，认真履行交接程序，确保资料安全交接。在岗位交接过程中，需要清理前任人员曝光的全部载体，随后进行岗位移交。新接任的人员要确保资料移交完整，履行交接制度的各項要求，避免企业因为岗位交接不当发生泄密事件。换言之，在岗位交接过程中时刻绷紧“保密弦”。岗位交接不能操之过急，必须搞清楚交接资料的全部情况，保证设备资料顺利交接，避免其中存在差错。

五、结束语

岗位交接事关单位的规范化建设持续发展，只有将岗位交接的内容、形式、流程、要求和责任划分等制度化，并在实践工作中加以重视和严格执行，符合单位内控管理的要求，才能确保不因交接不清，人为造成的烂摊子，严重影响接任者正常开展业务，同时接任者也可以从规范的交接制度中快速掌握业务计划，检查清楚业务、组织、法务等风险，及时扫除新岗位不熟悉的障碍，有利于快速找到业务的突破口和发力点。

作者简介：黄春玲，1976年 2月，女，广西桂林人，本科，中级会计师，财务管理方向