事业单位档案管理的信息化建设路径分析

刘雪东

摘 要：信息化速度越来越快，影响到人们生活的点点滴滴。档案管理也不例外。事业单位改革背景下，档案管理要求也有所提升，改变传统档案管理模式，实现档案管理信息化已成为当下事业单位发展的必经之路。

关键词：事业单位;档案管理;信息化;建设路径

信息化发展是当今时代主题，事业单位改革改制是我国体制改革的组成部分，二者既并驾齐驱，又互相影响。随着信息化进程的不断加快，事业单位档案越来越多，传统的纸质档案管理模式无法与之相适应，亟待改变。事业單位档案管理的信息化建设是适应现代档案管理必然之举，为此，事业单位应正视自身不足，不断优化与改进，以顺应信息化时代发展潮流。

一、 事业单位档案管理信息化建设的重要性

（一）有利于推进事业发展

在我国，事业单位为大众提供公共服务，关系着社会其他事业的发展，事业单位的工作效率也影响着社会行业的发展，它是社会发展的重要支撑。所以，做好档案管理工作，实现事业单位档案管理的信息化建设，可以提高社会公共服务水平，满足人们的物质文化需求，还可以推进社会其他事业的发展。

（二）有利于更好保存数据

事业单位档案管理是针对各个领域社会活动重要信息的管理，它是政治性工作，档案信息的收录、处理、传输和利用，也是专业性工作。事业单位档案管理记录了社会发展的历史，这些信息还与国家相关政策、方针有关，甚至可能存在国家机密，收集、整理、处理、利用好这些档案信息非常重要。事业单位档案管理的信息化建设有利于更好保存数据，是维护社会平稳的有效工具。

（三）有利于推动信息化建设

信息技术的进步，让各行各业都有新变化，传统的档案管理已经不能满足事业单位发展的需求，建立档案管理信息化平台，对事业单位档案管理采取信息化管理，档案管理与信息技术使用紧密结合，规范化、标准的将数据资料保存下来，有利于推动事业单位改革、创新和发展，促进档案管理工作水平提升，有利于推动事业单位档案管理信息化建设。

二、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）档案管理不规范

档案管理不规范在事业单位档案信息化管理中比较普遍，信息技术的运用和档案管理程序有一定标准，要求按照事业单位规范进行档案信息管理，但是，目前很多地方的档案管理人员并没有按照要求和规范进行整理，无论是档案的造册、整理，还是对档案的保存，使得事业单位档案管理信息化管理缺乏规范性。再加上，有的档案管理人员对信息化管理不重视，缺乏信息化管理意识，致使档案资料以偏概全，档案管理的实际情况与标准大相径庭，影响档案管理质量。

（二）档案资料缺损

现阶段，事业单位面临改革改制，由于单位改革、部门改制、人员流动、升迁、调动非常频繁，事业单位档案管理比较复杂，经常出现档案遗失、不足或者是缺损，这些都可能造成事业单位档案管理资料不完整。一方面，事业单位改制改革增加了事业单位档案管理难度;另一方面人为造成的档案资料缺损，都会给事业单位档案资料管理带来影响。对事业单位而言，若不能真实记录，会导致事业单位内部管理混乱，给事业单位发展带来负面影响。

（三）信息技术人员缺乏

信息技术让档案管理更加便捷、高效，事业单位档案管理并没有迅速与信息技术相结合。目前，许多事业单位在人员招聘时，没有特意聘用档案管理信息技术人员，在单位内部，特意学习档案管理机会也比较少，大多数档案管理工作是由其他部门的文员兼职所做，不具备专业知识，也没有工作经验，无法保证工作质量。同时，事业单位的工作人员思想观念比较陈旧，思维模式已经固化，事业单位档案管理难以创新思维，一些管理人员连目前的基本的信息技术都难以接受，很难促进信息化建设，再加上档案管理工作量较大，一时间难以创新。

三、事业单位档案管理信息化建设路径

（一）优化档案管理体制

优化档案管理体制是事业单位档案管理信息化建设的必由之路，也是前提条件。首先，每个参与事业单位档案管理的人都是管理的一分子，要充分调动管理人员的工作热情，采取多项措施提升档案管理人员的责任意识，保证事业单位档案管理效率。其次，增强事业单位内部及相关人员事业单位档案管理信息化的必要性认识，关注考核、监督、管理，加大对事业单位档案管理信息化的工作量投入，从制度建设上保障档案信息化工作的开展。最后，增加人员、经费、设备，还有保障软件条件，通过绩效考核和监督管理机制能够让他们自觉自愿融入管理，约束档案管理行为，立足于具体工作环境，结合单位自身性质与运营情况，强化管理认识，实现档案资料搜集、使用、整合和检索的全方位管理，保证事业单位档案管理质量。

（二）细化档案管理责任

将信息化技术与档案管理相结合，还要细化档案管理的责任，充分利用岗位责任制，促进档案管理信息化技术与传统档案管理工作的有效融合。首先，引进科学化、信息化的技术手段，将事业单位档案管理工作落实到个人，引导事业单位进行创新与改革，事业单位档案管理人员及时更新自身职能;其次，按照人事单位人力资源现状，主管、技术员、管理员都要各司其职，对档案资料验收树立标准，一步步实施岗位责任制制度，有纪律，有规范，确保责任到人;最后，在事业单位档案管理中，加强信息化专业培训，对传统型纸质档案管理模式及时改进，提升档案管理人员的整体水平，促进事业单位档案信息化建设，提高档案管理效率，这样才能做好事业单位人事档案管理工作。

（三）强化管理人员素质

推动档案管理信息化建设，充分发挥人的主观能动性，这也是保证事业单位档案管理质量的重要基础。第一，向从事档案工作的人员普及档案工作的专业知识，提高其职业素养，加强培训教育，使他们明确工作内容，将专业知识与实际工作相结合，让他们认识到管理的重要性，提高其工作素质。第二，为进一步推进档案管理信息化，从单位的发展条件和未来规划出发，单位应该定期开展专业技术培训活动，进行多技能培训，将计算机技术纳入其中，加强档案管理人员对计算机技术、电脑操作技能的掌握，科学规划工作内容，更好、更快、更高效的开展事业单位档案管理。第三，创新管理模式，选择合适的工作方式，从事档案工作的相关人员开始，事业单位档案管理的信息化也需要监督工作的质量，在不影响整体的情况下，积极推动创新，提升档案管理人员的整体专业水平。

四、结语

新时代的到来，让信息技术走入生活的方方面面，事业单位档案管理的信息化建设，要从管理、人才和细节进行改进，在新形势下的工作里，及时开展新工作、新方法，从优化档案管理体制、细化档案管理责任和强化管理人员素质出发，实现档案信息化、数字化管理，促进事业单位的长远发展。

参考文献

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