教务管理系统在高校的现状分析研究

摘要：如今高等院校的教务管理软件里面，正方教务系统性能较为优异，所占的比例比较大。多年来，通过各个高校的实际使用，该系统不断改进，它的可靠性与易用性均变得更加优异，但是仍存在一些有待优化的地方。文章分析了正方教务系统的特点、运行中发生的常见问题，使用文献分析法，以苏州某高校为例，提出建议。

关键词：教务管理;高校;分析研究

中图分类号：G642        文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2022）14-0125-02

如今，互联网、5G、大数据、云平台等信息技术手段不断发展，不同公司的教务系统已经日趋完善和便利[1]。对系统的开发基于用户的实际需求，最终目标是实现高效的管理。但是，因为各个学校的实际情况复杂，这些开发往往并不能完全跟上时代的节奏，不能同学校的需求完全匹配。

作为教务信息化的载体，教务系统开创了教学管理的新局面。但是，随着教务系统的逐渐铺开和IT行业的发展，教务系统的管理逐渐暴露出一些问题，表现出落后于教学的倾向。

高校体量不断扩大以后，教学管理任务与日俱增。多校区、公民办混合上课等问题出现后，教务系统需要承受更高的分布式网络要求。受招生规模增加、学校合并等影响，在校学生数量急速增加，数据成倍增长，对系统和管理人员提出了新的挑战。

正方教务系统是教务系统中较具代表性的，因为它拥有高校用户比例非常大。本文以正方系统为例，结合苏州某高校实际，讨论了教务管理系统的特点，技术与管理方面的问题点，并提出一些改进建议。

1 正方教务系统特点

正方教务系统是面向学校所有部门的一种管理系统，其中包括很多种类的教务信息。具体的教务信息包含学生信息、课程安排、教室调配、调停课、考试组织排考、教师信息、教材需求、收费情况、实验配置等相关内容。系统支持学籍注册、学籍变更、第二学位申请、社会实践报名、毕业论文申请;支持学生个人信息和培养方案修改;支持课程选择、课程评价、学期课表查询以及所有与学生成绩、考试信息等学习情况相关的内容。教师可以在规定时间内解答学生的疑问，保证教学质量，并为接下来的教学计划打好基础。这个系统可以管理和总结所有的教务信息。系统按照角色主要分为三个部分：学生、教师和管理者[2]。正方系统登录界面如图1。

2苏州某高校运用正方教务管理系统现状分析

在十多年前开始使用此版本教务系统时，由于课程数和学生人数都有限，所以基本上可以满足学校的实际需求。该校进入快速发展期后，无论是教职工水平还是教学设施等硬件均大大提升，学校领导对教务系统也给予了更多关注。近些年，该校提出以人为本的观念，要求以学生为本，一切工作围绕学生，对学生的教学规范标准化管理提出了更严格的要求。学校扩招，学生人数的激增导致了课程数量的增加。公共选修课的选课的过程是更复杂的，特别是多个教师需要在不同的时间和地点进行公共课教学，以及学生需要根据自己的学分情况选择不同类型的通识教育选修课。通常遇到集中选课时间段，由于选课人数过多，服务器时常超负荷而出现崩溃。因为服务器承受了很多压力，所以很多功能都被限制，不能正常运行。在这种情况下，系统的运行可靠性和功能完整性都不能得到保证。由于过去的十年正是互联网技术飞速发展的十年，再加上学校的飞速发展，老版本的教务系统已经越来越无法适应新时代的需要。

3正方教务系统运行中的缺陷

3.1 专业培训不足，工作人员计算机水平有限

由于时间成本等原因，软件公司一般在签署和高校的合同后会特别注重系统的验收工作。待验收后，软件公司对于合同的履行不像以前那么严格，往往忽视了对系统管理员的业务培训。教务管理人员想要熟悉他们日常业务中相关的操作方法，多数情况下是通过查看系统操作手册，遇到实在无法解决的困难，需要求助系统公司管理员。因此，在使用正方教务系统的初期，教务管理人员对各模块的相关操作不熟悉，难免存在操作失误等問题，这大大影响了使用效率和用户满意度。正方教务管理系统有不少功能模块，它们紧密联系。如果初始数据不正确，或与系统所需数据字段不一致，则数据通常不能输入到系统。另外，教务相关的工作烦琐复杂，和学校其他工作相比，其工作人员经常有很大的变化，其中很多人因为计算机操作水平不足，不能很快上手工作[3]。

3.2 基础数据准确度不高，系统匹配困难

由于各种因素影响，对市场和企业的人才需求的研究不够充分。其结果是，人才培养计划和模式与社会的人才需求有偏差，课程体系不成熟。与此同时，为了更好适应社会需要，在人才培养的实施过程中，课程名称、类型、内容都有一定的调整。由于系统是综合性、多层次功能模块，各模块相互关联，基本数据的精度要求非常高。因此，管理者在获取和导入初始数据时工作非常困难，很难通过系统进一步操作、处理和分析数据。

3.3 系统更新不及时，问题解决有所滞后

正方系统是一种具有成熟功能模块的系统架构。但是，各个学校根据自己的学校实际需求，提出了具有自身特色的想法，这需要软件开发企业积极合作。另外，在与企业的客户服务人员取得联系时，教务管理人员往往是通过公司提供的固定电话或电子邮件，面对突发状况，没有准确描述情况或者客户服务人员不熟悉学校的定制功能，他们就需要反复沟通，浪费了很多宝贵的时间。问题不能在短时间内解决。同时，针对一些学校，系统公司仅安排了一位专门的软件工程师。人手有限造成了不必要的问题，许多时候因为出差、开会等情况，教务系统出现的问题无法得到及时有效地解决。

3.4 标准化的系统有部分功能无法满足学校实际需要

系统公司针对高校的整体情况，模块化、标准化地开发了教务系统软件。但因各个学校的管理模式、教学设施、人员组成等实际情况各不相同。系统有时无法有效地满足学校的实际需要。实际操作工作中，如教室资源的调配功能，学校对于审核权限的设置要求，各不相同。由于教室资源紧张以及为了有效规范教室的合理使用，我校采取教室资源审批二级审核制度，即由教师提出申请后，学院先一级审核，后教务处二级审核。但由于系统功能受限，目前我校版本的教务系统还未能够实现教室资源调配的二级审核。同样的，在安排考试、自动智能排课、教材订购统计等功能方面，系统内置的功能模块，无法满足学校的实际需要。在日常工作中，这些功能实际处于不用的状态。

4正方高校教务管理系统改进的方法

4.1 加强调研工作，保证基础数据准确

在一定程度上，准确的基础数据对于正方教务系统的正常运行非常重要。制定人才培养计划之前，高等院校需要经过有效的调查论证，并进行充分讨论，提出科学的人才培养计划，形成优良的教学体系，确保教学原始数据的可靠，以免在系统使用过程中出现导致数据整改这类反复多余的操作[4]。

4.2 加强与院校沟通，个性化定制解决实际问题

各个学校的实际情况均有所不同，系统公司应加强与客户院校的沟通协调，针对各自的实际情况，适当调整系统的相关功能。在标准化系统软件的基础上，增加部分个性化定制内容。

4.3加强培训与管理

教学是普通高等院校的核心工作，而教务管理又是一项内容复杂、工作量巨大的任务，这使院校在制定相关人员岗位条件时对学习工作历程等方面提出了较高要求，并且在录用之后还需要对教务管理人员进行系统的专业技能培训，让他们可以盡快熟悉教务系统的运行过程。因为教务管理工作的专业性很强，所以需要管理者有很强的责任感。在平时的工作中，教务管理人员和系统开发公司需要经常进行沟通和讨论，共同面对发生的问题。此外，定期组织教务管理人员前往软件开发公司进行实地参观交流也是很好的方式。

4.4 加强教务管理投入，改善系统运行环境

正方教务系统，需要以稳定高速的网络环境及良好的计算机硬件为基础，才能正常运行。高等院校需要加大在教务管理方面的经济支出，对维持系统正常运行的网络和计算机硬件进行升级改造，确保系统运行的兼容性和高效性[5]。及时对教务管理系统进行升级，使得它能够适应新的要求。此外，应引入专业能力强的网络管理人员，为教务系统的正常运行提供全面技术保障。教务管理任务重，事务烦琐，时常遇到无法解决的问题。系统管理员应及时沟通，协助学校教务管理人员解决问题。

5结语

总体来说，正方教务管理系统是一款综合性能优异的软件。对系统来说，由于高校的快速发展以及互联网技术的快速升级更新，出现问题很正常，及时发现问题并解决，有利于系统更好地使用，也更有活力[6]。因此，从苏州某高校正方教务系统应用中的问题来看，我们需要软件开发方和学校之间进行紧密合作，多同基层教务员沟通，因地制宜，优化软件的相关内容。同时需要根据学校的现实情况适当修改，这会使系统更加完善，减少教务管理人员的工作复杂性，让他们能够将足够的精力投入到教务系统的运行与改进之中，以推进教务系统的网络化、智能化、效率化，从而全面提高高等院校的教学管理能力，更好地适应新时代高校的飞速发展。

参考文献：

[1] 沈本焱.教务管理系统在我校的现状分析与研究[J].城市地理，2016（24）：214.

[2] 王智博.基于移动互联网的教务平台分析[D].大连：辽宁师范大学，2015.

[3] 顾键萍，王梅亮.学分制环境下正方教务管理系统优化与完善[J].电脑知识与技术，2015，11（26）：64-66.

[4] 冯传蕾.正方教务管理系统应用问题及对策——以陕西铁路工程职业技术学院为例[J].文化创新比较研究，2018，2（24）：118，120.

[5] 李青，张燕玲.正方教务管理系统应用中存在的问题及应对策略——以保山学院为例[J].保山学院学报，2014，33（2）：84-86.

[6]吴旭. 正方教务管理系统应用中存在的问题及应对策略——以四川航天职业技术学院为例[J]. 丝路视野，2017（3）：144.

收稿日期：2021-07-09

作者简介：沈镱武（1995—），男，江苏苏州人，硕士，苏州科技大学教务处，研究实习员，研究方向为高等教育研究。