中小企业销售业务的内部控制研究

姜荣荣　章文芳

摘要：中小企业作为国民经济发展的重要力量，在改善民生、增加就业及城市化建设等方面均发挥着举足轻重的作用。但是中小企业普遍存在内部控制体制不健全，或内部控制体制执行效果不好等问题，进而使其发展受到了限制。文章通过分析中小企业销售业务内部控制中存在的问题，从而提出一系列建议及改进措施，以帮助中小企业实现其经营管理目标，并希望为同行业的企业提供参考。

关键词：中小企业;内部控制;销售业务

一、引言

作为市场经济的重要组成部分，中小企业对国民经济的贡献巨大，且已逐步成为国民生产总值的强大保障和社会稳定的基础力量。中小企业在缓解就业压力、优化经济结构和维持国民经济稳定增长方面，发挥越来越重要的作用。随着国家经济政策的不断改革，中小企业将继续在各方面发挥独特作用。在中小企业的收入来源中，销售业务所占比重极大，同时更是其不断发展的强大动力。而内部控制则是中小企业不断提高经济效益、增强市场竞争力和改善管理的重要保证。销售业务内部控制是指企業在真实完整的会计信息与销售数据的支持下，为实现经营管理目标和企业财产安全完整而实施的一系列方法与措施。销售业务对企业发展至关重要，它不仅是企业资金的有效来源，也是其长期发展的强大保障。如果企业销售环节出现问题，那么很可能导致销售货物积压，销售产品过程停滞，最终企业资金链断裂，这将影响企业的经济效益和发展前景。因此，中小企业销售业务的内部控制研究对企业提高经营业绩，实现资金高效利用及实现企业健康长远发展有着非常大的作用。

二、中小企业销售业务内部控制存在的问题

（一）管理者的风险意识不强

一些企业管理者存在风险防范意识缺乏的现象，不能客观地识别和评价企业日常经营管理中存在的风险。一方面，企业管理者对于资金的借贷风险、盈亏风险和流动性风险等缺乏一套完整、系统的管理制度，大多是靠自身的经验判断，缺乏一定的量化分析。公司在进行业务的过程中，尽管有一些控制机制，但是缺少事前风险预测，这种风险预测不到位的行为增加了企业的风险发生率，使得企业相关决策缺乏可行性。另一方面，企业的管理者对于企业销售业绩的考核只是关注销售额和销售量，而忽略风险损失。从而导致企业的销售人员只会片面追求销售量，忽略销售过程中潜在的风险，无形地增加了企业销售成本并影响企业实际利益。

（二）员工素质参差不齐

一些中小企业存在员工素质参差不齐的现象，受过高等教育的员工所占比例较小。企业在雇佣员工时，缺乏对员工的性格、心理等方面的调查和测试。另外，一些公司在人员的任免方面存在一些问题，个别员工由领导介绍直接入职，不走相关程序，严重影响企业高素质人才的留用。公司想要更好的发展必须依靠高质量的人力资源，良好透明的人才选拔制度将大大提高员工的积极性，为推动公司发展注入新鲜的活力。

（三）赊销业务存在信用风险

一些企业为扩大销售规模，增加市场占有率，提高企业经济效益，往往通过赊销的方式销售产品。对于一些信用水平较差的客户，公司很难将款项及时收回。一些公司虽然制定了相关的信用管理制度，但很多仅浮于表面规定，如授权审批等。对于客户公司管理层偏好、资产规模、客户付款率等并没有进行了解和评估，对新客户的信用评级也不够规范明确，有些地方存在模糊，且很多企业并没有建立系统的信用管理部门。一些企业只是销售部门根据比较基础的信用评级评判是否销售，对客户的信用评价并不够全面透彻。而客户的信用水平直接影响公司销售款项的收回与否，信用水平低的客户很可能不能按照约定的时间付款，从而给企业的资金周转造成一定程度的压力;而信用水平高的客户能够及时地与企业结清账款，有利于企业资金管理和日常经营管理。

（四）应收账款催收效率不高

一些企业制定的信用政策过于宽松或过于紧张，也会影响应收账款回收速度和效率。宽松的信用政策将延缓企业应收账款的回收速度，并增加企业坏账风险，但是会增加企业的销售规模。紧缩的信用政策会加快企业的应收账款回收速度，减少企业坏账风险，但是不利于企业扩大销售规模。有些公司过于关注销售量和销售额，导致企业销售人员为了自身业绩不顾风险，过度“销售”。这里就会出现销售人员为了业绩达标，盲目地与客户订立销售合同，以完成自己的销售量，而忽略客户的信用水平。由于客户信用水平与应收账款收回程度存在密切的关系，客户的信用水平越低，企业越有可能无法及时收回该客户的款项，导致企业的利益受到一定程度的损害。很多企业应收账款催收在制度层面缺乏明确有效的规定，这使得企业的应收账款缺少针对性的催收策略。而且，有些公司不能充分利用法律来保护其合法权益，使其很难实现账目的有效回收。

（五）销售合同管理不规范

企业与客户之间签订的销售合同将影响整个销售业务流程。一些企业销售人员签订销售合同时可能会与企业本来的销售政策相违背，企业的销售人员也可能未经授权而同客户签订销售合同。这些问题都会导致企业的销售过程不规范，从而使企业的利益受到损害。而且，有些企业在发生一些比较小额的订单时会不与客户签订合同，而以邮件、传真、电话等方式进行销售活动过程的传递。这种情况下，一旦客户拖欠货款，公司将因没有合同而失去法律保护，使得企业利益受到损害，不利于企业销售合同管理的安全性和完整性。

（六）销售退回制度不完善

正常情况下，公司收到客户退货申请时，经过审批后会根据发货单生成退货单。企业的仓储部门会根据实际收到的货物以及退货单办理货物入库手续。会计部门会根据退货单及是否开具发票来进行后续处理。如果企业没有开票，会计核算就会根据发货数减去退货数开具销售发票，如果开具发票，那么会计核算就会按照退货数开具红字发票。但在退货环节，一些企业存在货物还未入库就已经办理货款退回，这样就会使有些人员从中作祟，利用退货环节的漏洞谋取私利，骗取公司的货款，损害公司的利益。还有就是有些产品已经售出，且并无任何质量问题，而客户却要求退货退款，企业迫于维护与客户的关系及企业的长久发展往往会答应客户要求同意退货。有些客户还会忽视退货程序，直接退货而不经过质量管理部门的检验，这种情况下，客户退回的产品一旦有质量方面的问题，企业将会无处索赔，自认倒霉。

三 、中小企业销售业务内部控制问题的解决对策

（一）提高管理者的风险防范意识

企业的管理层应该定期召开会议，讨论销售业务中可能存在的潜在风险，确定风险等级和控制的标准。企业管理者应该意识到风险防范的重要性，在扩大销售的同时完善企业自身的销售业务流程，同时加强企业风险的事前、事中、事后控制，将企业的损失降到最小。公司审计部门应该定期对公司销售环节的风险进行测定和评估，在充分了解相关风险的基础上提出一系列控制措施。企业可以对风险划分等级，包括重大风险、重要风险和一般风险，并且将相关数据和防范措施汇总报给公司管理层，公司管理层再基于这些情况讨论制定相关策略，将风险控制在可控范围内。企业还可以采取规避风险、接受风险、降低风险、转移风险等措施，并结合自身的实际情况综合考虑各种因素来降低或者消除风险。

（二）提高员工素质

企业可以通过实施人才引进战略、完善人力资源机制及建立良好的员工培养方案等提高员工的整体素质。对于一些特别的岗位可以实行轮岗制、调休制和离岗制。对于销售岗位实行优胜劣汰制，在竞争中不断提高员工的积极性，从而使得公司的员工得到全方面的发展，为公司创造更多的价值。企业还要不断完善招聘制度，以更完善的招聘流程来筛选出更加优秀的人才。公司在招聘时可以采取面试和笔试两种方式，且一定要注重应聘者的专业胜任能力。招聘流程可以采取宣讲会-筛选-笔试-面试等方式，最后对剩下的优秀人才进行录取，签订相关协议。

（三）根据信用等级进行销售业务

客户信用评级水平会影响企业的资本周期。信用等级高的客户会让企业的销售货款很快收回，信用等级低的客户很可能使企业的销售货款收不回来，影响企业资金的运转，严重时会导致企业的资金链断裂。因此，企业在签订销售合同前要对客户的信用风险进行评估，尤其是企业的新客户，且对新老客户可以采取不同的信用评估方法。企业可以通过外部信用评级机构的报告或客户在开立账户银行的资信证明等获取客户信用水平相关信息，然后根据评估的客户信用划分等级，等级越高信用越好，并设置赊销权限，拟定最高赊销额。对于信用等级低的客户，在允许赊销的情况下，最高赊销额应设定较低。企业也可以通过建立风险预警机制把控客户信用水平警戒。当客户的信用风险接近企业设定上限时系统会发出警报，此时企业必须调整客户的相关信用政策。公司还可以定期对客户的信用情况进行再评估，确保客户的信用水平在公司所能够接受的范围内。

（四）加强应收账款催收管理工作

企业应当建立并完善应收账款催收相关管理制度，根据应收账款未收回时间，建立不同的催收方法。对于未及时收回的应收账款，首先要了解客户未按照规定时间结算款项的原因，然后通过对客户进一步的了解分析该款项能否收回、能收回多少、大概什么时候收回等。最后，根据制定不同程度的催收方案对未收回的款项进行催收。对于逾期半年以内的应收账款可以采用电话、邮件等方式进行催收;对于半年以上一年以内的应收账款可以在电话或邮件等方式催收不起作用的情况下，首先计提壞账准备，然后再交给相关风险防范部门处理;对于超过一年的应收账款可以通过法律渠道进行催收，这种情况下，公司可以向法院提起诉讼，通过法律手段保护自己的合法权益。最后，对于特殊情况，例如企业破产等，确实无法收回的款项作为坏账处理。

（五）完善合同管理环节

企业可以将合同的签订及执行等环节数字化，通过互联网在合同管理系统中实时追踪。在合同签订前，企业先要了解客户的财产和信用情况，然后销售人员与客户在产品的质量、价格、数量、优惠度、还款时间等方面达成一致的意见。最后，销售人员将客户订单的明细和合同的具体内容详细地反映在销售合同管理系统中，并且明确合同签订的相关责任人。企业的管理者可以通过网络进入该系统，了解合同管理的相关工作以及销售订单的执行情况。在该系统中还会及时记录每笔销售订单的款项去向。企业可以使用电子签订，能够有效防范以往纸张打印签订合同中泄露商业秘密的情况。这样合同签订的全过程全部完整的反映在系统中，有效防止因销售人员离职或其他意外发生而将资源带走的情况。合同管理系统使得企业的合同管理更加有序、安全，能够让企业管理者随时了解企业销售情况，实现企业的高效管理。

（六）加强销售退回制度的管理

企业应严格按照销售退货流程，明确各部门人员职责。企业接受客户退货后，仓储部门应严格地按照退货数量进行清点，质量管理部门应该查明退回产品有无质量问题。对于存在质量问题的产品，企业应严格拒绝客户的退货申请，对于无质量问题的产品，仓储部门验收入库并出具入库单，财务部门根据相关的入库单和销售退回通知单等办理相关退款。企业对于客户的销售退回申请，不能盲目按照其退货要求执行。对于非合理的退货要求，企业应结合实际情况拒绝退货申请或者同意部分退货。企业可以根据商品售出时间实行不同的策略。商品售出的前阶段可以使用比较宽松的政策，例如在前3个月内可以全额退;后期可以适当的加紧，对于退货的客户让其承担一点损失，如只许客户退回部分商品或是以低于原销售价格退给客户商品款，以此弥补企业的包装损失费等;在产品售出满一年或产品过期的情况下拒绝退货处理。

四、结语

中小企业是我国经济结构优化升级的重要支撑，是我国经济持续健康发展的稳步力量。支持中小企业健康发展，是维护经济社会稳定，实现宏观调控目标的迫切需求。中小企业销售业务内部控制建设对企业提高经营效益，增强市场竞争力，改善管理等有着非常大的意义。因此，中小企业要想立足市场，增强竞争力就需要不断完善销售业务内部控制建设，以此来实现企业长远的发展目标。

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（作者单位：江苏大学财经学院）