企业人事档案管理在人力资源中的作用

秦翠红

摘要：随着社会的不断发展，市场对于人才的需求越来越大，对于人才的各方面要求提高。人事档案4是企业人力资源管理的一部分，它集中体现了个人身份、各类经历等方面，是体现个人整体素质的重要凭证，同时它又与个人的薪酬待遇、社会关系等紧密挂钩，是个人信息的集中体现，具有法律效用。本文对人事档案在企业管理中的作用进行分析，根据其特点，探讨如何加强企业人事档案管理。

关键词：人事档案;企业管理;措施

引言：人事档案在现在企业管理中的地位日益提高，企业也相应开发设置了一系列规范的达标整理体系，深入挖掘人事档案管理带给公司的价值与利益，尤其是在人力资源开发中的突出作用，最大限度地实现人力资源的价值。

1人事档案在企业管理中的作用

1.1战略统筹作用

在企业人事管理中，通过对员工人事档案进行分析，能够发现员工优势和劣势，并梳理整合出指导企业开展人事工作的资源数据库，从而将人力资源战略与企业发展战略统筹思考，制定科学的、针对性的人力资源规划。同时，根据企业总体规划，结合市场动态，统筹兼顾，不断完善企业人力资源开发与管理，根据企业各个部门对于不同层面的人才需求，组织合理的人员结构，使部门内部形成人效合力的最大化，最终提高企业人事管理的效率[1]。

1.2档案管理为企业的重大决策提供必要的依据

从人力资源规划的角度来看，企业要想拥有高质量的人才，就要发展相适应的人才，就必须保证人员需求和拥有量之间的合理匹配。组建科学的人力资源管理部门，通过对企业档案的查阅做出人力资源管理中的科学决策，保证企业人力资源规划的合理性，从而综合分析企业的领导与员工的业绩和素质能力等。

1.3有利于提升组织的人力资源管理水平

人事档案在组织内部的人力资源中占据重要地位，是构成人力资源的关键，能够帮助组织提高人力资源管理工作水平。人事档案的信息组合起来共同构成人力资源管理工作中十分关键的内容。现如今，人力资源管理工作随着社会的发展不断变化，人事档案管理工作也随之不断变化，先进信息技术不断融入其中，例如通过对计算机技术的应用人事档案管理工作能够使用电子设备保存人事档案的各项信息，也能够使用电子媒介直接查询人事档案的信息，信息技术的加入进一步提高了人事档案管理过程中的便捷性，组织能够更加轻松地完成人力资源分配工作，实现对人力资源布局的有效调整，实现对人力资源工作质量和效率的提高，因此，从某种程度上来说，人事档案管理工作能够提升组织的人力资源管理水平[2]。

2人事档案管理的问题

首先，制度体系不完善，在企业的人事档案的管理中，会面临大量的信息，如何进行整理汇编，往往缺乏细化内容的填充，信息完整度较差、信息滞后等，进而导致一系列问题的出现。其次，利用率较低。社会发展的变迁，高科技的产品日新月异，各种新型的软件app的开发，已经很大程度的解决了人事档案发展的技术性难题，但是如何在企业推广，并合理利用其为公司提供更大的效益，需要提升其利益效率。最后，缺乏专业管理人才。人事信息的管理与人事信息的采集是不同的，需要具有专业知识的人才进行进行管理，如果只是简单的将档案进行归类整理，却不能真正的利用起来，则无法让人事档案管理工作实现其真正的价值[3]。

3充分发挥人事档案管理在人力资源管理中作用的对策

3.1提高人事档案管理重要性的认知

现代企业需要具有核心的人力资源档案管理意识。为了解决企业不重视人事档案管理工作的问题，应通过对企业现有的档案法律法规为宏观准则，提高企业管理层对档案工作的重视，充分认识人事档案管理工作在人力资源管理工作中的重要性。人事档案管理工作的实施十分复杂，许多企业都对这项工作产生了错误认识，认为它是简单且静止得一项工作，企业在进行人事档案管理时应该要加强对人力、财力以及各项资源的投入，确保人事档案管理工作的顺利。此外，企业要提高对管理层领导的要求，特别是人事管理部门，要加强对人事档案管理工作的宣传，让更多的人了解这项工作的重要影响，加深对人事档案管理工作的理解，而且要组织相关工作人员参加专业的培训，鼓励他们学习相关内容的知识，进一步提高负责人事档案管理工作人员的专业素养，确保可以满足人事档案管理工作对专业人才的需求[4]。

3.2完善基础架构

企业要提高档案意识，在组织上，建立人事档案管理工作网络图，明确人事档案工作的分管领导、主要负责人，确定政治面貌为党员的人事档案工作专职人员，并定岗;在制度上，要建立健全企业人事档案管理体系，用制度指导工作规范化;在用人上，要选拔责任心强、踏实严谨、务实进取、有丰富档案管理知识和技能的人员进行人事档案管理;在硬件上，除了配备满足人事档案办公的电脑、打印机等设备外，还要配置现代化的设施设备，如定制一体化扫描仪、人事档案管理系统、开展人事档案数字化等，不断夯实人事档案管理基础，使其更加符合现代化人事档案管理的需要。

3.3保持准确性和完整性

企业档案是开展人力资源工作的重要材料之一，材料的准确性与否将是管理者对人才管理与提拔的重要依据，材料的准确性是企业管理者在做决策时能否發挥档案作用的重要前提，档案在人力资源工作中的地位取决于其内容的准确可靠性。在档案管理的过程中，应当基于原有真实的档案材料的基础上，对企业人员信息进行相应的扩充与存档，将个人公开信息进行分类储备，建立企业的人才数据库，这些数据具有一定的动态性并且能够及时更新，对于企业的重要人员，例如中层管理人员、高层管理人员和专业技术人员，都应当进行详细的个人信息收集[5]。

3.4完善人事档案信息管理系统

数字信息化的发展，对人事档案管理工作来说既是机遇又是挑战，企业应抓住这一契机，迎难而上，充分建立起人事档案信息化管理系统。具体来说，一是要建立一个企业内部的信息化人事档案数据库，主要是用于存储、分析、整合员工的档案信息;二是利用先进的信息化技术手段，针对人事档案数据库里的信息进行数字化的筛选、甄别和有效处理，从而提高人事档案管理的准确性和时效性，有效的提升档案管理的效率。三是在企业内建立专属内部局域网的档案管理，实现档案信息在现代企业内部的共享。

3.5提高档案的时效性

档案应当根据时间的变化与现实情况的需要，加强动态性管理，从而实现人力资源管理的最新变化，使人力资源档案的信息能够及时更新，从而方便管理人员及时了解与认识人才的全部实际情况，其中包括过去与现在的所有信息。

结束语：人事档案，是个人的全宗，也是企业档案的一个重要组成部分，是个人最具有保存价值的原始记录。它记录着人员身份、社会关系、德能勤绩等信息，是最直接、最真实的证明。人事档案是人力资源开展管理工作的有力工具，是用人单位择才、用才的重要依据。企业只有根据时代需要不断进行革新，改进人事档案管理，才能做好企业人事管理的数据支撑工作，为企业提供数据保障。

参考文献：

[1]李苹.干部人事档案材料收集的注意事项[J].企业改革与管理，2019（11）.55.

[2]王斌.论人事档案材料的收集与整理[J].办公室业务，2018（10）：161.

[3]刘红芹.浅谈人事档案材料的收集与整理[J].档案管理，2019（4）：82.

[4]李岩.人事档案管理与人力资源开发刍议[J].青春岁月，2019（14）.103.

[5]贾茹.人事档案管理与企业发展[J].经营管理者，2019（20）.66.