信息技术视角下事业单位档案管理要点分析

董苓

摘  要：随着社会科技的进步，事业单位内部的管理工作逐步向着信息化的方向发展。下文即站在信息技术的视角对事业单位档案管理的要点进行分析。文章首先探讨了事业单位所开展的档案管理工作的特征，接着分析了信息技术视角之下，事业单位进行档案管理工作所需要把握的要点策略，以推进事业单位内部的档案管理工作向着科学、高效的方向发展。

关键词：信息技术;事业单位;档案管理;要点

一、事业单位档案管理特征分析

事业单位内部的档案管理工作具有的最突出特征是现实性特征。单位所开展的个人考察工作需要以档案材料为基础，通过档案材料了解单位个人的上学经历以及工作经历，了解其行为表现情况。一旦单位出现了发展战略调整，需要对档案资料进行全面分析，对人员信息进行充分了解，从而安排人力资源积极投入至战略计划之中。因此单位内部的档案管理活动具有较强的现实性特征，服务于人员考察工作以及战略调整工作。事业单位所开展的档案管理活动需要保持真实性，档案资料信息的收集过程应当遵循严谨原则，保证信息数据的全面性和可靠性。各项档案资料收集工作需要依据制度规范开展，档案管理工作人员依据单位内部档案管理制度维护档案信息数据，并做好档案数据调用记录，提升事业单位档案管理活动的权威性以及信息数据的可靠性。事业单位的档案管理活动同样也具有保密性的特征，具体表现在领导档案信息活动档案信息以及员工档案信息需要严格保密，信息的调阅同样也需要遵循档案查阅手续，并做好档案查询记录，在保护员工个人隐私的同时维护国家信息安全。

二、信息技术視角下事业单位档案管理策略

1.构建科学的档案管理制度体系

在信息技术的视角之下，事业单位的档案管理活动朝着信息化的方向发展，因此事业单位有必要跟随技术的变化做出制度体系调整，构建更加科学的档案管理制度体系。一方面，单位内的领导层以及基层工作人员应当认识到信息技术在档案管理工作中的积极意义，推进信息技术充分融入档案管理活动之中。以国家的法律法规为基础，深入研究信息技术与档案管理活动的融合，并制定与法律法规相符的档案管理制度体系。另一方面，在制度体系建立过程中，档案管理工作人员应当考虑自身的信息技术掌握程度，明确划分档案管理权责，并对各项管理行为加以约束。另外，针对档案管理体系中各项内容的设定，应当囊括档案管理监督、奖惩以及考核机制，同时应当安排定期培训制度，确保档案管理工作人员能够积极参与到年度信息技术培训活动之中，提升档案管理的技术水平。监督制度的补充则是确保档案管理制度体系能够规范运行的重要前提，可以设定独立的监督岗位，确保档案管理监督制度顺利施行，所设定的奖惩机制则能够进一步规范档案管理工作人员的行为，确保档案工作者能按照规范要求完成档案管理工作。

2.搭建保密性强的档案管理信息平台

事业单位内部的各类型档案具有较强的现实性特征，与单位的发展战略以及人员的安排息息相关。在信息技术视角之下，事业单位有必要搭建保密性强的档案管理信息平台，确保档案信息能够迅速被调用，同时避免出现信息流失泄露问题。保密性强的信息平台能够推进档案管理活动朝着信息化的方向发展，提升档案管理工作的科学性。以信息平台为基础，档案管理工作人员应当保持较强的保密意识，在信息平台内部构建档案查阅流程记录册，进一步加强对各项档案查阅行为的管理。为了推进信息平台在单位内部高效运转，档案管理工作人员可以深入单位各部门进行信息平台推广，促使各部门的工作人员能够积极参与到信息平台建设之中，及时按要求上传档案信息资料，为档案信息管理活动提供必要的支持。

3.运用加密技术提升档案信息安全防护

在信息技术的视角之下，为了提升档案管理工作效率，事业单位逐步引入了的档案信息管理系统。但系统漏洞以及外部攻击问题仍然较为常见，事业单位有必要应用加密技术提升档案信息安全防护，做好系统设备的维护工作，确保档案信息的安全性。一方面，从人才建设出发，事业单位应当积极引进网络信息安全技术人才，为档案信息管理活动的开展提供安全技术支持。另一方面，事业单位应当树立规范化的网络信息技术管理流程，确保工作人员依据流程开展档案管理活动，防止出现信息泄露问题。另外，针对事业单位内的保密层次较高的档案信息，应当运用加密技术处理，提升档案数据资料的安全性，同时需要做好定期备份，避免信息遗失所造成的负面影响。在安全防护方面，单位可以利用防火墙技术加强计算机网络的安全管控。

4.定期组织档案信息技术培训活动

随着事业单位内部管理活动与信息技术的充分融合，事业单位的工作人员也需要提升个人专业技术水平，并积极融入至信息化建设时代。对于档案管理活动而言，信息技术的运用决定了档案管理信息化水平。事业单位应当定期组织档案管理信息技术培训活动，促使档案管理工作人员积极参与其中，摒弃原有的纸质化档案管理工作方式，熟练运用信息技术开展档案管理活动，全面掌握信息操作系统功能，对档案资源进行整合。例如运用数据库对档案进行分类，运用互联网系统搭建网络档案中心，从而提升档案管理的工作效率。

三、结束语

档案管理是事业单位日常管理工作的重要组成部分，传统的纸质档案管理方式已经无法满足现代化信息快速查找的需求，事业单位需要在档案管理工作中融合信息技术，推进档案管理工作向着信息化的方向发展。

参考文献

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