强化企业行政管理工作信息化建设的路径探索

2022-07-16 11:51杜瑾
现代商贸工业 2022年18期
关键词:信息化建设

杜瑾

摘 要:随着互联网技术的不断发展,各行各业开始进行信息化建设,企业管理也不例外。企业信息化建设是企业重要的管理工作之一,关系到企业工作的有序发展。目前,许多企业已经实现了信息化管理,但由于起步晚、经验不足,信息化建设还存在一些问题。在对加强企业行政管理工作信息化建设进行回顾的基础上,主要对互联网环境下企业行政管理信息化建设的现状和存在的问题进行分析,并通过案例分析,提出几条路径,加强企业信息化建设,希望有助于提高企业行政信息化建设水平。

关键词:企业行政管理工作;信息化建设;路径

中图分类号:F27 文献标识码:Adoi:10.19311/j.cnki.16723198.2022.18.023

1 相关研究综述

1.1 研究背景

信息社会代表着社会进步的必然趋势。利用信息技术改造企业已成为全球趋势。这一趋势主要有以下基本条件:一方面,信息通信基础设施投资不断增加。近年来,无论发达国家还是欠发达国家在信息和通信基础设施方面都投入了大量资金。政府部门或机构在企业信息交流基础设施方面的大量投资,不但为企业信息化发展提供了优越的硬件环境,而且也为企业进行电子商务活动开辟了新的场地和对象。另一方面,国内乃至全球已经进入数字化经济发展时代,企业对信息化越来越重视。今后,拥有信息化的企业才能在激烈的市场竞争中占有一席之地。这主要表现在以下方面:其一,信息化设施的投入与使用。如今,物联网技术已经应用到我们的日常生活中,手机支付已经成为日常生活中的常见现象。这一切也都有赖于信息设施的投入。其二,信息观念的改变与更新。例如,电子商务的运用同时实现了商品采购与营销,这是企业应用信息化重要体现。

1.2 行政管理與企业信息化建设的关系

第一,企业信息化建设是行政管理的客观要求。信息化的目的是要使企业充分开发和有效利用信息资源,把握机会,做出正确决策,增强企业运行效率,提高企业的竞争力水平。所以,信息化建设是企业进行行政管理的客观要求,也是企业适应不断变化的市场环境的必要手段。

第二,企业行政管理信息化是企业参与国际竞争的需要。当前,信息技术在企业发展的过程中发挥着重要作用。一方面,中国企业可以尝试参与国际资源的分配。另一方面,它也将带来巨大的挑战。企业必须认识到,信息资源是企业的命脉。谁有强大的信息收集、处理和传播能力,谁有条件获得竞争优势,谁能抓住市场机遇,谁就有机会赢得最后的胜利。对于企业行政管理而言,更需要借助信息化手段快速实现“政令”传达,优化组织结构和管理制度。

1.3 企业行政管理工作是信息化建设的关键

第一,要注意网络的可靠性。在企业行政管理工作中,保证网络的正常运行是非常重要的,信息化建设要保证不因网络故障或变化而造成业务中断。信息化建设需要保证网络的稳定,这种网络稳定性特性应保证不会造成服务质量的瞬间恶化,更不会造成服务中断。

第二,要注意网络的可扩展性。从企业发展角度看,信息化系统的业务应用和使用人数的不断扩大是必然的发展趋势。企业的网络系统正面临数据流量不断增加的压力。在网络系统方面,企业行政管理要充分考虑信息化系统的可扩展性,保证对网络系统的投资。

第三,要注意网络的可管理性。随着网络中设备的不断增加和网络技术的日益复杂,网络管理的重要性越来越明显。网络的复杂性导致了系统运行中不确定因素的增加和可靠性的降低。停机时间越长,损失越大。

第四,要注意网络安全性。计算机技术的应用给企业行政管理带来极大便利的同时,也带来了复杂的信息技术挑战。企业行政管理基于互联网技术的开放式网络系统是企业信息化建设和发展的趋势。在计算机的操作过程,网络安全是信息化建设中需要考虑的关键因素。

第五,避免形成信息“孤岛”。随着企业对信息化的重视,基于工作需要,各业务部门从自身工作出发建立各自的信息化应用平台,往往导致各系统间的数据孤立,勾稽关系混乱,无法为企业决策提供依据。这时就要通过行政干预,首先确定企业信息化发展战略,以此为指导,协调各业务系统之间的信息化建设思路,将系统间的数据勾稽关系进行明确,再实施信息化开发。

1 强化企业行政管理工作信息化建设的现状分析

1.1 我国企业行政管理工作信息化建设存在的问题

1.1.1 信息化软硬件设施配备不足

目前,我国大部分企业正在逐渐实现信息化建设,建立了覆盖企业的网络,积极推广数字资源。然而,目前这些信息硬件和软件设施大多用于企业核心业务部门,很少用于行政工作。总的来说,企业管理信息化的软硬件设施还不足以满足实际管理工作的需要,今后需要进一步加强。另外,企业管理信息化建设需要技术和软件的支持,技术支持成本较高,很多企业在信息化建设过程中,由于企业管理的调度资金有限,这使得信息化软硬件设施配备不足,一旦资金需求得不到满足,就会严重影响企业行政管理信息化建设的进程。

1.1.2 管理人员信息化素质不足

无论信息管理平台多么完善,仍然需要人们在计算机终端上进行操作,才能实现高效的管理。然而,企业行政管理人员仍然保持着传统的管理理念,缺乏信息化管理意识,使得企业行政管理信息化建设缺乏时代性,难以适应大数据时代信息化的快速发展。从企业管理信息化发展的实际过程来看,很多企业没有充分利用信息技术进行管理,信息的应用程度不够高,从而阻碍了信息管理在新时代的采用,无法跟上信息时代发展的步伐。

1.1.3 基础信息的准确性不足

企业行政信息管理系统需要统一的信息采集标准来保证基础信息的准确性。目前,很多企业的信息管理系统还不能完全满足这些要求。这是因为企业的工作活动日程变化很大,系统有时无法及时更新。此外,管理者本身对信息变化缺乏关注和敏感性,没有及时更新信息管理系统中的相关内容。企业要从传统的行政管理模式到信息化管理的转变过程不是一蹴而就的。很多企业的行政管理工作还没有完全信息化,信息化工具的具体应用还不成熟,基础信息的准确性不足,导致企业行政管理信息化水平较低。

1.1.4 信息化建设不受重视

在大数据时代,随着企业对信息收集、数据分析和管理的需求,在我国大多数企业已经开始实施信息化,但一些行政管理部门没有意识到信息化建设的重要性,缺乏信息化建设的意识,这就导致行政部门内部岗位设置不健全,无信息化建设专业人才,进而导致信息化建设缓慢。在目前国家鼓励实施信息化建设的同时,一些企业仍不愿主动了解信息化管理的优势,这是阻碍企业行政信息化建设的主要因素之一。

1.1.5 制度管理缺乏规范性

在信息需求量巨大的背景下,我国还没有统一的企业行政信息化管理标准。对于大多数企业来说,如何使行政管理人员利用网络和计算机按照行业标准开展日常行政工作,并在出现问题时积极追踪和依法遵守,仍然是一个亟待解决的问题。但是,很多企业内部没有专业的信息化管理部门,或者还在沿用传统的管理制度,一些单位的管理人员不遵守规章制度,缺乏规范化造成行政管理混乱、职责分配不清。另外,有些单位只是在旧的经验基础上制定新的制度。系统管理过于正式,缺乏针对性和灵活性,反倒降低了信息管理的效率,增加了信息管理的成本。

1.1.6 信息化软硬件存在安全漏洞

电脑等软硬件设施以及互联网的广泛应用是信息化的主要前提。目前,由于大多数公司的行政管理人员使用的电脑软硬件设施配置并不高,且各单位一般没有高素质的电脑安全工程师,有针对性地特种信息系统与安全软件开发速度较慢,且高端信息的防泄漏、防盗用技术也没有得到广泛应用,极易造成公司内部行政管理数据的泄漏与篡改,给公司带来巨大经济损失;另外,由于一些企业很少对工作人员进行计算机网络应用方面的专业培训,一些工作人员在工作过程中可能会出现乱操作、误操作的情况,造成数据的丢失和混乱。

1.2 企业行政管理工作信息化建设的重要作用

1.2.1 有利于提高工作效率

随着社会经济的快速发展和单位经济活动的增多,传统的行政管理工作已不能满足单位大量的数据管理,也增加了行政人员的工作强度,信息化管理取代传统的行政管理是发展的必然趋势。数字化、信息化可以使行政数据的创建、修改、存储、共享、分析更加高效,相比之下,信息化建设不仅节省人力物力,同时也提高了工作的准确性和效率,在行政办公中具有重要意义。

1.2.2 有利于提高行政管理能力

行政管理在企业管理中的主要作用是管理、协调和服务。行政管理在企业管理中可以通过信息系统的合理利用体现信息化对企业行政管理执行力的帮助。信息化建设能够推动企业管理制度的制定和执行,有效实现办公事务充分地发挥其应有的作用。信息数据共享和集成的滞后导致工作人员的效率低下。只有利用规范高效的信息系统,才能降低企业行政管理中存在的各种风险,进而提高单位的整体运行效率。

2 案例剖析

2.1 企业行政工作信息化建设的案例

我国企业行政工作管理经过20多年的发展,取得了很大的进步,但目前的状况仍然很不均衡。大规模的企业管理信息化始于20世纪80年代的欧美和20世纪90年代的日本。很多企业每年用相当于销售额1%的预算来推进企业行政工作信息化。行政工作信息化的目的是提高企业竞争力,提高企业业务质量和绩效,行政工作信息化是以组织结构、业务流程和企业文化的变革为基础的。无论是实现ERP、SCM还是CRM,成功的先决条件是:一种实时提供准确信息和数据的一致工作作风,一种信息共享的企业文化,一种以业务流程为导向的无国界的组织结构,一种企业内外流程一体化的企业,具备这些条件的中国企业并不多。经过20多年的改革开放,海尔集团已经脱离了计划经济,从根本上改变了员工的观念,建立了独特的、弹性的、有活力的企业文化,创造性地开发了欧美管理方法在中国的应用,从中国传统文化中学习管理的精髓。再比如廣州SDX软件有限公司成立于2008年,是中国著名的企业移动信息服务提供商,在全国拥有800多名员工和18家分支机构。是中国企业移动应用服务领域的上市企业之一。公司自成立以来,一直致力于企业移动信息化的研究和移动云平台技术的创新与服务。公司成立后,企业购买了Salesforce云服务,并推动销售团队在日常工作中使用Salesforce来维护客户信息、跟踪销售机会、管理销售合同和其他关键销售信息。通过Salesforce,管理人员可以了解销售人员的工作情况、重要销售机会的促销阶段,并预测未来的销售业绩。随着公司业务和项目团队的不断壮大,人力资源管理信息化和项目管理信息化设施也在不断升级和改变,公司行政部也逐渐实现无纸化自动办公,管理办公申请、办公审批等内部事务的效率得到了极大地提升。

2.2 对我国企业行政管理工作信息化建设的启示

随着近年来信息决策和方向的发展变化,一些企业需要放弃部门级、孤立的信息系统,根据新的发展要求梳理管理需求,通过实施企业级项目管理系统,实现企业一体化管理。例如,会议信息化管理系统,通过建立会议室资源信息板,实现对会议室占用、预订和应用的便捷查看,通过智能扫描代码值机,实现高效的会议组织,会议任务的可视化。该系统通过高效召集、执行任务和记录整个过程,大大提高了办公效率。再如资产信息化管理,通过建立统一的数字资产数据库,实现企业对固定资产的智能化、规范化管理。持续推进资产购置、领用、借用、维护、报废全过程管理,配备审批助手,实时了解资产盘点领用情况。因此,在“互联网+”的背景下,在未来企业行政管理信息化建设中,相关人员还需要对行政管理中产生的各类文件、报告、图片、数据等信息进行收集、保存、借阅、更新、销毁,从而利用这些信息进行统计分析,为企业发展提供全面的数字化服务。企业既要顺应信息化发展潮流,以大数据、云计算等技术为支撑,构建企业行政信息化管理平台,对企业行政数据进行及时传递、量化分析、实时分析、智能分析,从而促进企业行政管理水平提升。

3 加强企业行政管理工作信息化建设的路径

3.1 建立健全企业行政管理工作信息化建设的组织体系

第一,企业应尽快建立完善统一的信息标准体系,根据国家颁布的相关管理信息化建设的标准和要求,结合企业实际发展和管理情况,不断完善企业行政信息管理规范和技术。第二,有效的制度是企业行政管理信息建设发展的基础。因此,为了更好地开展企业行政信息管理工作,企业必须建立健全企业行政管理工作信息化建设的组织体系,积极转变观念,进一步完善信息管理系统,建立一套有利于信息收集、存储和管理的管理系统,从而使企业行政信息管理的发展更加规范、高效。

3.2 加强企业信息化管理人才建设

为满足企业行政管理信息化建设对人才的需求,企业应加强企业信息化管理人才建设,加快信息技术人才的培养,提高信息人才素质,并尽快建立一支高素质、专业化的信息管理队伍,从而从根本上提高信息管理水平,满足实际工作需要。同时,企业应建立合理的人才激励制度,提高管理人员的工作积极性。

3.3 加强企业行政管理工作信息化建设的保障

加强企业行政管理工作信息化建设的保障是企业行政信息化建设过程中的一项重要任务。一方面,企业行政管理人员在进行行政数据管理时,必须保证企业各项工作活动信息的准确性,通过加强对基础信息的核实,不断发现信息数据中的错误,并且要及时地纠正。企业行政管理信息化建设的基础除了要根据实际情况管理专门人才,还有必要利用各种软件进行数据信息化保存和管理,从而大幅度提高数据信息的准确性,进一步实现自动信息管理模式。

4 结论

总而言之,“互联网+”背景下,我国企业行政管理信息化建設逐渐被重视起来,在未来会成为企业管理的重要部分。因此,企业要不断学习国内外企业行政管理的经验和教训,不断加强和建设行政信息化管理体系,进一步加快企业行政管理人员的技能培训,从而提高企业行政信息化管理水平,从而进一步促进企业的可持续发展。

参考文献

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