精细化管理在医院节能降耗中的实践和效果

2022-07-16 11:51周丰陈华北
现代商贸工业 2022年18期
关键词:节能降耗后勤精细化管理

周丰 陈华北

摘 要:梳理了杭州市某三级甲等综合性医院后勤管理节能降耗的现状,分析当前存在的主要问题,重点介绍医院在后勤节能精细化管理层面的职能、制度、方法、投入、文化等五方面的具体做法和经验,结果表明精细化管理在节能降耗提质增效改革中具有可行性,且效果明显,是一条投入少、效益高、可持续发展的管理模式和理念。

关键词:精细化管理;节能降耗;医院;后勤

中图分类号:F27 文献标识码:Adoi:10.19311/j.cnki.16723198.2022.18.034

0 引言

医院是一个十分特殊的场所,患者多,医疗设备特殊,白天、黑夜,工作日、节假日,全年无休不间断工作,总体上对用能的需求大,其用能水平显著高于一般的大型公共建筑。当前,医院的节能减耗任务越来越重,医院后勤在不断的探索新的节能降耗方法和思路。在企业的运作中,精细化管理已比较普遍,其目标就是用来减少企业资源浪费、降低成本和提高企业竞争力的,这种管理理念目前已拓展应用于很多领域。近些年,医院后勤也开始不断地尝试采用精细化管理的理念。基于此,本院利用精细化管理思想,梳理出后勤节能降耗精细化管理的方法,实施后取得了较好的成效,现介绍如下。

1 医院节能降耗的原因和必要性

(1)从国家层面来看,我国生态环境的压力持续增大。国家高度重视节能降耗工作,近年来出台了一系列法律法规和政策文件,如《“十三五”节能减排综合工作方案》《公共机构节能条例》《中华人民共和国节约能源法》等,本医院所在的杭州市卫生计生委也出台了《关于开展全市公共机构节能宣传周和低碳活动日的通知》。

(2)从医院自身层面来看,医院能源消耗总量在大幅提升。截至2018年底,杭州市第一人民医院能源消耗总费用已达到1651万元,其中燃气燃料费409万,水电费1242万元,百元医疗收入(不含药品)能耗达1.48元。2019年,医院提出争取在2年内实现百元收入能耗支出指标下浮10%的目标,时间紧任务重。

2 精细化管理的概念和理念

精细化管理的核心是制度化和规范化,通过规范人员行为和落实员工责任,最终实现管理的精确、高效、协调和可持续。精细化管理是由系统经验管理向现代科学管理转变的必然产物。它的内涵大致可归纳为四个字:精、准、细、严。“精”是要精益求精;“准”就是准确的信息和决策;“细”就是细化管理;“严”就是要严格执行制度和标准。虽然精细化管理是一项复杂的系统工作,但在医院后勤实施精细化管理,可助力医院节能降耗,走持续发展的良性道路。精细化管理有助于医院后勤提高管理手段,加强信息化建设,节省成本,创建高效节能型的管理体系。

3 医院节能降耗精细化管理的具体做法

3.1 管理职能的精細化

(1)机构扁平化、层次化,提高效率。后勤各部门机构的管理采用扁平化的设置形式,后勤人力资源集中规划运用,内部部门之间联动运行。医院设立各项具体职能岗位,分别对医院的安全保卫、医疗卫生、人事管理、资产规划等工作进行垂直管理,管理部和处室开展纵横两条线的双重管理,有交叉有合作。后勤各处室也会根据医院总体的机构设置进行对应设岗,保证各部门的业务后勤有具体的岗位和人员匹配,保证精细化管理的理念和具体举措能够落实到位。扁平化、层次化下,医院后勤根据业务范围,总体上会设置总务处、会计处、采购处、工程处、资管处、仪器处等,每个处室的岗位职责是明确的,实行纵横交错的有效管理。

(2)区分核心业务和非核心业务,利益最大化。后勤工作的重心是服务医院的中心工作,后勤保障的重点是临床医疗和病患服务,经营方式分为核心业务和非核心业务,其中核心业务由医院负责,非核心业务主要靠社会化,而社会化业务的拆分以医院效益最大化为原则。在确定核心业务和非核心业务的考量上,除了依靠定义上划分,也要考虑到医院的实际利益和未来的发展方向,目前评定为非核心的业务,也有可能在不久的将来成为核心业务,这是一个动态的过程,具体是否需要社会化管理需要根据医院的利益最大化为原则。

(3)强调计划性,对工作进度进行有效掌控。后勤工作重在规划和计划,具体工作要制定周计划、月计划和年计划,以鱼骨图、甘特图等各种形式进行时间和工作内容的约定,例行工作也需要确定工作周期,可以通过制作后勤行事历的形式让例行工作一目了然,需要跨部门协调的重大事项由后勤负责人会同医院各部门领导协同推进。计划性强能够提高对工作进度把控的力度,计划性本身就是精细化管理的一个策略,后勤要善于掌握和运用,尤其是分类比较有条理的鱼骨图和实践进度比较方便掌握的甘特图,后勤日常工作和重点工作均需要不断地尝试使用。

3.2 管理制度的精细化

(1)确保工作流程最优和成本最低。要做到工作流程最优化、成本最低,首先需要管理制度的精细化,制度上要详尽精细,能规范的都需要用制度来规范,而且制度要讲人性化,要保证员工的基本权益的同时,方便员工按照制度去执行。管理办法、工作细则、实施方案、工作指南都是管理制度的有效形式。咨询、调研、制定、审核以及最后的批准公示,是制度的基本的环节,只有经过前期大量的咨询和调研以及后续的公示和宣讲,让能让制定的制度更加完善更加有利于后期的执行。

(2)制定岗位职责和岗位说明书。设岗是基础性工作,需要按照实际的事业需求来设岗,根据岗位制定出岗位的职责,根据岗位的职责撰写岗位说明书,明确每个岗位的基本工作内容,制定每个岗位对应的工作细则,细则一般包括班别、工作内容及工作流程等。所有的员工做到定编定岗,根据岗位职责和岗位说明书进行日常工作的开展,并在工作中不断发现制度漏洞,不断改善和修订岗位说明书以弥补欠缺,不断提升后勤工作的制度化水平和规范化运作。

(3)客观和公正是制度修订的基本要求。总的来说,规章制度的修订需要按照既定的流程进行,首先是需求的提出和必要性的论断,确定需要修订后,首先要由使用部门或委托管理部门先行制定,经部门负责人审核后报管理部或医院领导,由管理部领导或者医院领导具体审核和提出意见,修改定稿前需由法务部门和财务部门审核或备案,以确保符合法律要求和财务制度要求,最后还需要院务会讨论方能通过。制度的制定过程要考虑客观公正,流程上规范能规避后期制度执行中遇到的一些问题。

3.3 管理方法的精细化

(1)社会化。医院负责核心业务,非核心业务经医院利益分析后认为可以交给社会的应进行社会化运作,以实现医院的最大利益化。在考虑医院利益最大化的时候,避免只考虑经济利益,医院是一个复杂的体系,除了经济利益要看,还需要考虑到成本效益以及员工的管理难度,尤其是评估业务拆分社会化后,对医院整体利益的总体影响,对医院核心业务的影响程度等方面,确保总体利益的最优化。

(2)自动化。自动化精细化办公可实现有序分工和流程清晰。医院后勤进行自动化改革后,可以让之前痛过便签、电话通知、会议纪要等形式容易遗漏或忘记的常规手段解放出来,自动化操作后,如采用网络传签交办单的形式,在医院信息化系统内可以完成任务分派,分派时可指定日期和完成人,完成后系统内逐级上报、核签及考评,使工作流程和任务目标清晰化。

(3)流程化。管理方法上实现流程化,管理上将工作内容和既定的任务划分为若干个工序单元,每个单元细化工作流程,重视过程管理,将过程中的每个流程进行科学分析、改进简化、整合优化。流程化的操作上,还需要特别注意在设计上的标准化和重要的时间节点,对员工实际操作上可以起到提醒的作用,便于执行。

3.4 管理投入的精细化

(1)高周转率,节约管理成本。周转率是医院节能降耗的一个影响因素,在保证管理职能正常运行的前提下,尽量少占用资源,以尽量少的投入保证运行,提高周转率,可减少浪费,有效节约成本。后勤管理还特别需要厉行节约,如卫生间用水等环节,做到节约用水和管理节能两条线同时进行,保证后勤管理成本的降低。

(2)人性化、科学化。在用人的数量和人员分配上,要保证工作的顺利开展,也要保证人员相互良性的竞争,让员工工作饱满,有一定的奋斗目标。人性化、科学化的管理是后勤工作提高成效的有力保证,后勤的人力物力投入上,要做到分析在前,要能让投入的人力和物力有效利用。

(3)物尽其用、人尽其能。物的方面,由工程部专门负责设备的维护与日常管理,通过定期保养、日常维护来延长医疗设备的使用寿命。人的方面,投入上要根据工作需要定岗,定岗前就需要合理估算好工作量,计算好岗位用人的标准,通过绩效考评、适度竞争、合理分配工作量等形式,使员工既不要疲于奔命,又不要人浮于事。

3.5 管理文化的精细化

(1)整体的文化氛围。后勤需要不断提高员工的规则意识、制度观念和主人翁意识,让员工有积极性的主动的融入精细化管理的行列。精细化管理需要全员参与,不是几个人和个别部门的事情,每个员工都要有精细化管理的理念和意识,同时单位也要为员工营造积极向上的文化氛围,为员工搭建好自我展示和自我发展的平台。

(2)有影响力的文化品牌。文化的影响力是深远的。医院需要让后勤的员工享受到精细化管理带来的好处,精细化管理可以提高管理的绩效,需要相应的提高后勤参与精细化管理员工的福利待遇,让大家乐于参与。重要的是,管理者需要带领后勤员工一起不断加强医院后勤的文化品牌建设,通过内涵式发展为医院精细化管理提供动力。

4 实施效果

从2019年开始,医院实施了节能降耗精细化管理,医院提出争取在2年内实现百元收入能耗支出指标下浮10%的目标。结果显示:2020年医院能源消耗总费用降低至1465万元,其中燃气燃料费297万,水电费1167万元,百元医疗收入(不含药品)能耗降低至107元,同比2018年下降2769%,同比2019年下降775%。可见医院后勤精细化管理起到了节能降耗的效果。

5 经验和结论

5.1 为员工营造积极向上的工作氛围是取得节能降耗成效的关键

后勤管理工作的内容和性质决定了后勤系统人员整体学历水平不高,因而营造良好的积极向上的精细化管理氛围和文化十分重要。(1)打造医院品牌文化。强化后勤文化建设和服务的宗旨,后勤的服务就是效益就是创造价值。(2)思想文化渲染。医院后勤大力倡导精细化管理意识,潜移默化中加大对精细化管理的宣传和培训,让每个员工都主动接受新的知识和理念。(3)主体参与实施。要让后勤员工知道精细化管理不光光是医院领导的事情,更重要的是每个员工的事情,需要人人参与,每个成员都是管理流程的一个环节,每个人都是参与的主体,要自觉加入集体,为集体共同工作。

5.2 积极推行各项节能降耗改造工程是取得成效的有力保障

随着医院各项设施的老化,医院后勤开展各项节能降耗改造工程显得十分必要。(1)自动化技术应用。自动化技术在延长机器使用寿命的同时,起到节约能源的作用。如对医院洗衣房排污系统安装碳棒控制器,排水系统可做到自动起停,通过解决浮球控制器启动频繁的问题,可以让机器运行稳定性更强更节能。(2)设备改造。对医院的一些设备要进行节能改造,如水泵房换热器更换为节能效果更好地浮动盘管式;安装风冷冷水机组实现科室的空调系统与中央空调系统脱离,通过独立启停降低空调能耗。(3)回收利用及保温处理。对医院的蒸汽冷凝水通过安装敷设镀锌管道进行回收,可以起到收集水泵房蒸汽冷凝水的作用,收集来的水可以供洗衣房使用。

5.3 实施后勤人员的继续教育工程是取得成效的不竭动力

一是要加强培训进程。培训应该是多元化分层次的,对于全体后勤人员来讲,医院要及时传达医院的发展目标、发展新动态和新政策,让后勤员工和其他的医务人员一样能及时地了解医院的长期和近期目标以及进展情况,尤其是医院需要克服的困难和存在的急需解决的问题,这样后勤员工才能更加清晰的明确自身所处的环境,做到精准定位,以更积极的态度面对工作和学习。同时,医院还要提供积极的院内培训和院外进修,搭建好继续教育平台,根尤其要根据后勤员工学历层次相对低且差异大的特点进行针对性地培训设计,重点培养一些多层面骨干型后勤综合型人才。二是要强化人才意识。人才是促进后勤发展的关键,“后勤不后”,要树立后勤保障在先的意识,医院的后勤有时容易被医院领导忽视,认为后勤是一個“配角”,事实上后勤在医院的发展中起着举足轻重的作用,为医疗和护理提供基础性的保障作用,有一支强大的后勤队伍和精细化的管理团队对医院发展至关重要。

参考文献

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