高校财务档案管理的问题规范途径研究

陈甲智

摘 要：在社会发展和科学技术突飞猛进的形势下，人们也开始更投入地去研究档案学的应用。财务档案在档案中有着至关重要的位置，其也逐渐被人们当作研究的重点。不管是在党政机关，还是在各种单位中都有着财会档案，其主要是用来记载和体现不同经济事项的凭证，有着非常重要的价值。本文先是描述了财会档案的来源分散性、层次划分复杂性等特点，其次研究了高校财会档案中的弊病，后面针对性地提出来了要加强档案管理者的职业道德，促进不同部门之间的协调沟通等。

关键词：高校;财务档案;规范;途径

中图分类号：F23 文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2022.18.058

0 引言

在我们现代生活中，档案占据着至关重要的位置，人们也意识到了档案的价值并着手去进行研究。高校财务会计档案是有着特殊性的档案，其真实地记录了高校各种经济活动的数据和信息，其不只是和高校的教学、科研和管理有着重要的价值，还能够有利于促进高校的治理工作。它对过去的历史进行了归纳，也为财务的相关工作内容有了可参考、借鉴的依据，也能够让工作记录具有连续性。本文所探讨的财务档案管理内容，将会促进档案学的发展，并且本文对档案信息公开的充分探究，一定程度上对高校的档案工作也有借鉴意义。

在本文的研究中，也列举出来了目前财会档案中常见的一些弊病，这有利于人们去认识到会计档案的重要性，也可以为人们解决档案问题提供了针对性地指导，一定程度上有利于提升财务档案的管理水平。

1 高校财务会计档案管理的特点

1.1 高校财会档案来源的分散性

高校的财会档案涉及到不同的方面：

其一，关于维持学校良好秩序的各项收支，例如教学所需要的书籍、用品以及科研活动的收支。

其二，学校平时的管理开支，比如在扩招背景下学校要扩建校区、住宿区，还有对科研器械更新、增加，这是为了促进高校发展所要投入的财政投资。

其三，学校对家庭困难学生的各类补助支出。

其四，学校为了自身建设所收取的费用和机关的拨款收入，学校在提供服务的同时需要收取费用维持正常活动。

1.2 高校财会档案时间的特殊性

高校的财会档案绝大部分都是源于教学、科学研究和发展的活动，高校的活动通常以教学年度为周期进行循环，一个教学年度通常被划分为两个学期，所以高校财会档案的归档时间有其自身的特殊性，经常是以教学年度为标准。

1.3 高校财会档案层次划分的复杂性

在高校扩招的背景下，需要加强校区的扩建和改建，同时高校在学术研究、市场方面活动的丰富性，也一定程度上造成财会档案层次的复杂。财会档案有一些是来源于教学管理、科学研究，还有一些包括建設的支出和上级机关的拨款等，这也是死的财会档案的划分复杂的因素。

1.4 高校财会档案管理手段的现代性

目前，财务档案的管理手段呈现出现代化的趋势，普遍的使用电子计算机进行计算、储存。在利用先进现代化设施的前提下，档案管理的效果显著地得到了提升，信息传递更加高效，也很大程度地避免了查阅档案中的涂改、破损情况。

2 高校财会档案管理现状及存在问题

2.1 高校财会档案管理人员问题

2.1.1 业务素质问题

为了进一步去让财务档案的管理变得更加规范，就有必要去针对性地提升档案管理者的业务能力，这能够保障档案管理的高质量。在调查中所发现的财务档案管理情况是，负责档案的工作人员没有相应的技能知识，他们缺乏一定的专业知识、技能培训，也不能熟练地应用财务会计的知识，因此针对性地加强档案人员的业务素质是目前急需完成的事情。因为从事财会档案的人员，大部分都是档案部门的，他们积累了很多的档案管理知识和经验，而较为欠缺财会档案的管理经验，一定程度上并不熟悉财会档案，这会导致他们在档案工作中不能游刃有余，从而容易在档案管理工作中出现弊病。

2.1.2 道德水平问题

职业道德往往是在人们所工作的特定工种下，根据其职业特征所提出的在道德水平、情操和职业品质方面的要求，一定程度上也是人们所要承担的必要义务。毋庸置疑财会档案的管理者，对档案管理的效率有着决定性的作用。倘若一个工作单位中的人都有着良好的职业道德，将会让团队转危为安，而团队中有着不好的职业情操和道德水平，将会让团队陷入绝境。特别是目前高校中的财务档案管理工作，财务不论在什么企业、单位中都非常敏感、重要，所以去重视和提升其职业道德和职业情操是必须要提上日程的事情。

2.2 高校财会档案信息公开不足

首先是信息公开的认识不足，目前很多高校中财务档案信息公开工作完成得非常不理想，主要的因素就是质疑公开的益处，因为不能充分意识到这种举措的积极影响，这造成了在具体工作中的公开也不甚理想。

其次是信息公开的主动性差，在实际的信息公开过程中，由于工作人员和高层领导也忧心忡忡，他们害怕信息公开会使得工作存在障碍，让工作的任务量更大，会造成额外的费用支出，因此在公开中会以应付的态度，这也直接地导致公开的信息量降低。

然后是公开仅仅是走个形式、过场，有一些学校财会档案信息公开流于形式，往往是去应付一些固定的检查和强制性的公开条款，没有表现出主动自愿公开的态度。面对财务档案的特殊性，由于一部分档案管理人员缺乏应有的知识能力，不能很好地理解其意思，因此也基本上是敷衍了事。

还存在公开的方式不足，财会档案的信息公开作为高校信息公开不可或缺的重要组成，其是完善管理体系的有效途径。在目前的财会档案公开工作中，公开的方式有着明显的缺陷，主要包含公开方式不够多样化以及过于浅显化，为了改善这种情况，负责人要抓紧采取措施进行信息披露，加大力度去进行公开方式的完善。

2.3 部门之间的沟通协调问题

财会档案的管理主要是牵涉到档案管理和财务部门。在所了解到的情况来说，目前在很多的高校中，档案管理和财务部门的交流非常的欠缺，甚至经常会出现不交流的情况，这势必会造成在工作中会出现协调不好的问题，一定程度上会降低处理工作的质量。档案和财务往往是两个分开的部门，通常高校中的档案管理和财务部门是比较独立的部门，两个部门的工作人员在沟通方面也比较匮乏，也有时会因为办公点距离很远，造成两部门人员没有过多的联系。

同在高校中工作，即使是业务联系不紧密的部门，也需要经常地联系和协调工作，更何况是在业务工作方面有着紧密联系的部门。因此对于高校中部门之间沟通匮乏的现状，要及时地进行改变，只有在两个部门之间进行良好沟通的前提下，才能去做好工作中的协调，从而极大地提升财务档案管理的效率。

3 高校财务档案管理的规范途径研究

3.1 提高高校财务档案管理人员的素质和道德水平

在高校的建设加快的背景下，财会档案的内容也面临更严峻的情况，因此要想提高财会档案管理的质量，必须要尽快地采取措施提高人员的专业素质。

3.1.1 提高专业素养

首先，要定期地组织档案管理人员进行培训学习，财会档案的管理是非常繁杂烦琐的工作，因此要配备有专业素质的工作人员，这样才可以充分地提升档案管理的效率。目前很多的高校在招揽专业的档案人员方面存在着困难，因此有必要去针对性地对工作人员加强技能、知识的学习，这样可能有助于提升档案工作的效率。可以去培训任职的档案人员，加强其操作能力，这会促进财会档案变得更加规范化，一定程度上有利于提升档案管理的质量。

其次，可以培养双面人才，财会档案作为档案中举足轻重的内容，为了让财务档案管理达到理想的成效，确保财会档案足够的规范、安全，高校就要致力于去发展具有综合素质的档案管理人员，既能够有扎实的财务知识并且又有专业的档案管理才能。就所了解现状来看，有一些高校中从事财务档案的人员只是有丰富的档案知识，却缺乏足够的财务管理经验，因此一定程度上去提升其财务技能，將会可以针对性地加强档案管理的水平。

3.1.2 规范职业道德

首先，要加强管理人员的责任感，财会档案的管理涉及到装订、编制等繁杂的工作内容，这要求工作人员需要去接受、审阅很多类别的档案，同时也要负责去认真地整合、保存，这对管理者的责任、细心都有很高的要求，因此要通过思想教育来帮助工作人员树立责任意识，让其意识到其工作的价值。

其次，要加强档案管理人员的法律知识储备，但财会档案管理者的法律意识也不可或缺。档案管理人员要严格地遵守财务和法律规定，要认真严谨的去记录财会档案。管理者要铭记《会计档案管理办法》中的规则，要养成真实客观的科学精神，从而极大地让财务信息拥有真实性的特点。

3.2 增强高校财会档案管理信息公开程度

首先，加强高校财会档案信息公开工作的宣传。

一是要利用网络进行扩大宣扬，在网络日益普及的背景下，用网络作为宣传媒介能够取得理想的效果，学校要去借助网络来进行财会信息公开，可以通过主页来宣传财会信息，这样有利于大家都能够进行关注和重视，也可以使用网站来加强宣传，让校内外的更多人士可以发现财会信息的公开。

二是可以利用会议宣传，想要进一步规范财会信息公开，还可以通过开展会议的方式，比如在行政会议、专题会议和干部会议中，利用会议的方式来加强信息的宣传，一定程度上让财会档案的信息公开在思想上有了高度。

其次，可以加强信息公开平台建设。

一是要建设信息公开的查阅场所，毋庸置疑图书馆绝对学校中最大的信息公开查阅地方，因此要建设针对信息公开的查阅室，让高校中的教师和社会公众去进一步知晓学校中的经济支出状况。值得一提的是，高校要是有能力还可以建设信息公开阅览室，这样有利于其他民众查阅学校的管理收支。

二是要建设学校的网络平台，想要促进信息的公开，就要投入经费去建设网站平台，致力于去把网站建设为信息公开的第一平台，去进一步提升财会档案的信息公开程度，有效地加强在线办事能力，去针对性地建立网站受理和反馈的现代化信息公开形式。

3.3 加强财务部门和档案管理部门的沟通

首先，可以经常地开展部门交流会，想要进一步促进财务和档案的交流和协作，可以针对性去多提供两部门沟通的契机。去开展部门之间的交流例会就是行之有效的方法，不同部门在例会中，可以仔细严谨的校对学校日常管理收支和不同的经济事宜，这样不仅可以增进财务、档案人员的情谊，促进其密切的沟通，而且还能有效地加强财务的公开、透明。

其次，可以联合组织校内活动，为了提供两个部门之间交流的契机，还可以不定时的部门之间来组织各种晚会、活动。在这个过程中，两部门需要共同的完成活动的设计、实施等环节，通过这一系列的环节可以增进两部门的沟通和日常感情，也有利于工作中进行良好的协作，可以提升两个部门的关联度。

4 结语

在我们现代生活中，档案占据着至关重要的位置，人们也开始更投入地去研究档案学的应用。高校财务会计档案是有着特殊性的档案，其真实地记录了高校各种经济活动的数据和信息，其不只是和高校的教学、科研和管理有着重要的价值。要定期地组织档案管理人员进行培训学习，可能会有不错的效果。

首先，可以去培训任职的档案人员，加强其操作能力，这会促进财会档案变得更加规范化。

其次，要加强高校财会档案信息公开工作的宣传，可以通过网络途径宣传，用网络作为宣传媒介能够取得理想的效果，学校要去借助网络来进行财会信息公开，可以通过主页来宣传财会信息，这样有利于大家都能够进行关注和重视。

然后，要建设学校的网络平台，想要促进信息的公开，就要投入经费去建设网站平台，致力于去把网站建设为信息公开的第一平台，去进一步提升财会档案的信息公开程度。

参考文献

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