浅析干部人事档案材料收集的有效策略

朱翠萍

摘  要：干部人事档案管理是组织人事工作和人力资源工作的基础，对企业持续加强干部职工队伍建设，起着重要的信息支撑作用。干部人事档案材料的收集是否完整、准确、及时，将直接影响到档案资料的价值大小，由此可见，加强对人事档案材料收集工作的研究是非常必要的。本文主要针对干部人事档案材料收集工作进行探索分析，并提出相应的有效策略。

关键词：干部人事档案;人事档案材料;材料收集

一、加强干部人事档案材料收集工作的重要性

干部人事档案是由反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况记录材料组成，是深入了解干部、员工的重要基础。随着企业的快速发展，在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关个人情况的信息材料日益增多，档案管理工作已经延伸到企业发展的各个方面，这对干部人事档案材料收集工作提出了更高要求。

通过干部人事档案材料收集工作有效策略的实施，有效控制档案收集、整理、查阅、流转、保存的各个环节的闭环管理，确保档案材料的完整性、实时性、保密性、安全性、可查性，各项人事档案材料在最短时间内更新成册入档，为企业各项工作提供最为全面的信息，对于推动企业全面发展具有重要意义。

二、干部人事档案材料收集管理方面存在的问题

（一）普遍对干部人事档案管理工作重视程度不够

随着经济体制改革，经济效益成为衡量企业发展情况的重要指标，各级管理人员逐渐产生“不能创造经济效益的工作不是主要工作”的误区，对人事档案管理的重要性存在“轻视”或“忽视”现象。认为人事档案管理为保管类的事务性工作，其主要任务是“守好摊”，不丢失、不泄密、能外调、能查档就可以了。对人事档案工作的重视程度不够，很大程度上影响干部人事档案管理工作质量，使得干部人事档案管理水平和服务水平无法达到现代企业对于组织人事工作和人力资源管理工作的要求。

（二）干部人事档案材料收集工作机制不完善

由于人事档案管理工作机制相对落后，有关规章制度保障体系未配套健全， 相关形成人事档案材料的专业部门和专责人对人事档案工作的重要性认识有欠缺，缺乏档案管理意识，认为人事档案工作是人事档案管理人员的事情，与己无关。人事档案材料收集工作虽然已经有了明确的工作要求与标准，往往实际开展的过程中拖拖拉拉，效率不高。一方面材料形成部门人员档案管理意识淡薄，也就不会及时主动上交档案材料，甚至出现多次催要仍不能及时收集，反复收集，导致许多具有重要价值的材料无法在第一时间得到归集和整理，人事档案材料的缺失也越来越严重，甚至成为遗留问题，使得人事档案出现完整性问题。另一方面，材料形成人员责任意识欠缺，对制作的档案材料审核把关不严，出现明显错误，需要重复收集，导致归档周期延长，档案人员无法进行有效的管理，使得人事档案收集工作效率和档案管理水平下降。

（二）干部人事档案管理力量薄弱

目前，大部分具备条件的企业对于干部人事档案管理均实行纸质和数字档案双载体管理模式，这种模式下的人事档案日常维护任务非常繁重。然而人事档案管理部门对于档案管理工作方面所投入的精力与资源有限，大部分档案管理人员身兼数职，不能全身心投入干部人事档案管理业务。这就可能导致管理人员对人事档案材料的归档要求、材料收集、整理分类、装订归档等业务熟悉程度不够，不能熟悉掌握现代化的数字档案管理技术，无法保障档案管理工作的质量与效果，可能会出现人事档案材料归档不及时、周期长，入档材料分类不准确，入档材料审核把关不严导致准确率不高，甚至纸质档案与数字档案不一致等问题，严重影响了档案管理水平和使用利用工作。

三、干部人事档案材料收集的有效策略

（一）建立干部人事档案工作管理网络

企业内部分级建立人事档案管理网络，明确各级管理人员工作职责，细化档案管理分工。公司层面成立领导小组，负责干部人事档案管理重要方针政策的审定和重大事项的决策工作，并对干部人事档案管理工作进行监督、指导。部门层面成立工作小组，负责修订、落实干部人事档案管理制度规定，组织开展档案材料的收集、鉴别、归档、整理、提供、保管与保护工作，并对日常工作进行考核。员工层面设立兼职人事档案员，负责完成本部门涉及人员人事档案所需信息、材料的收集、提交、反馈等人事档案管理工作，管理本部门人事档案材料的积累、整理、最初保管等工作，配合完成公司要求的人事档案的管理工作，定期移交人事档案有个材料，完成本部门形成和移交人事档案材料的初审、信息录入和数字化工作。这样，通过建立三个层面的管理网络，健全了人事档案管理机制，实现了人事档案工作闭环管理，压减了操作流程，提高了工作效率。

（二）建立“链条式”干部人事档案材料收集工作机制

实施建立专业把关、随交随归的“链条式”干部人事档案材料收集归档机制。

干部人事档案管理人员明确档案十类材料的制作、移交、审核、归档等工作的时间节点及质量要求，各部门兼职档案员负责入档材料的形成、收集、审核及数字化工作，材料形成1月内移交至干部人事档案管理人员。人事档案管理人员对移交过的纸质档案材料和网上数字档案材料审核无误后集中归档入库，并对根据材料移交工作情况提出具体考核意见。这样可以有效提升有关人员的归档意识，对制作的材料进行认真审核把关，缩短了因档案材料错误、缺失等原因造成的收集周期延长、收集效率不高的问题，大幅提升干部人事档案材料收集的时效性、准确性。

（三）提升干部人事档案管理人员的管理水平

档案管理工作人员直接决定着干部人事档案管理工作的水平。因此若想有效收集干部人事档案材料，提升档案管理质量水平，就必须要提升档案管理人员的工作水平。一方面要加强理论培训，深入学习专业相关规章制度、规范标准，为扎实做好人事档案管理工作打下坚实的理论基础。另一方面实施“走出去、请进来”策略，通过学习交流、工作交流来提升人事档案人员管理水平和业务水平。组织干部人事档案管理人员赴上级单位、优秀单位进行交流学习，学习先进的管理机制、典型经验，邀请行业专家现场指导，进行专题培训，确保各项工作有的放矢，以此来保障干部人事档案管理工作质量[3]。

四、结语

干部人事档案管理的工作要求不断提升，使得单位对于档案材料的收集工作要求也越来越高，因此档案管理部门需要从传统的纸质档案收集逐渐朝着多元化的收集方式发展，在收集档案材料的过程中，工作人员还需要秉承着可持续发展的工作理念为档案材料收集工作打下一个良好的基础，合理优化档案材料收集方式，提升干部人事档案材料收集质量，以此来满足档案管理工作的现实需求，助推企业组织人事工作和人力资源管理水平提升，为企业全面发展做出贡献。

参考文献：

[1]廖桂梅.干部人事檔案材料收集的有效策略——以邵武市干部档案中心人事档案材料收集为例[J].黑龙江档案，2021（06）：264-265.

[2]庄菁.完善干部人事档案材料收集归档工作制度的思考[J].中国产经，2021（22）：33-35.

[3]王鹏，马晓霞.对如何建立干部人事档案材料收集归档工作机制的新思考[J].劳动保障世界，2019（11）：66-67.