计算机办公软件Word的操作与应用方法初探

摘  要：伴随信息技术的飞速进步，办公软件在各行各业的办公过程中成为了必要的工具，用户不仅提高了计算机的使用技能，还为人们的日常工作带来了方便。本文就计算机办公软件Word的操作与应用方法进行探讨。

关键词：计算机Word办公软件;使用方法;存在问题;操作流程

1计算机Word办公软件的应用功能

1）查找与替换功能：在使用Word软件进行操作时，在Word文档中出现很多回车符号，以至于在复制粘贴别的文章或段落时，会出现大量软回车符号。出现的符号会占据Word文档的页面空间，使用者若是逐一进行删除，会花费许多不必要的时间，而且还容易使操作者心情烦躁。处理这种问题，使用者在对相关段落或句子复制后，需要立即选择菜单，在对话框中操作“编辑”→“替换”，在“查找内容”输入1，“替换为”这个项目上点击空白，操作结束后，点击“全部替换”一次性将软回车全部删除。这种方法在使用的过程中，只能删除软回车，对于主要的段落换行却无法及时的替换，这时，操作人员可以通过以下操作解决这一现象：首先，操作人员可以在菜单中找到“编辑”→“替换”，与之前不同的是，操作人员要在整个“查找内容”中输入1，而在“替换为”这一选项中输入“P”，在整个操作结束后，只需要点击“全部替换”即可。

2）空格操作：使用者在运用Word文档工作时，当复制粘贴时经常会遇到出现很多空格的情形。这些空格既会破坏文章布局，还会占据一定的文档空间。使用人员在处理这一问题时，应该执行如下操作：第一，使用者应该点击“编辑”→“替换”命令选项，在系统弹出的指示框中定位“查找内容”选项，并将准确删除的空格通过复制的方式粘贴到任务栏中;维持“替换为”这一选项的原有状态;在“收索范围”的整体列表在找出“全部”这一现象，并单击“全部替换”这一项，在短暂的时间内就能将文中的空格全部删除。其次，在一些需要增加空格的段落中，其操作方法与之前的删除方法几乎一样，操作人员在单击“编辑”→“替换”→“查找内容”后，输入“f”，“f”是任意字符的代表。在填写完这些后，直接点击“收缩范围”列表框中选择“全部”，最后点击“全部替换”即可。

3）段落重排：操作人员在使用Word办公软件的过程中，段落重排的核心功能在于将两个或两个以上的段落合并为一段，前后段落必须是存在的段落，而不是空段。在其具體操作的过程中，主要包括以下几个方面：首先，在每段的开头添加一些特殊标记，如：“&。其次，打开“查找与替换”的对话框，并在“查找内容一项中输入“P”，并在“替换为”输入框中通过“高级→特殊符号→不问断空格”中输入“S”。最后，在上述操作都结束后，可以点击“全部替换”即能将所有的硬回车替换掉。

2计算机Word办公软件的使用技巧

1）Word启动程序：初学者在应用Word文档时，第一，从电脑的桌面画面中选择“开始”→“程序”→“Microsoft Word”，运用如下操作程序来开启Word。另外一种方法使是敲击鼠标“右键”→“新建”→“Microsoft Word”来开启。第二，使用者在给Word起名时，通过间隔双击Word文档的图标，将复制好的标题粘贴到图标处，点击“确定”即能够把它打开。第三，在执行打开扩展名非.doc的文档时，使用者采取单击鼠标右键，在打开方式选项中选取Word打开就可完美实现。

2）Word窗口结构：在整体Word视图选项中，包含“普通视图”、“web版式视图”、“页面视图”以及“大纲视图”等选项，并且选择不同的视图，具体设定的效果不一样。在面对一部分需要制作成纸质的文档时，使用者优选“页面视图”来完成，这样可以完美的再现打印效果。在各种视图彼此转换时，通过两种方式实现：第一种，使用者直接利用切换图标执行视图切换的操作;第二种，将其打开后，使用者可以在“视图”中点击选定的视图。

3）Word工具栏：在Word文档的工具栏主要应用中，包含下面环节：第一，使用者利用“视图”的子菜单的“工具栏”选项中找出对应工具操作项，或者在工具栏的其他位置点击鼠标右键，选取对应的工具栏。第二，面对一些隐藏的工具栏选项，使用者通过点击工具栏上的向右指示箭头，就能出现其他隐藏的工具。第三，使用者在经常操作工具栏时，进行将工具栏单独拖出的操作，使其成为单独的操控窗口。在移动窗口时，使用者可以用鼠标点击工具栏的随意位置，拖动鼠标来实现工具栏的移动。

4）新建文档：在进行建立Word文档时，包含下面两个途径：第一，使用者选择“常用工具栏”中的“新建空白文档”项新建。第二，在执行新建任务的操作时，使用者点击“文件”中的“新建”选项来生成新的Word文档。

5）打开文档：使用者在执行Word文档打开操作时，通常运用下面三种操作：第一，使用者点击“常用工具栏”中的“打开”选项，在硬盘中找到想要打开的Word文档，点击鼠标打开。第二，当要打开指定文档时，利用文件选项中的菜单键打开。第三，近期打开过的Word文档，使用者点击“文件”菜单选择“最近文件”，在旁边的窗口列出了近期打开过的文档，可以节约时间，提高工作效率。

6）保存文档：在执行保存操作时，大致分为保存与另存为两种功能。需要保存文档时，使用者点击“常用工具栏”中的“保存”指示键，也可以通过“文件”子菜单中的“保存”按钮。通常对文档初次保存时，会显示保存的地址和文档的名称，使用者需要依据自己的具体情况修改或保留原文件名或者更改路径，以后就不会再弹出提示窗口。执行另存为步骤时，使用者通常在“文件”子菜单中单击“另存为”的选项，这种操作与保存明显的差异是，使用者需要选择需要存储的文件夹。

3总结

根据上文论述，伴随科学技术的不断进步，电脑不安工软件的广泛应用，加快了工作人员的办事效率，并且极大的保证了工作质量。因此对使用者的操作技能提出了较高的要求，以保证能够充分发挥Word文档的价值，使各行各业的办事效率显著提升，为社会主义经济建设做好铺垫。

参考文献

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基金项目：2020年度第二批认定的“湖南铁道职业技术学院校级精品在线开放课程” 课程名称：《Office办公软件》项目编号：ZXKC-RD20200214

第一作者：罗钧毓（1986年9月），男，汉， 湖南株洲人，硕士，工程师，主要从事计算机信息教学工作。