浅析事业单位科技档案管理模式的创新研究

浅析事业单位科技档案管理模式的创新研究

文/郑盛楠

摘 要：科技档案在科学技术发展进程中发挥着重要的作用。本文针对当前事业单位科技档案管理的现状和存在的问题进行研究，积极探索科技档案管理的新模式、新方法，全面提升科技档案管理水平，充分发挥科技档案的应用价值，为社会经济发展提供高标准、高质量的科技档案信息服务。

关键词：科技档案;管理模式;创新;研究

目前，中国的科学技术正处于日新月异的高速发展阶段，科技档案的重要性也在日益增强，只有充分、有效地收集、整理、编研、开发利用好这些科技档案，才能使科技档案中的科技信息资源得到充分利用，发挥其重要的科技价值。因此，要想对于事业单位科技档案管理工作的专业性不断提高，就需要对提高科技档案管理效率及利用率进行系统性和创新性的研究。

一、科技档案管理工作发挥的重要作用

科研档案是由记录科学技术活动全过程的文件材料组成的，是科学技术成果的主要载体，是重要的技术资源，也是一种潜在的生产力，在社会经济发展中有着非常重要的作用。

1.可以使科学技术资源得到继承和发展，促进科学技术不断进步

科技档案管理对于科学技术的发展发挥着重要的作用。科学技术的发展是在前人进行的科学研究、生产建设开发等工作的基础上进行继承和创新的，科技档案是在进行科技活动的各阶段、各环节中产生的具有保存价值的科技文件资料，反映了完整的科技活动过程。通过高效利用科技档案，可以使档案中的科研数据、科研成果等為现代化的生产管理、技术升级、技术创新提供有效依据，发挥其应有的利用价值，使先进的科学技术资源得到高效利用，避免造成重复研究和信息资源的浪费，有助于不断促进科学技术的发展。

2.可以促进生产力的发展，为社会经济发展提供助力

科技档案是科学技术成果信息的载体，科学、高效地在科技、生产活动中运用科技档案可以使其转化为生产力。首先，科技档案是进行研发、生产、工程建设等科技活动的重要依据和凭证，是广大科技工作者智慧的结晶。通过科学利用科技档案管理，可以为科技工作者提供宝贵的科研资源，从而高效开展后续的科技活动。其次，科学研究是需要一定程度上继承和吸收利用前人的科学成果，在此基础上进行研发和创新，避免走弯路，减少不必要的失误和重复劳动，科技档案的开发和利用就是为了生产力的发展而服务。最后，通过高效开发科技档案信息资源，可以利用已有的科技成果在生产活动中提高产量和质量或降低成本、能耗，在科技研发中创造出更先进的科学技术，促进经济社会的发展。

3.为科学技术史的系统研究提供宝贵的史料

科学技术史的研究需要对科学的理论和技术的原理进行理解分析，这就要接触一些科学理论著作和原始科技档案资料。科技档案真实记录了生产、科研等活动的全部过程，因此科技档案也是非常珍贵的研究科技史的历史资料。通过利用科技档案，可以理清科技成果发生的时间顺序，建立科技成果之间的关系，描绘科技发展的前景。科技档案管理使得这些珍贵的资料得以完整、系统的保存下来，在科技发展的过程中得到逐步积累，为科学技术史的研究提供了宝贵的资料资源。

二、事业单位科技档案管理工作现状

1.科技档案管理仍有不规范的情况发生

目前，大多数事业单位的科技档案管理能够按照相关规定进行管理，但是仍有一些不规范的情况存在，主要表现在：（1）收集的档案资料不完整。出现这种情况有两方面原因，一是科技业务人员作为科技档案的提供者，缺乏档案管理意识，在科技活动过程中不注意留存档案资料，导致资料缺失不完整;二是档案管理人员对档案收集工作缺乏全面认知，业务知识的不足等导致了收集的资料不完整。科技档案资料的完整性对开展后续科学研究、生产建设等有非常重要的作用，如果资料不齐全，就会影响科技档案的开发利用工作。（2）档案整理不够规范、不标准。由于科技档案管理制度不够健全，在科技档案的整理环节上缺乏规范化管理，加之档案管理人员业务水平不高就容易造成档案整理的不规范、不标准，影响科技档案管理质量。（3）档案资料管理不集中、移交不及时。事业单位科技档案仍然存在多头管理的现象，由多个部门共同完成项目时，就会存在科技档案资料分别管理的情况，这就给档案的收集整理增加了难度，有时项目组科技档案资料移交的不及时，就会严重影响档案组卷进度。

2. 科技档案管理人员的专业水平存在差距

当前，科技档案管理工作人员的专业能力水平参差不齐，与实际工作需要还存在一定差距。科技档案管理的难度较大、专业性要求较高，这就需要档案管理人员不仅要有先进的档案管理理念和档案管理知识，还要掌握相关的科技专业知识和计算机技能，这样才能处理好种类多样、专业性强的科技档案资料。在大多数事业单位，具有这些专业技能的档案管理人员较少，多是由办公室人员或其他非档案专业人员担任科技档案管理工作，缺乏对科技档案管理的先进理念和专业知识储备，并且由于合理的考核制度和专业的培训机制不够完善，工作人员的积极性不高，严重影响科技档案管理的质量和效率。

3. 科技档案的利用率不高

目前，大部分单位的科技档案管理工作仍然只是将科技资料文件收集整理、装订成册、归档入库即可，利用率较低。特别是在一些科研、生产单位，由于之前取得的科研成果未能被有效检索、使用，没能将其很好应用在之后的研究中，导致设计、研制、勘测等工作进行重复劳动，在技术改造、革新时没有服务于科学研究，也没能转化成生产力，没有将科技档案的作用得到充分利用。出现这种情况的主要原因有：第一，科技档案管理工作人员对档案的价值认识不足，没能树立起科技档案是为科学技术和生产力发展而服务的意识，仅仅将档案资料收集成册、入库入柜了事，没有进一步对科技档案进行编目、整合和开发利用，使得科技档案的价值被忽视，降低了科技档案的利用率;第二，科技工作者、研发人员等意识不到科技档案的利用价值，在工作中很少意识到要去档案资料室调阅利用科技档案信息，为自己的科研工作提供有价值的信息资源;第三，科技档案管理的质量不高也会影响科技档案的利用率。当科技档案管理过程中存在着档案资料收集不完整，档案资料存在缺损等情况时，就会影响档案信息的整合编研，有利用价值的信息就不能被开发出来，严重影响了科技档案信息资源的有效利用。

4.科技档案的信息安全存在隐患

事业单位科技档案资料信息的安全保障是档案管理过程中一项重要内容。科技档案中涉密的信息资料较多、密级等级较高，特别是一些高新科技产业的技术、产品的研发数据等，是关乎我国科技发展的宝贵财富，一旦泄露或者遭到破坏其损失难以估量。近年来，我国科技档案信息安全方面的防护意识、保密意识在不断提高，对单位及档案管理人员的保密要求也更严格。但是，仍存在一些信息安全防护方面的问题，如科技档案在信息化建设过程中，必须要注意涉密资料的信息安全保障。有些单位在日常工作中特别容易忽视该方面，主要表现在没有严格审查公开的档案信息资料是否涉及保密信息，科技档案管理信息化过程没有按照标准化建设，忽视了管理信息平台系统中潜在安全风险，很容易威胁到机密文件资料的信息安全，导致涉密资料的信息遭到泄露。

三、事业单位科技档案管理模式创新路径

1.完善科技档案管理制度，严格规范科技档案工作

要使科技档案形成规范化管理，就要进一步完善相应的管理制度。单位领导要重视科技档案管理工作，树立先进的档案管理理念，结合单位科技档案管理的实际情况，形成更严谨、细致的管理制度和规定，使得进行科技档案管理过程中的每个环节都有章可循。首先，科技档案管理是一项系统性较强的工作，需要在研发、生产、工程项目等科技活动的初始阶段就要做好相应的原始资料收集整理保管工作，随着活动进展逐步进行资料管理工作，直到科技活动结束形成整套的档案资料。这就需要提高技术人员对科技档案的重要性和规范化的认识，使他们参与科技档案管理的过程中来，从科技活动的起始就有针对性地进行原始资料的收集管理，打牢档案管理的基础工作，有助于提高科技档案的完整性，帮助档案管理人员更高效地对科技档案进行收集整理、开发利用。其次，要建立科技档案集中式管理制度，设立专门的档案库房，配备现代化的档案管理设备和专业档案管理技术人员，明确各部门的档案管理职责，及时、主动将科技项目资料交由科技档案管理部门统一保管，对科技档案形成系统化、标准化管理。还要加强科技档案管理的保密制度，提高档案管理人员保密意识，严格管理涉密档案资料。

2.提高科技档案管理人员专业素质

科技档案管理难度较大、专业性较强，对档案管理人员的专业技术水平要求较高，因此需要经常让科技档案管理人员参加专业培训，了解最新的法律法规、管理理念和管理方法，着重提高信息技术操作水平方面的能力，使其能够适应科技档案管理信息化发展的需求。也可以多与其他单位的档案管理人员进行经验交流、参观学习，构建完善的科技档案管理知识体系和实操经验，使科技档案管理人员的专业技能和职业素养得到不断提升。在工作中要建立相应的奖惩和考核机制，充分调动档案管理人员的工作积极性，不断加强其责任感和职业道德，树立其档案服务意识，大力培养科技档案管理储备人才，优化档案管理人员队伍结构，从而提高科技档案管理的整体水平。

3.主动开发科技档案信息，提高档案利用率

目前，大多数事业单位的科技档案服务方式主要以提供借阅、目录信息等被动的服务，缺乏对科技档案信息的深度开发与利用，浪费了宝贵的科技信息资源。只有通过对科技档案信息进行开发和利用，将大量的科技信息转变为生产力，才能将科技档案的价值得以充分发挥。

科技档案管理可以为生产、研发、建设等科技活动以及科技工作者服务，要充分开发与利用科技档案，可以从三个方面开展：第一，档案是否得到充分利用，很大程度取决于档案系统中全引目录是否准确无误、一目了然，因此要提高科技档案索引方式或索引系统的便捷性和准确性，提供全面的索引目录和参考资料，索引目录要包括总目录分类目录、专题目录，参考资料主要有指南手册、专题资料汇编、资料简报等，提高科技档案的检索效率，便于利用者查找科技档案;第二，科技档案管理人员要注意研究使用者对信息需求的动态规律，结合规律主动开展服务是很有必要的，也是强化服务观念的一种体现。通过研究信息需求的规律找到高效利用科技档案的方式方法，有助于提高利用效果;第三，要做好科技档案的编研工作。通过对科技信息加工编研成新的知识产品，形成科技档案目录汇编、科技成果汇编、科技档案文摘等，使得科技档案信息得到整合、提炼，清晰明了，系统性更强，可以为使用者或单位领导提供有效的信息服务。因此，在进行科技档案的编研工作时，要从用户需求的角度出发，通过开展调查研究，紧密结合内需和外需的不同要求，对科技档案的信息加工、整理和综合分析，形成准确、系统、优質的科技档案编研成品，做好科技档案的开发利用的基础工作。同时，及时对科技档案的信息进行编研，可以使用户及时掌握和了解相关领域的先进科技成果，提高科技档案的利用价值;第四，要做好科技档案信息化建设工作。充分利用现代化信息手段，建设科技档案管理系统和信息平台可以大大提高科技档案的管理水平和利用效率，充分发挥其社会经济价值。因此，要全面推进科技档案的信息化建设工作，运用先进的数字化设备和科技手段，提高科技档案归档、检索、查阅和开发利用的效率，提供高效的科技档案服务工作。

4.做好科技档案信息的安全保障工作

科技档案信息的安全性是档案管理的重中之重。首先，加强基础设施建设，完善档案库房的监控设施、消防设施、温湿度控制等硬件设备，确保纸质档案的安全措施保障到位。同时，对科技档案采取分级管理的模式，将记录重点研发数据信息、保密信息的涉密档案列为重点档案，与其他普通档案进行分级管理，对重点档案要限定使用权限，缩小查阅范围，重点管理、重点监控，防止科技档案信息泄密失密。其次，对科技档案信息化平台管理要配备相应的安全防护硬件和软件，引进先进的防病毒、防黑客系统，构建安全防护体系，确保设备安全、系统安全、信息安全，定期开展安全维护，进行漏洞扫描和风险评估，保证防火墙的有效性，对于管理涉密科技档案的计算机严禁连接外网和外部存储器，消除安全隐患。

四、结语

综上所述，在科技高速发展的今天，科技档案作为最真实、最原始的科技活动记录资料，发挥着非常重要的作用。目前，事业单位科技档案管理中还存在一些不完善的地方，如管理不够规范、档案管理人员业务水平不足、科技档案的利用效果不高、科技档案的信息安全存在隐患等，因此需要不断对科技档案的管理模式进行摸索和创新，提高科技档案管理意识，加强从业人员的技术能力和职业素养，不断完善档案信息化建设，提高科技档案的利用率和信息安全保障，使科技档案更好地服务于科学发展和社会经济建设。

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[4]于 萍.科技档案管理的创新路径[J].兰台内外，2020

[5]王笑庸.建立健全事业单位的科技档案管理工作[J].科技创新导报，2020

（作者单位：黑龙江省地质环境监测总站）

基金项目：黑龙江省地质环境监测服务工程项目，课题：黑龙江省宁安市响水产业区土地质量地球化学调查，编号：黑国土资函〔2017〕454号

作者简介：郑盛楠（1987—），女，汉族，黑龙江人，硕士，馆员，研究方向：档案管理。