档案信息化建设与档案管理的思考

刘慧

摘要：信息时代背景下，社会上各个领域都对信息技术进行了广泛应用，并且在很大程度上提高了各项工作的效率和质量。档案管理作为企业或者单位管理工作当中的一项重要组成内容，也应该做到与时俱进，积极主动地引入信息技术，加强档案管理方面的信息化建设，以此来不断提高档案管理水平和质量。因此，该文便针对档案信息化建设与档案管理做出分析和探讨。

关键词：档案管理;信息化;模式

引言：完善档案信息治理，不但能够增加档案信息的利用率，而且可以保证档案信息的完备，最大限度地发挥档案作用。所以，有关部门进行档案治理期间，要认识到档案信息化的必要性，进而增强对其管治的重点关注，由档案管理的准则，配置等多层次整合[1]。开展科学合理的资源建设，利用各种先进的技术增加其信息化建设的水平和效益，从而促进档案管理水平的快速提升，还可以推动有关部门的顺利平稳发展。

1档案信息化建设与档案管理的重要性

从档案管理层面来看，档案是机构发展的记录，甚至是对机构所在地历史的记录，透过档案信息可以对机构或其所在地的历史进行回溯，并从中获取重要历史信息。从机构的管理层面来看，在机构的日常运作中，所采用的机构管理方法以及方法的调整内容都会在内部档案中记录。透过档案则可以对机构的传统管理方法进行参考，并对照当下的环境，针对管理方法的改进制定策略，由此可见，档案的参考价值可以助推机构管理工作的优化。从学术研究层面来看，随着机构的变化，档案信息也会发生一系列的变化，在涉及机构的特定学术研究时，则可以从档案记录中获取参考信息，以此助推学术研究工作的开展。由上述三项观点可以认识到档案管理的重要性。

从档案信息化建设层面来看，将信息科技根据实际融入机构的档案工作中，这是信息科技在国家各层面应用融合的体现，也是机构实现档案管理工作层面突破的必然选择。在机构的运作中，尤其是大型机构，其生成的档案信息量会逐步增加，岗位工作人员需要在短时间内处理的档案信息逐步增加，在工作实践中失误率会随之增加。档案信息化建设，则是将传统的纸质档案信息转化为数据信息，岗位工作者不必面对大量的纸质文件，在智能化系统的作用下，还能实现对档案信息的自动化处理，如此既减少了工作量，也提升了档案工作效率。从宏观层面来看，档案信息化建设是档案管理的新模式，是档案管理职能的新成就，是档案与信息时代融合的新探索，因此此项工作的推进表现出重要的价值。

2档案信息化建设存在的问题

2.1信息化建设意识不足

针对信息化建设任务，其本身科学合理完成了原有档案治理形式的改进，而且也推动其治理服务思想的改革和进步。信息技术在其治理任务中的科学运用，可以大大提高其治理的效率以及效劳标准，对于相关应用者而言可以便捷查阅，完成档案信息数据互通。最大程度地增加各个部门效率。上述基本要素为其信息化设立的优点。时下，由于一些管理人员没有对档案信息化有全方位详细的了解，一部分领导也没有很积极参与到其建设中，还有一部分领导的思想理念没有紧跟时代步伐，从而难以接受其建设，造成信息化建设的进程不能平稳进行，严重阻碍其管理的创新和进步，不利于发挥档案治理的效果。

2.2管理制度体系不完善

围绕档案管理所构建的制度体系，是为了对该项工作进行约束，然而，在档案工作中，一些机构针对约束性制度的构建并不完善。在制度建设中，仅仅将档案工作涉及的内容进行罗列，但是针对每一项内容的落实方法并没有细化。机构内档案工作者虽然了解档案工作内容，但是无法通过工作方法的科学运用突显档案工作效果。比如，在一些机构中，由于缺乏严格的管理制度，档案工作由其他岗位人员兼任，该类人员在无法全面兼顾时则会选择对档案工作应付了事，此类情况的出现，必然会影响到档案管理功能的发挥。而且，由于缺乏严格的管理制度，档案管理各个环节的工作内容并没有被明确指出，岗位工作者在管理中会出现明显的主观臆断性，即使某一环节的工作出現了漏洞也长期得不到发现。比如，一些机构在年底的档案整理中会发现存在档案信息缺失遗漏的现象，但是并不知道哪个环节出现了漏洞。

3分析档案信息化建设与档案管理的提升措施

3.1加强档案管理硬件的建设

要想实现档案信息化建设，不断提高档案信息化建设的水平，必须加强档案专用库房的建立，并确保所建立的库房做到防尘、防盗、防高温、防虫害等，其中还应设有档案室、阅览室和办公室。在电子资源广泛应用下、在一定程度上给档案工作提出相应的要求，加强工作人员对档案管理软件的应用，并购置相应的设备尤其是计算机和扫描仪以及复印机等，从而实现现代化管理。应建立完善的档案管理信息系统，其中主要目的就是更好地满足档案信息化建设的实际需求。

3.2提高对档案信息化建设的重视程度

相关单位或企业想要保证档案管理信息化建设工作能够顺利高效地开展下去，就应该注重积极转变自身的传统思想和观念，全面、准确地认知档案信息化建设能够对档案管理工作以及企业自身发展产生的重要价值和作用，以此来改革和更新领导层以及档案管理人员的思想观念，从而树立一个良好的档案信息化建设管理意识，进而推动企业内部档案管理信息化建设工作能够加快推进，并且保质保量地开展下去。除此之外，相关企业还应该对原有的档案管理工作制度做出改革和完善，切实结合档案信息化建设需求来制定一个更为合理新颖的档案管理制度，这样可以为信息化建设下的档案管理工作做出科学合理的指导，也可以成为其高效顺利开展的明确依据，从而有助于进一步推动企业内部的档案信息化建设。例如：企业可以结合信息化管理环节，科学合理地制定管理人员的工作流程，同时制定出一个较为科学的规范条例，并且严格要求管理人员切实依照相应的规范条例来开展各项信息化管理工作。

3.3完善档案信息化工作体系

档案信息化建设必须开展必要的任务方案作为辅助。所以，开设健全的文献信息任务体系，实际的开展需要根据下列几项进行：首先，制定治理规章，持续改进规章制度。在贯彻实施相关法律法规的基础上，制定连接每个单位的治理机制，全面完成电子阅览整个步骤的监管。还要通过现阶段落实的《档案法》[2]划分其各项的任务职能，在信息化设立期间慢慢加强各单位的联系，建立共同协调的任务体系[3]。此外，科学合理地增加信息化在电子阅览开设重要性，并且随之将其建设和电子阅览共同发展。其次，要深层次建立健全有关规章，规范劳动任务。编制专门的档案资料计划和任务明细方案，了解预期标准，结束时间框架和负责部门。还应建设完备的成效考核计划书，选择考核推进建设的形式平稳促进信息化任务进程。根据此项进程，建立健全现有规章，确保档案信息化任务可以平稳进行并且维持正常工作。

结束语：综上所述，档案信息化建设与档案管理工作的科学推进意义重大，为此，档案管理人员需要客观看待信息技术所产生的影响，并积极参与到新型档案管理工作实践中。作为机构，则需要通过宏观及微观相结合的形式，对档案管理予以支持，以此不断突显档案管理工作的实际成效。

参考文献：

[1]王芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].兰台内外，2021（29）：1-2.

[2]石玉.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].科技创新导报，2021，16（14）：152-153.

[3]顾颖瑶.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].时代报告，2021（12）：199.