基于交通运输信息资源特点的档案管理与使用分析

李晓娟

(黑龙江省航道事务中心，黑龙江 哈尔滨 150020)

1 交通运输档案信息资源的特点

“十四五”时期，交通运输事业进入了全面建设人民满意交通的发展新阶段，以构建国际先进的现代综合立体交通运输体系、促进区域与城乡交通协调发展、推动现代交通运输服务业发展和持续构建和谐交通的载体为重点，已成为新时期交通运输行业的重要工作内容。新形势下的交通发展推动了交通运输档案信息工作向纵深发展，档案信息资源的使用管理也面临着新的挑战和机遇。伴随大数据、计算机网络技术的持续进步，交通运输档案信息资源呈现出多样化、广泛化、大量化、细节化、数据化、电子化的特点，档案信息资源的内容组成愈加广泛，数量众多而且专业上更加细化，档案信息的载体和来源渠道也趋向多样化。充分了解交通运输档案信息资源的新特点，对于有效管理、使用交通运输档案信息资源，更好地服务于交通运输高质量发展、推进建设人民满意交通具有重要意义。

1.1 档案信息资源的组成趋向多样化、广泛化

交通运输档案信息资源一般包括公路、水路、交通运输管理、港口、铁路、航空、邮政等多种工作路径所形成的档案资料。具体而言，多为高速公路、普通国道、省道、县道、农村公路建设与管养档案，道路运输线路、站点设置及运营许可等档案，航道、船闸的规划、建设、管养档案，通航水路施工及安全管理档案，船舶设计、建造及维修检验档案，港口规划、建设及岸线资源档案，铁路规划、建设档案，航空产业发展档案，交通建设项目质量检查验收档案，各类桥梁、航道、船闸、公路及航空客货运场站、铁路等重点建设工程项目档案，以及有关交通运输行业机构、人员的专业资质信息档案和交通规费征收上缴档案等。从以经营管理和开展交通服务为主的企业角度，交通运输档案信息资源还包括其经营管理的高速公路、桥梁、轮渡、公路及水路客货运输、项目咨询、设计、施工、监理、检测等在经营管理过程中所形成的众多细节化档案[1-3]。

1.2 档案信息资源的数量众多、门类细化

随着交通运输事业的迅速发展，交通运输行业的工作职能在不断地拓展细化，交通运输档案信息资源的数量、内容、形式也出现了很多变化，由早期狭义的机关文件档案为主，拓展到涵盖交通运输行业基建、养护、管理、科研、教学、合作交流等各个方面，数量众多、门类细化，载体类型和保存方式也逐渐多样化。比如，交通档案中的行政执法类、信用类、资质管理类、规费管理类等；行政执法类还可以细化为路政、航政、运政管理档案，稽查与执法档案等；信用类包括工程招投标档案、工程质量监督检测档案、文明诚信档案等；资质管理类则包括建设项目监理单位专业资格认证档案、监理人员专业资格认证档案、船舶检验档案等[3-5]。

按文件材料的形成性质来划分，交通运输档案信息资源可以概括为机关档案、业务档案、工程项目档案、企业档案、科技档案等。其管理使用需遵循国家和地方档案行政主管部门颁布的档案管理规定和相关档案工作业务标准，如《机关档案工作条例》《机关档案工作业务建设规范》《重大建设项目档案验收办法》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《交通文件材料立卷归档办法》《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》《国营企业档案管理暂行规定》《科学技术档案案卷构成的一般要求》等[4-6]。

1.3 档案载体的数据化、电子化

随着大数据的运用、计算机技术的发展，交通运输档案信息资源也在逐步数据化、电子化，从传统纸质、实物载体为主，发展为纸质、磁介质、光介质、网络、实物或样本载体多元互补。随着档案信息资源电子化、数字化技术的引进和普及，尤其是近年BIM技术的实际应用，使光碟、磁盘、闪存、云存储等的使用也日趋广泛。磁性载体多用于各类交通运输重要会议、大型活动、科研成果、软件文件、接待或公务访问等所形成的文件材料；光介质载体一般常用于存储各种类型的音频、视频、图片、文本、数据等；实物载体一般有样本、印鉴、证书、奖牌、雕塑等。数字化和网络技术已经广泛运用在交通运输行业各个工作环节当中，为交通运输档案信息资源的归集和管理提供了迅速有效的技术手段和丰富灵活的利用渠道[5-7]。

2 档案信息资源在交通运输发展中的重要作用

黑龙江省交通运输正在从“基本适应”向“提质增效”转型，交通运输档案工作也需要跟踪交通运输事业的转型发展，为交通运输高质量发展提供及时、有效的档案信息资源支撑。

交通运输档案是交通运输行业机关事业单位、社会团体、企业以及个人在工作中完成的，对本行业和社会有历史价值及参考作用的文字、图表、声像、软件数据等不同形式和载体的内容记录。交通运输档案信息资源的科学管理，能够保障交通运输行业各项工作的顺利开展，并显著节省社会经济资源。交通运输档案作为工作记录载体，既可以构建交通运输事业的历史发展脉络，又可以为交通运输行业的不断发展提供重要的参考和依据。在交通运输事业的发展过程中，通过对档案信息资源的合理开发和及时利用，有助于发挥既有工作成果和历史文献的社会经济效益，更好地推进交通运输事业的科学发展[8-9]。

档案信息资源在交通运输发展中的重要作用一般体现在以下三个方面：

(1)有助于交通运输系统及时高效地正常运转。交通运输行业发展迅速，且各部门职责清晰、分工明确、专业性较强。及时有效的档案信息资源，包括各类电子文献资源，能够促进各部门之间的相互协调与合作，并且为整体运转提供信息资源和数据支撑。

(2)能够为交通运输工程建设提供技术支持。公路、水路、铁路、航空等交通运输工程建设，将需要并产生大量的调查数据和工程技术文档，包括社会经济发展分析资料、水文地质勘探调查报告、工程设计文件、施工文档等，这些技术信息资料是工程项目顺利进行的基础，而及时高效地分析和使用这些技术资源，不仅能够为工程建设提供必要的技术支持，而且有助于降低成本、提高工程设计与施工效率。

(3)有助于交通运输基础设施与相关设备的正常使用和维护。在交通运输系统的运营中，交通运输基础设施及相关设备不可避免地会出现各种病害和使用问题，而准确、完整的交通运输档案信息资源，能够及时提供基础设施和相关设备的基本结构信息、维修历史和重要参数，通过对档案信息的分析，有助于迅速判断病害或问题成因，查找症结所在，并根据实际情况进行针对性的维修和处治，保障交通运输基础设施与相关设备的正常使用。

3 交通运输档案研究发展动态

2022年3月下旬，基于中国知网服务平台的查询检索及统计分析功能，以关键词“交通运输”与“档案”为设定条件，采用主题“交通运输and档案”或题名“交通运输and档案”进行精确匹配检索，查找到的中文文献总数为566篇。文献的发表年度从1956年至2022年，时间跨度长达67年。从检索文献的历年数量变化来看，早期的相关研究规模很小，在2007年之前，每年发表的交通运输档案类文献不超过10篇，总体呈现一种小幅波动、略微上升的趋势见图1。

图1 交通运输档案研究发展趋势(资料来源：中国知网检索—导出与分析)

自2008年开始，尤其是在2010年之后，交通运输档案类的研究文献迅速增多。其研究内容也随之增加，涉及较多的学科领域，主要集中在档案及博物馆(33.14%)、交通运输经济(17.49%)、公路与水路运输(14.4%)，三个学科的累积比例达到了65.03%见图2。近年来，随着大数据的发展、信息化时代的到来，传统的档案管理方式已经难以适应信息技术快速发展和交通运输高质量发展的需要。因此，在研究学科的分布上，目前“计算机软件及计算机应用”学科也有较多涉及(5.71%)，并呈现明显的增长趋势，同时学科交叉性显著增强。

图2 交通运输档案研究学科分布(资料来源：中国知网检索—导出与分析)

从研究层次的分布来看，现阶段的交通运输档案类研究主要侧重于应用研究，包括应用基础、开发及管理、工程项目管理、政策制(修)订，而技术和理论层面的研究数量较少。总体而言，有关研究内容虽然相对比较分散，研究深度也有不足，但如图1、图2所示，相关研究增长趋势明显，学科交叉性显著增强。

4 交通运输档案信息资源的管理和利用

4.1 采用现代技术提高使用水平

要充分利用不断发展的信息技术手段，提高服务水平。合理利用计算机网络技术，能够有效提高工作质量和工作效率。数字化技术的应用，不仅能够降低档案信息资源的管理成本，而且能够显著提高档案信息资源的查询效率，从而促进交通运输档案信息资源的迅速查找、及时利用。

4.2 整合资源实现互联互通

由于业务种类综合交错、工程项目点多面广、时间跨度和学科跨度较大，导致交通运输档案信息资源相对分散，整合难度较大。对交通运输档案信息资源进行整合，符合便捷高效、低碳节能的基本要求。

目前档案信息资源的整合主要有两种方式，一是实体资源整合，二是信息资源整合。目前国内采用较多的是信息资源整合，这种整合方式符合当前信息化技术发展的趋势和要求。

信息资源整合依托于现代信息科学技术。网络通信技术的运用，使档案信息资源的归集、利用能够跨越时空的限制，具有很高的便捷性与灵活度。不同区域的档案信息资源可以互通互联，能够真正实现并构建跨越时空的检索利用平台。

4.3 适时更新和补充优化档案信息资源

整合交通运输档案信息资源的根本目的是为交通运输发展服务。让交通运输档案信息资源及时流动起来，才能更好地发挥档案信息资源优势，服务于交通运输的高质量发展。

交通运输档案信息资源管理部门必须兼顾各种档案信息资源的不同利用方式和使用需求，及时更新和补充档案信息资源，优化其存储结构和使用流程，改进信息资源查询方法，为用户查找交通运输档案信息资源提供方便条件。

同时需要发掘档案信息资源的潜在价值，在做好共性化服务的同时，积极提供个性化定制服务。在满足大用户对档案信息资源规范化需求的基础上，主动服务于其他用户的个性化、多样化需求。要从海量的档案信息资源中积极发掘、提取高价值信息，运用现代统计、分析手段分类加工，使其变成综合性较强，具有共性价值或特殊价值的信息资源产品，为交通运输发展的科学规划、建设、运行、维护等提供及时准确的信息资源支撑。

3 结 语

综上所述，现阶段我省交通运输档案信息资源的管理和使用，需要围绕交通运输从“基本适应”向“提质增效”转型的实际，提高档案信息资源的管理和使用水平，发挥交通运输档案信息资源的重要使用价值，实现和提升其社会效益和经济效益。目前，大数据、云计算、智慧交通和网络技术快速发展，信息时代交通运输档案信息资源的收、管、用已经被赋予了新的内涵和新的需求，将为交通运输档案信息资源更好地服务于社会，服务于交通运输高质量发展，将档案信息资源真正转化为生产力提供充分的助力。