数字化转型下的进口棉花样品管理探索

王 宏 郝红娟 姚 静

〔济南海关技术中心滨州实验室，山东滨州256603〕

一、引言

现如今，新一轮由信息化和数字化带来的科技革命和产业变革如火如荼，2020年我国数字经济规模已达39.2万亿元，占GDP总量的38.6%。进入2021年，数字化转型已经成为把握新一轮科技革命和产业变革新机遇的战略选择。2021年3月，《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》第五篇阐述了“加快数字化发展，建设数字中国”，提出“迎接数字时代，激活数据要素潜能，推进网络强国建设，加快建设数字经济、数字社会、数字政府，以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革”。信息化和数字化引领产业升级，革新生产方式、管理理念，带动科技创新，在产业自身转型发展上发挥了突破性作用［1］。

进口棉花检验检测作为服务型行业，也应该顺应时代发展潮流，革新传统样品管理模式，将数字化应用到样品管理上，结束传统分段化、手工记录工作模式。在样品管理中，通过使用智能化技术对样品标识信息应用条形码技术，通过生成、传递条形码信息实现样品数字化管理，实现样品在抽样和检验检测全过程管理工作电子化、智能化、规范化，有效提高进口棉花检验监管工作效率、保障工作质量［2］。

二、进口棉花样品管理数字化的优势

CNAS-CL01：2018《检测和校准实验室能力认可准则》7.4.2中规定，“实验室应有清晰标识检测或校准物品的系统。物品在实验室负责的期间内应保留该标识。标识系统应确保物品在实物上、记录或其他文件中不被混淆。”样品标识是在抽样时获得并记录作为样品的唯一性标识，与样品一起流转。样品管理必须要做到对样品在抽样、检验检测、样品留存等全过程的唯一性标识［3］。

（一）样品标识信息传递规范化

在传统的样品管理工作中，样品信息采用人工手写记录方式。这种记录方式完全依赖于人工记录，增加了由人工操作失误带来的出错率，难以核查校对；且样品标识信息经过从抽样到检验检测多个流程人工抄写，最终导致给样品标识信息准确性传递带来了严重影响。而采用数字化系统管理模式，则是使用条形码技术和电子数据传输，将标识信息在抽样时一次性完成录入工作，后续信息传递均采用网络传输，该方式保障了样品标识信息在整个工作流程中各个环节的真实性和准确性，实现样品标识规范化。

（二）样品信息传递快速性

传统的样品标识信息方式，抽样和检测人员的相当一部分时间和精力用于抄写样品标识信息，严重影响工作效率。据实验室日常工作经验，实验室3人每日需完成800只样品的检测，而1名检测人员1 h仅能抄录样品标识100条。数字化管理模式则完成了样品信息记录和传递的电子化、网络化，节约人力、物力，大幅度提升工作效率。

（三）样品信息传递全面性

在样品管理及检验检测时，需要能够即时将样品信息与委托检测单信息相对应。往往工作人员为节省工作时间，提高工作效率，对于样品标签上的标识信息进行简化，检测人员难以核对。样品标识信息不全增加了后续工作难度。而数字化管理模式则通过表格模式对每项必备信息进行了固化，保证在样品外包装标签上包含所有必需信息，保障后续工作的顺利开展。

三、进口棉花数字化样品标识系统的意义

（一）实现样品全流程管理数字化

数字化样品标识系统将样品管理全过程处于电子监管模式，工作人员可查询从抽样、收样、检验检测和出具报告全流程样品流向，做到对样品管理的随时查询和监督，改变了传统纸质方式不便于查询和管理的缺陷。数字化系统将抽样及检验检测全流程有效衔接，作为一个全过程体系进行管理，有效弥补过去沟通不畅的问题。

（二）样品管理标识信息可追溯性

数字化样品管理将样品追溯信息作为管理突破点，实现自抽样流程中录入信息直至出具检测结果，该信息全流程可追溯至被抽样棉包，能够保证整个流程样品信息和检测结果真实有效，保障检测工作质量。

（三）实现检测结果运用最大化

检测数据可用于指导棉花的合理使用，对于更好地判断质量有较高的参考价值。数字化样品管理则将检测结果电子化、网络化，给数据的后续利用提供了便利。

（四）确保检验检测不会超出流程

因为进口棉花检验检测必须遵循“进口不误索赔期”原则，所以实验室必须在索赔到期之前完成检测。为保障客户权益，实验室自身也制定了检测时长，即从接收样品起始计算的最长检测时间。数字化样品管理模式可加快样品的传递速度，提升工作效率，有效缩短检测时长。

（五）及时应对突发状况，服务进口棉花产业发展

2016—2020年中国棉花进口量逐年增加，据海关总署统计，2020年达到215.45 万t，同比增加16.67%。逐步递增的进口量给检验监管工作带来了较大的压力，且因受国家政策和国际市场因素的影响，进口棉花季节性较强、到货时间比较集中，导致实验室短时间内接收到巨量样品，给检测时长控制带来了很大的挑战。2021年，受到新冠疫情延误运输、新疆棉被禁用和棉花期货价格大幅上涨等多重因素影响，棉花进口量大幅增加，最终实验室短时间内工作量剧增。仅2021年上半年济南海关滨州实验室共计完成检验进口棉花734批，约25.34万t，同比批次增加98.92%，重量增加143.19%。通过检验，品质方面与合同不符的共计有423批，占检测总批次的57.63%。实验室需要较强能力应对突发事件带来的变化，服务进口棉花品质监管，服务进出口产业发展大局。开发数字化样品管理系统，能够有效提升工作效率，增强实验室应对突发事件带来的工作压力。

四、进口棉花数字化样品管理系统的思路

为进一步优化进口棉花检验流程，缩短检测时长，节约人力、物力，同时强化样品管理，保障工作质量，更好地服务进口棉花检验监管，济南海关技术中心滨州实验室开发了进口棉花数字化样品管理系统。该系统在抽样、检验检测和样品管理全过程中使用条形码技术作为样品标识信息，建立自抽样至出具检测结果全过程唯一性标识体系。

（一）条形码技术作为标识信息

条形码技术是在计算机应用和实践中产生并发展起来的广泛应用于商业、邮政、图书管理、仓储、工业生产过程控制、交通等领域的一种自动识别技术，具有输入速度快、准确度高、成本低、可靠性强等优点，在当今的自动识别技术中占有重要的地位［4］。样品标识信息系统根据样品标识基础信息生成条形码，并打印成为样品标签。生成设备可为电脑或者手机，适用于不同取样环境，标识信息电子化查询、传递。条形码打印机要求与生成设备连接灵敏，打印纸容量大、故障率低。条形码识读器则用于样品接收、检测和日常管理，与电脑相连，将扫描到的条形码数据识别到系统中，便于后期检测结果录入和留存样品管理。

（二）抽样模块下的样品标识信息录入

抽样模块下，抽样人员从待取样棉包中抽取样品，同时完成样品信息录入，形成样品标签并粘贴到包装好的样品上。首先在系统中抽样模块下进入报验环节，报验环节包含该批样品名称、数量、报验信息、合同信息、棉花产地、送样人员、待检项目等头部信息。在报验信息下设取样功能，录入取样地点、日期、总包数、批号、船名、集装箱号和棉包号。每只样品信息录入完成后，自动生成包含条形码的样品标签（见图1），经条形码打印机打印后，抽样人员在制作样品同时将标签粘贴到外包装上。该批样品完成取样之后，抽样人员点击确认寄出，样品信息自动进入实验室收样模块。

图1 条形码标签

（三）检测模块下的样品标识信息流转

检验人员进入数字化样品标识信息系统，在检测模块扫描样品条形码，输入该只样品检测结果。在大容量纤维测试仪上检验样品时，检验人员用设备上自带扫描枪扫描条形码进入HVI 1000大容量纤维测试仪测试系统，形成检测记录。该批样品检验结束后，检验人员汇总并审核所有检测结果，形成检验原始记录并打印存档。

（四）样品管理全流程可控

在抽样模块下，抽样人员完成所有样品信息录入后，可汇总信息形成扦样记录并打印存档。而收样人员在收样模块下完成实际收样核对工作，在系统中形成收样记录并打印存档；检测工作形成的检测记录，也可在系统中完成数据整理并打印存档，实现从样品管理全流程可控制、可溯源。同时系统提供查询功能，可在抽样检验检测各模块查询样品流向，随时掌握工作状态。

系统为每个账户单独设置权限，工作人员只能在权限范围内模块下操作，保障数据安全。同时系统将每个模块下的工作流程进行固化，将报验单录入、抽样、收样、检测结果录入和审核各步骤分别细化，明确操作人和流转程序，保障样品管理的规范化、准确化。

五、应用情况

该系统已试用1年左右，在推广应用中，笔者发现存在以下几点问题，需要后续改进。

（一）重点关注抽样工作

样品标识信息采集录入在抽样流程中完成，只有保障抽样工作质量，才能保证整个后续流程样品信息和检测数据的真实性、准确性和有效性。一是与实验室做好提前沟通，将需取样的该批样品报验头部信息提前录入系统，到达取样现场则只需录入样品信息，节省工作时间。二是做到严格按照规范要求取样。根据SN/T 3702.2-2013《进出口纺织品质量符合性评价抽样方法 第2部分：纺织原料》，随机抽取对应数量的样品，并记录样品标识信息。

（二）加大推广使用范围

短时间、小范围的试用不能代表所有的工作情况，需要在后续加大推广，在实际工作中继续测试系统的适用性，并及时根据实际情况进行更新维护。

（三）抽样和检验检测样品信息的充分衔接

为保障实验室工作质量，保证实验室检测到的实际样品信息，实验室使用条码识读器对收到的样品标签一一重新识别，录入电子系统，再录入检测结果。这项工作依旧耗费较大工作量，建议探索更加快速的识别方式，节省识读样品标签工作时间。