标委会文件管理系统需求分析及功能设计方案

陈静

（工业和信息化部电子第五研究所， 广东 广州 511370）

0 引言

为深化标准化工作改革， 加强对标准制修订工作的管理， 建立公开透明、 快速反应市场需求的标准制修订机制， 国家标准化管理委员会和工业和信息化部分别于2005 年和2017 年开始试行“国家标准制修订工作管理信息系统” 和“工业通信业标准化服务信息系统”， 两部委充分利用信息化手段提升了标准制修订工作的效率和质量， 实现标准项目的全生命周期管理。 但对于标准技术委员会（以下简称“标委会”） 内部而言， 标准项目管理目前没有一个平台进行统一管理。 一方面无法实现标委会标准项目内部全生命周期管理和控制， 另一方面传统管理方式产生的信息多次重复传输， 以及文件管理混乱的情况， 大大地影响了工作效率和工作质量。 因此， 建立标委会文件管理系统意义重大， 将有助于提升标委会工作人员的工作效率和管理水平[1-2]。 笔者根据自身多年在标委会秘书处工作的经验， 提出了标委会文件管理系统功能模块设计方案， 以期为有关人员开展相关工作提供参考。

1 业务需求分析

根据技术委员会实际的工作需要， 标委会文件管理系统的业务需求主要包括标准制修订过程管理、 国际标准文件投票管理（针对有归口国际标准组织的技术委员会）、 文件归档管理、 已发布标准管理、 统计分析和事务提醒等6 个方面， 具体如下所述。

1.1 标准制修订过程管理

技术委员会内部因为没有统一的业务平台， 文件的传输大都是通过邮箱、 微信等被广泛使用的社交软件来实现的， 起草人提交申报材料给标委会工作人员， 有意见退回也是通过发信息或者打电话的方式通知对方， 没有一个统一的平台进行交互， 后续有问题需要追溯时就很难在短时间内准确地找到相关的信息， 同时还存在信息清理后无法追溯的情况； 此外， 征求意见时委员发送的意见比较分散，汇总时容易遗漏。

系统需要实现统一的标准相关资料提交平台，方便起草人提交、 修改资料， 技术委员会工作人员审核、 退回、 归档和汇总资料等， 从而实现标准制修订过程中各种信息的追溯和标准化的管理。

1.2 国际标准文件投票管理

这个主要针对的是有对应国际标准化组织的技术委员会， 该类技术委员会为了更好地跟踪国际标准动态， 不断地加强对国际标准制修订的参与程度， 经常广泛地组织委员对正在制修订的国际标准文件进行分析和研究， 提出意见和建议， 并由技术委员会工作人员汇总后对国际标准文件进行答复。传统的方式是通过各种社交软件来进行文件的传输， 对于委员和技术委员会的工作人员来说， 面对工作中大量的信息， 会很容易地遗漏掉投票相关通知或回复意见。

工作人员可以在系统中发起投票， 将相应的国际投票文件发给委员， 委员可以通过系统来将意见建议反馈给工作人员， 这样可以方便工作人员汇总每个文件的意见建议， 提高技术委员会日常管理的效率。

1.3 文件归档管理

技术委员会事务比较繁杂， 日常管理中会产生很多类型的文件， 比如： 收文、 发文、 标准制修订过程中各个阶段的资料、 年度会议资料、 工作总结、 标准复审资料和考核评估资料等。 面对多种类型文件管理， 有些文件还需要技术委员会工作人员之间进行共享， 所以在系统中实现统一的文件归档功能可以提高技术委员会内部的工作效率， 同时还可以实现文件的统一性， 避免不同的工作人员所持有的文件版本不一致。

技术委员会工作人员可以在系统中建立相应的文件夹， 将对应文件的最终版本上传至文件夹。 文件夹及其文件的呈现方式可以参考电脑上的显示方式， 这样可以方便工作人员浏览查看文件。

1.4 已发布标准管理

对于技术委员会来说， 标准的正式颁布也标志着一个完整的标准项目制修订过程的完结。 在此过程中， 起草人、 技术委员会工作人员、 委员等相关人员都为此付出了努力， 所以通过系统平台能展示成果给大家， 一方面可以让大家了解标准的进展情况， 另一方面可以激励大家更多地参与到标准的制修订工作中。

当标准颁布后， 技术委员会工作人员可以在系统中录入标准的信息， 并上传标准的正式版本， 方便工作人员汇总和查看， 有需要的人员可以进行查看和下载。

1.5 统计分析

对于技术委员会工作人员来说， 经常需要统计各类数据， 用于汇报工作、 撰写年度工作报告或者跟踪年度项目完成情况等。

该系统对所需的数据进行统计分析， 并将数据汇总给工作人员， 方便工作人员统计数据汇报工作或者撰写年度报告。 同时， 对年度需完成的标准项目进行统计， 以便提醒工作人员按时完成标准项目[3]。

1.6 事务提醒

技术委员会事务性工作比较多， 很多事项具有时间节点， 有些事项时间跨度比较长， 传统的提醒方式， 无法满足现有的工作需要。

对于技术委员会具有时间期限的事项， 比如征求意见、 投票和提交资料等系统均可以设置时间提醒， 还可以对标准项目整个制修订过程中各个阶段的时间安排进行设置， 避免工作人员因事务繁多而遗忘。

2 系统功能模块设计

标委会文件管理系统包含了标委会日常办公的应用， 具有很强的通用性。 其主要的功能设计如图1 所示[4-5]。

图1 标委会文件管理系统功能结构图

2.1 标准制修订过程管理

标准制修订过程管理是标委会日常管理中的一项重点工作， 过程涉及多个阶段， 每个阶段需要管理的资料也不同， 如下所述。

2.1.1 立项申报阶段

立项申报阶段主要工作是标委会内部审查项目， 然后给出是直接申报、 需修改后进行申报还是不能申报的建议， 为起草人和标委会工作人员就标准立项提供了一个统一的沟通平台， 有如下两个流程。

a） 起草人登录账户后填写申报标准的基本信息，一般按照项目建议书的内容进行填报， 同时还需要提供项目负责人和联系方式， 在此需要对标准名称和采用的国际标准号（如果有的话） 进行查重， 避免重复申报， 如果有重复就无法提交立项材料。 附件上传项目建议书、 草案等规定的申报材料。

b） 上报标委会， 标委会秘书处秘书收到立项材料后对提交的材料进行审查， 如有问题需要修改或者不适合立项， 则退回给起草人， 并附上具体的修改意见或说明不适合立项的理由； 如无问题， 则上报标委会秘书长进行审查， 如有问题需要修改或者不适合立项， 则退回给起草人， 并附上具体的修改意见或说明不适合立项的理由， 如没有则通知标委会秘书对材料进行归档并在主管部门指定平台进行上报。 详细的流程如图2 所示。

图2 立项申报阶段流程图

该模块需要具备录入、 上传、 修改、 提交、 退回、 下载和归档等功能。

2.1.2 征求意见阶段

征求意见阶段主要是就征求意见稿材料向委员及其他领域的专家征求意见， 一般为期两个月，有如下两个流程。

a） 起草人上传征求意见材料， 上报标委会，标委会秘书收到征求意见稿材料后对提交的材料进行审查， 如有问题需要修改， 则退回给起草人； 如没有问题， 则上报标委会秘书长进行审核。

b） 秘书长审查， 如有问题， 则退回给起草人进行修改； 如没有则通知标委会秘书对材料进行归档并对外进行征求意见。

此外， 除了官方渠道之外， 还可以通过系统发给委员征求意见； 还可以发给该领域的专家征求意见。 详细的流程如图3 所示。

该模块需要具备上传、 修改、 提交、 退回、 分发、 下载和归档等功能。

2.1.3 征求意见稿意见汇总

意见汇总流程为： 委员如对征求意见稿有意见， 可以上传意见材料， 提交给标委会秘书； 然后， 标委会秘书将意见通过系统打包反馈给起草人， 并对资料进行归档。 详细的情况如图3 所示。

图3 征求意见阶段及意见汇总流程图

该模块需要具备上传、 修改、 提交、 下载、 汇总意见和归档等功能。

2.1.4 送审阶段

送审阶段主要是针对送审稿材料进行审查， 提出审查意见， 为召开审查会做前期准备工作， 流程如下。

a） 起草人上传送审稿材料， 上报标委会，标委会秘书收到送审稿材料后对提交的材料进行审查， 如有问题需要修改， 则退回给起草人； 如没有问题， 则上报标委会秘书长进行审核。

b） 秘书长审查如有问题， 则退回给起草人进行修改； 如没有问题， 则通知标委会秘书对材料进行归档并在标准评审会召开前一个月将资料发出征求意见。

此外， 还可以通过系统发给委员来征求意见；还可以发给该领域的专家征求意见， 为后续召开标准审查会议做准备。 详细的情况如图4 所示。

该模块需要具备上传、 修改、 提交、 退回、 分发和归档等功能。

2.1.5 送审稿意见汇总

意见汇总的流程为： 委员如对送审稿有意见，可以上传意见材料， 提交给标委会秘书； 然后， 标委会秘书将意见通过系统打包反馈给起草人， 并对资料进行归档。 详细的情况如图4 所示。

图4 送审阶段及意见汇总流程图

该模块需要具备上传、 修改、 提交、 下载、 汇总意见和归档等功能。

2.1.6 报批阶段

报批阶段主要是起草单位根据审查会的结论和专家意见形成标准报批稿。 这个阶段需要提交的资料相对比较多， 流程如下。

a） 起草人上传报批稿材料， 上报标委会， 标委会秘书收到报批材料后对提交的材料进行审查，如有问题需要修改， 则退回给起草人； 如没有问题， 则上报标委会秘书长进行审核。

b） 秘书长审查如有问题， 则退回给起草人进行修改； 如没有问题， 则通知标委会秘书对材料进行归档， 并将资料上报主管部门。 详细的情况如图5 所示。

图5 报批阶段流程图

该模块需要具备上传、 修改、 提交、 退回、 下载和归档等功能。

2.1.7 报批资料修改

这主要针对主管部门对提交的报批材料审核后提出意见的情况， 标委会秘书将提出的意见反馈给起草人， 起草人按要求修改后将资料提交给标委会秘书， 标委会秘书对提交的资料进行审查， 如有问题需要修改， 则退回给起草人； 如没有问题， 则上报标委会秘书长进行审核。 秘书长审查如有问题， 则退回给起草人进行修改，如没有则通知标委会秘书对材料进行归档，并将资料上报主管部门。 详情如图6 所示。

图6 报批资料修改流程图

该模块需要具备上传、 修改、 提交、 退回、 下载和归档等功能。

2.1.8 项目跟踪

主要是为了方便标委会工作人员了解标准的整体情况， 可以通过此功能查看本标委会申报的国标计划项目、 正在制修订中的标准项目进展和已完成的标准制修订项目。

2.1.9 信息查询

可以通过立项编号、 下达计划号、 标准名称、等同采用的国际标准号、 制修订情况和当前状态对系统中已有的标准项目的信息进行查询。

2.2 国际文件投票管理

主要针对IEC/TC 56 网站上发布的国际标准投票文件， 需要发给标委会的所有委员进行征求意见， 并将收集到的意见进行反馈。

国际文件投票管理的流程为： 标委会秘书提交国际标准文件征集意见所需资料， 上报标委会秘书长进行审核， 如有问题需要修改， 则退回给秘书；如没有问题， 秘书则将资料分发给各位委员。 委员如对文件有意见， 可以上传意见材料， 提交给标委会秘书； 标委会秘书将意见通过系统打包下载、 汇总， 然后将汇总后的意见和其他上报材料提交标委会秘书长进行审核； 秘书长审查如有问题， 则退回给秘书进行修改， 如没有问题， 则通知标委会秘书对材料进行归档， 并将资料上报主管部门。 详情如图7 所示。

图7 国际文件投票管理流程图

该模块需具备录入、 上传、 修改、 提交、 退回、 下载和归档等功能。

2.3 已发布标准管理

已发布标准管理可以方便标委会相关人员查看以及参考标准的相关信息。

标委会秘书将已发布标准的标准号、 名称和采用的国际标准号录入系统， 并将正式发布的标准文本上传并归档。

该模块需具备录入、 上传、 修改、 提交、 下载和归档等功能。

2.4 文件归档管理

收文、 发文、 会议资料、 工作年报、 国际标准组织专家申报、 标委会换届、 标委会考核评估和标准复审等其他相关的需要归档的材料。 这一事项由标委会秘书根据实际需要进行个性化设置。

2.5 统计分析

对年度立项标准、 征求意见标准、 送审标准、报批标准和已颁布标准等录入系统的信息进行统计分析， 同时对年度需完成的标准项目进行统计， 并对数据进行汇总， 在系统首页对标委会工作人员进行展示。

2.6 事务提醒

对于具有时间期限的事件， 录入事件的基本信息、 需要处理的事务和设置起始日期。 对于标准项目整个制修订过程的各个阶段可以划分时间段设置， 并明确各个时间段需要处理的事务。

2.7 系统管理

该模块于后台运行， 以数据维护和安全管理为主， 不对外公开。 主要功能包括用户管理、 角色管理、 权限管理、 安全管理和日志管理。 一般由标委会工作人员兼职管理。

用户管理是为起草人、 标委会工作人员、 委员及其他领域专家等提供相关信息的增加、 修改和删除等功能。 通过该功能可以设置用户的基本信息。

角色管理与权限管理密不可分， 角色是权限的基础。 角色管理是针对系统用户的角色资源进行的管理， 包括角色设置、 角色分类和角色授权（模块资源授权和权限分配）。

权限是用户只能访问自己被授权的资源， 并进行相关的操作。 权限管理为标准起草人、 标委会工作人员、 委员及其他领域专家、 管理员等用户设置特定操作功能， 实现用户系统功能的使用， 保障整个系统正常有序地运行。

安全管理是对用户的登录账号和密码进行管理。

日志管理是记录系统运行的过程和状况， 包括系统日志、 操作日志和安全日志， 不同的日志记录对应模块的信息， 同时提供日志查询、 统计和维护功能[6]。

3 用户权限

用户权限功能模块是为了控制不同用户对系统的操作权限， 提供用户身份访问控制和操作授权服务。

3.1 管理员

根据系统运营需求， 管理员具有用户管理、 角色管理、 权限管理、 安全管理和日志管理等系统管理权限， 主要承担系统日常维护工作， 为支撑用户开展各项工作提供技术保障[6]。

3.2 标准起草人

标准起草人的权限主要跟标准项目有关， 具有立项申报阶段、 征求意见阶段、 征求意见稿意见汇总、 送审阶段、 送审稿意见汇总、 报批阶段、 报批稿修改和项目跟踪， 以及信息查询等权限， 项目跟踪和信息查询权限仅限于查询标准起草人自己申报的标准项目。 标准起草人可以著录、 修改、 删除标准项目基本信息， 上传材料附件， 下载征求意见材料。

3.3 标委会工作人员

标委会工作人员是指标委会的秘书长和秘书。他们主要承担技术委员会的日常管理工作和资料的审核工作。 标委会秘书长具有除系统管理之外的大部分功能的权限， 即对立项申报阶段、 征求意见阶段、 送审阶段、 报批阶段和国际文件投票管理等的审核权限， 项目跟踪、 已发布标准管理、 统计分析等的查看权限， 对所有的标准项目具有信息查询的权限， 对事务提醒具有建立、 删除、 修改、 查看等权限。 标委会秘书与标委会秘书长所具有的权限略有不同， 秘书增加征求意见稿意见汇总和送审稿意见汇总上转发、 归档的权限， 国际文件投票管理具有著录、 修改、 删除、 上传和归档等权限， 其他的均与标委会秘书长的权限一致。

3.4 审查专家

审查专家一般由标委会委员及其他的领域专家组成。 标委会的委员在一段时间内相对固定， 由顾问、 主任委员、 副主任委员、 委员、 秘书长等组成。 审查专家具有在征求意见汇总和送审稿意见汇总阶段查看、 下载、 上传及修改意见等权限， 还具有已发布标准管理的查看、 下载权限， 本人已审核的标准项目的信息查询权限。 委员除了以上权限之外， 还具有国际文件投票管理的查看、 下载、 上传及修改意见等权限。

4 系统预计达到的效果

4.1 提高工作效率

标委会内部建立统一的业务平台后， 文件传输不再需要通过社交软件来实现， 标委会工作人员对资料有意见可以通过平台进行交互， 后续有问题需要追溯时可以在短时间内准确地找到相关的信息，一般情况下标准项目的信息会一直在系统中保存，而且信息相对比较集中， 尤其是专家提出的意见，汇总时也不易被遗漏。 同时系统中的统计分析功能， 可以方便工作人员快速地提取所需要的数据汇报工作或者撰写年度报告。 标委会文件管理系统可以达到既简化工作流程又节省资料查找时间， 仅资料查找一项工作一年预计能节约300 h 以上， 可以大大地提高标委会的办公效率。

4.2 加强人员交流

标委会很多事务需要通过有效的交流才能得以顺利地开展， 这就要求标委会内部工作人员之间、工作人员与起草人及委员之间， 都要建立起有效的沟通途径。 但是目前的沟通过程中总是存在种种障碍， 有的是沟通者本身的原因， 有的是沟通渠道或方式有问题。 标委会文件管理系统建成后， 可以为标委会提供一个高效和畅通的沟通平台， 通过系统传输的各种信息资源， 加强人员之间的有效沟通。

4.3 规范审批流程

通过标委会文件管理系统规范化的电子流程，可以有效地降低人为因素对流程的干扰， 对于具体事项的办理情况可以进行实时跟踪， 而且计算机处理手段可以保证信息传递的准确性和可靠性。 使用文件管理系统后， 任何一个业务事项， 它的流程都是固化的， 要经过谁审批， 审批意见如何， 都需要按步骤、 按要求进行， 而且整个审批过程一目了然， 责任明确， 可以确保标委会内部管理的规范化[7]。

5 结束语

标委会文件管理系统是依据标委会内部具体工作要求而设计的， 由此可以实现标委会内部具体工作和文件的信息化管理； 同时， 也有助于提升标委会工作人员的工作效率和管理水平。 随着技术的进步和管理的加强， 本系统还需要根据实际使用中的问题持续地完善， 希望本设计方案能起到抛砖引玉和相应的参考作用。