构建管理新体系发挥档案在高校建设中的作用

●阴志芳

2021年4月，习近平总书记在清华大学考察时强调：我们要建设世界一流大学，要构建一流大学体系。高等教育体系是一个有机整体，高校档案管理是高校管理的重要组成部分，我国高校要明确档案管理工作的重要性，发现实际工作中存在的问题与短板，构建档案管理新体系。

一、档案管理在高校建设中的重要性

一是高校档案凝聚着高校的办学思想与精神力量，是高校文化的溯源与载体，为高校的长期规划和发展提供参考，是高校不断良性发展的动力源泉，在人才培养和文化传承创新中发挥着独特的重要作用。随着“十四五”高校信息化建设的提出，提高档案管理水平被摆在了高校发展的突出位置。

二是高校档案作为高校重要的原生信息，是记录个人学习、工作、成长经历等内容的原始文件材料，是供在校师生、校友、社会大众长远利用的宝贵信息资源，具有不可替代的保存价值。

三是高校档案是学校人事部门对个人管理的重要凭证和考核工作的基础，是学校选贤举能、知人善任的参考依据。在新的发展形势下，随着高校教育改革的不断深入和发展，高校档案管理发挥着愈加关键的作用，许多高等院校都开始强化档案管理的创新变革，优化管理手段与管理形式，引进信息化建设，加强信息安全管理，建立学校档案管理信息系统，有助于学校领导及各部门管理者，在高校建设中能进行科学决策和管理。

二、高校档案管理工作中存在的问题

高校档案管理合理且科学地收集、鉴定、利用、整理、统计、保管有关档案信息，具有一定的记录价值与社会价值，旨在实现高校档案管理工作的高效有序开展。当前我国高校的档案管理还存在着一些问题。

（一）对档案工作重要性认知不足，强化档案管理意识淡薄

档案工作相比于高校多项主要业务而言，其工作相对低调，不会获得显著的工作成绩，难以受到更多的关注，为此，许多高校往往不重视档案管理工作，很少设立专门的管理部门，一些高校领导没有在本校的重点工作中纳入档案管理工作，致使档案管理工作处于被动地位，依法治档力度不够，从而也导致具体档案工作人员的认知缺乏。目前，在一些高校档案管理人员身上，还或多或少地存在着思想观念僵化、创新意识较差的问题，有的档案管理人员身兼数职，尽管随着信息化办公的进程不断加快，硬件设备越来越完善，但因一些职工对档案管理工作存在认知上的误解，强化档案管理意识尚显薄弱，部分高校的档案管理人员对档案的真实程度不够重视，在实际操作环节中，导致档案的真实性与安全性无法得到保障，严重影响到档案信息作用的发挥。

（二）档案管理制度陈旧，质量把控不到位

许多高校在档案管理制度上仍未形成一个高效、透明、真实的管理制度。对信息收集情况不明朗，增加了档案信息不完整或出现错误的概率，为档案管理埋下了真实性的隐患。制度政策的匮乏使得信息资源收集长期处于被动、延时的局面，高校档案管理的关键在于对各方面信息进行全面且如实的记录，高校在进行档案管理的过程中，因为信息化手段不足，会将一些关键性信息有所遗漏，对档案管理的质量把控不到位而导致出现质量问题。

（三）档案管理信息化进程缓慢，制约着工作质量的提高

长久以来，我国高校档案管理工作存在着信息化顶层设计缺乏，大多高校档案管理信息化进程缓慢，在实际工作中面临多方面的严峻挑战，高校档案信息化建设工作，由传统方式向信息化方式迈进刻不容缓。大多数的高校档案管理数字化程度低，缺少统一标准，存在收集不全、管理困难等问题，对于档案的利用将会增加了许多的不便。档案管理信息化程度低，亦会导致高校办公系统与档案系统无法对接，会造成两种系统同时运行，操作难度大而且很耗费成本，在信息查找方面效率低且存在很多的漏洞，严重制约着高校档案管理的发展。

（四）档案管理员的业务素养尚待提升

档案管理水平的提升需要高校各管理层人员共同的努力，档案管理人员素质的高低直接关系到高校档案管理质量。目前，许多高校中分管档案管理工作的领导，仍习惯于传统的管理模式，对于实际的档案管理工作也是较为模糊，对信息化技术手段理解得不够透彻，因此，对学校的档案管理在人员使用、计划安排、监督检查等工作缺乏正确性指导。随着数据化时代的来临，档案数字化已成为必然的趋势，而数字化工作最重要的还是人才，即具备档案数字化能力与计算机操作技术的复合型人才，如果没有足够的人力推进，将会严重影响到高校档案的管理水平。

三、高校档案管理变革新趋势

高校档案主要是产生于教学、科研、学生管理等大量的档案信息，在我国信息化大数据高速发展，各级各类档案机构快速改革的新背景新形势下，高校档案数字化建设进程进一步加快，高校档案管理工作要随时代发展转变管理思想与方式，不断提升效率并获得可持续发展的创新管理能力，实现智慧档案管理成为高校档案管理变革新趋势。

（一）国家相关部门出台了系列文件

政策法规是一切管理工作的基础，在“十三五”期间，“四个全面”战略布局、国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划的推进，国家大力倡导档案利用便捷化、档案安全高效化以及档案管理信息化。从2011年起，国家相关部门出台了系列文件，让高校档案信息化管理工作有理可循、有法可依。“十四五规划”下对高校档案管理提出了进一步的“智能化”全新变革要求，指出要推动互联网、大数据、人工智能等同各产业深度融合。

（二）高校档案信息化是时代机遇

信息技术的快速发展创建出一个全新的大数据时代，为高校档案管理创建了更为广阔的平台。运用人工智能技术不仅可以加快高校档案信息化的步伐，还可以通过智能化的利用更好体现档案的价值和学校档案部门的贡献。其意义在于开阔视野、更新观念、提高素质、顺应时代信息产业的发展。

四、多手并重构建高校管理新体系

进入“十四五”高校信息化建设新时期，高校档案管理要紧跟时代步伐，依据教育事业国家相关标准规范，打造了符合高校档案管理现实情景的解决方案，多手并重构建高校管理新体系，实现对党群、行政、科研、教学、学籍、外事等全门类高校档案的收集、管理、保存、利用的全生命周期业务流程管理，全面提升高校档案管理水平。

（一）强化认知，落实档案管理责任制

强化认知是提升高校档案管理水平的组织基础，高校要落实档案管理责任制，设置综合档案部门，充分认知高校档案管理工作的重要性。档案信息的记录强调全面、真实，高校开展档案管理工作时，应该秉持全面性和真实性的记录原则，高校各级领导应该积极监管，加大监管的力度，将档案管理工作列入工作议程。档案工作人员要对档案工作的各个环节都加以重视，要具备较强的分析与鉴别能力，防止出现材料失真情况影响到档案管理工作的正常进行。高校必须要构建系统完善的档案管理制度，全方位落实管理责任制，要求相关人员详细记录好档案的调动、查阅、接收等，学校的相关部门需要做好彼此之间的协调与沟通工作。

（二）提高信息化水平，创建新型高校档案管理系统

“十三五”期间，我国档案信息化建设成为档案管理工作的重中之重，随着信息网络技术的快速发展，丰富多样的档案管理系统成为推进校园信息化建设的一个新标志。为此，高校要顺应互联网与数据开放共享趋势，实现档案管理现代化新路径。当前，我国部分高校在不断探索和推进高校数字化档案室、智慧档案馆的建设，一方面能有效地促进档案管理标准的统一，另一方面能实现档案信息的共享，推动学校档案的全面信息化管理，实现档案优质管理的多项目标。

1.档案资源数字化。通过数字校园的前端信息化系统的电子文件归档和存量档案的数字化加工，实现以数字形式存储各种档案信息资源，提高工作效率，降低保管成本。

2.信息服务网络化。支持校园网、互联网、局域网等全网域和PC端、手机移动端的多终端服务，面向在校师生和外部单位提供远程的、自助式的档案借阅与利用、学籍档案翻译与认证服务。

3.流程处理自动化。由线下传统处理模式转向线上流程处理自动化模式，实现档案业务流程的线上同步固化映射，提高各业务环节的规范化和自动性。

4.档案信息知识化。对档案进行深层次的加工，针对不同层次利用人群，创新档案利用方式，提供档案知识化服务，提升档案利用价值，使高校档案馆成为高校“知识库”。

（三）高校新型档案管理新体系

1.多方面的内容互通互关。首先，对标最新国家相关档案标准、虚拟库房在线实时管理、PC、手机多终端覆盖，按照档案类型、业务流程自定义。其次，数字校园系统一键电子归档，实现历史数据无缝迁移，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、流程处理自动化和档案信息知识化，最终将高校档案馆建成以档案馆为主体，档案馆、校史馆、博物馆连成一体的综合性档案馆，以此促进文化和科技融合，发挥档案在科学研究、知识教育、资源共享、决策支持等方面的作用，为“智慧校园”“互联网+校园”建设提供助力。

（1）掌握档案资源主动权。高校传统档案馆档案收集的模式难以保障信息的准确性，在智能化要求下，高校档案部门要掌握档案资源的主动获取，一是，做好管理系统与档案管理系统的对接工作，减少档案信息二道手。二是，利用人工智能技术根据档案的内容和信息，自动完成档案著录。三是，利用人工智能技术对人工著录信息进行检测比对，保障档案信息准确性。

（2）安全保存档案资源。智能化要求下，高校档案部门要实现安全保存档案资源，管理系统要定期自动化备份数据，并对存储状态自动监控，同时，要对接RFID库房管理系统，简化实物档案利用流程。

（3）高校档案管理手段多样化。高校档案管理工作在规范化管理的基础上，还需实现信息化、多样化、灵活化管理。在智能化要求下，高校档案部门管理手段多样化，面对多种格式类型的档案，要支持多种格式的转换和保存，要根据实际情况自定义业务流程及自定义工具，满足多样化业务场景需要。

（4）高校档案工作应当“藏用并重”。随着高校档案数字化建设的推进，高校档案管理工作已经从“重藏轻用”转变为了“藏用并重”。在智能化要求下，高校档案部门能够更好利用档案，充分利用人工智能技术，自动结合命名实体识别和关系抽取技术，自动形成关系图谱辅助编研，减少工作量的同时保证完整性。

2.高校档案管理系统再升级。新《档案法》指明了档案管理现代化新路径，推动了我国档案信息化建设再出发。在高校档案工作体系中，档案信息化是核心层之一。伴随新一代信息技术新发展，高校档案信息化建设也需要进入一个“再出发”的过程，推进高校档案信息化的存量“再”信息化、增量“全”信息化和面向用户“真”信息化的进程。高校档案管理系统再升级，以智能化应用为方向覆盖各类管理功能，实现电子文件归档与电子档案智能管理，以大数据存储为基础实现档案电子化、数据化，可以对高校各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理，并对其流转过程进行实时地监控，实现对电子档案数据的安全存储和管理。

3.档案管理新方向——从数字化到数据化的转变。大数据的概念不在于存储或存档的数据、文档或记录的数量，而在于如何使用它们，即大数据不仅是指数据容量的大，更是数据获取、整合和分析的范围和程度，是要通过识别和标记重要信息来丰富其语义，将有价值记录或标记可以连接到其他开放数据资源。高校要在重视存储或存档的文档或记录的数量的同时，更加关注如何识别、抽取、使用与分析这些资源，从而更好地服务于高校各部门的运用。

4.创新高校档案管理新体系坚持建设与发展主题。创新高校档案管理新体系是大势所趋，不仅能提高档案管理效率，还能为高校节约教育经费，为高校建设中管理层的正确决策提供强有力的数据支持，创新高校档案管理新体系要坚持建设与发展这一主题，高校档案管理人员要积极寻求档案工作同学校中心工作的结合点，要真正把政治素质高、适应档案管理信息化建设要求的专业人才，选配到档案管理岗位上来。同时务必加大宣传力度，提高各部门人员的档案意识，加强档案工作人员的学习培训，提升档案人员整体素质，实施档案管理环境工程，重视应用现有的高新技术手段，最大限度地延长档案的寿命。

综上所述，我国高校要把握档案现代化管理建设的方向，高起点实施档案现代化管理，最大限度地分层次实现档案信息与学校和社会共享，要抓住历史机遇，实现高校对档案资料的高层次的利用，从而更有利于高校的决策与发展。总之，我国高校在档案管理工作中，要顺应时代的变革趋势，以“十四五”规划为指导，加强人工智能与高校档案工作的融合，积极推动高校档案管理可持续发展，更好地发挥档案在高校建设