高职院校有效提高学籍管理工作效能的措施

◇咸阳职业技术学院 李 燕 福 静

高校学籍管理工作是教学运行管理的重要组成部分，是一件政策性强、原则性强和服务性强的工作，是一项庞大的系统工程。本文通过对学籍管理工作中普遍存在的问题，从几个方面分析了如何针对性做好高职院校学籍管理工作，以期提高学籍管理工作的效能。

1 学籍管理的意义

高校学籍管理工作是教学管理工作的一项重要内容。加强高校学籍管理工作，对进一步规范高等学校办学行为，维护高等学校教育教学秩序，促进高等教育健康发展有着重要意义[1]。高校要根据《教育法》《高等教育法》《普通高等学校学生管理规定》和其他法律法规，制定和完善学校学籍管理规定，规范学籍管理行为，促进学籍管理工作的程序性、真实性、合法性。学籍管理关系到每一个学生的切身利益和合法权益。是记录学生从入学到毕业整个学习过程的关键，而且延续到学生毕业离校后的若干年，对学生的成长起着至关重要的作用。特别是针对高职院校，学籍管理工作的整个过程即是督促及促进人才培养质量的有效手段，又为培养生产建设、管理、服务一线需要的高素质技术技能人才提供了有力保障和显性激励。

2 高职院校学籍管理存在的问题

（1）学生自我管理意识淡薄。高校学籍管理系统中的学生信息包括学生个人基本信息，毕业图像信息，学历信息。在学生入学后，要求学生本人在教育部中国高等教育学生信息网（学信网）上注册学信档案，并在随后的学习过程中陆续进行“三查询、两校队”，即新生学籍信息查询，在校生学籍信息查询，学历信息查询及图像校队、学历信息校队。但通过近几年学籍管理工作，深感高职院校部分学生自我管理意识淡薄，对于与自己切身利益息息相关的学籍管理工作重视度不高。在注册学信档案时，往往存在错误注册，以致于学信账号与个人学信电子档案无法链接。或者忘记学信档案账号或密码等问题，导致不能及时查询及打印急需资料。特别是特殊类型新生学籍注册时，需采集个人信息。有些学生把名字中的相近字或身份证号码中的数字弄错，并且本人不核对，随意签字确认。综上问题都是源于学生自我管理意识淡薄，对个人切身利益重视度不高。

（2）教师参与度不高。近年来高职院校的各项规章制度都在不断完善之中。我院也编制了教学管理制度汇编、学籍管理规定和相关文件。但部分辅导员或班主任仍认为学籍管理只是学籍管理部门的事，和自己无关，根本不关注和学籍有关的政策和制度。对学生的学籍档案不按程序和要求归档保存，甚至有遗失学生学籍档案的情况发生。当学生有问题，需要咨询班主任（辅导员）或教学管理人员时，往往回答是是而非或者不知如何回答。学生只能到教务处咨询，使得教务处工作更加繁忙[2]。

（3）各部门之间沟通不畅。随着高职院校办学规模的扩大，专业设置多样化，学生人数也逐年增多。以咸阳职业技术学院为例，近五年在校生人数持续增长。这就使原来由教务处一个部门独立完成学籍管理任务的管理模式已日益变得力不从心和不合时宜。工作中发现，实行二级学院管理模式后，各二级学院分设有教学办及学生发展办公室，对专业教学、学生成绩及异动等情况进行直接管理。在教学和学生管理中存在随意调班、输入成绩不及时、异动情况不上报等问题。比如在转专业方面，许多学生存在目标不明确，盲目跟风，申请转专业前不进行深思熟虑，申请后又要求撤销或变更的现象。除专业调整外，还存在大量的不涉及专业调整的班级重新整合。如护理专业实行“学院建病房、医院设课堂”模式。学生入校后有机会申请“医院班”，即将学生的培养地点设在协议医院，由医院执业医师进行授课。这就需要在学籍管理平台中根据学生申请情况进行大量调整。还有部分专业设有订单式冠名班，其与普通班教学计划和内容差异较大，出现问题后又不能与学院相关部门及时沟通上报，以致不能及时依据国家政策和学校相关规章制度进行处理[3]。导致在教育部网站及教务管理系统中不能及时更新数据，使学生所在班级情况或学业成绩等与实际存在一定差异，给管理带来许多不便。

3 解决的对策

（1）优化管理体制，保障管理程序。为保证学籍管理工作顺利进行，应建立学籍管理二级管理机构和学籍管理评优机制。比如我院在相关管理制度中明确各级管理人员职责、问题处理程序，充分发挥二级学院的直接管理作用。二级学院要选派专人负责处理本学院学生的学籍管理工作，保证责任落实到人。以严把“三关”的原则为要求开展工作。即严格审查学生的入学资格，把好学籍注册关；严格审核每学期的学业成绩，把好成绩登记关；严格审核学生的毕业资格，把好证书发放关。同时，要加大校内培训和宣传力度。积极组织学籍管理人员进行学习、交流和研讨有关学籍管理的文件和政策。让教师和学生都能参与管理，了解学籍管理制度和管理流程。形成统一领导、分工明确、权责一致、运转协调、优质高效的管理体制。

学校应全面落实《高校学生管理规定》等制度，制订《学籍管理规定》《考试管理规定》《应征入伍学生学籍管理规定》等制度，明确学籍学历管理工作的标准和要求，使学籍学历管理工作有章可循、有据可依。建立院长领导的学籍管理分工制。（图1）教务处主要负责学籍注册、学籍异动、学历注册、成绩管理以及毕业证书的办理、发放等工作；学生处主要负责学生的奖励、处分、申诉等工作；招生处主要负责新生入学资格审查工作；二级院部主要负责学生信息核对及学业成绩录入、初审等工作（图2）。设立学籍学历管理岗位，选拔政治素质好、业务水平高、责任心强、熟悉政策的教师担任学籍学历管理人员，使学籍学历管理责任明确，职责清晰，任务落实。

图1 院长领导的学籍管理分工制

图2 以学生为中心的学籍管理职责图

（2）增强管理意识，提高管理质量。学籍管理也是一项服务性工作，需要热心、细心与耐心。必须坚持“以人为本”的原则。积极为学生服务，为社会服务。在工作中，要确保各种信息的准确性和公开性。由于学籍管理中，需要学生核对很多信息。针对高职院校情况，应加强宣传教育，晓之以理，强调电子注册的重要性。树立“自己对自己负责，教师对学生负责，学院对师生负责”的意识，实行学生签字确认、辅导员（班主任）初审签章，二级学院复核签章，按要求报送教务处终审的制度。使学生及相关管理人员认识到学籍管理的重要性，端正学籍管理的态度，提高学籍管理的水平。通过耐心的劝服教育和不厌其烦的校对修改，使电子注册的有关信息录入及时准确，为每一位学生建立相应完整的学籍管理档案。在实际工作中，要做到以下几点：一是加强政策宣传。通过学校微信公众号、网站、校报等形式，加强国省院学生管理规定有关政策宣传，确保政策宣传到位、理解到位、认识到位。二是提高思想认识。学籍管理工作人员和学生按照国省院学籍学历管理有关要求，严格做好注册、异动、核对等工作。确保学籍学历管理工作严格、规范、有序。三是严格学业管理。结合高职院校生源实际，加强教风学风建设，创新课程教学模式，改革课程考核方式，增加实践考核、过程考核比例，提高学生课程成绩及格率。

（3）坚持依章办事，规范管理行为。学籍管理是一项政策性、原则性很强的工作，必须认真负责。特别是对学籍管理中的重大问题，如学生基本信息变更、学籍异动、学业成绩等，学院教务处、学生处及各二级院部都应按操作规程严格开展工作。任何处理和操作都应有相应政策制度及证明材料的支撑，不能随心所欲，任意调配。在学籍系统的操作中，应按照时间节点，严格审核，及时更新学籍管理数据，使平台数据与学校实际学生状态保持一致。

严肃学生学业成绩管理，是学籍管理的重要着眼点。在学业成绩评定、输入等环节中，教师应做到公平、公正。不徇私舞弊、不打情面分。保证每位学生、每门课程的学业成绩都真实、有效。在学籍管理中，规定任何人不得随意更改学生成绩，否则，视作学生考试舞弊或协助学生考试舞弊，并对违规的师生进行严肃处理。在具体工作中要严格落实以下规范：一是严格规范学籍学历注册。按照《高校学生管理规定》及省教育厅新生学籍注册有关规定，在规定时间内准确完成新生学籍注册工作，及时督促院部及学生核对相关信息。二是严格审核学籍学历信息。按照《高校学生管理规定》及学信网要求，严格审核学生学籍信息修改申请及材料，及时上传有关证明材料，确保信息准确，真实无误。三是严格复核学籍信息异动。按照《高校学生管理规定》以及学院《学生管理规定》第三章第五、六节休学、复学、退学、转专业等要求，对学生提出的休学、复学、保留学籍、退学、转专业等学籍异动申请，严格审核相关材料，及时在学信网和教务系统据实标注，管好过程。四是严格规范学业成绩管理。按照《高校学生管理规定》以及学院《学生管理规定》《考试管理规定》有关规定要求，严格加强学业成绩管理，建立学业成绩预警制度、毕业资格审核制度，对学业成绩不合格的学生及时作出留级、退学或结业等处理。五是严格规范学历证书办理。按照《高校学生管理规定》、高校学历证书办理以及学院《学籍管理规定》有关要求，严格学生毕业资格审核，规范毕业证书办理发放、毕业证明书补办等关键环节，确保学历证书办理规范严格，发放准确无误，补办程序合规。六是严格完善学籍档案管理。学生的学籍档案具有重要的价值，在学校管理中占有重要地位。因此，学籍档案管理人员不仅要掌握基本的学籍档案管理知识，还要熟悉与学籍档案相关的各项法律政策。本着服务学生、服务社会的理念，做到完整、合法、及时、真实、准确[4]。

4 结束语

高职院校学籍管理是教学管理的重要组成部分。加强学籍管理对建立与维护正常的教学秩序和树立良好学风、确保职业教育的教学质量具有重要意义[5]。因此，在高职院校中，要让教师、学生、管理人员都参与到学籍管理工作中来，增强主体管理意识。落实“周、严、细、实”四个字，即学籍学历管理制度要周密科学，制度执行要严格把关，服务过程要细致周到，做到实时跟踪、实地解决，留下真凭实据的过程材料。相关管理部门要协同配合，相互沟通，实现管理业务标准化、管理信息规范化和管理工作程序化，共同推动高职院校学籍管理工作的精细化程度。