新时期背景下加强医院机要工作的研究

文/三六三医院 鄢翎 郑尚英 皇甫伊亭

机要工作是党政工作的重要组成部分，担负着要时刻传达国家政策和大政方针的总体方向，贯彻落实党的一系列安排的重要责任。医院机要工作，首先要有一个正确的思想意识，与以习近平同志为核心的党中央保持高度一致，这关系着医院是否能够满足广大人民群众的根本利益，同时也涉及医院领导是否具备提供最优决策或高效服务的能力。因此，医院的机要工作往往具有信息量大、政策性强、责任重大、时效性强等特点。新时期对医院机要人员提出了更高要求，不仅要严格遵循保密原则，还要充分了解领导的分工，为医院提供更有效的信息。同时，还应进一步强化督办工作，完善文案处理档案。

一、新时期背景下医院机要工作的显著特点

（一）信息量大、政策性强。新时期背景下的医院机要工作，主要负责将上级机关以及同级机关单位所发的来文、通知、声明、信件以及传真等资料，进行收集与整理，并加以利用。与此同时，医院机要工作人员还应负责各项机要文件或信件、函件的收发工作，将医院可能用到的参考资料做好登记，并督促其传送、传阅以及日后的归档或销毁工作。此外，医院机要人员还应加强对医院公章的保管工作、督促公章规范使用。因此，医院机要工作几乎涉及医院所有信息的传递工作，亦或者说医院所有重要信息都集中在机要工作岗位之上，信息量巨大。此外，医院机要部门日常所处理的各项文件，几乎都是来自国家、省、市卫健委出台的有关医院经营管理的政策，是医院所需遵循最直接的法规、规章，政策性极强。因此，在医院机要工作过程中，机要岗位的全体人员以及领导都应全面了解所接收的法规、规章。

（二）责任重大、时效性强。医院机要人员不仅每天要处理大量的文件，而且还需要确保文件的发送与接收，整体的工作节奏较为紧凑。在此基础上，医院机要工作人员还要将部分文件进行传阅并做好保密工作，要时刻遵循保密规定、坚守保密原则，确实做到不该说的绝不说、不该做的绝不做、不该印刷或传递的材料绝不印刷传递。因此，要求医院机要人员不仅要严格按照规定和要求开展，还要做好医院各科室以各部门之间的协调工作，责任重大，医院机要人员必须具有强烈的工作责任心与社会责任感。医院是救死扶伤的场所，有可能一秒钟的犹豫，都会使病人丧失宝贵的生命。因此，医院的整体工作最重要的就是“时间”二字。在医院整体工作中，机要人员虽不用直接接触患者，但其工作依然要求讲究实效性。若遇到上级机关下达各项紧急文件时，机要人员需要像抢救生命一样，毫不犹豫，立即处理或传送文件。例如，在新冠病毒扩散初期，上级机关下达紧急文件，机要人员一定要抢在第一时间，将此文件交与医院领导进行批阅，切实做到上传下达，辅助医院严格听从上级指示，共同做好新冠病毒的防御工作等。

二、新时期加强医院机要工作的路径

（一）进一步了解领导分工，提供更有效的信息。在新时期背景下加强医院机要工作，首先应该使机要人员进一步了解领导的分工，将领导所分配的任务落实到人，且每人都应坚决完成自身的任务。与此同时，医院机要人员还应了解医院工作基本内容，进而能够在最短的时间内抓住领导所分配的时段性工作任务。如此，机要人员便可以掌握工作的主动权，进一步提高工作水平。此外，医院机要人员在领导身边要做到勤想、勤记，将领导所观察的事物记在心中，将领导说的重点及时进行记录，在领导做决策的时候，帮助其将重点信息集中在所要处理的文件上。通常情况下，医院领导除了承担医院行政管理等职责，还需要做好教学任务，并承担一些临床分配工作，时间与精力非常紧张。机要人员应切实做好自身本职工作，将领导需要处理的文件先做一个初步处理，使领导在处理文件时，第一时间看到工作重点，以此减轻领导的工作负担。此外，医院机要工作人员应每天阅读网络刊物或与医学相关的热点新闻，上至中央所公示的医学动向以及下发的文件，下至各个省、市或区卫健系统的动态情况，并将所收集到的材料反映、传递给各部门，逐步形成医院自身的信息数据库。医院机要工作人员严谨的工作方式，不仅适应医院日常工作需要，更是知识积累的需要。医院机要工作人员要不断提升自身工作能力，可为医院后续发展提供有效支持。身为医院机要工作人员，只有平常不断积累，才能够在关键时刻充分发挥自身作用，为领导提供详细、准确的资料信息以及医学背景材料，如此才能在医院机要工作中得心应手，推动医院整体服务水平逐渐前进。至于医院机要工作人员所应阅读的材料来源，本文推荐《人民日报》《光明日报》等。此外，医院机要工作人员还可以适当阅读一些与医学有关的拓展书籍，不断提升自身工作水平。

（二）大力抓好督办工作、完善文案处理档案。

在医院管理过程中，上传下达是极为重要的，关系着医院所接收或发出文件的有效性。因此，需要医院机要工作人员开展紧密督办，一份重要文件的批示与承办，通常情况下是环环相扣的，只有医院机要工作人员将文件中所包含的各项细则之间的关系理清，才能够准确无误地将文件中的重要信息传递给领导，并辅助领导文件中所涉及的相关细则落实，并将上级以及下级的反馈情况，及时反映给领导。医院机要工作人员除了要正确有效处理收发文件，做好各项文件资料、材料的复印工作之外，还应尽可能做到勤思考、多实践，运用自身专业能力以及职业素养，建立并完善文案处理档案。与此同时，做好各项文件的追踪以及记录。对领导的批示或指令，以及主办部门或承办部门各项文件审查结果或办理结果，做到详细记录、登记、整理。如此不仅有利于医院后续工作的开展，而且便于医院各项文件系统管理工作的进行，还可在此基础上为领导查询相关事项保留一定的资料基础，从而使领导所查询的资料准确、无误，节约时间，从而达到精准服务。

（三）严格遵循保密原则。医院机要工作人员，在工作过程中应该进一步加强自身的保密自觉性。医院机要部门是医院重要的组成部分之一，众多收发的紧急文件都汇集在此处，医院机要工作人员也是了解医院机密最多的工作群体。新时期，医院机要工作人员应该进一步加强自身的保密意识，严格遵循医院保密原则。这就要求医院机要工作人员具备良好的职业素养与道德素质，无论是否在上班时间，有关于医院机密的事情一定要做到绝口不提，不说不问，更不可随意对机密文件进行其他方式的记录。与此同时，医院机要工作人员还应该主动学习机密保管的相关知识，提升自身保密职业素养，严格遵守我国与保密相关的政策、法规。为此，医院应该为所有机要工作人员配备专门的电脑以及通信设备、U盘等，并在此基础上设置独立的医院机要工作科室，使医院机要工作人员拥有独立、专属的工作空间，进一步提高医院机要工作人员的保密意识。另外，医院还应以年为单位，与相关部门人员签订明确的责任书，进一步明确科室以及个人的保密义务。在医院的整体工作中，机要工作人员手中所掌握的许多材料都可称之为机密，例如：上传下达的紧急文件、大型会议所使用的笔记本、备用文件、用于储存各项文件的电脑或是固定储存文件的U盘等。若医院机要工作人员缺少防范意识或是保密意识不强，则很有可能为不法分子创造可乘之机，不仅严重影响个人信誉，而且还会为整个医院乃至与之相关的上级、下级部门带来不利影响，其后果是医院机要工作人员无法承受的。在日常医院机要工作中，机要工作人员应该尽量养成用完电脑及时关闭、设置好电脑开机密码锁、将用完的各项文件资料按照顺序放在资料柜中锁好、将开会所使用的笔记本或存放会议记录等机密文件的U盘放在保险箱内，尽量避免机密文件长时间使用的习惯，最大程度上做好机密文件的保密工作。另外，医院机要工作人员应该尽可能掌握现代机密防范技术。例如：1.重要机密可雇佣专业的安保人员进行看守；2.备份机密系统以及存有机密的主要设备信息、软件或数据电源等，确保能够在短时间内进行机密恢复；3.开启计算机保密系统。在此过程中，医院机要工作人员应注意，自己的电脑不能联网，并且做到定期扫描、杀毒，以防不法分子通过互联网恶意盗取或篡改医院机密。在具体医院机要工作进行中，医院机要工作人员应不断学习网络安全知识，并按照规定开展一系列网络工作，必须达到医院所规定的保密要求。与此同时，若是工作需要在与社会公众信息网络相连的系统或信息设备上开展，则不应在此设备或系统中存储任何有关信息，并对自动化的办公网络开展一定的拦截和数据加密，而医院机要工作人员自身所运用的网络也应做到严格的数据加密与终端加密，一定程度上防止不法分子闯入医院信息防御系统。

三、结语

综上所述，医院机要工作人员工作较为繁琐，同时是一项严肃而细致的工作。因此，医院机要工作人员应该自觉树立正确的政治立场，并将所需信息及时、准确、无误地进行接收与传递并做好保密工作，如此才能在新时期背景下加强医院整体机要工作。