信息化背景下档案资源开发与利用研究

文/菏泽市教育事业发展中心 李春强

随着社会的发展，社会信息资源逐渐走向多元化和网络化。档案信息作为信息资源的一类，不仅是当下档案信息社会发展的基础，也事关人力资源、企业（单位）发展、未来规划等多方面的内容。同时，档案信息工作中兼具管理和服务两大基本内容，是社会资源得以有效利用的“助推器”。当下我国在档案信息的开发与利用上仍存在许多欠缺之处，解决这些问题是当下档案信息开发与利用的核心内容。

一、信息化背景下档案信息开发的意义

（一）社会信息化建设的客观要求。档案资源作为一种信息资源，是当代社会资源中极具发展意义的一部分，其形成与发展多与社会生产力挂钩，对于社会生产力的推动和促进新的社会生产力的出现具有深远意义。在当前互联网不断渗透各个领域的形势下，对档案资源的需求也随之改变，档案用户的需求逐渐趋于多元化和复杂化。因此将互联网技术、数字通信技术和无线网络技术等运用到档案资源的开发与利用中是当下档案工作的必然趋势。

社会信息化包括政府、企业、家庭三个维度的信息化，档案便是将这三个维度的文件进行收集并管理和服务的工作。在当下信息发展快速化和多样化的趋势之下，纸质档案信息逐渐电子化，原有档案信息的更新和扩展需要互联网技术和大数据等技术的辅助，才能保证准确性和及时性。因此，当下档案工作信息化便是为了保障社会信息的完整性和有效性，促进更多社会资源的开发与利用，促进社会的全面、可持续发展。

（二）档案工作现代化的必然要求。档案工作信息化是保障档案工作的工作效益、经济效益和社会效益最大化的过程，是当下社会信息资源类工作发展的必然趋势。档案工作的信息化不仅能够提高工作人员的工作效率，同时也能节省人员成本，一定意义上还能使企业或者政府的整体工作效率提升。档案工作的信息化能够使原有档案工作中保守、狭隘、封闭的落后观念得以淘汰，取而代之的是创新性的开拓、开放、包容、注重效率的先进工作理念，为档案工作带来焕发生机的新型管理与服务模式。同时，信息化与原有档案工作的冲突还在于管理理念、管理模式、工作负责机制、工作内容体系等一系列的内容上，加强档案工作信息化，能够显著提升传统档案的工作要求，持续提高档案管理与服务的现代化。

（三）提高档案服务与管理水平的必然选择。在传统的档案工作中，工作人员多依靠手动收集和纸质存档的方式对档案信息进行收集与保存，安全性较弱和信息查找的难度较大。与此同时，如果面临跨区域档案信息查找时会出现时间成本高和难以操作的囧境，这些问题都严重制约着档案工作的现代化。提高档案服务与管理水平能够有效地提高档案信息调配和查找的便捷性，使得跨区域的信息调配实现即时性和联动性。用户的多样化需求得到解决，档案管理与服务真正做到以用户为中心，档案管理部门的服务形象得以改善。

二、信息化背景下档案信息开发与利用面临的机遇

（一）信息技术的逐渐成熟。我国在信息技术方面的成就斐然，尤其是在5G技术和大数据方面的成就世界领先。发达的信息技术所带来的是产业发展的便利性，档案资源管理与服务作为服务业的衍生产业，其内在价值核心在于根据客户需求进行档案资源的合理管控与开发利用，利用信息技术跨越空间、收集及时、便捷整合，能够有效地保障档案工作的高效运行。

（二）纸质媒体逐渐转型成为电子媒体。当下的社会中，对于信息的利用与开发多以电子媒体的方式进行。电子媒体具有存储空间大、便携度高、安全性较高等特点，而档案工作的内容便是整理信息与管理信息，作为信息的载体——纸质媒体逐渐为电子媒体所替代，在这样的趋势下，档案信息管理工作也逐渐转变为对于电子信息的管控。

（三）档案管理的时效性要求。当下对于信息的及时性要求愈加严格，对于档案资源的开发与利用而言，档案信息的及时性是其工作的重点内容之一，因此运用信息化技术使得档案信息能够及时更新，显得十分必要。

（四）资源共享化程度不断提高。互联网技术的不断成熟所带来的是资源的多样化和大数据在各个领域的不断扩展，资源的共享化已成为一种常态。当前形势下，对于档案资源的共享需求正向区域化和便携化发展，更多的档案资源正以不同区域的用户需求为导向，以手机调配、跨区域调配的方式持续进行。

（五）用户定位的精准化。互联网技术给人们的生活带来极大的便利，对于提供服务与管理的商家而言亦是如此，他们能够更加便捷地利用大数据统计的方式精准了解客户需求，再根据客户需求进行相应的产品研发和制造。档案工作在当下的社会发展中逐渐走向服务定向化和精准化，能够有效记录用户主体的档案信息需求，对于宣传档案文化也有相当大的积极作用。

三、信息化背景下档案信息开发与利用存在的问题

（一）档案信息的开发与利用意识薄弱。档案资源作为一种信息资源，只有充分地开放与利用才能使其内在价值得到充分体现。但受到各方面因素的影响，我国在档案资源的开放与利用上还存在整体利用率不高的问题。这是因为公众对于档案资源的重要性认识不足，对于档案资源的开放与利用多停留在原始性的收集和简单处理上，与国外公共档案开放程度尚存在较大的差距。与此同时，传统档案资源的开发与利用多停留在对于纸质资源的收集与利用上，对于新型媒体的利用相对较少，利用方式和传播途径的单一导致公众对于档案信息缺乏相应的重视。

（二）档案信息的开发与利用方式陈旧。近年来，我国在无纸化办公的推进上取得丰硕成果，在节约纸质资源的同时，促进了办公效率的提升。但对于档案信息的处理，虽大部分都已运用云端技术和大数据进行开发与利用，但仍有相当一部分的档案资源以传统方式进行收集与利用，在信息化程度上与西方发达国家相比仍存在一定的差距，严重制约着档案资源的信息化和专业化。

（三）档案资源的信息化缺乏相应的法律制度体系。当下档案资源的开放多依附于信息网络媒体的特定传播方式，具有信息共享的便携性的同时，也被网络媒体存在的弊端所制约，多缺乏相应的法律制度予以规范。加之我国在网络媒体的相关信息知识产权保护意识并不强，导致档案信息的开发与利用面临专利权得不到保护的现状，甚至出现部分企业由于资源未征得对方同意而随意乱用出现的诉讼纠纷案件等。除此之外，档案信息的随意处理一定意义上还会导致信息的外泄，对我国政治和经济发展造成干扰。因此，对于档案资源的使用与管理建立合适的法律体系，保障更多档案信息开发与利用的安全性，是当下档案资源开发与利用的重点内容之一。

与此同时，面临日益多样化的市场需求，我国档案资源的开发与利用仍存在相当大的空间，在这一过程中需要完善的制度作为保障。但由于我国档案资源的开发和利用仍处于起步阶段，因此在发展过程中由于制度的欠缺导致档案资源的开发与利用未达到应有的效率，甚至频频出现档案信息被破坏的情况。

（四）档案机构引进信息科技成本问题。在信息化时代背景下，大数据等核心技术的使用需要极高的软硬件成本，对于相当一部分档案开发与利用的企业或单位而言，这些成本对于生产要素的重要性次于其他生产要素，故而不愿意投入极大的成本去建设档案信息管理和服务技术，对于相关的设施建设亦采取第三方承接的方式进行管理，没有形成自我所特有的档案信息管理系统，一定意义上会出现难以保障自我档案信息安全的问题。

（五）缺乏专业档案资源收集和开发平台。当前形势下，我国的档案资源开发与利用存在较大的地区差异和人才差异，导致部分地区的档案资源专业开发利用的平台匮乏，较为落后的地区由于信息技术的欠缺导致对于档案资源的开发利用率较低，严重制约着全国档案资源整体开发与利用的现代化。

四、信息化背景下档案信息开发与利用的策略

（一）转变观念，增强意识。档案作为当下社会中一种十分重要的信息资源形式，既是对于以往社会发展的记录，也是对未来社会发展的规划借鉴，对于推动当下社会的发展具有极大的意义。传统档案工作对于档案资源的开发与利用多停留在简单的保存与更新上，社会公众对于档案资源的印象也多停留在简单的记录与管理上，档案管理服务机构在提供服务的过程中多存在服务质量较低的问题。因此，档案管理和服务机构要积极改变管理和服务意识，在利用信息化技术保障档案信息的完善化的同时，增强档案工作的服务意识。在为公众提供广泛而便捷的档案信息查找服务的同时，增强公众对于档案信息重要性的认识，使得公众自觉维护档案信息，自觉参与到档案信息的完善过程中去，促进我国的档案资源的开发与利用逐步走向现代化与可持续化。

（二）建立与完善相关法律法规，提供制度保护。当下的网络媒体缺乏相应的法律制度的监管，档案资源的信息化之路也会受到互联网弊端的影响导致安全性和专利性受到损害，一定程度上会影响档案管理和服务机构的积极性，导致档案资源的开发与利用现代化之路受到阻碍。针对这一问题，相关部门要积极加大对于档案信息开发与利用的制度化建设，用明确的法律界限保障档案信息的开发者和利用者的权益。建立统一可行的规范管理制度，有助于统筹地进行档案资源的现代化与信息化，避免一部分档案信息资源浪费问题的出现，为打造更加幸福和更加规范的信息社会提供制度基础。

（三）改革档案资源的信息化方式，提高开发利用率。互联网媒体、云端大数据等新媒体媒介的产生使得社会的主流传播媒体发生改变，档案资源作为一种信息类资源的开发与利用，势必要借助新媒体媒介进行。加之我国手机普及率高，对于档案信息资源的开发与利用可以多借助手机这样的便捷化工具进行。因此，对于新一轮的档案资源开发与利用而言，档案管理者要从用户的角度出发，通过手机应用、微信小程序和社交媒体等轻量化的平台进行档案资源的开发与利用，使得社会公众能够轻易地获取档案资源信息，打破档案信息传播的空间壁垒和时间壁垒，进一步推动档案资源开发与利用的现代化、信息化。

（四）加大资金投入，建设信息科技基础设施。档案信息的开发与利用需要安全的存储环境和便捷的档案数据库或平台，因此对于新时期的档案资源开发与利用而言，在保障档案信息的安全的同时，还要根据用户需求对于档案信息获取的便携性做出相应的技术投入。相关档案服务机构要重视对于大数据等新型媒体技术的运用，加大资金投入建设云端数据库，配备专业的安全技术人员，对于专业性高和专利性强的信息进行加密处理，设定一定的访问权限和身份信息验证，同时还要定期进行数据的分析与处理，保障信息的准确性和可靠性。除此之外，还要利用大数据和新型信息技术的整合力和运算力对于繁杂多样的信息进行归档处理，如针对历史某一个时期的社会现状、经济文化、政权迭代等内容进行大数据式的运算处理，在整合旧有信息资源的过程中分析和使用新的信息资源对其进行补充，使用户在获取信息的过程中能够更加全面地了解过去。

五、结语

随着当下我国信息化程度的逐渐加深，互联网技术的不断普及和多领域应用，原有的档案信息开发与利用方式已不再适应当下社会发展的客观需要。因此在实现档案信息开发与利用的信息化和常态化的当下，档案管理者要更新档案管理与服务的观念，运用更加先进和便捷的信息化技术实现对于档案信息的妥善管理。同时对于相关部门而言，要建立和完善档案信息的安全性保障体系，运用合理的法律制度保障档案信息的现代化，为推进信息社会的建设提供相应的制度保障。