网络环境下业余体校档案管理工作的方法及策略

高晓明

摘 要：随着社会经济的快速发展，科学技术水平的不断提升，信息化逐渐应用于各领域，促使网络环境的发展得到了极大改善。网络环境的改善，给业余体校发展的多样化提供了更多的可能性。业余体校想要在新时代获取更多更好的发展机会，就需要提升其自身的综合管理能力和水平，促进业余体校实现稳定、可持续的发展。其中，档案管理工作是业余体校众多管理工作中基础且十分关键的工作，需要业余体校管理层以及档案管理工作人员高度重视此项工作，落实并执行好各项措施，促进业余体校档案管理工作质量和水平的全面提升。本文结合业余体校档案管理工作的基本要求、业余体校档案管理工作的必要性、网络环境下业余体校档案管理工作的变化，以及网络环境下业余体校档案管理工作的方法及策略等方面进行探究，以期为业余体校档案管理工作的创新发展提供参考。

关键词：网络环境；业余体校；档案管理；方法及策略

前言

网络环境的发展与改善，给业余体校档案管理工作的创新发展提供了良好的客观条件，有助于业余体校档案管理工作先进性和科学性的进一步提升。业余体校是我国教育体制重要的组成部分，保障业余体校发展的稳定和长远，对健全完善教育机制体制具有积极的推进作用。档案管理工作对任何单位机构发展的稳定性和连续性，都有极其重要的作用和价值，业余体校也是一样，落实并监督好档案管理工作对业余体校实现长远且稳定的发展具有重要的现实意义。在网络环境下，各项工作、制度机制、流程环节、技术设备等，都有了不同程度的调整和变化，业余体校应主动积极地适应网络环境的变化，形成对网络环境变化的正确认知，推进校内各项工作积极顺应网络环境的调整和变化，促进业余体校综合管理能力和水平的全面提升，从而为实现业余体校良性、稳定、长远的发展奠定基础。

一、档案管理概述

档案管理是一项基础性事务工作，对单位机构的发展有着十分重要的作用和影响。档案管理工作会随着时间的加长和工作量的增多，使得工作难度会逐渐增加。档案管理工作需要将必要的文字资料、图片影像资料，音频资料，进行统的、集中的保存和管理。通常，保存和管理的各类资料都具有一定的价值，不论是社会价值、经济价值、艺术价值等，都会在后续的应用中产生一定的作用和影响，或是具有一定的指导意义。当前，随着现代化技术手段的广泛应用，档案管理正在趋向于信息化、智能化、科学化的方向发展，许多档案资料无法进行实物的保存，就可利用数字化的方式进行保存和管理。通过对现代化技术手段的应用，可极大地提升档案管理工作的效率和质量，从而全面促进档案管理的创新发展。

二、业余体校档案管理工作的基本要求

业余体校务必要贯彻落实上级部门、档案管理部门等对档案管理工作的各项要求，严格遵循档案管理工作的各项规范，科学合理地统筹规划业余体校档案管理工作。首先，业余体校应基于上级部门及档案管理部门对档案管理工作的各项要求和规范，制定适合本校自身实际情况的档案管理工作机制，提升本校档案管理工作的规范性与约束性，促使本校档案管理工作有章可循、有制可依。业余体校的档案管理工作应包括但不限于学生档案管理、整理以往档案资料、统计各类档案资料，并有效、安全、可靠地管理各类档案资料。与之前档案管理工作不同的是，需要加强对现代化技术手段的科学合理应用，强化对现有档案资料的收集和整理，从多个角度与维度实现档案资源的最大化利用，提升本校各类档案资料的使用效率。利用现代化技术手段，加快本校档案管理信息化进程，将各类档案资料实现信息化管理，并结合互联网技术、计算机软件技术等增加本校档案资料获取渠道，进一步提升档案資料的利用效率。另外，学校要加强对档案管理工作人员的专业能力提升，提高工作人员对档案管理工作的重视程度，促进工作人员高效、科学地开展档案管理工作，有利于档案管理工作质量和水平的全面提升。落实业余体校档案管理工作的各项基本要求，切实有效地开展档案管理工作，有助于业余体校综合管理能力的进一步提升，为业余体校实现更好的发展提供支持。

三、业余体校档案管理工作的必要性

随着时代的发展，网络环境影响着各项工作的开展，对现代化技术手段的利用，可以有效提升工作质量和效率，同时，有助于各项工作的创新发展。在这样的背景下，加强业余体校档案管理就显得十分必要。档案管理工作对业余体校综合管理能力和教学能力的提升具有重要的作用和价值。

1.提升综合管理能力。业余体校开展档案管理工作，能够有效促进学校综合管理能力的提升和发展，并且能为学校各项工作的改革与发展提供必要的支持。档案管理工作是一项长期工作，具有极强的连续性，同时具备一定的应用性。连续性是指档案管理工作从建校开始就一直存在着，并随着时代的变化，进行必要的工作模式和方法的调整，促使档案管理工作的连续性不被破坏。因此，业余体校应重视档案管理工作，切实提升档案管理工作的质量和效果，为之后的学校管理奠定坚实基础。

2.提升学校教学能力。高质量的档案管理工作能够对学校的教学能力提升起到一定的促进作用，促进教学质量和水平的提升，促使学校教学环境的进一步优化和改善，同时能够为学校教育教学工作高质量、高效率的开展提供必要支持和保障。学校的档案管理工作人员应根据学校发展的实际情况，有针对性地开展档案管理工作，为后续档案管理工作探索更多的可能性和工作方式方法，促进学校档案管理工作可持续发展。档案管理对学校教学质量的提升有间接的影响和促进作用。学校可定期开展教学工作质量的考核与评估，结合档案管理工作资料分析教学质量的现状、存在的不足，并了解学校各时期学生的动向，如：每届学生的毕业率、毕业生的就业率情况等，这对学校教学能力的提升有着直接的影响。这种情况下，档案管理工作的必要性就尤为凸显，只有落实好档案管理工作，才能及时提供相关的档案资料，提高学校各项工作的针对性、真实性和有效性，从而为切实提升学校教学能力发挥应有的作用和价值。

四、网络环境下业余体校档案管理工作的变化

网络环境下，诸多工作受现代化技术手段的影响和推动，产生了不同程度的变化。在业余体校的档案管理工作中，科学合理地利用现代化技术手段，可有效提升工作的便捷性、系统性、连续性，使得学校档案管理工作的质量和效果得到进一步提升，同时，对学校档案管理工作人员的专业能力提高也有一定的推动作用。

1.工作便捷性的提升。档案管理工作便捷性的提升较为明显，对学校人力资源成本、固定资产成本等方面的管理和支出有积极作用。业余体校档案管理工作中，选择并应用科学合理的现代化技术手段，可有效提升工作的便捷性，极大地提升工作效率，释放更多的人力资源。利用现代化技术手段的优势，弥补以往档案管理工作的劣势和不足，促进档案管理工作的创新发展。以往的档案管理需要耗费一定的人力、物力以及档案储存空间，并且档案数量越多所需要耗费的资源就越多，不利于业余体校进行成本支出的管理。利用现代化技术手段的优势，比如：云储存技术的海量存储优势、云计算技术的高速运算优势以及大数据技术的快速检索优势等，可极大地减少档案资料的储存空间，并且可实现高效的档案资源利用，检索档案再也不用逐一地翻来翻去，大大提高了档案管理工作的效率，同时，减少了业余体校在人力资源、固定资产等方面的支出，有助于提高业余体校成本管理的有效性。便捷性的提升，使得档案管理工作效率进一步提升，工作人员的积极性和热情也得到了很好的激发，对业余体校档案管理工作的高质量开展具有重要的现实意义。

2.工作系统性的提升。档案管理工作具有一定的系统性和专业性，需要工作人员具备相应的专业能力，从而保障档案管理工作有效开展。利用现代化技术手段后，档案管理工作的系统性和专业性被进一步提高，给业余体校档案管理工作人员开展工作带来了一些困难，但同时也激发了工作人员更多的积极性和热情，来提升自身的专业能力，补充自身不足的专业知识，从而有效地保障了档案管理工作的高效化开展。

3.工作连续性的提升。档案管理工作的连续性是其工作的基本属性，确保档案管理工作的连续性，在一定程度上能够提升档案管理的能力和水平，促进档案管理工作更加全面化发展。档案数量增长的客观管理需求，促使业余体校利用现代化技术手段进行档案管理。随着业余体校办校时间的增长，各类档案资料的数量在持续上涨，如：每学年进校的新生档案、各类行政档案与人事档案等，档案管理难度随着档案数量的上涨也在不断的上升，传统的档案管理工作模式和办法，已经难以满足实际的档案管理工作需求，因此，科学合理的利用现代化技术手段进行档案管理，可以有效降低档案管理工作难度。另外，在以往的档案管理工作中，更多的是保存和管理一些具有社会价值、经济价值、艺术价值或是具有一定指导意义的重要档案资料，受制于人力、储存空间等方面因素的影响，通常是选择不予以保存和管理，这就极有可能造成档案资料连续性的不足，部分档案资料不能全面地连接起来，影响后续的利用。运用现代化技术手段后，不再受制于人力资源和储存空间的不足，能够最大化地实现应保存，同时不会有管理难度上的问题，极大地提升了档案管理工作的连续性。

五、网络环境下业余体校档案管理工作的方法及策略

1.突出业余体校档案管理工作目标。档案管理工作在某种程度上可以反映出一个单位或机构的发展水平和综合管理能力，因此，业余体校应重视档案管理工作的建设与发展，促使档案管理工作对学校的发展起到积极地促进作用。首先，要加强档案管理工作的协调性。档案管理工作是学校重要的组成部分，与具体的行政工作、教学工作等都有着十分密切的联系，互相不可分割，并且具有一定的一致性。因此，业余体校的管理层应将档案管理工作放在与其他工作统一的位置上，确保各项工作能够互相支撑、共同发展、共同进步，更好地为学校发展贡献力量；其次，要保证档案管理工作的真实性和有效性。档案管理工作的真实性和有效性是这项工作最为重要的两个特性，工作人员在开展档案资料的整理和归集工作时，会受一定程度的主观因素影响，导致档案管理工作缺乏真实性和有效性，这就要求工作人员要具有极强的职业道德，能够客观地进行档案资料的整理和归集；最后，要突出档案管理工作的连续性。档案管理工作并不是一时的，需要一直延续下去，因此，工作人员要充分了解被保存和管理的档案资料，使得档案资料的连续性能够得到保证。

2.健全业余体校档案管理工作制度。健全档案管理工作制度，进一步规范档案管理工作，使得档案管理工作人员在开展工作时，不会有较强的随意性，也不会使档案资料的管理缺失真实性和有效性，同时，能够保证档案管理工作质量和效率，促进业余体校档案管理工作稳定、可持续发展。同时，对档案管理工作人员的工作规范和要求也要做进一步明确，要包含各类档案资料保存和管理的工作规范及要求，制定盘点与清查工作制度，加强对档案资料的把关，避免出现部分档案资料丢失的情况，保证档案资料的安全和可靠。另外，可将档案管理工作制度与绩效考核工作制度进行结合，进一步提高档案管理工作人员对工作的重视程度，保障業余体校档案管理工作能够得到有效的落实和执行。

3.加强业余体校档案管理工作人才的培养。结合业余体校档案管理工作实际，培养一批具备专业知识和能力的档案管理人才，提升学校档案管理工作的专业化能力，将职业化、专业化当做是工作重点来落实与执行。一方面，加强对现有工作人员专业知识和能力的培训，利用线上线下的方式，加强工作人员对专业知识和能力的了解与掌握，并能够真正地转化成为实际的工作能力。如与档案管理工作开展较好的单位机构进行交流学习，互相取长补短或是利用线上的方式，选择一些专业性较强的专家学者讲座或论坛等，积极主动地学习先进的档案管理知识及相关能力；另一方面，应加强对专业人才、高素质人才的引进和招聘，主要引进和招聘档案专业、计算机专业的人才，以及相关方面的复合型人才。利用专业人才的补充，进一步完善业余体校档案管理工作中不足，强化档案管理工作中的细节。新引进或招聘进来的专业人才，在实践经验方面可能有所欠缺，需要学校档案管理工作人员予以支持和帮助，用以老带新的方式开展工作，专业人才又能够帮助学校档案管理工作人员补充专业知识和能力上的不足，逐渐形成双方共同进步互相，支持的良好工作局面。

4.提升业余体校档案管理工作信息化水平。在网络环境下，业余体校档案管理工作应加强信息化建设与健全，促进档案管理工作信息化水平的提升，同时，有助于推进业余体校整体办公信息化的提升。利用现代化技术手段，建设信息化的档案管理平台，全面提升学校档案管理工作水平和能力。如利用大数据技术，将档案资料的条码全部输入信息化平台，运行大数据技术，对全部的资料信息进行分类管理，并利用云储存技术存储到云端，实现数字化储存，极大地压缩了档案资料的储存空间，还可以利用移动互联网技术和计算机软件技术，实现在移动端就可以检索到想要浏览的档案资料，极大地提升了检索档案资料的便捷性，同时，也不会造成档案资料的丢失和损坏，在一定程度上减少了档案管理工作人员的工作量，节省一部分人力资源。利用现代化技术手段，对于业余体校档案管理工作具有划时代的意义。

六、结束语

综上所述，业余体校的档案管理工作是学校重要的基础性工作，需要学校管理层和档案管理工作人员高度重视，确保档案管理工作正常、顺利地开展。业余体校应加强对档案管理工作目标的明确，突出工作重点，切实发挥工作应有的作用和价值。加强档案管理工作制度的健全和完善，保证工作的开展可以做到有章可循，有制可依，并且保证对档案管理工作人员能够进行必要的约束和监督，保证工作的真实性和有效性。加强档案管理人才的培养、引进和招聘，增强业余体校档案管理工作的专业化和职业化。加强档案管理工作信息化水平的提升，在网络环境下，科学合理地利用现代化技术手段，促进档案管理工作朝着信息化、智能化、科学化的方向发展。

参考文献：

[1]许文霞.网络时代高校档案管理资源运用策略分析[J].兰台内外，2018

[2]曾川.信息网络化与高校档案管理创新[J].才智，2019

[3]刘新玲.浅析体校档案管理工作相关思考与对策[J].文化创新比较研究，2018

（作者单位：吉林省四平市铁西区业余体校）