百万扩招学籍档案管理工作的思考①

王亚云

（杨凌职业技术学院 生态环境工程学院，陕西 西安 712100）

2019年，国务院总理李克强在《政府工作报告》中第一次提出了改革完善高职院校考试招生办法，确立实现高职院校大规模扩招100万人的伟大目标。高职扩招是服务国家经济社会发展、促进稳定就业以及保障民生的重要改革实践探索，对高职院校既是机遇又是考验。伴随着高职院校的扩招，教育目标已经发生转换，生源结构也日益复杂，给高职院校教学和管理工作带来了压力，学生管理工作则面临更多问题与挑战，其中百万扩招学生学籍档案管理工作以数量多、涉及广、社会利用率高而得到了广泛关注，然而，目前高职百万扩招学生的学籍档案管理方式方法仍有待继续完善，已经开发出的相关档案信息资源也不能完全满足现代社会发展的实际需要，急需高职院校档案管理人员进行深入的研究与分析，提出百万扩招背景下的学籍管理新策略。

一、近4年学籍档案研究进展概述

高职院校的学籍档案管理工作是高校事业稳步推进高速发展的基础保障，同时也是高职院校在履行人才培养、科学研究、社会服务以及开展各项活动等职责的全方位过程记录。笔者通过中国学术期刊网全文数据库对2018年至2021年以来有关学籍档案管理的相关文章进行统计分析，发现2018年在中国学术期刊网全文数据库公开发表有关学籍档案管理文章共计104篇，2019年与2018年相对持平，为117篇，2020年大幅减少，发表数量为2019年的一半，仅有68篇，2021年在中国学术期刊网全文数据库发表学籍档案文章数量略有涨幅，为75篇。

图1 2018—2021年知网收录有关学籍档案论文发表数量统计图

图2 2018—2021年知网收录有关学籍档案论文研究方向统计图

笔者对2018—2021年已经在中国学术期刊网全文数据库发表的学籍档案相关文章进行研究分析，发现近4年有关学籍档案的研究方向随科技进步时代发展有较为明显的变化趋势，2018年研究方向主要围绕不同阶段的学籍档案管理过程现状进行理论研究，并提出改进方案；2019年学籍档案管理主要研究方向除了实际开展工作中遇到的问题与解决策略外，还将信息化引入学籍档案管理中，2020年高校学籍档案管理工作的创新改革初见成效，学籍档案管理的研究方向更加丰富和多样，不仅立足本身工作提出更高要求，发挥服务育人功效，还紧密结合高校其他部门共同促进学生就业，与新时期的发展结合紧密，结合了如“双高”建设、“一带一路”等教育改革、时代发展大事件，虽然2020年有关学籍档案管理的文章较2018、2019年有所减少，但是研究成果更加多元。2021年有关高校学籍档案工作开展的现存问题及应对策略进行研究的文章较2018、2019年有所减少，同时关于信息化技术在学籍档案管理中应用的研究有了新的进展。

从2018年到2021年，关于高校学籍档案的研究内容愈来愈紧贴实际工作，研究方向也愈来愈专业与多元。笔者将关于学籍档案研究主题和方向进行分类研究，发现主流方向可以分为学籍档案现状研究与工作提升（简称现状研究）、信息化的应用与探索（简称信息化）以及学籍档案价值延展挖掘（简称价值挖掘）三个大类，2018年学籍档案类文章关于信息化的研究占比最多，为34篇，大部分学者对引入计算机技术到学籍档案管理工作中的必要性进行论述，并小范围开始对信息化学籍档案管理进行探索研究；2019年学籍档案类文章数量最多，无论是现状研究还是信息化研究，都提到了现阶段学籍档案管理的信息化引入程度太低，不能满足实际需求等问题，并要求持续加强信息化、数字化在学籍档案工作中的投入与建设。此外，此阶段关于学籍档案的价值挖掘类文章增长明显，共计8篇，笔者分析，随着数字化学籍档案管理的进一步推进与完善，学籍档案信息效能发挥最大值，使得学籍档案在服务就业、立德树人等方向上成为可能。2020年，在中国学术期刊网全文数据库发表的学籍档案类文章数量大幅度降低，但是分类占比最多的依然是学籍档案信息化研究与现状研究，同时也有一些学者结合“一带一路”“双高”“双一流”“互联网+”等时代大事件和教育改革进行学籍档案管理提升研究，紧扣时事，创新性较强。2021年在中国学术期刊网全文数据库发表的学籍档案类文章数量与2020年相较持平，学籍档案的价值挖掘类也有小幅度增加。

然而，通过对以上研究内容的研读，笔者发现，高校学籍档案管理的研究方法较为单一，研究人员主要结合自身实际工作经验进行沉淀总结、研究探讨，或者以自己所熟悉的某一高校为例进行分析论证，但是极少有研究人员立足服务对象如学生、用人单位以及工作在一线岗位上的广大学籍管理人员、协同合作部门之间进行问卷调查，或者实际面对面开展访谈，共同研究讨论目前高校学籍管理工作中的短板和痛点，大部分研究主观性较强，客观性分析缺乏调研基础，整体来说缺少数据支撑，挖掘的相关问题缺乏依据。

二、高职院校百万扩招学籍档案管理中面临的问题

（一）百万扩招学生学籍档案管理制度不够完善

百万扩招的生源有别于一般的高中毕业生，他们多为退役军人、下岗失业人员、农民工、新型职业农民等为代表的社会青年群体，年龄跨度大，学历层次不一，学籍档案多元，而百万扩招政策推行时间较短，教学管理体制机制不健全，没有专门适用于百万扩招学生的学籍管理办法。同时，很多学校对百万扩招学籍管理不够重视，或是直接套用普通学生的学籍管理办法，百万扩招学生学籍档案存在专项管理制度缺失的问题。

（二）百万扩招学生学籍管理工作环节多，内容杂

百万扩招学生学籍档案对象是学生入学到毕业离校期间所形成的一系列具有考察及利用价值的原始材料。百万扩招学生学籍档案的综合性和复杂性特征也决定了在实际开展高职院校百万扩招学生的学籍管理工作时需要多个部门协同工作，如学籍资料主要由二级学院、教务处管理，学生事务及综合素质由学工部管理。此外，还包括招生就业处、组织部、财务处、档案馆等部门共同形成档案管理闭环。在工作衔接过程中，部门与部门之间、部门与人员之间以及人员与人员之间，容易因认识不统一、管理不清晰、责任不明确、工作疏漏等原因造成工作失误。

（三）百万扩招学生学籍档案管理效率低下

目前，百万扩招学生的学籍档案管理主要依托于纸质类的档案管理，以人工的方式进行收集、整理、分类、储存，不仅费工、费时，还可能造成档案文件的缺损丢失。此外，百万扩招学生的学籍档案管理方式方法依然沿用纯纸质文件存档，已经远远不能满足新时期现阶段社会对百万扩招学生学籍档案管理的实际需求，因此，传统档案管理模式的信息化改革势在必行。现阶段，部分高校已经在信息化学籍档案管理上做出尝试，选择开展学籍电子档案和纸质档案协同管理工作，但是力度太小，不能够完全满足学生需求，解决社会实际痛点。

（四）学籍档案管理缺少专职人员

在部分高校中，除了教务处、学生处、招生就业处等部门配备了档案管理专干，各二级学院的一线的学籍管理专干多为临时调用，甚至作为新聘教师适应环境的“临时岗”，这些人员首先在专业上就与档案管理专业不对口，岗前学籍档案能力培训不到位，不了解学籍档案的特征价值，不仅业务能力不能满足现实工作需要，而且认知上也缺乏对档案工作的认同与偏好，在实际开展工作中，会出现新聘教职工在档案管理岗位上任职一两年便因为主观或者客观原因被调走的情况，一定程度上也是人才资源没有统筹培养的浪费。

三、高职院校百万扩招学籍档案管理的解决办法

（一）提高思想认识，完善百万扩招学生学籍档案管理制度

学籍档案直接关系百万扩招学生的就业与发展，与百万扩招学生的入学、转学、毕业、升学等事宜紧密挂钩，是百万扩招学生管理的最重要依据。因此，学籍档案制度要与时俱进，体现长远战略眼光，既保证现阶段学生工作顺利进行，又为后续工作夯实基础，为其弹性发展创造空间。制定行之有效且契合实际需求的学籍档案管理制度，不仅要从协同合作机制入手，清晰划分工作任务，责任落实到部门，部门落实到岗位，还面向学籍档案建立过程，需形成一套科学、完善的档案建立和管理办法，最大限度提高高职院校百万扩招的管理能力及水平。

（二）抓好各个环节，重视百万扩招学生学籍档案端口管理

百万扩招的学生学籍档案管理是对学生从入校到毕业整个过程的重要文件资料管理，是一个保持原有数据真实性且不断动态增长的文件档案管理工作。从百万扩招学生注册入学，学籍档案即会分别移交至学院、教务处、学生处等多个部门协调统筹管理，每一次部门与部门之间的档案交接时，便是学籍档案管理的新端口，如果某一环节出现失误或者交接出现疏漏，便会影响学籍档案的真实性及完整性，所以要重视。填写档案时要注意书写规范，重点查验档案的完整性，相关资料是否匹配，是否有造假行为，认真履行保管职责。

（三）借助信息技术，推进百万扩招学生学籍档案信息化建设

伴随着现代信息技术的快速迭代与发展，学生的学籍档案管理技术化建设已初步具备基础硬件条件，档案管理人员在开展工作时可以从档案建立到信息录入、档案查询、档案移交，全方位地实现信息化科学管理，这种方式能够在极大程度上提高学籍档案的管理效率，使学生学籍档案信息、成绩信息得以实时共享，为学生及企业等部门提供便捷的档案查询及调取服务，实现学生学籍档案信息的现代化、专业化管理，现阶段大多高校采用双行机制，即纸质档案与电子档案并行，其中依然以纸质档案为主，一是百万扩招学生的学习经历早，大多未建立电子档案，连接不上；二是电子档案的发展正在推行过程中，社会接受程度不高，企业等部门更偏向纸质版的材料证明；三是纸质档案更加直观，不受网络、信号等外界干扰，但是随着科技的发展，电子档案势必会突破局限，凸显出其无可代替的优势。

（四）加强队伍建设，提高百万扩招学生学籍档案管理人员素质

加强学籍档案队伍建设，提高档案工作人员的专业素质，是学籍档案管理科学化、现代化的重要保证。一共分为四个方面：（1）思想政治方面是首要任务，学籍档案工作人员要认真学习党的路线、方针、政策，树立正确的人生观与价值观，认同并且热爱档案事业，能够自觉遵守学籍档案管理相关规章制度，能够自觉维护学生学籍档案的真实性。（2）业务水平方面是基础，学籍档案工作人员要具备档案管理的基本知识，并且熟练掌握专业技巧及相关技能，更新知识储备，优化认知格局，不断提升管理水平与业务素质。（3）为学籍档案工作人员提升发展进步空间，要关心和激励学籍档案工作人员，对工作认真不出纰漏的优秀工作者进行表彰与奖励，通过建立选拔、考核及激励措施，激发学籍档案工作人员的工作主动性和积极性。（4）因学籍档案是动态且连续的，如果能够保持学籍档案管理人员的相对稳定，在一定程度上就可以保证学籍管理工作的顺利稳定开展与进行。

目前，高职院校百万扩招的学籍档案管理依然处于摸索阶段，在发展中也不断地遇到新问题，高职院校要重视百万扩招学籍档案管理工作，制定严谨、科学的百万扩招学生学籍档案管理条例，加强信息化管理手段的引入，有效地开发和利用信息平台，提高服务效能，使百万扩招学生学籍档案发挥更大的经济效益和社会效能，努力提升治理水平和管理能力，为全面提高扩招学生的培养质量提供基础支撑和条件保障。