浅谈我国档案信息资源的开发与利用

文/山西汾西矿业集团公司档案处 郭洋

档案是人类记忆和把握事物发展规律的关键所在，档案的存在是人类发展史上一项无形的宝贵财富，因此档案管理工作是维持历史面貌的重要事业，使瞬间变为永恒，为我们研究历史现象、准确掌握历史发展规律、服务社会发展提供了坚实的基础。作为一名档案工作者，我们必须认识到自己工作的重要性，端正工作态度，不断更新工作机制，拓宽服务领域，从实际出发，提高服务质量，在工作中发挥自己的优势和专业价值。

一、新时期档案工作的重点

随着人类和社会文明的发展，档案的重要性越来越明显，档案工作的主要特点也从被动提供变为主动提供。档案工作的重点之一是为领导的决策服务，接受领导指令，领会领导意图并转化为实际行动。这个过程要求档案工作者能够充分理解上级指令并做出正确的判断，从而高效、快速地执行。在领导做出决策时，主动提供相关资料档案，辅助领导做出全面、准确、有效、符合实际的决策。最后是对相关文件进行整理和归档，保证资料的齐全，以便后续参考和利用。

二、关于档案工作的服务创新

档案工作既是一项基础性工作又是一项服务性工作。作为一名档案工作者，要充分认识档案的重要性和价值，在工作中要不断创新和完善档案管理工作制度，加强档案管理工作，使档案工作更好地服务于社会经济发展。目前来看，我国东西部发展不均衡、城乡发展不统一等问题导致档案管理工作水平参差不齐。主要表现有：1.对档案管理工作不重视，可有可无；2.档案室等相关设备老化，工作效率低，没有及时更新导致跟不上社会发展的需求；3.没有专业的档案管理工作者，工作人员素质偏低，没有实现档案管理现代化；4.服务方式单一，导致档案利用率低；档案工作者处于被动提供服务的状态，缺乏主动性；5.档案工作者缺少服务意识，服务水平不高。

三、档案管理工作的矛盾和原因

随着档案的重要性被广泛认可，档案利用率持续提升，而现有的档案管理能力与档案服务需求之间的矛盾日益突出。另外，档案的利用与开发问题、管理资源的滞后性问题、单一的管理手段等问题频繁出现，导致现阶段的档案管理工作存在种种困难，究其原因如下：

（一）档案管理需要大量专业的人力、先进的设施和科学的管理方法。档案管理工作需要管理者与时俱进不断创新，档案管理者在思想层面没有认识到档案管理的重要性与必要性，档案管理意识比较薄弱，不够重视档案管理方法的创新与利用。档案管理方法老旧，档案管理者自身素质不强，消极面对时代发展和科技进步所带来的挑战。档案开发利用意识和服务意识薄弱，不能够与时俱进接受新鲜事物，没有把档案的开发利用和管理服务有效结合。

（二）档案管理者缺乏积极主动性。档案管理者总是被动提供档案服务，不能主动提供档案服务。一般要等领导提出要求后才能执行，遇到困难不能主动解决，而是采取消极回避态度，靠领导想办法，没有深入找出档案管理工作的重点。

（三）档案管理工作本身的特点决定其具有繁琐性和复杂性特征。档案管理工作特点对档案管理者的细心与耐心提出了一定的要求。从工作实践可以发现，档案管理者在日常工作中做不到“日总结，月整理”，尤其是处理电子档案时，不能及时备份并打印留存，使“孤本文件”在网上滞留时间过长，容易造成重要文件流失；对于流动性大的文件不能及时做好交接并存档，往往造成重要文件丢失无从查找。这些问题一旦出现，不仅会加大档案管理工作的难度与工作量，还会使档案管理工作难以顺利进行。

（四）档案种类的不断变化对档案管理者的素质要求越来越高。当下档案管理者的自身素质还不能跟上科技发展和档案管理工作难度的变化。档案管理工作涉及领域繁多且形式多样，如历史、科研、党政、教育、财经等多个领域。不管是政府机关单位还是企业民营单位，都涉及档案管理。目前，档案管理者大多掌握传统的档案管理方法与概念，对于数字化档案管理方法和理念的认识较为片面，没有深刻意识到数字化的重要性。部分档案管理者虽然懂得电子文件的保存方法，但不能清晰分类，未及时备份和更新。

四、档案工作服务创新的思考

在“十三五”圆满收官，“十四五”开局的新时期，我们要牢记习近平总书记在2021年团拜会上的讲话：“贯彻党的十九大和十九届二中、三中、四中、五中全会精神，坚持稳中求进，立足新发展阶段，贯彻新发展理念，构建新发展格局。”档案管理者要总结经验，分析形势，明确任务，对当前和今后的局面进行分析，从而实现解放思想，不断创新，在创造中发现并解决问题。

（一）解放思想是档案管理工作的重点环节。档案工作者只有解放思想，才能在工作实践中实现创新，才能追求发展与改革，才能打破旧制，破除条条框框。当然创新不是一味求变，盲目跟风，而是要坚持从实际出发，总结经验，通过学习新的知识和思想来武装自己，要与时俱进树立正确的档案管理、利用意识，懂得档案利用的价值和档案管理工作创新的重要性。让档案工作由封闭的被动提供变为开放的主动提供，为企业的持续发展提供高质量的档案服务。

（二）要根据时代特色和社会发展现状开拓新的服务模式。党的十九大和十九届历次全会都提到要立足新发展阶段，贯彻新发展理念，构建新发展格局。作为档案工作者，要坚持贯彻党十九大和历次全会精神，把新的发展理念作为创新的必经之路，要发展新的格局新的思想，打破被动提供服务的现状，从而在新时代长稳立足，不断发展和开辟新的道路，不断突破，为档案管理工作的创新发展奉献力量。

（三）档案管理的重点。档案作为人类记忆和把握事物发展规律的关键所在，管理的重点是保证档案资料的完整性，完整的档案才能发挥充足的作用，才能给人足够的借鉴和指导作用。所以档案的完整保存、完整收集是档案管理工作的基础。当然，档案的收集整理不能完全靠档案管理工作者，还需要相关领导部门加大宣传力度，加大人力物力的支持，提供专业的人才队伍和先进的档案管理设备，才能从根本上保证档案管理工作有效进行。另外，企业要结合档案管理工作的实际情况，制订科学的规章制度和工作计划，让档案管理工作有标准可循，有规范可依，保证档案管理工作有序开展。

（四）档案管理工作的创新和与时俱进。档案管理工作看似平凡，但实际上却有着较强的专业性要求。为实现档案管理工作的与时俱进，要求档案管理工作者不断创新，坚持发展。档案管理工作者要树立坚定的政治方向与服务理念，发扬工匠精神，在工作实践中做到以下几点：一是敬业。敬业是从业者基于对职业的敬畏和热爱而产生的一种全身心投入，认认真真、尽职尽责的职业精神状态。二是精益。精益就是精益求精，是从业者对每份工作都凝神聚力、精益求精、追求极致的职业品质。三是专注。专注就是内心笃定而着眼于细节的耐心、执着、坚持的精神，这是一切“大国工匠”所必须具备的精神特质。四是创新。工匠精神还包括追求突破、追求革新的创新内蕴。古往今来，热衷于创新一直是世界科技进步的重要推动力量。

（五）档案管理现代化是必然趋势。档案的宏观管理和微观管理采用的是传统的手工管理方法，在新的形势下产生了一系列问题，档案管理现代化已成为一种必然趋势。随着时代的进步和科技的发展，信息化、网络化、智能化已经成为当今社会档案管理的主流，档案电子化节省空间，智能快捷，档案的利用者可以不受时间地点和类型方式的限制，一部手机、一台电脑要比一间档案室的档案丰富得多。不仅如此，档案电子化还能节约纸张，节能减排。所以加快档案数字化发展成为新时期档案管理工作的重点。一方面，档案管理工作者需要树立科学的管理理念和机制，包括先进的管理理念、合理的管理体制。档案管理工作者需要充分考虑到信息化时代对档案管理工作的基本要求，结合档案管理工作的实际需求，制订合理的管理机制，实现档案管理工作的规范化与标准化发展。另一方面，企业需要加快信息化软硬件的引入，为档案管理工作的有序开展提供充足的客观条件。软件的引入以信息化档案管理平台为主，信息化档案管理平台中包含企业的全部档案资料，企业员工可以根据自己的查阅权限自主查阅相关档案资料信息，而档案管理者则需要做好信息化档案管理平台的维护和更新工作。硬件的引入以信息化设备为主，考虑到档案管理工作的实际需求，其对于硬件条件的要求相对较低，仅需保证硬件设备的数量和质量满足工作需求即可。

五、结语

综上所述，档案管理的开发利用工作与服务意识有所欠缺，档案管理者要不断学习与强化自己，用专业的知识武装自己，做一行精一行，专心专注紧跟时代步伐，发扬工匠精神。用科学的办法不断创新档案管理的方法与形式，在社会发展中发挥自己的作用。