浅析会计档案管理对会计工作的重要性

文/国家档案局干部教育中心 黄瑞锦

会计档案是机关、企业、事业单位或其他经济组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。是记录和反映本单位各项业务发展的重要经济凭据，完整准确的会计档案对于研究单位各个时期的经济和财务活动具有重要作用，是单位制订政策、研究问题和开展一系列经济活动的可靠依据。不仅能够在各种各样的经济活动纠纷中维护单位的经济利益，还能为会计分析和会计核查提供一定的依据。所以，会计档案管理是会计工作进行中的一个重要环节。《会计档案管理办法》的修订与实施意在加强管理会计档案，更好地对会计档案进行保护，提高其利用率。

一、会计档案的特点与功能

（一）会计档案的特点。主要包括如下几点：

1.专业性。由于会计档案是紧紧围绕着会计工作展开的，有其独特的业务性质，所以会计档案具有一定的专业性特点。会计档案从载体上可分为两种形式：一种是包括会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计核算材料及在管理过程中手工填制的以纸质形式存在的会计档案；另一种即以数据形式存在的非纸质会计档案。例如在工作中用财务系统产生的会计处理过程性或结果性数据，导入电子档案系统保管的电子会计档案，或将纸质会计资料扫描，相关信息存储至磁盘、光盘、磁带等介质而形成的电子会计档案。会计档案中，凭证、账簿和报表都具有表格的特征，都有其固定的格式和填写项目，主要通过数据来记录单位各项经营状况、财务收支情况及企业的盈利和偿债能力。另外，会计档案的装订和保管也具有自己的特性。

2.广泛性。凡是能够独立核算的单位都会形成会计档案。无论是企业还是事业单位、行政机构，都会展开一系列的经济活动，从而形成会计档案，尤其一部分自收自支的事业单位，其性质相当于企业，实行独立核算，单位自负盈亏，此类情况一般都设有专门的档案管理部门保存档案，所以具有一定的广泛性。

3.严密性。会计部门通常在一个会计年度产生数量庞大的会计资料，这些资料之间联系紧密，由原始凭证到记账凭证，再根据记账凭证填写会计账簿，最后根据会计账簿出具会计报告，所有资料环环相扣，它们的产生有一套严格的流程。会计档案相较于其他档案资料，内部规律性较强，任何一项经济业务从开始到结束，都有连续的记录，保持了会计档案的整体性。这有利于单位进行准确的计算和综合分析。

4.发展性。随着社会发展的多元化和现代化，经济活动中所使用的媒介也发生了相应变化，例如，由于数字支付、手机审批等交易方式的出现，电子发票、电子汇款单等现代化会计档案应运而生，会计档案的形式不断被扩充。同时，会计档案随着不同时期单位内的经济活动而不断变化，因新的经济类型变化和发展内控的要求不断前进，档案的内容也随之变化。

（二）会计档案的功能。主要包括如下几点：

1.总结经验，利于参考。通过会计档案对反映本单位经济活动和收支情况的各项经济指标进行基本的数据分析，全面评价并得出结论，可以根据结论提出对单位管理工作的建议或措施，还可以通过会计档案进行会计分析、预测和制订单位管理计划，进而引导各方面的工作。另外，会计档案如实记录了本单位各项经济收支过程，尤其在生产经营类事业单位中起到的作用更加明显，记录了全年物资成本、人力资源成本、生产成本以及各项生产经营盈利情况，对今后年初预算的制订、明确事业长远发展方向，起到了重要的指导作用。

2.便于核算，责任到人。随着政府职能的转变，机关事业单位政务公开、财务公开制度深入发展，各种贪腐、经济犯罪等行为越来越无所遁形，会计档案能够准确反映单位在日常经济活动中取得的成绩及存在的问题，便于单位自身进行核查核算的同时，也有利于会计核查机构对单位进行监督检查。一方面，通过会计凭证可以查明各项经济业务是否符合有关的政策、制度、计划以及预算的规定；另一方面，会计档案是一个集体以及个人经济活动最原始的记录，一旦出现了经济责任事故，会计档案作为第一手资料，在梳理案情、披露经济事故责任过程中，是最直接、最有利的证据。

3.以史为鉴，展望未来。随着社会的日益进步，会计档案的史料价值将日益得到体现，为本单位的各项经济活动提供珍贵的史料记载，是经济研究中不可缺少的研究材料。此外，会计档案为经济活动提供了原始凭据，成为证实客观经济活动的历史证据，具有一定的参考依据。从国家进行经济政策决策方面来看，国家在制定相关的经济计划时，还可以通过切实研究相关单位在会计档案中的各项经济活动情况，制定出许多更为科学的决策。

二、会计档案管理对会计工作的重要性

（一）有利于提高会计工作的效率。做好会计档案管理工作，有助于会计工作的正确实施。众所周知，在单位日常经营活动中，各类交易往往不是一笔完成的，而是通过多笔交易完成。这时，会计档案的重要性就得到了很好的体现，可以准确展示该交易已完成的进度和未完成的比例，通过历史信息来核对交易的进展状况等。

（二）有利于为后期核算提供书面依据。会计档案对会计分析以及会计核查起到了一定的依据作用，对制订有效的经济计划及经济活动决策提供了大量真实可靠、准确的信息。会计档案的纸质版能够作为会计核查的一项书面证明资料，而数据版的资料则方便单位与核查机构进行统计和检查监督。两种形式的档案共同记录着单位的经济业务信息，对这两种档案的管理给予一定的重视，为单位以后各类会计核算以及资产清查等活动提供了有效的数据信息。

三、会计档案管理过程中存在的问题及对策

（一）存在的问题。主要包括如下几个方面：

1.对于会计档案管理的重视程度不够。在财务管理过程的最后一环，是最重要的会计档案管理。但往往就是这个细节，容易被人们所忽略，即便许多单位逐步意识到档案管理的重要性，可是在实际的财务管理过程中，依然存在会计管理人员不重视财务数据分析和整理以及归纳总结的情况。长此以往，会计档案管理就会失去规范化以及专业化的特点和要求，单位的财务管理效果也会不尽如人意。

2.缺乏较为完善的会计档案管理制度。会计档案管理本身并不会直接为单位带来经济效益，所以许多单位较为注重资金方面的管理，从而忽视了会计档案管理工作。长此以往，必然导致企业单位没有从根本上认识到会计档案管理制度建立的意义，使得会计档案管理制度不具备安全性，从长远看既不利于会计档案管理工作的长久运行和发展，又导致会计档案管理人员在相关的规范落实方面具有一定的障碍。

3.会计档案因保管不当有所漏缺。一部分会计档案因形成时间较长，期间经历单位搬迁或库房改建，可能会造成缺漏丢失的情况；还有可能在档案库房保管过程中出现疏漏，造成会计档案的损毁。同时，有些过了保管期限的会计档案，工作人员可能会随意处置，造成单位内部财务资料外泄的情况。

（二）解决对策。主要包括如下几点：

1.加强对于会计档案管理的重视程度。加大对会计档案管理工作重要性的宣传力度，并且尝试使用多种媒介手段对会计档案管理工作的必要性进行分析和阐述，必要时对会计档案管理人员进行相关培训，加强其认知度。另外，单位相关领导应积极对国家的相关政策进行了解响应，发挥自身的模范及带头作用，使员工正确认识到会计档案管理的意义，最终使得会计管理工作得到广大工作人员的全力支持。

2.建立完善的管理制度。会计档案管理过程中一定要依据《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等法律法规制订合适的规章制度。会计档案制度的制订应根据单位性质、单位特色和不同发展时期的经济特点有所调整，在实施过程中不断完善。一方面，要做好会计档案借阅工作，在借阅的过程中，应做好电子与书面两种资料的备查记录，规范借阅制度，保证会计档案的有效管理；另一方面，要对各类别的会计档案进行分类、分年度管理，这样就不会在借阅查找的过程中造成档案错放、漏放、乱放等现象，达到统一管理的目的。

3.加强档案库房巡查工作。定期对会计档案存放的库房进行盘查。对库房内的设备、功能等进行检查。如果档案的防尘、防腐蚀等工作做不好，一些会计档案会在高温、高湿的条件下变得字迹模糊，不能阅读，从而失去保存的意义。所以，在档案管理的过程中，一定要保证对库房的检查。同时，对于过了使用年限的会计档案，比如有存续需求的企事业单位，有条件的可以选择性保存；没有条件保存的单位，应当按照《会计档案保管期限最新规定》科学销毁，防止外泄。

综上所述，无纸化办公、信息化处理的会计工作方法虽然简便了会计工作，但也对会计档案的内涵和外延产生了影响，给会计档案的管理工作带来了挑战。正是因为如此，会计档案的管理越发显得重要。只有在明确了会计档案管理的内容、目的，意识到会计档案管理中存在的问题，并加以改进和修正，才能充分发挥会计档案在单位经营管理过程中所起到的作用。