浅析新形势下事业单位人事档案管理现状和对策——以省直事业单位为例

何品

（广西壮族自治区地质矿产宣传信息中心，广西南宁 530023）

干部人事档案是考察和使用干部的基础，是跟随党员干部一生的重要身份资料，同时也是珍贵的历史资料，有着特殊的政治性，在干部队伍建设方面发挥着根本性的基础作用。党的十九大以后，党中央印发了《干部人事档案工作条例》，对新形势下的人事档案工作提出了更新的要求，在全国各地开展了人事档案审查工作，对档案涂改造假、效用发挥不足等弊端进行督促整改，有效促进了人事档案的规范化发展[1]。但部分单位由于资金、人员配备不足，相关配套设施不完善，档案管理人员的业务知识更新不及时等方面的原因导致人事档案规范化管理工作进度相对缓慢。在新形势下，事业单位人事档案管理工作也迎来新的发展契机，要实现人事档案工作标准化，相关从业人员就必须要积极转变工作理念，不断优化工作方式方法，逐步完善符合实际的人事档案管理机制，保障人事档案管理工作有序开展，充分发挥档案对人才工作的服务作用，最大程度实现人事档案资源的利用价值。

1.干部人事档案的重要性

人事档案是我国体制的特有产物，是记录和反映机关企事业单位党员干部个人历程的重要档案资料，主要包括个人履历、考核鉴定、学历学位、专业技术职务（职称）、政审、党团、表彰奖励、违规违纪违法处理处分、工资、任免等材料，是干部提拔晋升、调整工资、办理退休的重要依据[2]。一份完整真实的个人档案不仅可以真正反映出一名干部的真实履历及其处于每个岗位的工作情况，还是各级人事组织综合评价考核干部的重要凭据。从某种意义上说，它甚至可以决定一个人的命运，一些干部因为档案问题导致无法晋升或者及时办理退休等问题屡见不鲜。只有完善人事档案的管理使用流程，发挥人事档案在干部队伍建设中的积极作用，才能使真正优秀的人才到真正合适的岗位，推动社会主义事业发展。

2.新形势下人事档案工作的新要求

2018年11月，中央出台了《干部人事档案工作条例》，对干部人事档案工作做了进一步的规范和完善。《条例》开宗明义指出，要把干部档案作为新时代党的重要执政资源，明确要求各级党委（党组）负责解决工作机构、经费和其他保障措施，要把干部档案工作列入党建工作绩效考核内容，为今后的干部人事档案工作提供了重要的依据，有利于解决人事档案工作中存在的各种弊端，为各级机关企事业单位做好选人用人打下良好的基础[3]。《条例》还明确要求对干部档案从严管理，增加审核环节内容，加强对干部录用、调任、提拔等关键环节的档案审核，要进一步丰富完善干部人事档案材料，重点收集体现干部忠诚干净担当等方面的材料，要加快档案信息化建设，对干部档案数字化发展提出了具体的要求，坚持人事档案管理与时代相适应。

3.当前部分省直事业单位干部人事档案管理工作中存在的问题

长期以来，由于档案管理工作没有纳入绩效考核体系，一直得不到应有的重视。以西部某省直系统为例，该部门属于正厅级省直机关，下属36个二层单位，全部是正处级单位，全部都有档案接收权，管理本单位科级以下干部人事档案。这36个二层单位的人员规模从十几个到两千多个不等，人员业务素质良莠不齐，有些大单位就成立了专门的人事科和档案室，配备了足够的专业技术人员负责人事档案管理工作，有些小单位就是办公室人员兼职，连专门的人事部门都没有，受编制、岗位职数以及资金等多方面影响人事档案管理往往都被边缘化，导致人事档案管理难以正常开展。

3.1 管理制度缺失，档案收集不全

事业单位改革已经开展了10几年，但很多省直事业单位连基本的组织架构都还没有搭建起来，多数规模较小的省直事业单位都是由办公室人员兼职管理人事档案，缺少专职人员负责人事档案工作，最常见的是一个人的材料一个袋（盒）子，有时没有严格鉴定、整理，材料是否真实完整无人监督[4]。比如某单位最近在开展档案审查，发现一些工龄20多年的同志，党员档案只有一份入党申请书和入党志愿书，在整个培养考察过程中的政审、党校培训、考察登记等证明材料都无迹可寻，这种情况就是典型的档案缺失，也是当前人事档案面临的最普遍问题，类似这种情况的干部档案不在少数。长此以往，干部档案的书写是否规范、归档格式是否正确统一无从得知，每次迎来专项检查都是要补一大堆功课。再者就是人事档案管理严肃性不强，有些管理人员甚至整理自己或亲属的档案，存在档案泄密的问题。

3.2 利用率不高，管理方式落后

大多数干部的人事档案从建立以后，除了提拔、转任被调阅和每年充实档案材料外，一直都安静地躺在档案柜里面，从未被调阅过更别说利用了。这些经历过残酷的入职考试才能进入体制内的每一个人都是优秀人才，每个人都有自己特殊的才能，而这种现象不仅造成了干部人事档案的资源浪费，而且还会让优秀的人才被埋没。不少优秀干部的个人档案里面都收存有大量的表彰奖励材料，这些都是他们个人表现的有力证明，清晰准确地记录着档案本人的特长业务和擅长领域，应该成为组织部门选人用人的重要凭证，然而现实的状况就是部分档案管理人员对本单位的干部档案不够熟悉，未能为领导选人用人提供决策辅助。目前多数机关单位还是沿用传统的人力管理模式，每次需要调取资料都要翻阅大量的档案材料，与当前飞速发展的科技社会严重脱轨，造成人力资源的严重浪费。比如在2020年，某厅级单位在本系统内开展干部人事档案工作专项检查，主要检查干部“年龄、工龄、党龄、学历、工作经历、干部身份”等信息，该系统在职在编干部职工七千多人，光是整理干部的档案都要耗费大量时间，后续还涉及补材料、认定等一系列工作，严重影响行政效率。

3.3 素质参差不齐，管理不够专业

一些规模较小单位多数是办公室人员负责管理人事档案，有些单位甚至安排临聘人员进行档案管理工作，这些人大部分都是兼职的，很少档案专业科班出身，从刚接触档案到适应角色需要一定的时间，而且很少接受相关的职业继续教育，导致部分档案管理员缺乏必要的业务知识，一定程度上削弱了事业单位干部档案管理的严谨性、严肃性和权威性。人事档案管理涉及人事和档案两大业务，需要每年接收大量的在职继续教育，然而很多省直事业单位的相关管理人员几年都没有参加一次专业培训，以某省厅为例，该单位连续5年的培训计划都没有关于人事档案管理方面的内容，长时间的培训脱节导致他们的工作理念、方式方法都难以跟上新时代的要求。

3.4 工作不严谨，保管方式不科学

人事档案是党员干部的身份特征，具有特殊的政治性，对管理的保密性有很高的要求，但很多单位的档案管理人员对此并不够重视[4]。在一些小单位，由于条件限制，缺少专门的档案室，人事档案往往和其他工作档案一起存放在办公室，既没有达到“十防”的要求也难以保障人事档案的保密性。干部档案的保管不严谨往往就会导致档案造假等问题，某地曾有基层干部表示档案造假并非罕见，只要将公安户籍和人事档案部门疏通好，篡改年龄、学历等信息并非难事。比如被曝曾11次修改出生日期、伪造学历的原山西河津市住房和城乡建设局局长薛新民，通过一份虚假入团志愿书获得团市委书记参选资格的原安徽省合肥市团市委副书记徐楷，还有轰动一时的河北石家庄“骗官书记”王亚丽，档案中除性别是真的外，姓名、年龄、履历全部都是假的，其档案90多枚公章中有三分之一以上是假的。这些档案造假不仅严重危害干部队伍的纯洁性还容易引起社会负面舆论，严重损坏党和政府的形象，使政府的公信力大打折扣。

4.新形势下省直事业单位干部人事档案管理的应对策略

4.1 加强物力人力配备

省直事业单位要把人事档案管理工作经费列入单位部门财政预算，加大经费投入，保障人事档案管理各项工作顺利开展。领导同志要加强重视，要把人事档案管理和工作档案管理同部署，要明确专门的兼（全）职人员，做好人事档案收集整理、归档和保管利用工作。严格按照档案法和保密法等相关要求，做好人事档案的保密管理。要按照档案工作标准尽可能配备独立、安全的档案库房，同时对档案室设备进行完善，配备更新铁质档案柜、档案盒、档案皮、分类纸、碎纸机、打印机等设备，并设专人管理。必须按要求采取严格的防护措施，保持良好的档案库房环境，要严格控制库房人员进出，做好人员登记，保证人事档案安全。

4.2 建立健全人事档案管理机制

要推进人事档案管理常态化，形成以日常审核为基础、专项审核为重点、任前审核为保障的干部人事档案审核认定工作机制，加强对干部档案材料进行审核把关。同时建立完善日常管理运行机制，实现干部档案日常业务的规范化、专业化运行。要对干部档案进行归档整理，明确管档业务岗位工作职责，制定干部人事档案查借阅、转入、转出、收集鉴别整理、数字化制作等工作流程，做好查（借）阅干部档案登记簿、材料转入登记簿等日常管理台账，确保人事档案管理有章可循。要逐步建立完善相应的奖惩机制，尤其是要加强对故意授意、参与档案造假的相关人员的追责力度。长期以来，在一些地区或者部门，少数领导干部为了获取提拔晋升资格、延长领导任期、套取工资待遇等个人私利，不惜利用一切手段去涂改个人档案，严重损坏政治生态，对社会造成严重的负面影响，对于这些漠视党纪法规的干部本应从重处理、以儆效尤，然而在现实中因为档案造假而受到严重处理的人还是比较少，尤其是正在担任领导的往往都是高高举起轻轻放下，大多数的通报案例都是因为经济腐败问题而牵扯出来的。如此低的违纪成本等于间接助长了档案造假的不良风气，因此必须要加强顶层设计，逐步完善制度法规建设，从源头上遏制档案造假问题。

4.3 充分利用大数据技术

随着我国信息化建设的不断发展，纸质档案将渐渐消减，电子档案逐渐增多。未来一个时期内，档案信息化必然是大势所趋。因此，要在传统的基础上，大力发展档案管理信息技术，使干部档案管理与时代相适应。机关事业单位要逐步推进电子档案信息化建设，建立可共享的安全可靠稳定的人事档案资料库，尽量减少人为接触原始纸质档案的环节，降低人为涂改的风险。通过安装专业的信息技术设备，利用技术手段把传统的纸质档案材料进行信息录入，实现大量文字图片的格式转换，变成电子数据进行储存，做好有关资料的信息备份，确保电子档案的完整，方便之后的查阅、核对，档案信息录入电脑也有利于原件保存。

4.4 提升管理人员的专业素质

干部档案工作具有较强的政策性、连续性和保密性，需要相关从业人员接受大量的专业培训，掌握基本的业务知识，目前在很多省直事业单位中，大多数人事档案管理人员都是从其他岗位轮换过来的，科班出身的很少。开展干部档案从业人员素质提升行动刻不容缓，必须提高相关从业者对档案工作重要性的认识，强化管档意识，必须对每卷档案做到精益求精、严谨务实、一丝不苟。要对管理人员定期进行针对性培训，通过邀请上级组织、人社、档案等相关部门的专家现场授课，组织人事档案工作人员深入学习《条例》、专项审核自查规定、干部档案数字化等业务知识，帮助他们熟练掌握和应用档案管理基本技能。要加强经验交流学习，互通有无，共同提高管理水平。要加强保密教育，提高政治站位，坚决杜绝监守自盗，防止发生泄密事件。

5.结语

事业单位人事档案在管理过程中还存在管理机制不健全、工作效率低下、保管方式不科学等问题，不利于发挥人事档案的价值。因此，事业单位尤其是处级以上的事业单位要加快转变工作理念，提高工作主动性，要从服务干部人事的角度出发，加强资金、技术、人员等方面的配备，扎实推进干部档案工作标准化、科学化、常态化，充分调动管理人员的积极性，发挥干部人事档案的管理价值。