基于SAP-ERP系统的成品油销售企业 库存差异研究

董世松

(1.中海油华南销售公司，广东 广州 510024；2.中海油广东销售有限公司，广东 广州 510024)

0 引言

SAP-ERP系统作为重要的财务支持系统，具有完备的数据统计和分析功能，在生产类和销售类企业得到广泛应用[1-2]。同时，由于SAP-ERP高度集成财务、销售与库存管理等各项模块，以及其基于生产类企业财务管理的设计逻辑，在灵活多样的销售类企业的业务中，更好地使用该系统发挥其管理功能仍然值得深入研究和进一步开发[3-6]。

相较于生产类型企业，销售企业存在更多在货物实际流转与SAP-ERP财务系统流转不同步的复杂情况。比如同一公司和物料涉及多个仓储地点和工厂且因为SAP-ERP自有不足导致工厂间实际货物与虚拟财务转移不同步，部分业务开展是按照送至客户处才确定结算数量而导致货物在离开仓储地当时无法触发SAP-ERP，成品油每日损耗一般于月底盘点时合并统一在SAP-ERP系统中核销，同一家公司下辖不同仓库的情况下客户在一个仓库的采购量大于该仓库的实际库存量等。鉴于以上种种特殊情况，成品油销售类企业基于SAP-ERP的账实核对管理存在诸多难点，对销售类企业实物管理与财务管理的差异化分析提出了更高的要求。

而对销售类企业的账实差异分析，尤其是对账模型的建立还未见系统性描述[7-9]。本文将对差异原因进行分类整理，细分差异类型，总结差异原因，提出基于SAP-ERP模型下的销售类企业账实差异分析的公式模型与解决思路。

1 确认差异环节

1.1 业务类型

销售类企业所涉及的业务类型，主要可以分为贸易类业务和批发直销类业务两大类。其区别在于，批发直销类业务涉及货物在仓库中的进、出、存管理，而贸易类业务不涉及仓库环节，其与上下家的交割地点一般为运输工具。

1.2 差异环节

对于批发类业务，按照货物在仓库的实际流转全流程进行分类，包括货物入库、货物出库、日常保管三个环节，在SAP-ERP操作中也基本按照实物流转全流程的逻辑进行操作。对于贸易类业务，一般按照先与下家确认结算数量，再与上家确认结算量并同时进行SAP-ERP入库与出库作业。贸易类业务中对于还未完成交割的货物，其仓储地点为运输工具。

SAP-ERP系统中涉及的事务码多达上百种，但通过对任何一个公司或仓储地点的历史SAP-ERP数据分析归纳可以发现，常用的涉及货物中转与财务账面调整的SAP-ERP事务码可以分为4个环节，其分别为实物入库环节、实物保管环节、实物出库环节、虚拟移动环节。其中，虚拟移动环节主要可以满足同一公司下不同工厂之间自有资源的借用，以便满足在总库存充足情况下个别工厂提前销售的业务需要。

因此，在以SAP-ERP为基础的账实差异分析管理中，可以将差异原因分为入库差异、保管差异、出库差异以及虚拟差异。

2 规范操作标准

2.1 确定SAP-ERP操作的实际业务内涵

为进一步完善差异分析与管理，需要结合各公司业务实际情况以及历史操作习惯对常用的SAP-ERP事务码进行分类整理。一般情况下，每个事务码均可对应实物入库环节、实物保管环节、实物出库环节、虚拟移动环节之一，通过比对可以发现每一项实际业务与SAP-ERP事务码的对应关系。

例如，在采购入库环节，仓库实物实际收货量与SAP-ERP中采购结算量和收货方承担的运输损耗两项相关，而在SAP-ERP中结算量和运输损耗分别对应不同的SAP-ERP事务码。通过这种拆分，可以厘清SAP-ERP操作与实际业务的对应关系。

2.2 规范SAP-ERP操作与实物出入库对应关系

在确定每项SAP-ERP事务码与实际业务的对应关系后，则应根据工作需要加以规范，实现实物流动与SAP-ERP代码的一一对应关系，避免交叉重叠。如实物损耗涉及运输损耗、仓储损耗，则在SAP-ERP中应建立运输损耗和仓储损耗不同的事务类型码加以区分。再如运输损耗又分为收货环节的运输损耗和配送客户环节的运输损耗，则可以通过引入入库运输损耗和发货运输损耗等不同事物类型码，或通过不同账号操作和记录不同类型的运输损耗。另外，在实际业务操作环节，要加强对于SAP-ERP事务码与实际业务的对应关系，有条件的业务单元应每日回顾，条件不充分的单元应定期回顾，比对实际业务与SAPERP事务码之间是否存在异常匹配，当出现实际业务触发的事务码与规则不匹配的情况，应查找是业务环节操作错误还是系统触发事务码异常，并有针对性地进行还原操作。对于不能还原的情况，应及时消除差异带来的影响，并如实做好记录。

2.3 规范实物出入库台账管理

实物库存管理应按照实物进出库存环节分别建立相关台账，台账中各条目应与实际货物变动数量相一致，月度盘点时应对进出入数据进行统计整理。通过对实物账面应存库存与实际盘点库存的比对，计算保管环节损溢情况，形成包含入库量、出库量、损耗量、结存量等数据的月度盘点表。

2.4 规范盘点业务流程

油库盘点由实际存货与当期出入库明细共同构成，实际盘点过程中应确保期初实存、入库量、出库量、损耗量、结存量满足一定的逻辑关系。对于各项数据填入后不满足以上逻辑关系的，或者出现显著数据异常的，应及时查询问题原因并予以改正，保证上述公式中各项数据无误。同时，应关注SAP-ERP系统中不同存货类型的变化是否导致财务数据异常变化。比如，涉及客存的业务，在客户没有提货的情况下，SAP-ERP系统会出现数据类型的变化，该变化会使不同的类型数据之间产生符号相反、数量相等的一个变化，如果在系统中未出现此类对称变化，则应及时查找系统原因并做好系统数据的修复。

3 建立差异对账模型

通常情况下，油库仓储的实物库存，不外乎公司自己所有和代客户保管两种类型，即“自有”和“客存”。

任何一个仓储单元均应满足式(1)：

对于成品油销售类企业，关联企业的在途资源，运输过程的超标损耗，OB类业务的延迟结算，保管损耗按照月度统一核销，账目库存的虚拟调整等原因，会导致出现账实差异。则对公式(1)进行变型，得出式(2)：

对于入库差异，如果系统入库大于实物入库，则入库差异取“正数”。如果系统出库大于实物出库，则出库差异取“负数”。如果系统保管损溢大于实物保管损溢，则保管损溢差异取“正数”。由于成品油计量和交接标准的原因，行业内普遍存在的因为误差原因导致的保管盈余或损耗，一般保管损溢按照盈余取“正数”，损耗取“负数”的原则记录。如果系统虚拟差异为使得本工厂自有或客存增加，则虚拟差异取“正数”，反之取“负数”。

例如，工厂A期初有实物库存200 t，SAPERP自 有160 t，SAP-ERP客 存40 t。则 通 过 计 算可知，SAP-ERP自有+SAP-ERP客存=实物库存，符合公式(1)。如果在下一个盘点周期中，工厂A通过OB方式给客户送货20 t，而在结账时还未送至客户处，仍然在物流途中，该种情况下无法确定与客户实际结算数量，即自有或客存未变化，实物库存仅剩余180 t，存在出库差异+20 t(实物出库大于系统出库则出库差异取“正数”)，入库差异、保管损溢差异和虚拟差异三项均为零。则本期期末SAP-ERP自有+SAP-ERP客存=160+40=200，实物库存+出库差异=180+20=200，满足公式(2)。

在使用对账模型时，对于存在多工厂或客存销售业务的企业，应同时关注以下SAP-ERP系统常见的异常情况。如果出现异常情况，应及时查找原因进行修正。对于工厂之间的虚拟移动，应对其进行单独统计，任何一个时间周期内，工厂之间的虚拟移动应该闭环，也就是各工厂虚拟移动数量代数和应该等于零。成品油销售企业普遍存在客存销售的业务模式，在对账中应该确认是否满足自有的减少等于客存的生成，也就是客存销售业务中同一个工厂内自有减少与客存生成数量代数和应该等于零。

4 差异分析与处理

通过以上对差异环节的辨识，建立差异分析核对模型后，应对差异核对工作进行梳理和建立流程。

首先，财务账面管理与实物库存管理主管人员应首先确定财务结账时间应与实物盘点时间一致，对于不一致的情况，应进行还原操作。由于SAP-ERP系统不同模块之间存在操作时间差异，对于该问题应予以关注，保证实物管理人员在系统操作的信息及时流转至财务管理人员处。同时，财务管理人员应关注触发了SAP-ERP事务码的数据的审批程序，及时予以审批，或对于不规范业务予以拒绝并及时通知实物管理人员重新调整业务数据或做好差异记录。

然后，通过SAP-ERP系统取得财务账面数据，同时根据月度盘点表取得实物库存。之后，进行SAPERP系统数据的提取与筛选，查询SAP-ERP中涉及库存变化的各相关事务码并将其按照实物入库、实物出库、实物保管及虚拟移动进行分类，最后与实物库存明细一一比对。通常，为使得对账结果更加清晰，可以对入库、出库、保管和虚拟移动四类差异进一步细化，如入库环节差异可以细分为“运输损耗待处理”“实物在途未入库”“SAP-ERP提前入库”等。比如出库环节差异可以细分为“实物出库未与客户结算”“客存资源待发货”“内部调拨业务配送在途”等。通过细化差异，既便于后续差异还原时有针对性调整，又有利于管理人员了解到对应的SAP-ERP与业务实际情况的差异点，后续针对性地制定消除差异的办法。

最后，应对差异原因应进行核实，对于错误操作或未及时处理的信息应根据实际情况及时进行修改，努力减少差异的存在。确认SAP-ERP操作及实物作业数据无误后，进行记录确认并保存好原始单据及相关说明性文件，对于差异的后续消除提出解决办法。

如果在实际管理过程中，存在第三方系统联动的情况，应做好第三方系统与SAP-ERP系统、实物出入库业务的数据对接。对于采用外部系统前，应充分验证该系统对于数据传输的及时性与准确性，避免输出传输或无法进行数据修复等内部问题影响库存差异对比。原则上，通过第三方系统转输的数据逻辑应该与上述模型保持一致，并及时排查转输过程中的差异原因及处理。比如，由第三方系统提供结存量数据时，其逻辑应该满足盘点表相关数据的运算规则，保证盘点表和损耗量数据真实和准确。如果出现数据差异，可以从入库量、出库量等环节查找影响结存量的原因，比如是数据同步存在差异，或者是因为结存量读取数据时参数需要修正等。在各项问题排除后应进一步验证盘点逻辑，待确认各项数据符合逻辑无误后，方可进一步使用第三方数据。

5 结语

文章通过对成品油销售类企业SAP-ERP与实际业务存在的差异进行分析，分析了差异产生的原因、对差异进行分类、提出了适用于成品油销售类企业的账实核对对账逻辑。对于成品油企业的账务管理、库存管理起到了指导作用，有助于在复杂的贸易业务过程多工厂协作中的差异原因分析与比对，为实现账面差异清晰及确保货权安全提供了重要辅助手段，有助于推动系统化工作效率提升。随着企业的快速发展以及市场竞争的加剧，企业面临的压力不断增加，企业对于财务与业务一体化的需求越来越高，需要通过信息化软件系统，建立适合自身发展的信息化系统，提高企业核心竞争力。SAP-ERP系统作为一种较强财务业务集成应用系统，能够实现财务系统与其他业务部门管理信息系统的数据共享，对于企业提升企业运营效率，防范企业风险具有重要的现实意义。