试论成人高校学籍管理问题与对策——以石景山区业余大学为例

王 蕊

北京市石景山区业余大学，北京 100043

石景山区业余大学为一所区域成人高校，担负着为区域经济发展培养在职高素质人才的任务，满足了众多成人后续取得大学专科毕业证书的继续教育需求。近年来，随着北京市人口政策变化及教育结构的不断调整，北京市乃至区域内成人高等教育适龄人口逐步减少，成人学历教育任务艰巨。在这样的形势下，独立设置的成人高校必须以质量求生存，以规范求发展。

笔者作为石景山区业余大学的学籍管理员，愈发发现学校学籍管理工作水平的高低直接关系学校的教学秩序和教学质量。目前石景山区业余大学的学籍管理，除依托教育部学籍管理平台外，基本还处于手工管理阶段。因教育部学籍管理平台的限制性和具体审批流程的复杂性，主要使用学生学籍注册和学生毕业注册两个阶段，对于学生整个学习周期的管理，则没有一个统一规范的管理平台，各种工作水平的高低、质量好坏受人为因素影响颇深。在实践工作中，办理毕业是之前隐藏问题的集中爆发期，因为在学生毕业时要进行毕业生修业成绩核对、毕业论文（实践环节）审核、毕业信息核对等工作，任何一项没有完成都影响学生毕业，不能进行毕业电子注册。为此，学籍管理员在毕业审核环节中需要多次与成绩管理员、任课教师、班主任进行各项信息的核对。期间，会出现学生成绩未更新、错登、漏登情况，以及学生学籍异动未变更、个人关键信息有误需修改等问题。每每发现这些问题，都需要学籍管理员多方走访、调查核实、追本溯源，找到问题产生的原因后分情况纠正处理。这使得本就时间紧张的毕业办理环节压力倍增，对学生的毕业手续办理效率和准确性造成影响。毕业办理工作关系到每个学生的切身利益，是学籍管理的最后一关，出不得任何差错。如果能把整个教学管理各环节梳理完善、确保正确，毕业审核工作就不用再向前追溯，按照既定节奏高效完成。希望能通过学籍管理中过程管理的规范和质量把控，改变学籍管理全过程监控只能通过毕业注册环节来审核的现状；通过加强对学籍管理日常工作中间过程的监督和复核，实现从招生到毕业学籍管理全过程管理的规范化，促进学校学籍管理质量和水平的提升。

一、成人高校学籍管理工作现状

成人高校的学籍管理是教务管理中的关键一环，它贯穿学生从入学到毕业的全过程，是证实学生入学资质、学业水平的质量保障体系。

从2001年教育部正式对毕业生进行高等教育学历证书电子注册以来，学籍管理的关键工作就增加了学籍、学历电子注册工作，这种改革注定学籍管理要在教育部的规范管理下进行，不只是校内管理可以解决的问题。随着北京市石景山区业余大学职业化教学改革的深入，学校成人学生学籍管理的工作内容不断增加，和以前相比更加复杂，对学籍管理人员的胜任要求也愈来愈高。

（一）学籍管理工作本身具有复杂性

学校学籍管理工作涉及各方面，包括新老学生报到、注册管理；新生档案管理；新生学号编制，电子学籍注册；新生录取信息核对、修改；学生学费管理；在籍学生人数统计；电子照片采集；毕业生信息核对、资格审核上报等诸多工作。除此之外，还穿插着日常事务性管理、包括接待来电来访；办理学生转出外校学习，在本校休学、退学或转专业等学生学籍异动手续；开具各类学籍证明、在读证明、毕业证明书、学生证补做；历届学生照片的整理、发放；历届毕业证书的制作发放；接待学生身份信息变更等直接与学生打交道的工作。

以上可以看出，学籍管理工作琐碎繁杂，需要学籍管理人员具备良好的逻辑性和条理性，才能使工作不出现疏漏。“无过便是功”是对学籍管理工作评判的尺度，也从侧面体现了学籍管理工作的复杂性。

（二）成人高校学生的结构具有复杂性

成人高校的学生存在着复杂性。从历年情况看，成人学生年龄梯度大，低年龄段学生比例增加；学生资历、文化素质差异较大；学习动机差异性强。同时，成人学生的社会化程度高，维权意识强，给学籍管理工作造成一定难度。

成人学生工学矛盾突出，学员社会生活内容复杂，往往因为工作、家庭的原因挤占学习时间、减弱学习动机，当受到时间、精力、兴趣等多重因素影响后，学生部分会选择退学、休学或直接不与学校联系，部分因为专业过难而选择转专业，从而造成学籍频繁变动的情况。

（三）遗留生的后续管理具有复杂性

未按期毕业的遗留生，是学籍管理工作的一大难点。这些学生的特点是在班不在籍。对于成人学生来说，因为工学矛盾而不能按期毕业，但还在六年有效学籍当中，我们称之为“遗留生”，这些“遗留生”的数量还在逐年增加。对于未按期毕业这件事，许多学生并没有清醒的认识，以为只要交齐了学费，毕业只需等等；更有学生以为就算剩余几科没有通过，也可以取得毕业证书；学生的学籍意识普遍淡薄，对学籍六年有效期没有认识；存在这些误区的学生通常不会主动与学校联系，需要学籍管理老师主动与学生联系，进行解释说明。仅有的一些主动到校重修的学生，也经常面临因教学计划修订，招生专业取消或变更，无法参加课程重修因而无法顺利毕业的难题。所以，对于遗留生的管理，每人因年级、专业、未通过科目的不同而存在必然的差异，致使学籍管理从班级管理上升到个人管理，增加了学籍管理的难度。

二、成人高校学籍管理工作问题分析

成人高等教育教学管理包括招生录取、教学计划设置和执行、学籍管理三大块。整个流程是不可分割的整体，牵一发而动全身，很多学籍管理过程中产生的问题可以追溯到招生环节、教学计划执行环节。[1]成人学生在校时间长，反复休学、延期毕业，致使很多过程管理的问题会在办理毕业时显现，下面根据学籍管理可能会出现问题的环节进行分析。

（一）新生录取中的问题

1．学生招生报名信息录入错误

根据现行学籍管理平台的使用情况，新生的学籍数据均由新生录取数据生成，学生正常注册学籍，必须与录取数据一致。尽管录取时信息是错误的，也要按错误的注册。入学后，再由学校申请，持学生相关证件，先到招办修改录取数据，再持招办相关证明到学籍修改数据。以致于在招生录取时的错误和疏漏，给学籍管理徒增许多后续工作。

2．学生地址信息不明确，电话记录错误

新生入学前，只有在报名时才会填写自己的地址和联系方式，学籍管理数据并不包含这两项，但这两项信息却在学生管理中频繁被用到。尤其在新生报到时，班主任需要与学生取得联系，而有的学生由于各种原因未主动到校，又因电话、地址错误，往往会因未联系到而流失。

（二）学籍异动的后续问题

每年招生录取后，因为学生报名的盲目性，报到和开学两周时会收到大量的学籍变更申请。学籍管理人员要针对这些申请，为学生办理转学到外校、校内退学、休学、转学习形式、转专业等学籍异动手续。为了防止学生因为申请不通过而放弃学习，学校对于学生学籍变更审批持开放态度，只要不违反学籍政策，都会批准。这样的情况，不仅需要去市教委办理学籍异动，后续问题也要谨慎处理。如果学生转学到同类专业还好，有部分专业课可以免修；但非同类专业，如从会计转学到建筑工程管理，因专业跨度大，除公共基础课外，学生相当于重头修读转入专业，而对于一些隔年招生的小专业，还会面临转入后无法修读部分已经授课结束的课程，对学生来讲，涉及能否如期毕业，对学籍管理员来说，要为学生拆解跨年级课表、重新核定记载学生成绩、学费调整计算、协调不同班主任交接学生材料等诸多工作。这要求学籍管理员不仅要熟悉学籍业务知识，还要站在学员角度进行针对性指导，个性化定制，并且对于转专业后期不利影响，让学生知情。具体工作细致到位，能帮助学生顺利进入新专业学习，也可抑制部分学生随意、盲目的转专业需求。

（三）成绩管理的问题

成绩管理的主要内容是记载学生学业成绩，工作基本集中在期末。而成绩审核在办理毕业阶段，是对学生学业成绩、专业教学计划整体的核定，是关系学生能否取得毕业资格的关键。日常的成绩管理如果精确性不高，会对毕业成绩审核增加负担。

日常成绩管理主要包括学生的学期成绩记载、补考重修成绩更新、教学计划中部分科目的免修、免考等。学校的成绩管理主要由成绩管理员根据教师提供的原始成绩单手工录入EXCEL表来记录和实现，受人为因素影响颇深。教师的原始成绩单，会出现成绩漏登、串行、综合成绩计算失误等问题，需要成绩管理员的反复核对、矫正；有些问题往往会到毕业成绩审核时才发现，进而倒查更正。另外，成绩管理人员的变动，管理程序脱节，课程成绩单缺失等情况也会引发成绩管理的问题。

（四）学生档案管理的问题

学生的学籍档案，是鉴明学生身份、记载学生在校学习过程的电子或纸质记录。它为学生在校学习起着证明、凭据、查询等关键作用。作为学校档案管理中的重要一环，它有明确的存档内容和保存要求。例如学籍卡片、毕业生登记表、毕业成绩单是必须存档的内容，但是在学生整个学习过程中，所涉及的学籍档案不仅仅是以上内容，还有学生的学籍异动材料、免修免考证明、电子照片等。除却需要存档的关键档案外，对于其他档案的管理，往往因为学籍管理人员工作紧张，疏于收集、整理、保管和统计，很多原始记录表散落在各处，没有明显的标记分类，甚至会出现遗失现象，在后期学生管理中需要进行查询时才会发现问题。又因为学籍档案管理伴随学生学习全过程，会根据时间不断产生，保管权限也会在班主任和学籍管理员之间流动，在学生管理时也需要不断调取查证，一般会在学生毕业后统一整理封存，如果学籍管理员过程管理过于粗放，没有相应的工作规范，也会为后期制造麻烦。所以，加强对学籍档案的管理，制定相关档案收存报废办法，合理分配档案整理工作时间，是需要解决的问题。

三、成人高校学籍管理工作对策和建议

（一）学籍管理需加强制度建设

任何管理制定制度都是首要任务，制度先行，才能有章可循。目前，学校的相关制度因制定得较早，跟不上学籍管理要求的变化。有些制度因为从教育部起始，就没为成人高校制定明确的规章，造成现在没有明文制度，只能按以往惯例办事的现状。学校应在改革创新的基础上对现行制度进行大面积更新和建设，以符合学校现行和长远发展规划。

（二）学籍管理需加强信息化建设

“现代信息技术的发展逐渐推动成人高等继续教育朝着信息化、科学化的方向发展，以此提升成人高等继续教育学籍管理的质量和效果。”[2]学校应该利用信息化手段，加快自己学校管理平台的开发、建设和使用。

由学籍管理人员根据实践工作需要提出用户需求，再由其他教务管理人员提出建议，使平台需求合理并趋于完善，以此保证平台与实际工作紧密结合。同时，由于学籍管理必定要使用到教育部管理平台进行注册和毕业工作，如果本校管理平台可以预留接口，和教育部平台有效对接，便可减少学籍管理中一些重复的工作，从而大大提高管理效率。

系统开发使用后，能从根本上改变学校现行的成绩管理模式，减少人为因素对学籍管理的不利影响。同时，学籍管理人员在使用过程中，也可以评估平台使用对工作完成度、工作效力是否提升，体会平台对本校工作的适用度，根据实际使用提出新的需求，定制新的功能模块，对管理系统进行不断完善和升级换代，以确保管理平台能更好地服务学籍管理工作，使学籍过程管理更透明、更规范，真正使学籍管理信息化落到实处。

（三）学籍管理需加强过程管理

学籍管理工作伴随学生入学到毕业的始终，所以加强过程管理应该做到三点：对于学籍管理目标达成制定相应的计划；对于工作流程梳理明确清晰、条理分明；对于每个工作环节尽量优化提升，做到精细完善。总之，如果能在新生注册入学开始就始终保持过程管控的意识，在固定时间节点进行检查反馈，保障学籍信息、成绩档案等关键信息的准确度，其他学籍异动、重修管理、毕业实践等中间环节不出现错漏，就能最大限度避免到毕业时再倒追检查的被动局面。

在学籍管理过程中，学籍管理员要树立责任意识，增加对学籍工作的敬畏感，认识到自己的一个失误对学生来说都是百分之百的错误；要树立质量意识，对学籍工作实行精细化管理，加强对日常工作的检查和掌控；要树立事前控制的意识，根据对工作程序的熟悉，找出容易出现问题的环节，提前做好防控措施；树立反思意识，创新开展工作，追求工作不断完善。

四、结语

学籍管理是学校教学质量管理中的关键一环，学籍管理无小事，管理人员的专业素养更是决定管理质量的要素，管理人员应紧跟政策脚步，规范管理流程，主动学习钻研，精进工作水平，更加有效地助力成人学生学习成长。