办公自动化大背景下 高校电子文书档案管理路径探析

孙国秀

（山东建筑大学，山东 济南 250000）

高校文书资料的归档作为办公流程的重要一环，是办公闭环管理中的重要组成部分。随着科学技术的不断发展和各种软件、程序的开发利用，现代办公自动化程度越来越高，无纸化办公已经成为一种潮流和趋势。在这样的背景下，更好地将电子文书档案及时整理归档，发挥电子文书档案的内在价值，把科技发展带来的红利与文书档案的管理有机结合起来就显得尤为重要。

一、办公自动化的概念及高校文书档案的特点

办公自动化，是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性。办公自动化系统在现代办公业务中使用越来越广泛，已经基本实现无纸化办公。

办公自动化是信息时代背景下产生的一种便捷高效的办公自动化体系，从档案管理的角度来讲，它的使用直接改变了文书档案的存储方式方法，给档案的使用和管理带来了极大的便利，能够提高办公效率、规范工作流程、提高文档共享利用率，更加便于数据保存和查找，但同时给文书档案管理带来了新的挑战。

高校的行政办公既有所有办公的普遍特点，又有其自身特点，所以高校的电子文书档案同样具有普遍性和特殊性。随着当今计算机通信技术的发展和更新换代，高校校园网络建设也越来越完善，高校的办公自动化建设紧跟时代步伐飞速发展。据调查，大部分高校都根据自身需求配备了相应的软件系统和硬件设备，建立健全了各种办公自动化系统。高校校园网建设已经初具规模，基本覆盖了办公楼、教学楼、实验楼、图书馆以及教师、学生的宿舍，这些都为办公自动化提供了必要条件。

高校是计算机普及率最高的单位之一，技术力量雄厚，管理人员的知识结构和水平相对较高，这就使高校实现办公自动化具备了必要条件。高校里的人才资源使实现适合高校本身的软件开发成为可能。随着计算机的广泛使用，单从办公人员的计算机应用水平来看，也在逐步提高。各高校办公人员，尤其是行政人员基本上都使用电脑办公，电脑已经成为高校办公、教学的一种基本工具。在高校，使用办公软件已经成为办公人员进行文档处理的主要工具，这些都有助于推动办公自动化发展。目前，各高校已基本建立了教务管理系统、学生管理系统、图书管理系统、后勤管理系统等，以方便学校开展工作，提高管理水平。

二、高校电子文书档案的优点

在办公自动化大背景下，高校电子文书档案便于有关数据保存和查找，具有明显的优势，主要体现在以下几个方面。

（一）提高工作效率

办公自动化条件下，高校各种办公自动化软件的开发及利用，体现了办公自动化高效、快捷的特点，比如办公程序中各种文件、通知、申请等的审批、签字、盖章等工作都可以在网上进行。教务管理系统、学生管理系统、图书管理系统、后勤管理系统等系统的普遍使用，节省了工作人员大量的时间，不仅提高了工作效率，还保证了文档准确率。如教务管理系统的使用，可以轻松实现教室安排、课程安排、成绩录入、成绩汇总和查询、空闲教室的高效安排等，为教学教务工作提供了极大的便利。总之，办公自动化程序的使用方便了流程审批、结果查询等，实现了无纸化办公，提高了工作效率。另外，在办公流程审批过程中，有一些环节还可以设置时间限制，并通过超时短信提醒等方式，督促流程审批人员尽快完成工作，工作效率得以大幅提高。

（二）规范工作流程

办公自动化的实现在提高了工作效率的同时，还进一步规范了各种工作流程。一方面，通过办公自动化流程，工作的流转审批过程有了留痕，方便了日后文书档案的查阅和使用。另一方面，借助办公自动化形成的电子文书档案可以梳理工作流程，并把各种流程的规则固化下来，让学校行政人员按照梳理的流程规则进行运转，每个参与流转的人无须记忆各种复杂的流转规则，只按照设定好的程序执行即可，减少了人脑对流程流向的判断，避免了在复杂的流程中犯错误。此外，电子档案的存在，可以实现对各个业务流程环节办理效率的综合分析研判，充分了解哪个环节办事效率高、哪个环节办事效率低，通过档案流程信息快速把脉流通不畅环节，对一些效率低下或重复的流程作出优化，并有针对性地进行流程再造。同时，各种流程的有序运行，更加有利于明确工作职责，使各项工作有序、规范、高效运行。

（三）提高文档共享利用率

在办公自动化背景下，电子文书档案能够大大提高部门与部门之间的文档共享利用率。在传统管理模式下，纸质档案的使用往往会受时空的限制，不利于数据的共享使用。而在办公自动化大背景下，文书档案的存储更加有利于在互联网、移动硬盘等进行传输、拷贝共享，在保证存储文件不泄密、数据使用人员拥有相应的管理权限的基础上，可以充分调取有用数据，并发挥其最大作用与价值。尤其是目前政务内网的开通，更加方便了特殊电子文档的使用和共享。从另一个角度来说，电子文书档案移交保存也更加方便，可以有效避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更新换代、工作交接疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整性。特别是近几年新冠肺炎疫情大背景下，电子文书档案的合理使用和管理，最大限度地避免了人与人面对面交流和接触，在做好新冠肺炎疫情防控的同时，不耽误正常工作开展，为各项工作的顺利交接、推进提供了便利。

（四）优化数据保存和使用

传统文档管理模式中，文档受外界环境影响较大，特别是文档保存方式很容易使纸张受到损坏，部分数据信息变得不完整或者直接出现数据缺失、失真现象。如高校学生成绩大表，待学生毕业时可以直接从教务管理系统导出，减少了人为操作因素，使档案更加真实准确。在办公自动化大背景下，电子文书档案除了本身系统存储查找以外，还可以在其他规定的存储条件下（如光盘、硬盘、云盘等）管理、备份，有利于文档信息的更好完整保存。另外，在查找的过程中，不用翻阅纸质文档，直接输入“关键词”，利用电子“查找”功能即可轻而易举找到需要的内容。

三、办公自动化给高校文书档案管理带来的挑战

高校电子文书档案在给高校文档管理工作带来便捷的同时，也带来了诸多挑战，主要表现在以下几个方面。

（一）对文档管理人员提出更高的要求

当前高校档案管理人员水平参差不齐，大部分高校的档案管理人员专职和兼职并用。专职档案管理人员主要是学校档案馆工作人员，他们有较强的档案意识，对上级文件精神、有关政策等学习及时，具有比较丰富的理论知识和熟练的业务技能，但是年龄相对偏大，对电子文档的操作水平相对较低。目前，高校档案馆也采取了一些措施，引进了一批年轻、懂现代信息技术的工作人员，但在数量上仍显不足。兼职档案管理人员往往由各个单位、部门办公室工作人员担任，他们经常忙于事务性工作，对档案业务知识掌握较少，对文书档案的收集管理等不够专业，在文书档案管理方面起到的作用多是收集和汇总，缺乏专业的管理知识，技术水平偏低。

（二）文书档案的真实性、原始性和安全性受到挑战

电子文书档案易修改、易损坏，对档案的真实性、原始性和安全性要求更高。电子文书档案存储必须依赖一定的存储介质，目前情况下，存储介质多以硬盘、光盘、网络云盘等为主，硬盘、光盘等线下存储介质随着放置时间、环境等因素的改变，可能会受到损坏，导致电子文书档案丢失。在目前条件水平下，电子文书档案的保存需要与传统纸质文书档案共生共存，但是这样档案的原始性就很难保证。而云盘数据存储，虽然不受外部环境等因素影响，但会受到网络安全威胁，因为大多数情况下，我们使用的普通服务器很难具备较高安全防护功能，可能造成数据丢失或者泄密，存在安全隐患。

（三）设备、程序等升级和更新换代较快，对电子文档的长久保存提出更高要求

随着现代技术的发展，办公软件更新换代周期越来越短，而存储到硬盘、光盘等的电子文档是借助计算机软件进行管理的。随着设备软件等不断更新换代，一旦更新不及时、保存不当，存储的电子文书档案就可能会读取困难或者直接无法读取，造成文书档案某些功能的缺失。存储介质的使用具有一定的期限，随着时间的推移，可能会出现这样那样的硬件质量问题，造成电子文书档案丢失。

四、办公自动化背景下电子文书档案管理的有效路径

（一）加强档案管理工作队伍建设

目前，办公现代化趋势越来越明显，对档案管理人员的综合素质也提出了更高的要求。按照目前档案管理人员专兼职使用的模式，一是要高度重视档案管理人员配备，把好档案管理人员入口关，对专职人员，要选取政治素质高、档案意识强、现代技术水平相对较高的人员。对兼职档案员，同样要求由政治素养高、责任心强的工作人员担任。同时，要完善对兼职档案工作人员的激励和考核机制，激发其工作积极性。二是要加强对档案管理工作队伍的培训，首先要开展理论学习，使其具备一定的档案意识；其次要组织业务学习，对电子文书档案的收集、整理、保存等专业知识进行系统培训，从而提高专兼职队伍的整体专业素养，及时掌握先进的档案管理理念及技术，为电子文书档案作用的发挥提供坚实的专业保障。

（二）加强电子文书档案管理制度建设

鉴于电子文书档案具有自身特点，有必要针对电子文书档案的管理、规范和使用等制定专门的制度，从而不断提高电子文书档案的规范化管理水平。在相关制度的制定中必须明确文书档案管理者的责任与义务，保证电子档案的完整、真实和准确。另外，要对电子档案的安全性提出明确要求，对于可以复制、上传、开放借阅的档案类型进行明确，从而消除档案在保存过程中出现的损坏、丢失、泄密等隐患。此外，电子文书档案和纸质档案有很大不同，其对存储环境，如温度、湿度等因素都会有一定的要求，在档案制度中也要予以明确，这有助于档案的规范使用。当然，制度的规定远不止这些，还需要根据实际工作进行更加详细的界定。

（三）电子档案和纸质档案要相互补充

电子文书档案存储能够提高档案使用的效率和质量，但是不可否认存在一些风险，所以在目前情况下，为保证和充分发挥电子文书档案的价值，最好在制作电子档案的同时做成纸质档案，同步保存，实现电子档案和纸质档案取长补短、互为补充。特别是对一些极其重要的档案资料，一定进行“双保险”甚至“多保险”，防止档案丢失、被篡改，以防电子档案或纸质档案某一种存储方式出现问题时，可以进行相互补充、相互印证和复原。与此同时，在政策允许的范围内，要将电子文书档案尽可能复制备份，并按照相关要求做好原件及备份文档的管理和使用。

（四）及时更新换代软硬件设备和系统

要及时关注硬盘、光盘等存储环境，做到定期检查、定期维护。对一些软件系统，特别是一些办公自动化系统的运行程序、硬盘读取设备等及时跟进升级，同时在运行过程中要做好网络安全防范等工作，通过一系列方式方法，确保存储数据的安全和档案应用的价值。

总之，在办公自动化背景下，电子文书档案的出现对档案的管理和使用来说是一把“双刃剑”，我们要充分认识电子文书档案在办公、档案价值发挥等方面给我们带来的巨大便利，并采取积极措施，利用先进技术，发挥档案的最大作用，让档案真正成为会说话的历史。同时，也必须要看到目前电子档案使用和管理过程中存在的一些问题以及档案存储存在的风险，积极探索有益途径，从制度建设、人员配备、软硬件配备等各方面全方位推动高校档案事业的新发展。