大数据环境下高校财务信息化建设研究

□文/孙治娟 潘鹏杰

（哈尔滨商业大学 黑龙江·哈尔滨）

［提要］ 在大数据环境下，高校财务工作的业务量和复杂度日益增加，财务信息化建设升级已成为大势所趋。高校加快信息化建设在提升服务质量、促进财务转型和助力高校决策等方面发挥着重要作用。目前多数高校财务信息化建设仍处于起步或局部应用阶段，存在落地难、行动慢和集成度低等问题。本文结合实践经验提出提升高校财务信息化水平的具体建设方案和保障措施。

随着高等教育事业的不断发展，高校经济业务日益增加，高校财务工作日趋复杂。面对会计环境的变化，高校财务应当加强信息化建设，优化财务工作流程，加快财务信息数字化、财务工作智能化、财务服务个性化的转型升级，大力提升财务服务水平和会计数据资源支持能力。

一、加强高校财务信息化建设的必要性

（一）提高工作效率，提升服务质量。随着信息技术在教育系统的运用，高校学生缴费方式大致经历人工现场收费、银行批量代扣、电脑端缴费和移动端缴费几个阶段，这种从线下到线上的缴费方式转变正是受益于信息化技术的发展。利用专门的学生管理系统可以对上万条学生数据进行信息化处理，财务专员可以随时查看学生的缴费和退费情况，为加强学生财务信息管理和提供高效的财务服务奠定了基础。

随着新时代高等教育强国建设的发展，高校财务已经从医疗、取暖等基本业务报销转变为包含项目服务、学科建设等多样化、多需求的业务报销。对经济业务种类繁多的高校而言，及时推进非税收入票据和增值税发票电子化建设，并利用信息化手段进行移动端接收和传输，将会在高校师生科研经费使用、后勤及基建等施工项目结算方面提供诸多便利，有效提升财务工作效率和师生满意度。

（二）满足多样需求，推动财务转型。在事业单位改革工作深入推进、财政改革新政策陆续出台和新的政府会计准则制度施行的大背景下，高校财务加快信息化建设是推进事业单位财务转型发展的重要举措。在新业态、新模式的推动下，高校师生的财务需求也逐渐多样化，这促使高校财务在管理模式、理念和会计制度以及服务方式上产生了新的变化。加强业财融合、银校合作，建立健全财务信息资源共享机制，可促进高校会计工作从传统核算型向现代管理型转变，推进智能财务和智慧校园建设，助力高校财务实现数字化、智能化的转型目标。

（三）整合财务数据，助力高校建设。数字时代下，会计数据是单位经营管理的重要资源。在高校推进“双一流”建设的背景下，高校利用信息化手段将财务与业务融合，参与高校各类业务管理的决策控制过程，将会在学校、各部门的规划、控制、决策和评价等方面发挥重要作用。在大数据技术支持下，高校财务可将财政预算资金和科研项目资金进行动态监管，将零散的会计数据进行整合、分析，形成结构化的数据资源，反馈给校内各单位和管理者，发挥财务数据服务高校建设的决策价值。

二、高校财务信息化建设中存在的问题

（一）传统理念难以摒弃，财务信息化建设落地难。目前大多数高校的建设都倾向于教育与科研支出，受限于这一发展理念，高校职能部门的投资性支出一般很难获得决策层重视和支持。此外，对养成线下报销习惯的众多教师而言，他们更多的是选择现场领导签批、财务审核的线下报销流程。长期稳定的职责分工也会让财务工作形成沟通屏障，财务人员在履行岗位职责上难免有惰性思维，习惯用老方法解决新业务、用老思路应对新问题。这些因素使得很多会计工作的新理念、新技术很难在高校财务工作中推广、落地和运用。

（二）技术难以得到保障，财务信息化建设行动慢。在网络时代下，会计数据信息在单位内部或部门间的传输、存储环节存在着数据泄露、毁损及篡改等风险，数据安全保障工作对高校财务而言也是一大难题。大多数高校的财务人员可以做到基本的数据处理和系统维护，却很难做到更深层面的技术支持，遇到突发性、偶然性事件只能求助于技术开发商和软件服务公司。有的高校也会请专门的技术人员或公司负责对本部门的财务信息系统进行管理和维护，但这类外聘的技术人员很难熟悉和掌握高校复杂的经济内容和业务事项。这种业务需求与技术支持难以匹配的尴尬困境，使得高校财务信息化建设停留在基础、局部阶段。

（三）业务整合度较低，财务信息化建设集成度低。当前高校中各个部门几乎都有自己的信息系统，但因使用目的和研发公司不同，使得这些系统分散在高校的各个部门单位之间，并没有形成一个相互链接的集成化信息系统。例如，学生缴费管理系统与学生管理部门的学籍管理系统、资助管理系统没有建立有效关联，学生信息数据传递依靠人工传递，每个学年都需要将新生信息在学生缴费系统进行代码设置、模板导入等初始设置。当学生学籍和奖助信息发生变动时，需要人工更新缴费系统，但这种更新并不是同步的，这便导致学生缴费管理系统中的学生人数、学生个人班级、缴费及资助情况与实际情况存在偏差。这种业务流程并不能满足财务整体数字化转型的需求，需要高校开展全业务、全流程的数据信息化建设。

三、高校财务信息化建设具体措施

（一）网上报账智能化。目前，很多高校实现了网上报账，报销人可通过登录网上报账系统填报报销单和上传附件，再将由经费负责人和领导审批通过的报销单据投递到财务报账机，报销人可以查询单据报销进度，及时获取报销信息。这种网上报账的实现，打破了财务报销的时间和空间限制，为财务信息化的进一步拓展和延伸奠定了良好基础。随着信息技术的进一步发展，高校财务网上报账逐渐智能化，可实现票据自动识别、智能业务填报及在线审签和全流程可追溯等多种功能，将财务报销实现了从网上报账、线下投递到智能报账、无需投递的升级转变。

智能化的网上报账系统下，可以通过OCR识别技术对发票进行识别，自动转换为所需要的会计数据，可以大幅提升发票真伪查询和数据录入效率。另外，可以利用票据管理系统快速将电子发票进行归档保存，实现发票的智能化处理。通过网上签批系统，报账人可在线提交申请单，系统会通过小程序、短信通知等途径提醒审批人员或项目负责人有待审批业务，审批人员可以随时随地利用移动端进行财务事项审批。财务人员通过银校互联系统、财政授权支付方式实现对公转账、公务卡报销、奖助学金发放等业务，并通过财务查询系统及时将账务处理结果反馈给相关人员。

（二）会计凭证影像化。高校会计凭证影像化可以提升会计凭证查阅效率和会计档案信息质量，有效实现部分数据共享和高校财务智能化发展。会计凭证影像化是利用扫描设备将处理完毕的业务单据进行批量的影像采集，再通过唯一识别码将会计凭证影像资料关联并保存至服务器中。之后通过保密级别对财务人员、部门或经费负责人等会计凭证信息使用者进行授权管理，被授权的查阅者可以在线进行数据统计、下载等工作，满足拥有不同查询权限师生的需求。

在这种会计凭证影像化技术的支持下，拥有查询权限的人员可以随时随地进入查询平台查阅权限内的凭证信息，并可以进行下载和批量打印等操作。他们无需到财务处或是档案管理部门进行现场翻阅、复印会计资料，极大地降低了获取会计信息的时间成本和人工成本。当会计凭证影像化与财务网上智能报账系统或是财务查询系统结合后，可以大幅提升凭证查询的效率，满足师生跨校区查询报销凭证的需求，为部门经费管理、科研项目决算、结题和其他学生奖助事务带来极大便利，也可以为高校内外部审计、财经检查工作带来便利。

（三）会计档案电子化。要加强财务数字资源在高校建设中的作用，就需要提升财务工作中信息化数据处理和使用效率，提高数据信息的管理水平。目前高校的会计档案以保管纸质的凭证和账簿为主，先在财务档案室保管1～2年，再存入档案馆。这种基于纸质载体的会计资料在传输、使用和保管的过程中很容易受到毁损、丢失，并且会计档案质量也会受到保管时间、保管环境和使用频率的影响。而建立电子化会计档案则可以保管更长时间，对保管环境的要求更低，也可以重复查询利用。

在发票全面电子化的背景下，高校财务可在电子录入、智能报销的基础上，加快电子档案的建设。电子会计档案管理系统应囊括电子发票、项目合同及凭证账簿、报表资料等多方面，建立完善的电子会计资料管理制度，搭建好财务会计档案和档案馆的档案管理系统的衔接渠道，实现一键归档保存，做好系统对档案整理、移交和保管处置等全流程电子化管理。同时，做好会计信息在传递、调用过程中的数据安全工作，做到全程操作日志记录和允许被查询工作，通过加密技术全面保障档案数据的完整性、安全性。高校财务积极推进会计档案电子化、无纸化，对降低耗材、仓储及人工成本多有益处，通过会计档案信息化的建设也可优化会计档案管理流程。

（四）对接商旅平台。高校师生因教学、科研任务需要外出参加会议、培训及竞赛等各类活动，有较大的差旅需求，而差旅费报销一直是高校财务“报销难”的痛点。在深入推动财务信息化建设的同时，高校财务服务平台可通过与综合商旅平台对接，实现差旅申请、差旅审批、行程预定、报销结算的全流程电子化管理。教师可在电脑端、移动端随时随地购票，无需自己用公务卡垫付资金，通过商旅平台发生的订单会在行程结束后，同步至高校财务智能报账系统。财务人员在网上报账系统获取差旅行程，定期统一进行结算。出差人只需要自己或授权他人在财务智能报账系统添加其他报销信息生成报销单，完成线上审批环节，并将其他原始票据（除交通、住宿外的费用，如会议费、培训费等）投递至财务部门，就会获得相应报销款和差旅补助。同时，高校可结合差旅费标准和出差人职别，设置自动推选最佳出行和住宿方式，也可以及时对超过标准的订单进行提醒，可有效规避差旅政策风险。（图1）

图1 商旅平台应用示意图

（五）预算管理一体化。预算管理一体化是财政部深化预算管理制度改革的重要部署。随着预算管理一体化建设在全国的推进，高校财务在现代信息技术的支持下逐步建立起“预算+执行”的管理机制。这种将所有预算项目纳入项目库，全过程记录预算安排、预算执行的管理体系，可有效地统筹年度预算资源和把握资金执行进度。但受限于高校经济业务的部门多、分类广的特点，会计核算模板纳入预算管理一体化的进度缓慢。在政策引导和技术支持下，高校应积极加快预算管理一体化实践，在项目预算、资金执行的基础上，逐步加强银行账户管理、工资代发以及会计核算的一体化建设，将部门分类、经济分类以及功能分类与预算项目、支付执行有效结合，推动高校预算管理一体化进展，强化财务信息化建设。（图2）

图2 预算管理一体化示意图

在预算管理一体化的机制下，各财务人员均需参与到全面预算管理，经济事项将严格按照预算执行，做到“预算编制有目标、预算执行有监控、预算完成有评价”。借助信息化技术实现全面预算管理，统筹做好校内预算与部门预算、财政预算管理一体化系统与高校网上报账系统有效结合工作，可以健全高校财务管理体系，提高学校管理效率和治理水平。

四、高校财务信息化建设保障措施

（一）加强学习宣传，提升信息化建设意识。在数据转型的今天，数据信息化平台建设有利于整合高校财务数据资源，为发展决策提供数据信息和资金资源支持。这就要求高校从管理层到会计人员都必须摒弃固有思维，认识到利用信息化建设去提升财务服务水平、整合财务数字资源的重要性。财务人员要做好充分的思想准备，主动学习新技术和新方法，提升自身业务水平和信息化能力。高校要结合现有业务流程和信息化系统，对制度和规定及时进行修改和完善，建立高校信息化建设下的财务制度和管理办法。同时，也要在高校师生中宣传智能报账、线上缴费与查询等财务业务和“三公经费”、差旅费及科研经费等资金使用法规条例。

（二）加强技术保障，构建信息共享平台。基础信息在高校不同的管理系统中大量重复输入，难免会使数据产生误差，也影响工作效率。因此，高校财务的系统建设需要整合预算、支付、核算等管理，也要同资产、基建部门和审计部门做好项目合同管理、工程管理，同人事、科研及学生管理等部门做好人事工资、科研经费管理及学生管理的相关财务系统信息整合和共享工作，建立良好的沟通机制和信息共享渠道。以数据治理为基础，梳理数据资源需求，完善数据共享服务机制，方便学校及时获取和使用会计数据信息。充分利用学校一体化服务门户，增强跨部门协同处理业务的能力，拓展移动端师生服务渠道，充分发挥一体化服务平台优势。

（三）加强数据监控，建立风险预警体系。在会计信息化的环境下，建立集成化及网络化的会计系统结构，提高了信息采集、处理、传输和使用的效率，但也对系统的安全性、稳定性提出了更高要求。以会计科目和业务类型为基础，按可比性与重要性原则，将具有关键性和特殊性的报销事项和财务服务内容进行系统筛查，将核算的数据进行核对、整合，逐步实现资金流动、业务流程的过程监控。构建完善的财务风险预警体系，可以及时发现系统运行和经营管理过程中存在的风险和问题，尽早寻找解决对策，降低各类风险的发生率。

当前，新一轮科技变革深入发展，数字化转型已成为大势所趋。在“十四五”时期，加快高校财务信息化建设，加快财务数字化转型升级，打造智慧校园，具有重要意义。