大数据背景下高校档案管理模式的改进策略

肖艳丽 汉江师范学院

进入21世纪，我国科技水平不断提升，大数据技术也被普遍运用到诸多行业和领域，在很大程度上提高了信息处理速度，助力社会经济飞速发展。近年来，高校档案管理工作受到了越来越多的关注和重视。作为高校日常教育管理的重要组成部分，高校档案管理工作应当主动运用大数据技术来改革和创新传统高校档案管理模式，不断提升高校档案管理工作水平，最大程度地发挥出档案工作对高校教育管理的辅助性作用。在大数据时代下，依托大数据技术推进高校现代化档案管理体系的构建，利用大数据对高校档案资源库的信息进行分析研究。在这一过程中，档案管理人员必须要深入全面认识到档案管理工作中的普遍性问题，制订明确的改革目标和创新方向，借助大数据对档案管理工作予以完善，为其他各部门相关工作的高质量开展提供更为准确可靠的档案信息支持。

大数据背景下高校档案管理信息化建设的意义

顺应时代发展趋势

现代科技的飞速发展和普及，使各个行业和领域都逐渐开始迈入一个发展的新阶段。大数据技术的普及使高校档案管理工作转变了过去传统人工管理的陈旧模式，有助于信息化建设和数字化技术的运用，这不仅促进了档案管理效率与质量的提升，还减轻了档案管理人员的日常工作量。同时，针对纸质档案，可以将其扫描后通过图片的形式保存于计算机数据库之内，防止传统保存模式因为外部环境因素和纸张自身质量而出现损坏或丢失的问题。此外，档案材料的检索与查询效率也得到了显著提升，使用者仅仅需要直接输入关键词即可第一时间获得相应的档案资料，为档案资源的开发利用带来了极大的便利性。由此可见，高校在开展档案管理工作时，应把信息化建设作为必然的要求，才能够真正发挥出高校档案资源的价值与作用。

拓宽档案服务功能，实现档案资源共享

在传统的高校档案管理中，大部分档案资料都是纸质档案，因为存储的数据资料数量较多，在实际检索查找时会消耗极大的人力成本和时间成本，很难实现随时调阅，更难以进行远距离的传输。通过档案管理信息化建设，可以借助信息化系统平台和相关软件科学管理档案资源，在授权登录系统后即可直接搜索需要的档案材料。比如，教师远程备课可以选择这样的检索下载方式，能够有效摆脱时间与空间的限制。

降低档案管理差错率，实现档案资料的永久保存

由于传统档案管理工作效率不高，因此经常会出现归档模糊、管理混乱甚至档案遗失等现象。随着档案管理信息化建设的实施，传统的纸质档案将逐步转变为电子档案，以便更好地保存利用，有效避免由于人工操作不规范出现的差错。同时档案管理工作人员借助信息化管理平台开展工作，可以进一步强化其数据处理能力、分析能力以及计算机应用能力，使高校档案管理工作队伍整体专业水平得到提升。这样一来，高校档案管理工作也会向越来越好的方向发展。

大数据时代高校档案管理工作与服务模式存在的问题

档案服务内容以及方式单一

传统高校档案管理服务的主要内容是保存和查询相关信息，服务内容较为片面，服务方式也很单一，没有充分发挥出档案管理服务的作用和功能。针对这一现象，高校在利用大数据技术开展档案管理工作时应充分结合大数据技术的特点，最大程度发挥信息技术的准确性和有效性，同时注重档案信息的个性化服务。传统的高校档案服务平台往往只具有存储和调用功能，无法实现其服务功能，如通过查询档案信息关键词来调阅档案等。基于此，为了更好体现高校档案管理工作的服务性，应充分利用大数据技术提升档案管理服务水平。

档案信息数据的安全性欠佳

大数据背景下，高校档案管理采用线上模式，其服务模式也更加具有开放性。在此背景下，档案资料信息的安全性也更加需要引起重视，避免出现档案信息泄露、违规调用档案等情况。现阶段，高校需要保证的是能快速处理大量的信息数据，在此过程中，如何避免出现错误，有效保证数据安全极其重要。首先，需要相关人员具备一定程度的专业能力，能够掌握网络防火墙设置技能；其次是明确高校档案管理操作流程，并根据具体的档案内容和操作流程对档案进行编目和保存，防止出现档案信息泄露的情况。

档案管理人员的专业能力较低

现阶段，很多高校档案管理员在档案管理专业能力方面还存在很多的不足。这类档案管理人员通常不是档案管理专业，工作期间也很少参与档案管理相关培训。这就导致一部分高校档案管理人员对自身工作认识不到位，认为档案管理就是保管档案和调阅档案，这也是档案信息价值得不到体现的主要原因。大数据技术在档案管理中的应用，使得档案管理人员面临更大的挑战，如何改变其单一的档案管理理念，促进档案管理人员专业能力和职业素养的提升，已经成为当前高校开展档案管理工作的一项重要内容。总体来说，要提高档案管理人员的专业能力，还是要通过日积月累的学习和培训，逐步组建符合大数据时代要求的高校档案管理人员队伍。

对大数据时代高校档案管理工作与服务模式改进的思考

从上文的几个问题来看，首先要充分利用信息技术做好档案资料信息的安全保存；其次是要注意大数据背景下的信息处理模式与传统信息处理的不同点，最后是要注重提升档案管理人员的专业能力，以此更好地推动高校档案管理工作的开展。

善于利用现代信息技术手段

随着时代的发展，高校档案资料所包含的内容不断增加，涉及学生管理、教学管理和科研管理等各个方面的内容，学校要提高对档案信息化建设的重视程度，积极利用大数据进行档案管理，将过去一些分散的档案资料进行集中管理。在此过程中，学校要做好以下几个方面的内容，才能有效开展档案管理信息化建设工作：一是要面对学校自动化办公系统和档案管理系统相互独立的现状，采取有效措施使其进行结合，有效提升档案的完整性和真实性，满足不同的档案使用功能要求。二是结合高校档案资料繁杂的特殊情况，可以应用智能著录技术，实现智能化识别电子档案、文本、图片等，并抽取相关信息完成著录，既提高了档案管理的工作效率，同时还可以进一步提升档案著录的准确性。三是对一些需要通过人工完成的档案录入，也可以利用人工智能技术对录入信息进行监测，有效保证信息资料的完整性和准确性，避免档案资料出现问题。

建立健全标准的高校档案管理信息化体系

推动高校档案管理信息化建设的目的是为了最大程度地体现档案资料的规范性和科学性特点。在此过程中，高校应严格执行档案标准化管理，推动档案管理信息化发展。一是为了促进传统的档案管理模式与大数据背景下的档案管理模式充分融合，并有效发挥出大数据技术下的档案管理模式功能，首先需要对档案信息资源体系数据进行规范，重点强调大数据下的档案管理操作规范，同时在档案资源中建立起能够和其他高校共享的档案资源。二是要将现代化档案资料的动态性特点体现出来，对高校档案管理流程进行优化，制定严格的档案管理工作制度，在各个院系营造良好的档案管理氛围。三是健全高校档案管理安全体系，以高校档案管理安全防护要求为根据，制定保密管理工作制度，还应采取有效措施多重保护档案资料，这也是现阶段建立健全标准的高校档案管理信息化体系的重要内容。

积极引进先进的档案管理信息化基础设施

基于大数据技术，高校必须具备现代化的软硬件设施。因此高校要结合实际情况，为档案室购置计算机、扫描仪等必要的硬件设备，同时还要引进图像处理软件和数字加工管理系统等，并保证此类软件系统的及时更新。此外，在档案信息安全防护方面也要采取多元化的防护措施，提升档案管理的安全性。通过采用人脸识别和指纹识别等方式，提高档案管理系统的安全性；也可以通过安装网络防火墙和杀毒软件，防止网络病毒入侵所导致的档案信息损坏或丢失问题的发生。

提高高校档案管理人员的综合素质

高校在进行档案管理人员招聘时，应提高对应聘人员综合素质的要求，不仅要具备良好的道德素质和专业能力，同时应掌握一定程度的信息技术应用技巧以及档案管理相关的法律法规。首先，优先聘用复合型的档案管理人才，这类人才能熟练运用大数据、人工智能等技术，快速高效地完成档案统计、分类、编目等工作内容。其次，档案管理人员要树立终身学习意识，通过加强考核等方式使其不断强化自身知识储备，掌握信息技术的运用方式。最后，对高校现有的档案管理人员定期开展相关培训工作，提高高校档案管理人员的综合素质，从整体上提升档案管理人员队伍的专业水平，从而进一步完善高校档案管理人才结构，增强高校档案管理工作实效。

构建并完善档案信息化安全体系

随着信息技术的发展与完善，档案管理工作越来越便捷化，但是其安全问题也引起了高校的高度重视，具体可以从以下几方面入手：第一，结合高校档案信息化管理的特征，制定与实际情况相符合的保密制度；同时，对档案管理人员开展相关培训工作，使其具备更强的档案安全防范意识以及安全意识，并制定相关制度，督促档案管理人员提高对档案信息化的安全性的重视程度。第二，根据高校档案信息化管理的安全要求，及时引进最新的管理系统及相关设备。例如人脸识别和指纹识别等，当用户需要使用档案资料时，只有通过识别获得权限才能进行使用，这样可以从源头上强化档案信息的安全力度。第三，做好安全基础方案，例如，安装以及更新防火墙以及杀毒软件，一定程度上能够有效防范病毒入侵以及黑客的恶意攻击。第四，制定严格的维护及保养制度，定期维护和保养软硬件设备；同时，实时掌握各种设备的运行状态，及时发现问题并解决，保障整个设备以及系统的安全性。

高校档案信息化管理未来发展趋势概述

管理特色化

现阶段，用户的个性化需求越来越多元，这对高校档案信息化管理也提出了更大的挑战。基于此，高校档案信息化管理要更具有特色。例如，管理特色化，即要尽可能满足用户的个性化需求，以此为基础，打造高校档案信息化管理的特色；同时，结合大数据技术深入分析以及挖掘用户群体的实际需求，这样才能明确档案管理信息化的服务方向，进而为用户提供多元化服务。

管理精细化

信息化时代背景下，档案信息的价值日益突出，而信息化管理也需要基于此做出改变，让管理更加精细化，具体而言：第一，更加精细、多样的服务方式。在信息时代背景下，服务渠道呈现多样化的特点，服务方式也越来越丰富；从用户角度来看，他们需要查询、浏览、阅读，这就意味着管理必须要有针对性，以此为基础实现管理精细化，让服务围绕用户需求而不断优化。第二，服务要更加高效、精准，这就需要利用大数据、云计算等技术对档案用户进行有效分类，分析服务过程中存在的问题并及时修正，这样才能让管理更加精细化，服务也会随之更加多元化。

管理联合化

如今是信息共享的时代，高校之间的联系也比以往更加紧密，为了让高校与各机构之间的文件传输、沟通、交流等方面更加顺畅，高校档案信息化管理还需要朝管理联合化方向发展，加强高校档案部门的联合性；高校之间也可以相互学习、共享信息、取长补短，将档案价值最大化地发挥出来。

管理市场化

在高校档案管理工作中应用大数据技术，是为了更好地服务档案管理，最大程度地发挥档案资料的功能与价值。现阶段，随着高校规模的扩大，其产生的数据信息量日益增多，相关内容更加精细化，其社会价值以及经济价值也日益凸显。基于此，未来高校档案管理势必会朝着市场化发展，这就使档案信息的应用更加广泛，其不仅能为高校带来一定的收益，而且还能让更多学生以及社会人士更加深入了解高校及各个专业的信息，为促进就业提供一定的条件。

总而言之，在大数据时代背景下，高校档案管理工作进入了一个新的发展阶段，同时也面临着新的挑战。为此，高校要积极应对当前档案管理工作中存在的问题，采取有效的策略完善档案管理信息化建设，最大程度地发挥高校档案资料的功能和价值，促进高校档案管理工作实现更好的发展。