城建档案信息资源建设创新的几点思考

何佳文 漳州市城市建设档案馆

城建档案信息与城市的发展息息相关，尤其是在现阶段我国大力推进城市化建设总体趋势下，城建档案信息资源建设对城市化建设的速度和质量产生正向影响。因此，城建档案信息资源建设正逐渐成为各地城市建设工作不可忽视的重要因素。然而，城建档案信息资源建设总体仍处于初期阶段，建设过程与实际操作中还存在着诸多不足和待突破解决的难点、堵点，这就需要城建档案管理人员结合城建档案信息资源建设现状，有针对性地调整优化城建档案信息资源建设策略。基于此，从城建信息资源建设相关概述出发，总结归纳城建档案信息资源建设过程中的难点及出现的问题，并结合实际操作经验提出解决措施，希望给其他学者的研究提供新的参考视角。

城建档案信息是记录城市发展历程的重要元素，以数字化、信息化的方式反映了城市的发展史及发展现状。城建档案内容可以为城市建设提供参照，为科学规划城市建设提供辅助决策。在传统工作模式下，城建档案信息主要以纸质版为载体，由专业档案管理人员进行收集、保管、利用。但是随着城市发展不断推进，城建档案信息资源逐渐丰富、内容不断扩展，传统的人工管理模式难以满足现阶段城市快速发展的需求，且纸质载体存在不利于长期保存的缺陷，在档案保管、查档利用过程中容易出现丢失和损坏文件、出库入库程序烦琐等诸多问题。随着计算机技术迅猛发展，推进城建档案信息资源建设工作，切实将传统的档案管理模式转化为更方便快捷的电子化数字化档案管理模式，有利于城建档案信息资源的长期保存和开发利用。

城建档案信息资源建设相关概述

城建档案工作发展历程

作为记录城市规模、城市发展历程及城市建设过程中各项重要活动的载体，城建档案与城市建设、城市运行维护等城市管理工作紧密相关。城建档案资源具有可靠性、可利用性、连续性、规范性等多种特性，可为城市建设规划提供辅助决策和基础数据支撑。随着改革开放不断深入，城建档案管理模式不断改进，城建档案信息资源逐渐丰富，国家也陆续出台了相关的城市建设档案管理规定[1]。城建档案信息的记录方式随着信息化时代的发展不断改进优化，如今除了常见的文字记录外，还包括声像、图像等多种记录方式。

城建档案信息资源建设的意义

1.优化档案存储空间

传统城建档案管理模式一般以纸质档案或声像档案为载体记录城建档案信息，这种方式人工投入大、维护成本高，实体档案还需要依托足够的库房空间进行存储。随着城市化发展不断加快，建设工程产生的城建档案体量日益增多，传统的城建档案管理模式难以满足城市后续发展的需求。通过城建档案信息化资源建设，将城建档案信息载体由传统的纸质、声像等实体档案转变为电子档案、数字档案，档案所需存储空间由成百上千平方米的档案库房优化成数块硬盘，甚至通过云服务形成网上云空间，从根本上对档案的存储模式进行了改革。

2.提高档案利用效率

人工管理模式下，城建档案管理人员通过城建档案编码进行保管，实现了档案的有序保管和资源利用。在查档利用过程中，管理人员通过人工出库、入库的方式提供查档利用服务。然而随着城市化进程的不断推进，城建档案资源不断丰富、查档利用需求不断扩大，传统的档案查阅和管理方式难以满足现阶段档案管理工作的需求[2]。延续传统的人工管理和档案利用方式，会影响到查档利用服务质量和档案管理工作效率。通过信息化资源建设将城建档案信息资源保存到线上平台或者云空间，利用相应的档案业务管理软件或者管理平台将电子档案或者数字档案直接发送到服务端，不仅可以降低城建档案管理人员的工作负担，提高查档利用工作效率，还可以大幅缩短服务等待时长、优化查档利用流程手续，同时为城建档案管理人员和服务申请人员提供更现代化、更智能、更优质的查档利用体验。

3.提高城建档案信息利用率

传统城建档案管理模式下，由于城建档案信息调取受到多种限制，城建档案管理及利用相对封闭独立。如要想获取城建档案资源时，相关人员需要前往城建档案管理机构办理档案查询利用服务申请手续。相对复杂的手续办理流程和城建档案信息资源的封闭独立性，使城建档案信息利用率始终难以提高。通过网络平台、信息系统，可以在一定程度上实现城建档案信息资源共建共享，有相关权限的管理人员可以进行线上归档、线上查档、线上利用、线上管理等城建档案管理工作，一方面降低了城建档案信息资源的管理成本和建设成本，另一方面也避免了重复建设带来的沉没成本和资源浪费。

城建档案信息资源建设中存在的问题

档案信息资源难以全面覆盖

虽然国家已经出台了城建档案信息资源管理标准，但结合城建档案信息资源建设实际来看，城建档案信息资源建设中普遍存在覆盖面不够广、质量不高的问题。首先，不同城市的发展水平存在差异，各地城建档案信息建设在管理标准、建设内容上各有千秋，再加上不同地市对城建档案信息化建设投入资源多寡，在多种因素共同影响下，从整体上来看，各地的城建档案信息资源建设形成了“少数先进、多数平均、少数后进”的正态分布趋势。城市建设发展快、资源投入多的地区，城建档案信息资源相对丰富，城建档案信息化建设相对完善；城市建设发展慢、资源投入少的地区，城建档案信息资源相对不足，城建档案信息化建设相对滞后[3]。此外，城建档案信息资源覆盖面不够广的问题也应引起人们更多的重视，特别是地下管线信息资源的收集，仅依靠普查结果及地下管线实体档案归档等传统信息资源收集方式，难以满足日益增加的地下管线信息资源的收集、利用需求。

城建档案管理水平普遍不高

由于城建档案具有档案管理和工程建设两种属性，因此对城建档案管理人员的档案管理业务水平和工程建设知识储备提出了较高的要求。如今随着计算机技术的快速发展，城建档案管理工作更是对城建档案管理人员的信息技术方面提出了新要求、新挑战。这导致同时具备丰富实践经验和较高信息技术水平的城建档案管理人员占比始终处于低位，不利于城建档案管理工作的开展。首先，城建档案管理并非单线程工作，在绝大多数情况下，档案管理人员不仅要做好某个建设工程项目城建档案信息资源的归集整理，还要对已归档的城建档案资料进行编码上架，对提交归档的数字化档案、电子档案、实体档案进行清点核对、验收审查，处于多线程同时并发的状态。其次，城建档案信息化建设的推进，对城建档案管理人员提出了信息技术方面的新要求和新挑战，这种情况下，兼具丰富实践经验和较高信息技术水平的城建档案管理人员十分稀缺，要么是具备丰富实践经验的城建档案管理人员无法完全适应信息化管理技术手段，要么是信息技术水平较高的城建档案管理人员缺乏实践经验。这对城建档案管理工作提出了严峻的挑战。

城建档案信息化建设相对滞后

城建档案信息化建设大多是以信息管理系统为核心，逐步丰富拓展应用场景。但是各地结合当地开展城建档案管理工作业务实际，对城建档案信息化建设提出了差异化需求，导致各地的信息管理系统完成度各不同，甚至由于资源投入匮乏、建设人员水平不够，部分城建档案信息管理系统建成后无法适配城建档案业务的开展，出现“建而不用、建成难用”的不良现象。此外，城建档案信息资源建设是为国家发展、城市建设、人民需要服务的，若城建档案信息化建设把关不严、质量不高，很可能与城市建设发展相脱节，甚至沦为故步自封且被束之高阁的淘汰产物。因此，开展城市档案信息化建设的过程中一定要满足资源投入需求，提供相应的人力资源保障，统筹引入城建档案管理人才和信息化技术人才，结合信息技术的发展不断提高城建档案信息化技术标准和建设水平。

关于城建档案信息资源建设的有效措施

细化工作，提高城建档案信息资源完整性

城建档案信息资源完整性是衡量城建档案信息化建设成效的重要标准之一。为有效提高城建档案的完整性，城建档案管理人员应从源头着手，也就是在城建档案信息收集、整理过程上下功夫。首先，在城建档案收集过程中，要持续加强对城建档案收集人员的业务培训和监督指导，在收集过程中不仅要满足基础的档案归集标准，同时还应根据《建设工程文件归档整理规范GB/T50328》的要求逐条清点核对、收集整理，同时严格执行“接收审核、资料审核、档案审批”三级管理制度，从工作制度上保障城建档案的完整性[4]；其次，在接收审核城建档案过程中，需要结合建设工程知识对城建档案的信息内容进行甄别，明确报送资料的真实性、有效性是否符合要求。综合数据核对、逻辑检查、专业审核等多种方式，保障城建档案资料的质量，避免城建档案出现数据错误，影响后续城市建设工作的开展。随着信息技术的发展和城建电子档案共建共享模式的推广，部分内容验审工作可以由建设工程质量安全管理部门在电子档案生成过程中完成，减少重复审核造成的资源浪费。最后，城建档案管理人员可借助信息管理系统等信息化技术将城建档案资料进行分类编码，在通用标准的基础上结合本地情况制定相应的编码规则，有效提高城建档案管理工作的效率和质量。

多管齐下，综合提高城建档案管理水平

城建档案管理水平根据管理工作内容分类可分为档案整理水平、接收审核水平、查档利用水平和信息化建设水平等。要提高城建档案管理水平，就要抓好人才资源储备，也就是通过强化业务培训、加强专业交流、轮岗丰富实践经验等方式不断提高城建档案管理人员的综合素质，使其不仅要抓好城建档案信息化管理水平，满足熟练操作城建档案信息化管理平台的基本要求，还要不断丰富建设工程质量和档案保管利用等方面的知识储备，满足城建档案管理水平的基础需求。首先，提高城建档案信息化管理水平，要建立在引进相应信息技术人员的基础上，在信息技术人员的专业指导下逐步开展城建信息化建设，同时结合城建档案管理实际，定期开展档案管理制度改革及信息化业务培训，确保城建档案管理人员满足熟练使用档案业务管理平台、数字化加工纸质档案、线上完成城建档案信息归集及城建档案资源利用等工作需要。其次，提高城建档案管理水平就要以城市建设档案管理相关规范文件为指导，加强摸底调查和自查自纠，充分掌握了解自身在开展城建档案管理过程中的不足并找到突破点，在此基础上结合城建档案业务实际向上级争取资源投入，有针对性地制定措施补短板、厚实根基。此外，开展城建档案管理过程中，主管部门要摸排相关城建档案管理工作的开展情况，加强对城建档案管理人员的工作考核，及时掌握了解城建档案管理中存在的难点，并指明城建档案管理工作的改进方向和措施，为提高城建档案管理水平、推进城建档案信息化建设打下坚实基础。

开展数字档案馆建设

如今，数字档案馆依然是档案工作现代化、信息化的主流发展趋势，城建档案管理工作作为城市发展建设的重要一环也朝着数字化方向不断推进。一是打牢数字化建设基础。多数情况下，城建档案管理部门要加大对城建档案信息化建设的资金投入，开发个性化城建档案业务管理系统，积极承担后续维护管理费用。随着城建档案信息翻倍式增长，城建档案收集、保管、利用的工作量和重要程度也逐渐增加，因此必须保证城建档案业务管理系统的后续维护有专业技术人才及相应的维护资金。通过对系统功能维护和应用场景的扩展，不断完善城建档案管理系统应用，借助技术手段定期对城建档案信息化建设成果的安全性、有效性等进行检查整改，保障数字档案馆建设的数据基础建设及基础应用建设。二是不断丰富城建档案信息资源应用场景。定期梳理统计城建档案信息化建设情况、基本业务开展情况，结合档案查询利用业务实际情况筛选可公开的业务信息和项目信息，并通过主管部门门户网站、微信小程序、微信公众号等平台，加强对城建档案信息利用的宣传，与城建管理部门、人民群众共享城建档案信息资源建设成果[5]。三是统合城建档案业务管理平台。通过建立城建档案信息资源共享平台，积极推广使用并根据反馈意见对其进行优化改善，丰富资源应用场景和提高信息利用率。但是，各地存在城建档案管理规范不同及城建档案资料具有不公开性等情况，所以共享平台的建设应采取保守推广、逐步建设的方案。

城建档案信息资源建设与城市发展紧密相连，完善城建档案信息资源建设可为后续城市发展规划提供更为充足的辅助决策和基础数据支撑，进而为后续的城市建设工作指明方向。为充分挖掘城建档案信息资源，城建档案管理部门需要结合自身城建档案管理工作开展现状，摸清城建档案信息资源建设过程中存在的问题，并提出解决措施。此外，还要从人员、技术、制度等多个方面出发，逐步完善城建档案信息资源建设工作流程，提高城建档案信息资源建设成效。同时，在实际建设过程中，各地应遵循实事求是的原则，结合业务实际和阶段性发展目标，从助推城市发展建设、服务人民群众的根本目的出发，动态调整城建档案信息资源建设工作思路和工作方法。