高校提高档案资源开发利用的研究

周茜茜 泰州学院

随着社会的不断发展进步，我国教育行业迎来了全新的发展形势。高校档案作为高校教学、科研、党政管理以及其他各项与教育有关的活动的记录，其数量不断增加。高校档案资源得到了学者和高校师生的广泛重视，人们可以利用高校档案资源实现对高校的全面了解，促进高校可持续健康发展。高校档案管理工作人员应当认识到自身的责任，树立良好的档案意识，通过不断学习，提升自身的档案管理水平与管理能力，保证自身的工作方式可以顺应时代的发展并不断优化，进而保证高校档案资源开发利用的精准性，使档案具有较高的利用价值，为教职工以及学生提供良好的档案利用服务。现将高校档案信息资源开发利用对高校自身建设与发展的重要意义作为着手点，分析档案资源利用的有效策略，赋能高校高质量发展。

高校档案作为一个将高校党政管理、教学、科研、基础建设、出版、仪器设备、外事等内容整理与归纳到一起的信息储存形式，对高校的发展有着重要作用。为了使高校可以与时代接轨，首先应当创新档案工作形式，并且不断开发档案资源的价值，开展档案资源建设工作。为了实现这样的发展目标，高校应该转变传统工作理念，充分认识高校档案资源建设的重要性，把档案的高效利用作为档案工作的出发点和落脚点，更好地为学校提供服务。

档案的建设工作并不是简单地收集整理资料，高校档案管理工作应当从高校领导出发，提升档案工作地位，实现档案工作与高校科研工作的共同发展，进而保证档案工作取得良好的成果，为高校持续、健康发展保驾护航。

高校档案资源建设与开发利用的价值与意义

高校档案最重要的价值就是可以为高校领导在决策过程中提供真实、可靠的参考依据。高校档案工作不单是一项管理工作，同时也是服务性的专业技术工作。其不但能够服务于学校的教育教学工作，还可以在学校各个管理部门开展工作以及举办活动时提供一定的服务。高校档案可以充分彰显学校文化、办学成果以及对应的教学技能等方面的内容，这些资料都具有凭证性、权威性、借鉴性的特点。高校各部门的教学与科研工作、管理工作以及社会活动，都离不开高校档案信息的传播与利用[1]。

从档案的使用情况看，当前高校档案的利用局限于少数管理层领导以及相关的档案工作人员，而产生这一现象的原因在于许多人对档案的认识程度较低，没有意识到档案深层次开发的重要性。高校档案部门应进一步创新自身的管理手段，提升管理水平，不断挖掘高校中的档案资源，不只局限于教学档案、学生档案以及会计档案等，还应该通过有效的整合与管理，实现档案资源的开发利用，进而形成有参考价值的档案，增强档案的专业性，促进高校建设资源的整合与优化，提升高校档案管理质量，实现档案价值的最大化利用，将其作为推进高校发展的重要数据依据[2]。

近年来，高校对档案管理的重视程度不断加强，但在实际管理过程中，高校的工作重点始终放在档案管理上，但却没有将档案管理工作真正融入高校的管理活动中，这也导致高校的档案工作无法向更高层次发展。本文将从高校领导、高校二级单位和档案工作人员等角度分析高校档案的开发利用，希望能够为高校的档案工作提供一些浅薄的意见。

高校档案资源建设与开发利用的现状分析

高校档案管理意识不足，手段落后

众所周知，档案意识不足是阻碍档案管理工作顺利开展的重要原因之一。高校档案资源开发利用的状态并不理想，其主要原因在于高校并没有深刻认识到档案工作对高校未来发展的重要作用，没有提高对该项工作的重视程度，进而导致相关管理人员没有承担起自身的责任。高校往往更加注重教学方面的研究，认为档案资源开发利用工作不需要投入过多的精力，按部就班地进行下去即可，只需要档案工作人员对文书资料进行归纳与整理。但是，在社会高速发展的背景下，高校各档案的应用已经变得普及化，关系着高校未来的发展。所以高校应当加强对档案工作的重视，引导高校教职工和学生顺应时代的发展，对档案管理工作产生全新的认识。要明白，档案工作并不仅仅是档案工作人员的事情，也是教师、学生以及各部门工作人员的事，不能认为档案管理工作只是一个辅助性的手段，这样档案将无法彰显自身所具有的利用价值[3]。

当前高校的改革发展对各类档案的需求越来越多，直接加大了高校档案管理工作的难度。如果档案管理工作任务没有得到合理分配，就无法实现对档案资源的有效归纳，经常会出现查找资料不知道找哪个部门的情况，这样也会导致教学科研工作或者学生管理工作无法顺利开展，从某种意义上来讲，这对学校的整体发展带来了一定的消极影响。另外，高校在档案管理工作中缺少对现代化设备的使用，没有及时采用先进的管理模式，限制了高校档案管理工作效率的提升，导致高校日常档案管理工作效率与质量无法达到理想状态[4]。

高校档案管理制度有待完善

当前高校档案资源开发利用中存在许多有待优化的问题，主要是因为高校内部档案资源类型较多、数量较大，增加了整体工作难度，需要耗费大量的时间才能保证资源的有效整合与开发。并且在实际工作中没有可以依照的具体工作制度，缺少秩序性，导致教职工无法进行密切的配合与协作，降低了整体工作质量与效率。如果档案工作一直处在这样的状态下，将直接限制高校的发展。目前的这种管理方式存在许多不足，会给高校带来多方面损失。例如在二级学院经常有人查找对应档案，但是二级学院并未配备档案负责人，因为工作烦琐，相关教务人员也未对档案借阅信息进行记录，导致在后续索要过程中由于没有留下使用者信息，而无法找到未归还资料的使用者。这种情况在二级学院比较常见，长此以往必然导致高校档案资源受到一定的损耗，从而限制高校整体的发展[5]。根据这一现状进行深入的分析，可以将其原因归为高校档案管理制度的缺乏。

高校档案管理人员素质参差不齐

从当前高校人员配备来看，很多高校中负责档案管理的工作人员专业素养参差不齐，特别是在二级学院更加明显，很多管理人员没有档案工作经验，缺乏对现有档案的科学整理与分类，导致档案资源建设工作效率过低，使高校的档案不能充分发挥出自身所具有的价值，无法为高校的教职工提供良好服务。工作人员在实际档案工作中没有严格规范自身的行为，履行自身的职责，这将无法保证档案开发与利用工作的顺利开展[6]。即使有科学的管理制度，但若无专业档案人员将其落实于实际工作中，仍无法推动档案工作顺利开展。

高校档案开发利用率过低

在当前高校档案工作中，一个有待改善的关键问题就是档案利用率过低。大量档案还处于“睡眠”状态，没有得到人们的广泛利用，导致档案失去了其自身价值。这与高校档案管理人员的工作形式有直接关系，因为档案的利用基本都是利用被动“坐等”的服务形式，查询手段比较单一，无法实现档案利用信息的及时反馈，导致目前高校档案资源的利用率过低。档案工作人员应当意识到高校档案工作的核心，即不断挖掘高校档案工作的规律，形成科学合理的档案资源体系，充分提升档案的利用率，使其能够为高校工作的开展贡献一份力量。在当前互联网高速发展社会大环境下，高校档案工作应当摒弃传统的工作方式以及工作理念，秉承以服务为主的工作原则，利用技术抓住档案利用的特点及规律，不断地深入探索与研究，进而开创出高校档案服务的全新格局，为高校教学科研工作以及师生提供更好、更全面的服务[7]。

高校档案资源建设与开发利用的有效策略

从多方面提升高校全员档案意识

为了使高校档案工作取得良好的成果，高校应当树立全局意识，强化高校全体教职工及学生的档案管理意识。首先，高校分管领导应当做好档案宣传工作，档案专业人员应定期开展宣讲活动并积极指导二级学院的档案工作。其次，可以与其他院校进行合作交流，不断学习与借鉴其他高校优秀的档案管理模式，实现合作共赢。比如，开展校校合作，加强高校间档案资源的有效利用，形成高校档案的互通互流，共同推进我国高等教育的发展。再次，档案工作人员也应当有自己的想法与工作见解，开拓全新的档案工作思路，结合自己的工作体会，分析高校未来在档案工作中需要加强的地方，保证问题得到有效解决，从而取得良好的工作成果。最后，高校领导可以根据实际发展情况来分析，积极转变自身的管理观念，从长远发展的角度分析目前档案管理工作的重点，不断提升对档案管理人员的要求，对高校现有的档案资源进行明确的分类、编排与整合，通过制定相关的执行准则，保证高校档案资源管理的合理化[8]。高校现阶段要着力提升学生以及教职工的档案意识，推动档案意识深入人心，要让他们明白其不仅仅是档案的利用者，也是档案的生产者和收集者。

自上而下地完善档案管理制度

除了一般的制度章程，档案的建设还可以纳入单位的绩效考核，推进档案工作责任制，除此之外还可以考虑建立工作奖惩机制和人员晋升机制，促使高校档案管理人员提升工作意识以及竞争意识，不断挖掘与开发高校档案资源，开展资源建设。在晋升机制中，秉承“能者上，不能者下”的基本原则，进而保证高校内部人力资源的有效配置。另外，还可以建立严格的培训机制，组织档案工作人员不断学习与掌握相关技能，以提升自身的工作水平。只有将技能与素质完美地融合起来，才能保证档案管理人员可以成为为高校发展提供帮助的综合性高素质人才。同时还需要引入先进的技术设备，将档案管理与办公自动化进行同步建设，实现制度与效用的同步。

制度的作用取决于落实，因此各二级学院和其他相关单位在大框架下还需要建立适合自身发展的档案管理制度，实现自上而下的科学管理。高校要秉承可持续发展的目标，不断创新与开拓制度的内容，伴随时代的发展变化，对制度进行及时调整，保障制度始终具有合理性与科学性[9]。科学的管理制度可以激发高校发展的内生动力，可以凝练典型经验，打造管理“品牌”。

通过有效手段提升高校档案利用率

目前，许多高校建立了档案网站，期望通过计算机检索的形式来提升档案的利用率。但很多时候档案网站形同虚设，内容单一，访问量极低。因此，要加强数字档案建设，把建设数字档案作为未来的工作目标，在提高档案利用率的同时推动档案管理现代化发展。除利用技术之外，高校的档案管理工作人员也需要通过自身的努力，为高校教职工提供全面良好的服务，提升档案利用率，进而推动高校档案资源系统的建设，保证档案资源的高效利用。有人误以为评判档案利用工作的标准是档案利用者的数量，其实档案利用工作的优劣并不在于是否有大量的利用者涌入档案机构查询档案，而是档案机构为档案利用者所提供的档案资料是否准确及时，能否有效解决档案查询者所面临的问题[10]。

综上所述，为了使高校提升档案的开发与利用率，最关键的一点就是要建立科学合理的档案管理制度，这不仅仅是对高校提出的要求，也是高校二级单位以及各部门的分内之事。在以往的工作中，高校的档案管理人员没有完全肩负起自身在工作中应尽的职责，限制了高校档案开发利用工作的开展，这也会在一定程度上阻碍高校的健康发展。为了转变这样的工作状态，高校应当健全档案管理制度，加强对二级学院的管理，提升对档案工作的重视程度，鼓励高校的档案工作人员不断学习先进的管理技巧与方法，保障高校档案资源开发利用工作持续健康发展。

高校的档案工作不是“单打独斗”的部门责任制，我们应该用长远的眼光看待，建立起综合性的档案资源开发利用程序，推动高校档案资源建设工作的顺利开展，破解档案发展难题，推动高校内部互融互通，不断开创高校档案发展的新局面。