高校档案信息化建设中的问题及对策研究

李红豆 陕西艺术职业学院党政办公室

高校档案是国家档案的重要组成部分。随着信息化进程的不断加快，加强对档案的信息化管理成为不可避免的趋势。档案管理自身具有复杂性和重要性，所以高校应给予其高度重视。为了加强我国高校档案信息化管理工作，提升档案信息化管理水平及效率，现对高校档案信息化管理中工作过程存在的问题进行分析，并提出相应的对策，以期充分实现信息化管理的价值。

在2021年1月1日，新修订的《中华人民共和国档案法》正式施行，其体现了国家治理能力和治理体系现代化的目标。高校档案部门应该贯彻实施新修订的《中华人民共和国档案法》要求，利用现代信息技术，不断创新管理方式，致力于促进国家治理体系和治理能力现代化[1]。

目前，高校规模不断扩大，随着时代的不断发展，储存的文档信息需要被快速准确地找到，因此，传统的档案信息管理模式和方法已经不能满足高校各项工作的要求。档案管理作为高校的基础性建设内容，记录着学生、教师以及学校的各种信息，以及学校发生的重大且有意义的事情，支撑着高校的教育、科研以及教务管理等工作，是评价高校综合管理水平的重要指标。这就要求高校必须借助现代信息技术，对档案信息进行信息化处理，有效解决档案信息化建设过程中存在的问题，提升高校综合发展水平，推动高校档案管理体系更加规范化、制度化和科学化。

高校档案信息化的重要性

高校档案管理信息化建设是一个缓慢的过程，具有较强的系统性。随着高校工作的系统性深化，档案管理工作越来越朝着制度化、功能化、数据化方向发展。

档案管理工作的实效性具有重要作用，主要表现为：第一，为高校建设智慧校园提供了重要的技术支持。互联网的快速发展，将高校档案与高校的教育、管理、生活等有机融合起来。信息化建设可以将纸质版档案转化为电子档案，为档案的查询提供了便利。基于此，教师可以充分了解学生的情况，这有利于各项工作的开展，从而提高工作效率和教育质量，推动大数据环境下高校智慧校园建设。第二，有利于培养档案管理人员的专业素养。现代高校档案信息化对管理人员的能力提出了较高要求，需要管理人员不断学习，提高自己的技术和能力，更好地将自己的专业与信息化技术融合，以适应高校档案管理工作，从而助力高校培养高素质人才，创造更大的价值[2]。第三，为档案的调取提供了便利，减轻了工作人员的压力。由于重大突发公共卫生事件的发生，许多学生无法去学校，所以档案收取、审核等工作都在线上进行。信息化管理提高了办事效率，也提高了档案的利用率，能够帮助管理人员在短时间内获得各项信息，使各个院系之间的联系更加紧密，实现信息共享。第四，高校档案信息化有利于拓展新的服务领域，满足档案管理工作的拓展需求。随着高校人数不断增加，档案材料的数量也迅速增加，而档案信息化建设能实现对档案的有效分类、整合，从而极大地提高档案管理工作水平，为不同地区的政府机关、企事业单位以及其他兄弟院校提供服务，进而在一定程度上提高档案资料的利用率，使档案的安全性得到保障，更加符合现代化高校管理发展的要求。

高校档案信息化管理中存在的问题

缺乏档案信息化专业管理人员

目前高校档案部门专业人员短缺是一个普遍性问题，档案管理的人员学历普遍为本科，且档案学专业人员较少，相当一部分高校为了节约成本，其档案管理人员是兼职人员，经过一段时间的培训后，可能又会从事其他工作。这不利于专业化人员队伍的建设，也难以组建高效率的团队。在信息化管理时代，新媒体产生的信息多种多样且分布广泛，这对档案部门而言也是一个挑战。由于管理人员大多不是计算机专业，所以不能很好地适应档案信息化管理工作。根据调查，全国每年档案学专业毕业生都很少，而且高校门槛较高，招聘人员少，高校又不重视档案管理人员的职能，使得从业人员不能发挥应有的价值，导致人员流失，档案部门专业人员缺乏。参加专业化培训和学习是提升信息化管理能力的重要途径，但是大部分档案管理工作人员学习主动性低，他们很少主动参加培训活动，一般只有受到强制要求才会去参加。另外，培训活动形式一般是以讲座为主，较为单一，内容也大同小异，所以大多数人都选择不去，导致有些档案信息化管理人员素养较低，面对不常见的问题时很难及时应对，阻碍了信息化管理的进程。

高校档案信息化建设水平较低

规范有序的管理体系是确保高校档案管理信息化有效运行的重要保障，但是目前，高校档案信息化建设没有统一的标准。一部分高校对信息化建设不够重视，无法系统性地整合档案信息资源，难以与高校其他系统建立联系，对教务信息、档案信息、人事信息等档案资料的管理没有统一标准，也没有统一的数据接口，无法实现信息共享，实现对档案信息的有效利用，只能自建自用，“信息孤岛”问题严重。另外，一些高校信息化建设尚处于初步探索阶段，发展滞后，功能流于表面，只涵盖简单的保管和查询服务，无法为学生和教师提供多元化的信息服务，服务效率也有待提高。有些高校档案管理部门局限于OA系统，其虽然意识到了系统的重要性，但是由于升级成本高、难度大，还在探索当中；也有些高校档案管理部门没有引进先进的系统和设备，存在安全隐患，容易发生信息泄露、被黑客攻击、被篡改信息等问题，从而影响档案管理效率；还有些高校由于缺乏顶层设计，缺乏对信息化系统的系统性对接，也没有考虑到后续数据的兼容问题，现有的业务管理系统和档案管理系统不是一个开发商，导致电子文件不能在线归档，背离了文档管理一体化目标。

档案信息化建设安全问题突出

大数据、互联网的飞速发展，对高校的档案信息安全提出了严峻的挑战。计算机病毒和黑客攻击成为信息化建设进程中的阻碍，一旦出现危险操作或者操作失误，高校档案就会面临外部网络的威胁。高校档案涉及教师、学生以及学校其他工作人员的各种信息，是高等院校的机密，一旦泄露，会给教师和学生带来极大的影响，影响其正常生活，甚至还会阻碍高校的建设与发展。

根据调研，目前高校普遍面对的信息安全问题主要包括病毒、木马、数据泄露和损坏、系统不稳定、硬件损坏以及人为篡改等，应对措施主要包括权限管理和自带的防火墙，防护程度相对较低，对问题也缺乏针对性的解决办法，而且由于信息自身具有复杂性和多样性，以上措施不一定能保障数据和信息传输的安全。高校档案管理部门未开展专门的信息安全教育活动，导致档案工作人员缺乏安全意识，也可能会导致信息的流失。

档案信息化缺少制度规范

要做好高校档案信息化管理工作，就要完善档案管理制度，从而确保档案信息化建设工作水平的提升。档案信息化建设是一个庞大的工程，涉及的问题种类多、范围广，且没有一个统一的模板。而且有些档案信息不够准确，各类档案信息较为混乱，没有进行科学的归纳，这些问题也给档案信息化建设增加了难度。

目前，我国的档案管理缺乏相应的法律和制度约束，没有相应的法律政策规定，导致档案信息化没有统一的标准可以参考，大量档案信息无法得到妥善保管；有时管理不善导致信息流失，也因为没有法律规范，无法对其进行处理；另外，由于管理制度不够完善，无法对高校的信息化建设水平进行评估，但是如果不能及时纠正工作中存在的问题，可能会对高校造成负面影响。新修订的《中华人民共和国档案法》是开展档案信息化建设的依据，高校档案管理部门可以根据自身实际发展情况，及时调整信息化管理制度，制定具有自身特色的规章制度，在此过程中，可以参考其他部门的制度规范，以免发生冲突。

高校档案管理信息化的有效策略

建设高素质档案信息化管理人才队伍

当下，高校应当重视信息化平台建设，而档案信息化管理需要人才和技术的配合，因此，高校应以计算机专业和档案专业的人才为基础，以培养复合型人才为任务，有针对性地培养专业人才队伍。建立健全档案管理人员招考标准，提升专业、学历等要求，招聘具有档案、信息技术背景，有良好的政治、心理、身体素质，以及档案从业证书的人员作为档案管理人员。高校还应建立健全激励机制，奖励为主，惩罚为辅，定期对档案部门的工作人员进行评估考核，以适当增加竞争氛围，调动工作人员的积极性，激发工作人员的潜能及创造力，促进其不断学习，提升专业能力；有目的、有计划地开展继续教育工作，以档案管理工作人员喜闻乐见的进修方式开展培训活动，活动内容不但要有丰富的信息化管理内容，还应包括职业道德素养培训、心理健康培训等；组织开展研讨会，创造具有本校特色的新型管理模式，加速信息化档案建设进程。

加强档案信息化服务平台建设，实现信息共享

高校档案部门需要加大资金投入，加大对信息化建设的基础设施投入，为信息化服务平台建设提供保障；要紧跟互联网的步伐，创建档案信息数字化平台，将高校人员信息和数据平台有效结合起来，以更好地彰显档案部门的互动性和服务性；对各个院系部门整理收集起来的资料进行整理分类，以方便其直接利用，避免重复建设。高校档案部门可以与学校的互联网中心相互配合，将档案收集工作分布到智慧校园系统，从而扩展到学校整个信息系统中，并进行一体化连接；将档案系统与其他业务系统相整合，以实现数据的交换与共享；将档案信息系统与OA系统对接起来，加强档案信息系统与各院系部门之间的联系，最大限度地对信息资源进行整合，实现数据共建共享；同时还应注意对档案信息的监管，确保信息的安全性。创建共享体系可以方便大众查询、获取自己想要的信息，让管理工作变得简单易上手，从而提升档案管理工作的效率。例如，某大学根据自身发展特点，创建了一套WEB系统，对学校档案进行管理，其可以实现对教师、学生以及其他工作人员档案的管理，从而更好地促进信息化档案管理。

加强档案信息化安全体系建设

信息技术的发展推动了档案管理水平的进步。与传统纸质版档案不同，将档案信息储存在电子系统中，容易遭到木马、病毒及黑客等的攻击，因此，要创建一个安全壁垒，以保证档案信息资源的安全。

首先，高校档案管理人员要及时更新信息管理设备，安排专业人员定期维护电子系统，解决其存在的问题，防止系统老化；还应科学运用防火墙系统与各种防毒软件，防止病毒侵入，对数据信息造成影响和威胁。

其次，培养档案管理工作人员的安全意识，提高其辨别病毒的能力，制定严格的信息保密制度，并严格要求工作人员按照各项规范进行操作，严禁工作人员私自访问危险网站，避免病毒侵入。

再次，可以引进先进的设备，如人脸识别或指纹识别等，防范冒充行为。学校档案信息管理与计算机密不可分，所以应加强相关权限管理，禁止无关人员访问数据，以免篡改信息，破坏档案信息的真实性。

最后，可以引进区块链技术，用以保护档案信息安全。这一技术可以使档案信息的变化有迹可循，从而防止档案信息泄露，确保信息的安全性和真实性。

强化规章制度保障，规范档案信息化管理标准

建立统一的档案信息化规范制度至关重要。面对如今内容复杂、多样化的信息，统一的档案信息化管理标准能够为管理者整合数据提供极大便利。

俗话说：“不以规矩，不能成方圆。”任何事情都需要建立标准。首先，要建立一套详细的操作流程及标准。管理人员要规范录入相关信息，分类整合高校教师、学生以及后勤人员的档案信息，确保资料记录清晰准确，保管期限明确，同时要按照规定标准对档案信息进行有效管理，保证数据信息类别划分的合理性，各个部门还要各司其职，目标明确，以确保各个环节有序进行。其次，应将建立规章制度纳入学校的整体规划当中，推动信息化建设与其他工作共同发展。高校档案信息是不断变化的，因此管理人员要及时准确地记录相关问题，根据实际情况进行分析总结，不断完善制度建设，在这一过程中可以借鉴国外或国内各学校的经验，建立一套标准化且与高校实际情况相符的数据库，从而提升高校管理效率，为档案信息化建设提供保障[3]。

高校档案信息化建设是当今大数据环境下的必然趋势，也是高校不断发展的必然要求。它是一个漫长且艰难的过程，是一项需要将管理技术、计算机技术、现代信息技术相融合的工作，也是需要各高校投入大量资金和心血的项目[4]。在高校档案信息化建设的过程中，相关部门应当正视问题和困难，不断完善自身，并科学合理、循序渐进地对档案信息进行分类整理；重视信息化管理工作，从人才培养、制度规范、信息服务平台和安全体系建设入手，提升档案信息的利用率；利用先进的信息技术手段，创新发展方式，推进档案信息化建设。