新时期物业服务企业如何加强财务内部控制

文/崔宏（中国石油天然气集团公司机关服务中心）

近年来，我国经济发展速度明显有所放缓，但高质量发展逐渐成为其主要方向。而在这样的趋势下，物业服务企业的发展较为明显，其运营管理的规范化程度也在逐年提升，但其财务内部控制工作仍存在一些问题，还未得以改善，物业服务公司需要更加重视财务内部控制工作的落实，积极采取一些措施、手段，尽可能完善该工作上的漏洞，从而助力企业实现长远稳定发展。鉴于此，新时期物业服务企业加强财务内部控制的具体实施路径，应当作为现阶段物业服务企业管理层以及相关专业人士的重点研究课题。

一、财务内部控制的相关内容阐述

财务内部控制是指企业为了保证财产安全完整，以及财务管理目标的顺利完成，在企业经营管理过程中，针对其中存在的财务问题及时进行制止与改善，从而确保财务工作高效且高质量完成的一种管理活动。

就物业服务企业而言，其财务内部控制主要是对企业收支以及各类物资等方面的控制。物业服务公司财务管理人员在落实财务内部控制时，主要通过各类制度实现对财务的高效管理，同时基于大数据、互联网等信息技术，时刻掌控企业财务管理的实际现状，进而为企业财务管理的后续发展以及财务工作的进一步开展提供更加正确的方向[1]。

二、物业服务企业加强财务内部控制的必要性

（一）有助于企业财务管理水平的提升

通过加强财务内部控制，不仅能够从根源上对企业内部员工的行为进行规范，从而避免出现徇私舞弊、贪污腐败等不良现象，而且能够进一步完善企业的财务管理机制，确保企业财务管理水平的有效提升。

（二）有助于企业对各类风险的准确预测

通过加强财务内部控制，物业服务企业可以基于财务角度对企业所面临的各类风险因素进行准确预测，并对这些风险展开进一步的综合性分析评估，从而提出更加行之有效的防范控制措施，进而提升物业服务企业的风险应对能力。

（三）有助于确保企业资产安全完整

通过对企业财务内控体系以及财务内控工作的进一步完善，能够有效提升企业资金资产配置的合理性及其使用的有效性，同时通过考核激励机制，端正企业员工的工作态度及提升员工的工作质量，从而确保企业资金的安全完整性。

（四）有助于企业经济活动的有序进行

通过加强财务内部控制，能够对企业的各项规章制度以及工作流程加以进一步规范，尤其指导企业的各项经济活动，能够有效确保企业经济活动的合规性，同时通过对各类政策的贯彻落实，合理规避可能发生的各类财务风险，从而确保企业经济活动的正常运行[2]。

三、物业服务企业加强财务内部控制的具体路径

（一）创造良好的内控环境

良好的内控环境是财务内部控制工作有序开展的基本条件，物业服务企业要想加强财务内部控制，提升财务内部控制的有效性，具体可从这四个方面着手：

1.增强财务内控意识

第一步，企业管理层必须率先正确认识财务内部控制的重要性，并积极学习财务内控相关知识，对财务内控建立正确认知，从而在企业内部起到带头表率的作用，同时确保他们做好财务内控相关支持工作，譬如说，定期检查财务内控体系的运行状况，确保体系的正常运行；加大财务内部控制的培训力度，确保内控人员的专业性；将财务内部控制工作提升至战略层面，并培养财务内控文化，为财务内控工作的落实创造浓厚的氛围。

除了从企业管理层着手之外，第二步，企业还必须由上至下、由点到面提升企业全体员工的财务内部控制意识，促使他们积极主动地参与到财务内部控制工作当中。为此，企业管理层具体可采取如下手段：一是加大财务内部控制理念的宣传力度；二是将财务内部控制相关指标纳入员工的绩效考核当中[3]。

2.优化内控治理结构

就决策层而言，企业应当设置专门的内控委员会，由其负责财务内控目标及其工作重点的制定与明确；就监督层而言，企业可以将内部审计部门作为监督主体，对企业的财务内控制度流程及其执行情况进行监督审计。在此过程中，企业应当进一步强化内部审计部门的独立性与权威性，从而确保审计结果的客观性与公平公正性；就执行层而言，主要由业务、财务以及其他职能部门组成，由其共同负责财务内控工作的具体落实与执行。

3.基于风险意识，建立健全财务内控制度

在对制度进行健全的过程中，物业服务企业应当基于财务管理的实际需求以及当前企业财务内控工作的落实情况，对财务内部控制制度进行完善，同时在制度中明确各岗位的职责权限并优化责任追究机制，以此来引导相关人员明确自身职责，从而确保财务内部控制工作的高效有序进行。以资产管理为例，资产盘点、定期核算、评估以及处置等资产管理各个环节的内容，应当全部纳入财务内部控制制度当中，这样资产管理人员才能够根据相关制度，对企业的资产进行管理、维护并定期公布，从而接受企业内部、上级集团、社会部门的监督。在完善过程中，企业也可参考VK物业服务企业的财务内部控制制度，该企业的财务内部控制制度主要包含了专项审计制度、关键岗位员工培训制度以及岗位责任制度。其中，专项审计制度主要发挥着监督管理的作用；关键岗位员工培训制度主要是规范关键岗位的员工培训工作；岗位责任制度则是确保各类问题责任到人[4]。

4.加大人才培养力度

物业服务企业应当重视财务内部控制人才的培养，加大培养力度，组建一支专业化高水平的财务内控队伍。就人才培养而言，物业服务企业可从这几个方面着手：

第一，建立常态化的内部学习机制，基于现代化师徒制，在企业内部成立一对一学习小组，该小组主要包含两部分，一部分是经验丰富的老员工，一部分是专业知识储备扎实的新员工，两者彼此之间主要完成工作经验分享、管理思维转变等工作，如此在企业内部形成互动式的学习局面。第二，企业还可以将一些高效可行的管理经验、科学专业的管理方法，进行系统化与透明化处理。比如说，在企业内部搭建互动学习、知识共享平台，加快知识分享的速度，扩大分享范围，确保企业每位员工都能够及时接受到最新且有用的知识与操作技能。第三，企业还可为财务内部控制人员提供更多的外部交流与学习的机会，定期与优秀企业学习，积极借鉴优秀企业的成功经验，同时再结合本企业财务内部控制需求，对企业的财务内部控制体系及控制模式进行更新与完善。通过以上三种方式能够有效提升企业财务内部控制人员的工作经验，确保他们能够得以阶段性成长以及全面性发展，并运用自身所掌握的专业知识与工作经验，加强财务内部控制，从而达到提升企业财务内部控制水平的目的[5]。

（二）加大风险控制力度

1.完善风险评估机制

风险评估是内部控制的重要组成部分，财务内部控制也同样如此，所以物业服务企业应当就当前的风险评估机制加以完善。为此，物业服务企业可设立专门的风险管理部门，对企业所面临的风险因素予以全面收集，并基于风险发生概率、风险的损害程度以及企业对风险的容忍度这三个维度，对这些风险因素加以评估，从而根据评估结果对风险进行等级划分。

2.搭建风险预警机制，加强风险识别与控制

风险评估机制得以完善后，企业还需要加强风险识别与控制。鉴于此，物业服务企业需要借助大数据的优势，在企业内部建立健全风险预警机制，当关键节点的数据出现异常情况时，该机制可以自动完成相应的报警工作，使企业能够第一时间采取相应的防范措施，从而避免风险对企业造成更大的损失。与此同时，还需针对企业业务运行情况定期组织开展月度会议，会议中主要就新出现的风险因素加以分析

（三）严格执行控制活动

1.预算管理

预算管理是企业实施内部控制的有效手段，它涉及企业的各项财务活动，因此对预算指标进行编制的时候，需要将各项财务活动兼顾到位。鉴于此，物业服务企业可以组建一支专门的预算管理小组，若已经建立此类机构，企业需对其进行进一步完善，确保小组或者机构成员包含管理层以及各个部门的工作人员，并且根据项目内容以及成员特点进行分工，明确每位成员的权利和责任，这样在进行预算编制的时候，可以更好地进行协同合作，编制出来的预算也更全面，且能把握住大的方向。与此同时，编制预算的相关人员需要对企业的财务管理现状以及资金运转的实际情况进行较为详细且专业的分析研究，确保预算编制前期分析工作的全面有效性，如此编制出来的预算才会更科学。在编制预算的时候，企业需要对每一笔预算支出应该发挥的作用、达到的绩效做出详细说明，这样在具体实施过程中才会为工作人员提供更加明确的目标，为管理人员提供了更为详细的参考，最终在核查的时候也更容易发现问题所在，并有针对性地予以解决。

2.不相容职务相分离

不相容职务相分离是财务内部控制的重要手段之一，通过不相容职务相分离，能够有效避免各部门及其员工之间相互推诿的想象，能够提升财务管理工作的规范化程度。鉴于此，物业服务企业应当严格落实“不相容职务相分离”这一原则。其中不相容岗位主要有资产保管岗位与资产登记岗位、费用审批岗位与费用报销岗位等，如此通过对不相容职务分离管理制度的进一步完善，既能够提升企业上传下达的效率，又能够确保企业各项工作落实的合规性[6]。

（四）确保信息沟通渠道畅通

在信息化建设过程中，物业服务企业不仅需要对单独的软件系统予以优化，增强其功能，而且还要对各类系统加以整合。

在各大系统中建立数据接口，从而使其形成一体化的系统群，更好地服务于财务内控工作。

除此之外，由于信息技术的引进虽然为各项工作带来了极大便利，但同时也带来了更多的安全隐患，所以物业服务企业还需加大信息安全防护措施，确保各类信息在企业内部的安全传递与使用。

具体可参考如下措施：（1）通过优化完善会计核算系统、财务管理系统、决策支持系统以及信息共享系统中的功能模块，使其更好地支撑企业财务内部控制工作；（2）在财务系统、资金管理系统以及项目管理系统中设置统一的数据接口，确保系统间数据信息的互通互联，从而打破信息壁垒，提升各类信息传递、处理以及反馈与应用的效率，提高本企业财务内控管理的信息化程度；（3）统一信息录入与统计口径，统一各级之间信息传递的方式，从而实现对数据信息的集中管理；（4）指定专业团队对企业内部各类系统软件进行定期维护与更新优化，并增设自动备份功能，防止重要数据信息的丢失。

（五）健全内审机构，加强外部审计职能，确保监管到位

监管机制既是财务内部控制的主要组成部分，又是独立于财务内部控制工作之外的一项保障措施。通常情况下，监管机制的主体是审计机构，在发展成熟的企业内部，既有内部审计又有外部审计。为此，现主要从这两方面，来健全物业服务企业监管机制。

就内部监督而言，物业服务企业首先需立足实际，完善内部控制审计制度，并优化内部审计模式，旨在确保内部审计工作的权威性与独立性。内部审计在企业运营管理中主要发挥的是监督职能，通过开展审计工作，及时发现内控制度、内控流程、内控执行，以及其他内部管理工作中的问题与漏洞。

在这样的工作性质下，审计人员与其他部门人员之间存在一定的利益冲突，因此为了确保审计结果的客观性与公平公正性，物业服务企业需将内审机构从其他部门中独立出来，并由企业董事会或高层直接领导。

其次，物业服务企业还需对审计方法与内容加以明确，同时将审计重点从“错误检查”转向“错误预防”，从而更好地发挥审计职能。

就外部审计职能而言，物业服务企业需聘请专业水平较高、口碑较好的审计师事务所，对企业予以全面审计，同时还需基于外部审计结果，进一步判断企业各类数据信息的真实准确性，并对内控风险点予以补充完善。

外部审计虽然具有较强独立性与专业指导性，但其时效性有所欠缺，所以物业服务企业既要确保内部监督的健全性，又要确保外部审计职能的充分发挥，将内部监督与外部审计充分结合在一起，从而确保监管到位。

四、结束语

综合上述分析，在物业服务行业快速发展以及市场竞争愈加激烈的形势下，物业服务企业应当重视财务内部控制工作的落实，并通过创造良好的内控环境、加大风险控制力度、严格执行各类控制活动以及确保信息沟通渠道畅通等手段措施，优化企业加强财务内部控制的路径，从而提升物业服务企业的财务内部控制水平，强化企业应对风险的能力，确保物业服务企业在当前市场环境下的长远稳定发展。