大数据时代地方高校档案管理模式创新研究

张晖 吴圆圆 付贺 刘玥 高艳丽

(衡水学院 河北衡水 053000)

1 研究背景

高校档案作为学校办学历史、发展历程、教书育人、科学研究的直接记录，见证了学校各发展阶段的真实历程，是高校人事、教学、科研与学生管理等工作产生大量数据信息的记载，由于高校档案来源多、数量大、数据形成快，如何在短时间内获取、统计并利用有价值数据信息，关系到高校档案管理的效率[1]。大数据技术是由移动互联网、云计算等信息化技术相结合而发展的产物，不仅能在短时间内实现对大量信息资源的快速采集、保存、管理，还能对数据信息进行复杂计算并预测[2]。教育部颁发的《高等学校档案管理办法》中5次提到高校档案的信息化建设，其中第38条着重指出加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

2021年12月，我国工业和信息化部发布的《“十四五”大数据产业发展规划》指出，大数据产业作为以数据生成、采集、存储、加工、分析、服务为主的战略性新兴产业，是激活数据要素潜能的关键支撑，也是加快经济社会发展质量变革、效率变革、动力变革的重要引擎[3]。大数据技术下可以动态跟踪档案信息的变化，提升档案管理效能，结合学校发展情况及时调整教学、科研以及学生管理等工作策略，为高校的发展及重大决策提供数据参考和决策依据。因此，在国家大力发展大数据产业背景下，运用大数据技术创新高校档案管理模式，可以提升高校档案管理效率，强化档案治理体系建设，为创新档案管理新模式，加强档案数字化建设提供借鉴。

2 大数据时代地方高校档案管理存在的问题

2.1 对创新档案管理不重视

高校作为教学和科研进行人才培养的重要基地，将工作重心放在教学与科研对于档案管理工作忽视，存在弱化或边缘化的地位。学校领导对高校档案信息化建设与管理的支持力度小，档案管理方面的硬件建设和软件建设等资源投入少[4]。有些高校引入了专业的档案管理软件，只是利用软件进行档案目录的著录、编目、排序和检索，并没有把档案信息全部实现数字化。由于设备条件限制，档案数字化程度不高，材料载体形式单一，大部分为纸质材料，以硬盘、磁带、光盘、照片、录像形式归档的材料很少[5]。档案管理停留在目录式建档水平，利用时大多通过复印或扫描解决，一方面会使档案查找工作变得繁重，增加了工作人员的负担。还由于没能及时进行登记和分类，使得档案资料提取难度高，也不能及时、高效地对教学、科研、人事、学生等档案进行分析与研究，不符合当前快节奏、复合化的信息需求，无法深度地挖掘有价值的档案数据信息，从而来获取准确、真实的内容信息。

2.2 高校归档工作滞后、流程不规范、资料不全

第一，有的地方本科高校实现了档案资料的信息化管理，但和教学、科研、学生管理系统相比，档案管理工作存在明显的滞后性[6]。第二，由于执行归档流程不规范，导致“归档难”问题突出，人事、教学、科研以及学生档案资料结束后，不能在规定时间内完成相关工作，要很长一段时间后才进行归档，导致归档时文件、数据丢失或重复，在档案资源库建设方面，缺少图片、视频影像等多媒体数据库和档案资料全文数据库[7]。第三，有的归档材料缺失，前后联系少或无联系。由于高校归档资料数据涉及部门多、数据繁杂，有些工作被过度拆分，或职能部门对业务工作的归档工作流程不熟悉，导致归档资料出现内容、附件、关键数据的缺失，材料不完整，缺乏连贯性，致使档案资料数据的价值大打折扣。

2.3 档案资料多、杂、乱现象严重

随着高校建设规模的不断扩大，人事、教学、科研、学生管理等档案信息资源猛增，档案管理的工作量十分复杂巨大，由于缺乏相应的制度和机制保障，档案管理部门对档案管理的资料数据滞后于各职能管理部门[8]，分散于各职能部门的档案因资料数据庞大、统计口径不一致、安全管控等原因无法实现向档案管理部门及时、集中归档，档案管理部门在各职能部门交档、归档过程中基本处于“你交多少、我管多少”的状态，使校内本应统一保存和共享共用的“档案资源数据”分散存储，各为己用[9]。尤其是院校合并前的档案管理的体制机制、人员配置、管理模式不同，合并后档案管理工作缺乏统一完整的管理制度，档案工作出现管理空白和管理混乱，导致原本设立的众多立档单位在合并成统一立档单位过程中产生丢失、损毁以及责任不明的情况。

2.4 档案管理工作效率低下

由于高校的管理部门缺少与大数据应用系统相结合的配套设备，致使工作人员不能高效地提升档案管理效率，具体体现在以下方面。第一，大多数高校档案工作重心集中在归档、存档、查档，档案保存形式多以文字性档案为主，非文字性档案的归档数量较少，归档依靠大量的人工输入、收集、处理的方式进行，工作量庞大，没有建立系统化、现代化的电子档案管理体系[10]。第二，工作人员对档案管理的重要性认识不足，档案管理意识淡薄，认为档案管理就是收档案、管档案以及查档案，不重视档案数据的更新和流通，无法实现档案的利用价值。第三，档案管理是一个联动性很强的工作，需要各部门的密切配合，由于各职能部门各自为政，整体联动性差，导致档案在归档时信息不对等[11]。这就使得在具体的档案工作中出现了工作业务流程不顺畅，业务范围不清晰等问题。第四，档案管理工作人员忽视对档案工作的创新与改革，对于利用大数据技术进行档案管理的认识程度不足。将档案管理现代化建设流于表面，只关注形式上的变化以及建设，不深入地进行探究，尤其是中老年工作人员难以改变原来的档案管理方式，排斥甚至拒绝档案管理方式的革新。

2.5 档案资料数据质量不高，不能充分挖掘和利用

数据质量是指档案资料数据的固有属性满足数据使用者（即经济学中的消费者）要求的完整性、及时性、有效性等要求[12]。高校档案管理的最终目的是最大限度地挖掘高校档案资源价值，实现学校师生以及毕业生对档案资料数据的充分利用。由于高校档案数据来源广泛，内容繁杂，数量庞大，管理工作普遍存在重管理、轻治理，重凭证、轻数据，重割据、轻沟通等现象，没有意识到提升档案数据质量的重要作用，大量数据分散在各职能部门和不同的业务系统中，系统不能互通，由于部门职能交叉、职责不清，档案资料数据得不到及时分类和归档[13]。

一方面，档案管理部门以编制浅层检索信息为主，高校档案资源大多以“件”和“卷”形态存在，档案资料数据只记录了各类档案的目录以及结果，而并没有档案全文等过程性数据[14]。另一方面，导致高校档案库存在大量毫无作用的档案，不仅占用了档案数据库的库存，同时还增加了管理成本。档案管理部门很少对档案资源有用性以及关联性进行合理分析，档案数据没有经过数据分离、清洗、聚合等深度挖掘以及数据关联等治理技术，档案资料价值没能充分挖掘和利用。

综上所述，通过对地方高校档案管理进行梳理和剖析，得出了现行档案管理模式存在工作效率低下、档案资料多杂乱、存档和查阅困难、数据质量不高、不能充分挖掘和利用档案数据等问题，运用大数据技术能结合互联网技术和集成化系统对各种档案进行快速整理、存储与查阅，数据的存储空间庞大，提升传输速度和安全性，优化档案管理效率，方便资源共享和利用。

3 优化地方高校档案模式的路径

3.1 完善档案管理的组织机制

转变档案管理理念，学校完善档案领导机制，对全部档案资源实施统一归口管理，将人事、教学、科研、学生档案等各类档案都纳入高校档案机构的管理范畴。专门设立档案工作委员会，明确分管负责人，确定档案管理工作部门和各职能部门的工作任务，理顺档案管理机构与其他职能部门间的关系，统一协调解决档案工作的重大事项。以“以人为本”为工作理念，通过现代管理理念和文化，制订科学的档案管理工作规划，加强资金、设备及技术投入，引进云计算机、大数据技术设备，以实现档案数据信息及时、可靠、安全传递与共享。

3.2 严格院系两级档案管理模式，归档实施全流程管理

高校人事、教学、科研以及学生档案资料产生于各职能部门管理工作的全过程。首先，归档工作要从人事、教学、科研以及学生等职能部门源头抓起，将各职能部门的工作计划、例会记录、年度总结、工作大事记等体现部门工作要点的资料数据纳入业务档案归档程序中。其次，要保证归档资料数据的质量，在各职能部门加强日常工作管理的同时，还要进行档案归档工作的全流程管理，细化实施档案管理工作部门事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程管理工作机制。通过科学的业务监督，逐步推进高校档案信息化工作质量[15]。最后，在各职能部门工作过程中要充分考虑档案数据的安全性，向学校档案管理部门归档后也要运用大数据加密和防火墙等技术，防止档案资料数据的泄露和被滥用。

3.3 建设高水平、高素质、专业化的档案管理团队

由于高校档案管理的长期性、复杂性、专业性等特点，在大数据时代要实现档案管理工作水平得到质的提升，一方面，要积极引进具有较高素质的优秀档案管理人才，能优化档案管理业务流程，分析和提升档案信息资源的利用效率，并进一步挖掘高校档案的使用价值，推动高校档案管理提质增效的发展。另一方面，要加强岗位培训，普及档案管理信息技术，及时更新档案管理人员的知识结构，提高互联网、大数据和云计算等技术的使用水平，提升工作人员专业素质与服务意识，能从多方位考量师生对档案的实际需求，实现档案资料数据的最终价值。此外，鼓励档案管理人员进行技术提升，增强关于互联网技术，以及档案资料数据非常规状态检修分析与监控的意识和能力等业务水平。

3.4 完善高校档案管理体系

依据《高校档案管理办法》，从创新档案管理内容和管理方式等方面创新档案管理模式。内容方面，利用大数据整合档案信息资源，把人事、教学、科研、学生档案等各类档案在网络平台形成电子档案目录，并与学校校史、图书资料等信息共享，形成“大数据大档案”系统。树立以人为本的服务理念，建设网络资源共享的平台，实现资源共享，为师生以及毕业生提供远程服务。管理方式方面，完善档案信息管理化服务体系，运用档案信息管理技术和流程再造，对档案类别实行分类整合，明确权责，分类设岗，通过培训和考核上岗，促进档案信息安全和整合优化，提升档案管理水平。采用校园网站、微信公众号、板报等载体的多种宣传方式，以此实现理念创新，进而提高档案信息利用率。此外，档案管理的每个环节都要确定有效的经办人、负责人，同时严格控制无权限人员的干扰，以保证整个业务流程精简高效。

3.5 完善高校档案管理的体制机制

结合学校已有的《档案管理制度》《档案借阅制度》《文件归档制度》《档案统计制度》《档案网络化管理制度》等规章制度，完善档案管理的体制机制，以制度强化管理。

首先，建立健全档案规范以及各项工作标准，做到有章可循、有据可依，实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。将档案管理工作和各职能部门负责人员的工作之间建立起责任制关系，制定各门类档案数字化技术标准及要求，统一档案出入库、分件、著录、扫描、装订、借阅等数字化加工各环节的标准规范，保证档案信息准确、完全、合理入库，实现数字化加工全过程的标准化及规范化，使每一个环节都在创新体制机制下有效衔接，加大对各类档案信息的保护力度，降低档案信息的泄露风险。

其次，优化档案信息资源结构，加强高校档案服务体系建设，基于物联网、互联网、大数据技术，为档案信息服务提供合理的技术支撑，丰富档案服务功能，满足档案实时查询与个性化供给的需要。

此外，完善档案管理监管制度，增强档案管理工作的安全性，一方面，在提升工作人员安全管理意识的基础上，严格执行档案查阅制度，办理必要的查阅手续。档案信息查阅者需要提前进行实名注册，档案管理工作人员核实查阅者身份，并授予访问权限后，查阅者才能在档案信息系统查阅相应权限的电子档案信息，档案后台系统保存关于档案归档、录入和所有查阅记录，技术上充分利用好档案信息的防火墙技术，拦截来路不明的用户。另一方面，树立职业责任感，严格按照规章制度来进行档案管理，加强档案信息安全维护，用户使用账号管理权限采取分层级管理，上层级管理重要级别高的档案数据，下层级需要高层级档案资料需向上申请，降低信息化给档案管理工作带来的风险，提升档案管理工作的安全性。