信息化背景下退役军人档案管理模式的创新研究

张丽丽

（沂源县退役军人事务局，山东 淄博 256100）

随着科技的不断发展，信息化进入人们生活的方方面面，各行各业都在享受其便利。信息化，可以让人们更快捷地查阅相关资料，提高退役军人档案管理效率。当前退役军人档案管理制度、安全等方面存在着许多问题，我国每年都有数十万的退伍军人，档案管理也越来越要求精细化和复杂化，面对繁琐的数据，建立大数据信息库是最有效便捷的方法。

一、档案管理信息化的理念

档案信息化是指将档案管理工作与现代化技术相结合，打造一条科学、合理的档案信息管理模式，使得服务更加快捷，更快地向现代化方向发展。信息化的安全快捷等特点，使得档案管理整体服务质量得到大幅提升。科技在不断发展进步，档案管理信息化未来还有很大发展空间。

二、当前退役军人档案管理存在的问题

1.档案管理主体混乱

首先，我国退役军人的档案管理一直存在主体模糊的情况，一些部门权力交叉重叠现象严重，多个部门可以管理退役军人档案，这就导致在办理事务退役军人事务过程中，往往需要跨数个部门进行查找，导致需要投入大量人力资源，影响业务推进，最终还有可能一无所获[1]。推动信息化建设有助于明确查询权限，方便信息提取和查阅，提升档案管理的综合效率。其次，无序的管理，可能导致信息利用率低下，往往一件事情退役军人需要跑多个部门进行询问，这严重影响退役军人回归社会的生活和办事人员的工作效率，运用计算机技术，便可更好地提高办事效率以及档案信息安全。最后，一些档案管理机构为实施信息化管理，仍采用纸质档案放在基层部门，制度规范不完善，导致了管理上的混乱。

2.档案资料存在安全隐患

首先，退役军人退伍后，因为工作调动等原因，需要频繁使用档案。纸质档案具有唯一性和原始性的特点，是一种重要的信息资源，一旦损毁灭失会造成无法弥补的损失，这给退役军人的生活带来不便。纸质档案保管也对现实有着严格要求，例如防火、防虫、防潮等，现实中往往未能符合要求。纸质档案在移交的过程中，因为管理人员专业素质等问题，可能会存在保管不善或者交接失误等情况，档案有缺失情况，这使得相关业务办理起来更加困难。其次，军人的个人信息属于军事机密，牵涉到重大安全利益，一旦泄露可能会造成严重后果，因此，要将重点做好信息保密工作，以避免不法分子接触军人档案，给国家和军队带来无法挽回的损失。最后，我国退役军人大多数来自偏远乡村，或者远离家乡外出务工，在移交档案时档案管理部门联系不到退役军人，这就导致了许多信息未能得到及时更新，错失了国家的优惠政策。

3.退伍军人未受到应有待遇

退伍军人是一个特殊群体，他们年轻时保家卫国，为祖国和人民奉献了自己的青春与热血，虽然退役后的生活也和普通群众所差无几，但是他们作出的奉献与牺牲，应获得更好的优待。因此，国家与政府积极重视退役军人的相关待遇，并给出很多扶持优惠政策，来保障他们退伍后的生活，可以说档案便是军人服役期间所作贡献的最好证明[2]。所以军人档案对于退役军人退伍后的生活尤为重要，然而一些退役军人并不重视，未能及时递交档案，各部门对军人安抚工作认识不够，很多退役军人未能享受到国家给予的优惠政策，未能更好地改善个人生活，因此，国家的优惠补贴也未能落到实处。退役军人的安置就业工作，是关乎国家发展安全的大事，也是军队改革的重要支撑，是军人享受社会待遇的重要保障。档案是联系军队与社会的媒介，对个人社会都有重要的价值，既有利于军人的安置就业，也有利于和谐社会的建设发展。

三、退役军人档案管理的信息化创新举措

1.完善相关制度

1.1 明确管理权限

在未设立专门档案机构之前，退役军人的档案管理情况面临许多困境，很多机构都能接收退役军人档案，办理业务时往往要耗费大量时间与人力。首先，要做到专业化精细化管理，划分档案信息管理权限，明确退役军人档案管理部门，实施统一管理。并提升机构服务水平，建立一套完整的档案管理数据库，方便管理机构查找资料和查阅信息，以提升管理的综合效率。其次，采取专人负责接收登记等工作并对其负责，各案卷要详细分类，以保证档案归类的准确性，方便后续检阅。并对于档案出现的问题及时筛查，后期出现的问题及时弥补，打破档案永久尘封状态，实施动态化管理。最后，要加强档案信息化建设，随着退伍军人的不断增多，档案接收管理范围也在逐渐扩大，对于档案管理工作提出了进一步挑战，这就需要将档案管理与大数据结合，并成立专门的服务机构，提升档案管理水平。

1.2 实施专人负责

因为档案管理人员的专业素养差异，在档案管理方面存在一些漏洞。首先，因为档案管理工作比较复杂，尤其退役军人档案管理工作更是重中之重，因其涉及许多军事机密，这意味着需要专业的档案管理人员对其档案进行整理保管，严禁档案外泄或损毁，禁止复制下载敏感资料，这需要完整制度进行规范。其次，结合当地实际，制定档案管理责任书，对于档案调取接收等工作实施登记，详细记录每一条变动情况，并且双方要签字，只有具体落实到个人，才能提高专业效率。同时，管理人员应当认真学习档案管理专业知识，提升这一行业的用人门槛，管理人员要加强责任心和热情度，因为每一个退役军人的档案事关一个家庭。最后，从本质上来看，退役军人管理是人事管理的一个分支，可以借鉴人事档案管理经验，引进使用先进的信息化软件，在提升工作素养的同时也要不断地学习相关法律知识，了解退伍军人的新需求，还要熟悉保密条例，严格地开展档案管理制度，以便更好地开展军人伤残补助工作。

1.3 建立退伍军人档案数据库

信息化时代，大数据检索离不开科技手段。首先，建立大数据档案信息平台，可以让检索更高效，使得管理效率和质量大大提升。数据库应当详细记录每一位退伍军人信息，姓名、年龄、军区兵种等作为关键词记录在册，以便后续筛查。其次，依据大数据平台档案，许多用人单位也会发布招聘信息，退役军人可以根据这些招聘信息来选择适合自己的工作，以解决复员后的工作问题和人才市场上的用工荒[3]。最后，可以将零散的信息归纳到一起，并仔细审核，确保信息真实可靠。在档案分类的过程中进行统一编码，依据兵种、地区等详细分类，方便后续查阅。

并且记载部队相关经历，形成数字资源库，以方便更好地挖掘人才资源，方便对异地偏远的退役军人可以提供更加精确和个性化服务。

2.加强安全工作

2.1 加强网络安全技术

信息化是新时代大势所趋，信息化时代高效与风险相伴。想要管理好退役军人档案管理工作，就必须将大数据和档案管理工作相结合，搭建好信息网络，在便捷高效的同时，也要保证数据管理的安全性。首先，要针对机房安全情况加大重视，对于非管理人员不得进入，定期做好网络环境安全评估工作，加大资金投入，优化硬软件配置，以弥补纸质档案存在的安全风险。其次，利用好数据加密技术，数据加密技术的基本原理就是将明文的数据信息按照一定算法处理，使其变成外人无法读取的一段代码，只有在输入相应密匙后才能读取内容，这样大大提高了数据的安全性，以达到军人个人档案不被非法窃取。最后，签署技术也能极大提高数据安全性，一般包括数字签名和手写签名，内容不会变化。数字签名是指发送文件一方利用密匙对文件进行加密，还带走一个查看的公开密匙，运用特定算法进行破解，可以查看文件是否被他人进行改动的情况。手写签名是利用软件将文字嵌入处理软件中，通过光笔在屏幕上签名，同时对文件内容进行归纳处理。通过这些信息技术的加持，可以使退役军人档案信息管理的安全性大大提高。

2.2 建立安全管理制度

首先，纸质档案在归纳制作成电子档案时，过程要分工明确，责任透明，制作人员对其所制作的文件负责，并设置专人统一进行监督和管理。在需要调取时可以设置成仅阅读形式，以防止有人错误操作，故意删改等情况发生。其次，在档案归纳整理后要统一分类积累，不得随意进行更改，如需修改需要批准手续。更改情况记录在案，对整理好的档案进行备份留存。在归档时要对电子文件进行仔细检查，查看内容是否齐全、真实，并与软件是否相匹配，对于有问题的档案单独存放并及时记录；电子文件是否与纸质文件记载内容相一致，还应检查电子文件的文档是否携带病毒，信息能否读取，是否准确等。整理好以后的保管问题也是工作重点，对于退役军人的电子归档数据，应加强安全保护处理。在进行电子转换时，防止转换过程中文件泄露或丢失，定期查看安全性，对于软件出现数据问题应及时修复。最后在注重信息化安全的同时仍应加强纸质档案的管理。纸质档案尤其自身的优点，比如方便长时间保存且无法轻易修改等优点，原始记录的特点在数据安全方面也有独特的优势，因此，纸质档案仍有其存在的价值，可以将纸质档案与数据化相结合，二者相辅相成，在文件记录保存方面倾向纸质化，在档案利用方面主要发挥信息化的功能。

2.3 落实日常安全工作

首先，在平时管理档案的过程中，防虫、防火、防尘等一系列工作要有序开展，其中防火工作是重点。除配备基本的消防设施外，还应根据各部门具体情况制定相应应急预案，并要层层落实，了解灭火器的基本使用原理，保证人员与档案的安全。其次，还要培养了解计算机基本原理，熟悉病毒的危害，养成良好的计算机使用习惯。在管理员调离后，及时更换安全密匙，并且工作的计算机要实施专用，对自己的电脑负责，禁止私自安装软件和插件等情况。最后，及时检查电子设备老化情况，聘用专业人员进行修理。

3.提升宣传力度

3.1 工作内容和主要对象

首先，认识要加强法律法规的宣传工作，《档案法》是保护档案信息的有力法律武器，是我国档案发展事业的重要保障，《档案法》的颁布实施为档案事业的发展指明了方向。使得档案事业有法可依、有法可循，成为档案管理工作者的准绳。让档案工作人员树立法制观念，认识到档案管理的严重性。号召大家了解并运用《档案法》，为《档案法》的实施营造良好的社会环境。并及时进行培训和检查，从而深入持久地开展下去。其次，档案服务工作还要得到社会各界支持，宣传工作的对象不仅包括档案管理机构系统内部工作人员，还应向退役士兵、全社会广泛开展宣传，档案本身来源于社会，最后又反馈给社会，只有各方面都予以足够重视才能达到宣传目的和效果。最后，还应结合工作实际，将党的理论、方针政策等融入档案管理工作，培养服务意识，当退役军人档案管理工作有突出表现的应予以表彰。并要建立一支有道德、有水平的档案管理队伍，档案工作者是档案工作的主体，要将舆论与实际工作相结合。

3.2 采取多种形式

为使宣传工作取得更好效果，在具体宣传上应采取多种形式。首先，利用报纸、广播等舆论工具进行发表宣传。并设置专栏吸引读者注意，还可设置有奖竞赛增加趣味互动，使得更多的人了解退役军人档案管理工作的重要性。通过广大群众喜欢的形式开展宣传工作。如戏曲、影视等，宣传工作要做到生动活泼，以获得更好的社会效果。其次，可以举办展览档案工作，可以向社会展示退役军人档案管理工作的成就，让老百姓更加放心军人退伍后的待遇问题。档案工作和退役军人在社会上并未引起足够的重视，主要原因就是宣传工作做得不够，宣传工作不能只停留于表面，要培训一支专业素质过硬的宣传队伍，让宣传阵地更加坚固，宣传质量不断提高。信息化时代，档案是信息的载体，通过宣传工作可以让档案工作更能得到社会的关怀与支持。最后，要将档案宣传工作作为一项重要的日常工作去看待，档案馆要利用自身教育、信息服务等功能，积极向社会展示自己档案管理的最新成果以及珍藏档案史料。可以将档案工作与日常工作相结合，把宣传工作作为一项长期事项去开展。档案宣传部门应以公共利益为核心，围绕这一主题去开展工作[4-5]。

综上所述，退役军人档案管理是军人复员后安置工作、享受补贴的重要环节，对于维护社会稳定，百姓安居乐业具有重要意义，需要全社会予以支持和重视，各部门也要相互配合，互相合作，让退伍军人更好地享受到优惠政策，更好地发挥补贴的社会作用，也有利于开发退伍军人中的人才资源，对国家、社会以及个人都有着深远意义[5]。