浅议事业单位档案管理优化策略

刘 娜

（烟台市军队离退休干部休养所，山东 烟台 264000）

引言

事业单位档案管理是进一步有效促进事业单位工作效率提升，有效提供事业单位正常运转的基础性工作。档案是历史的记录。随着网络信息化时代的到来，档案管理工作逐步面临着一些新问题、新情况，迫切需要以新的思路来有效提高事业单位档案管理模式的革新，只有这样才能够面对复杂的档案资料，进行抽丝剥茧的梳理，有效提炼出关键性的信息，为单位的工作做好相应的保障。

一、新时代事业单位档案管理优化的主要目标和根本任务

新时代面对新形势、新变化，事业单位档案管理优化确定了新的目标，即全面加强档案管理，探索新思路、新模式、新途径，推动档案管理工作全面强化，加强档案资料保管建设，支持全方位的力量推进档案事务管理。这一事业单位档案管理优化的目标清晰地提出了新时代事业单位档案管理的主要目的和内容，就未来事业单位档案管理全面优化提供了价值参考。在新时代事业单位档案管理优化的根本任务在于通过积极探索，支持规范社会力量，有效参与档案管理工作，强化事业单位档案管理征集接收，强化事业单位档案管理的多途径运用和有效服务，使更多的档案通过优化管理来全面地促进自身要素的开发，促进形式的结合化，促进内容的共享化应用，以实现事业单位档案管理在管的基础上，提高用的途径和用的效率。

二、新时代事业单位档案管理优化的重要意义

在新时代，进一步完善事业单位档案管理工作具有重要意义。档案管理工作是事业单位在日常管理过程中对各种工作材料进行的原始记录，档案具有历史价值、现实价值和应用价值。它是事业单位在开展各项工作中的历史记录和资料汇总，是事业单位在进行新的工作时实现能力再开发和工作推进过程中资料再利用的主要参考。在新时代，进一步完善事业单位档案管理工作具有重要意义。

三、当前事业单位档案管理中存在的问题

1.对事业单位档案管理缺乏系统性认识

事业单位在当前阶段对档案管理存在着一系列问题，其中首要问题是部分事业单位对档案管理缺乏系统性认识。一是事业单位对档案管理缺乏全局性认识。一些事业单位在进行档案管理的过程中，只是围绕着各自工作部门来开展档案管理，而没有站在系统化、全局性和整个事业单位内部进行档案管理的充分认知，没有对档案管理在全局中发挥的有效作用进行总结梳理，也没有建立正确的思想认知观念。二是部分事业单位在档案管理的过程中，缺乏对档案管理工作的重要性认识。当前阶段，我国一些事业单位在开展工作的过程中，认为只要将自身的业务工作开展好就是工作完成了。然而，对于档案管理工作却存在着不重视、不愿管、不想管的局面，在人员分配、资金倾斜、岗位匹配等方面，存在着对档案管理工作重视不足、投入过少、人员匹配结构化失衡等问题。三是部分事业单位档案管理工作存在着权责不明、岗位不明，管理制度落后，管理硬件提升度不足，管理制度流于表面化，规定没有完全落实。在软性管理方面，缺乏对档案管理工作的系统优化和全面推进，缺乏对档案管理工作的充分认知和充分应用。在内部档案管理沟通方面，没有建立横向的档案沟通有机联系机制，使得档案工作成为部门间的单打独斗，难以发挥档案的有效应用作用。

2.事业单位档案管理制度不完善

事业单位档案管理制度不完善，是当前部分事业单位档案管理中存在的另一个重要问题。一是事业单位在档案管理制度的建设方面存在着整体性问题，主要核心在于部分事业单位的档案管理制度规范不全面、不具体，难以落实，存在着表面化等问题。二是在事业单位档案管理制度的建设化方面，没有进行经常性的事业单位档案管理优化完善，没有及时更新梳理事业单位档案管理制度，没有依据新形势、新变化对档案制度进行修订。三是在档案管理制度落实方面，存在着档案管理制度落实不完善，轻制度完善，轻制度落实，从而使得事业单位档案管理工作细节不够，系统化不足，管理杂乱，可执行性不足，严重地对事业单位档案管理的体系化建设造成了伤害。

3.事业单位档案管理方法不合理

当前阶段，事业单位档案管理的方法也有待进一步的完善，一些事业单位在实施档案管理过程中存在着方法不合理等缺陷。第一，一些事业单位在进行档案管理的过程中，履行职能薄弱，没有很好地对档案管理实现管理职能有效的发挥。第二，档案管理更新不及时，存在着消极落后、对档案管理不上心等问题。第三，档案管理仍然大量地使用人工参与、手工分类和单一化管理，这就使得事业单位在档案保管过程中有可能产生档案的丢失、错误分类和盲目建档。事业单位档案管理方法的不合理性产生的根本原因还在于部分事业单位没有真正地将档案管理工作重视起来，没有想方设法开拓档案管理新方法、新手段，没有对档案管理进行全方位的认知和全领域的方法构建，使得事业单位在档案管理过程中存在着方法更新不及时，手段落后，不能够有效地支撑企事业单位档案管理的全面化推进[1]。

4.事业单位档案管理信息化程度不足

档案管理工作信息化能力不足也是当前阶段部分事业单位档案管理过程中存在的重要不足。随着移动互联网的发展和信息化技术的广泛应用，档案管理工作也迫切需要以一定的视角很好地切入到信息化管理工作中，使用新的信息化管理手段，对档案管理工作进行新型改造，特别是当前阶段，许多企事业单位进行了档案管理的信息化融入应用，而一些事业单位在档案管理过程中仍然较多地以纸质档案管理为主，在电子化档案管理、信息化档案管理方面存在着较大的缺陷。一是存在着部分事业单位档案管理信息化认知不足，对档案电子信息构造能力和理解力、工作方法认知不足[2]。二是在具体的事业单位档案管理信息化建设过程中，存在着信息化建设不足，对事业单位档案管理信息系统的开发不足，在企业事业单位信息编程能力建设、数据中心建设等方面存在着严重滞后。三是一些事业单位在档案管理过程中对于大数据、云计算等多功能新型化档案信息建设水平推进不足。四是在进行档案管理信息化建设过程中，存在着信息化开发水平不足，投入资金较低，对信息化软件应用开发力度滞后，没有很好服对事业单位的档案管理信息化进程建立台账制度、追踪制度和督促审查制度，也没有真正有效地采取切实的手段来推进信息化，按照长远的规划进行持续化建设。

5.事业单位档案管理管理人员能力不足

部分事业单位在进行档案管理过程中管理人员能力不足，本领不够，这也是当前阶段事业单位进行档案管理过程中的重要缺陷。一是一些事业单位由于对档案管理工作不重视，因此，在实施档案管理过程时，大量地使用临时性工作人员和兼职性工作人员。一些档案管理工作人员往往是身兼数职，主要工作完成之余才进行档案管理工作，因此，出现了档案管理工作沦为次要工作的倾向，从而使档案管理工作人员在工作时投入的精力不足。二是档案管理是一项高复杂性工作、细致性工作，需要严格的理论和扎实的作风以及丰富的实践能力。然而，一些事业单位在实施档案管理过程中，并没有对档案管理工作进行完全的重视，从而许多档案管理工作人员仅仅是兼职化人员，部分是在完成了主要的工作之后才实施档案管理，这一部分人员并非完全专业化的档案管理人员，也没有经历过完全专业化的档案教育和档案管理实践，没有长时间的经历过专业化的训练，从而在事业单位档案管理过程中存在着管理缺失、管理能力不足等现象。三是当前一些事业单位档案管理工作人员能力不足，专业性不够，由于编制等原因的共同作用，从而使得档案管理工作人员流动性频繁，一些档案管理工作人员出现一岗多人。档案管理工作较为滞后等现象。四是在档案管理工作过程中，档案管理工作人员培训不足。一方面，事业单位没有对专门进行档案管理的工作人员进行专业化的培训；另一方面，许多事业单位在进行档案管理过程中没有对档案管理人员实施长期化、常态化、系统化的档案管理培训，档案管理培训严重滞后，使得事业单位的档案管理工作存在着种种落后的局面。

四、事业单位档案管理优化策略

1.强化对事业单位档案管理系统性认识

针对事业单位对档案管理缺乏系统性认知这一问题，应该全面把握，从系统化、全局性的角度来全面推进事业单位对档案管理工作的认识。一是主要领导班子要建立起对档案管理系统化认识的重视机制，要强化对领导班子在档案管理过程中的考核激励，从而更多地使事业单位的领导班子对档案管理工作有全局性认知，带动事业单位整体对档案管理的认识和重视。二是要强化对事业单位档案管理的系统化布局，建立长期性事业单位档案管理规划，站在全局性的角度，对事业单位档案管理进行系统化、全面化和有效化的长期规划，从而使得事业单位内部对事业单位档案管理有充分的认知。三是要实现事业单位档案管理权责分明、制度建设，完善岗位明确化管理。特别是在工作职责面要捋清职责，完善岗位，使权责统一，从而有利于事业单位档案管理。

2.健全事业单位档案管理制度

针对事业单位档案管理制度不完善，应该建立健全事业单位档案管理制度。一是要全面梳理完善事业单位档案管理制度建设，在整个事业单位层面建立档案管理制度。二是要经常性、定期性地对事业单位档案管理实施全面优化、梳理和改进，根据新形势、新变化对档案管理制度进行全面的修订和完善，并且这一制度应该选择固定的期限执行。三是在档案管理制度落实方面，形成档案管理制度、监察制度，通过内部审计的方式，对各个部门在档案管理制度的落实、执行方面进行全面的审计和检查，就档案管理工作是否系统化完善，是否严格管理，是否严格执行等进行全面的年度化考核，并且给出年度化考核报告，就今后阶段进一步的完善事业单位档案管理提出相关的建议和意见。

3.促进事业单位档案管理方法提升

针对事业单位档案管理方法不合理，一是要全面促进事业单位在档案管理过程中的履职能力，通过有效的职能分类和方法探索，鼓励不同的部门对档案管理进行全面化的探索，并且对其中探索有效的部门实施奖励机制。二是对档案管理要及时更新，避免存在消极落后、不负责任的现象。完善奖优罚劣机制，对出现相关问题的单位、部门和科室要实施年度考核排名，对问题较严重的部门通报批评，以促进单位档案管理。三是要全面实施新的档案管理方法，通过系统化的发挥单位内部人员的头脑风暴，将事业单位管理方法重视起来，研究新的管理方法和新的管理内容，对新的档案管理进行方法探索，寻找适合本部门、本单位的档案管理新方法、新手段。

4.推进事业单位档案管理信息化建设

针对事业单位档案管理信息化认知程度不足这一问题。一是要全面强化事业单位档案管理信息化认知能力，通过内部宣导、外部借鉴的方法来全面强化事业单位档案管理的内部认知，对内部员工提高事业单位档案管理认知程度进行考核。二是大力推动事业单位信息化能力建设，全面借助于移动互联网和信息存储技术，开展广泛的信息化能力建设。利用云计算、大数据，通过手机客户端多链接端口来实施信息化分类，通过电子化档案建设、数据库建设等，将纸质化的档案信息尽可能的线上化，推进电子档案的发展和完善。最后要强化档案管理过程中的安全管理，推进安全机制，加强档案的保密和安全工作宣传与落实，强化纸质档案、电子档案的信息存储和安全环境建设以及突发应急预案建设。

5.强化事业单位档案管理人员能力建设

针对事业单位档案管理管理人员能力不足，一是要全面强化对档案管理工作人员培训制度的完善，强化他们对事业单位档案管理工作的重视程度。二是要全面强化档案管理工作人员专业化能力建设，一方面在招收人员时，尽可能地招收专业化的档案管理人员，使用他们的专业化能力来推进事业单位档案管理工作全面化建设。另一方面，要实施专业化的档案教育工作和专业化训练。三是要对档案管理能力不足专业性实施全面化的培训教育。要坚持引进来、走出去。在引进来方面，聘请专家学者、档案管理工作较好的单位来内部讲学培训，使内部工作人员进一步接受新的档案管理思想、方法和内容。在走出去方面，积极地派遣档案管理工作人员向外部优秀的档案管理部门和专家学者进行学习请教。此外，还要坚持专岗专则，一人一岗，避免过分兼职的现象在档案管理工作中出现，从而使档案工作谋划要加强专岗专则、专技能力和机制建设，推进档案管理工作一体化和专业化建设，使人员在事业单位档案管理过程中实现档案管理专一化。