关于档案馆档案管理工作水平提高浅析

赵 杨

（调兵山市档案和党史文献中心，辽宁 铁岭 112700）

引言

随着社会的全面进步，档案管理工作的信息化程度实现了大幅度的提升，档案管理质量也得以明显的增强。然而，结合我国当前档案管理人员的整体水平现状来看，对于不同机关不同部门的档案管理工作性质和职能仍然尚未形成全面的认知，所以他们在进行档案馆档案的管理工作时，也并没有领会到其中的精髓，分不清档案馆与一般性的档案部门之间的差异性。因此，对档案馆档案管理人员的水平进行针对性的分析，并提出优化对策，对我国档案事业的发展也更有现实意义。

一、档案管理工作的意义

特定的历史时期也会形成特定的文化，我国经过了几千年的发展仍然可以屹立于世界之林，文化的传承和发展则起到了重要的作用。而文化的实物载体也就是档案，档案的内容非常丰富，既可以记载社会的经济状况，也可以记载政治现状，档案更像是历史的缩影，档案的水平也可体现出社会的发展现状，因此，档案管理工作的重要性也是不言而喻。通过档案管理，让档案中所承载的文化更加清晰得以呈现，同时应用于社会的生产生活之中，文化价值也就会得以体现。随着信息技术的升级，档案管理工作的科学性也在不断增强，管理制度不断完善，管理手段不断丰富，这都是档案管理工作质量和效益的重要保障。而且随着社会的进步，人们的生活方式也发生了很大的改变，更加追求信息化的服务模式，在这样的背景下，档案管理的科学化水平也成了人们重点关注的对象[1]。

二、我国档案馆档案管理工作中存在的问题

1.管理理念落后

档案信息来源于社会，同时档案的存在价值也是服务于社会。档案管理工作是具有公共性质的。在新公共服务理论下，档案馆中的档案工作需要每个人的参与，这样才能让档案馆与公民形成良好的互动关系，进而共同促进档案工作的开展。然而结合档案馆档案管理实践可以发现，档案管理工作基本都是在内部开展，公众很少参与其中，一方面，他们对于档案管理工作的认知相对浅显，不了解档案管理工作的内涵和程序；另一方面，档案馆也很少向外部开放。因此，档案馆档案管理工作也成了档案馆单方面的事，档案馆的功能也相对单一，没有起到社会文化传播和爱国教育的目的[2]。

而且以我国档案馆档案管理工作的开展现状来看，部分管理人员存在等、靠、要的思想，比如在档案信息的征收工作中，他们很少走出单位主动征收，而是让公民来到办公室呈递相关的信息。这也是档案馆档案征收效率慢的主要原因，进而导致档案馆藏收的档案资源更新滞后。而且在档案管理实践中可以发现，档案馆的档案管理方式非常单调，除了常规性的纸质档案保管，只能进行简单的电子文件扫描和备份，可见也缺少更为精细化的档案处理技术。有些档案已经在档案馆储存很多年了，甚至已经过了保管年限，但是并没有鉴定出来，这些档案已经失去了价值，不能再予以利用，在库房存放只会占据更多的空间。可见，当前档案馆重保管、轻利用的陈旧理念，也阻碍了档案管理工作的开展。

2.档案征集不严谨，资源建设偏科

由于部分档案馆档案管理人员的理念相对落后，所以他们征集档案也呈现出被动的特征，往往都是公民提供什么信息，档案就收录什么信息。这样的档案征收力度也非常有限，征收面积也非常狭窄。而且征收过程也缺乏规范性，这说明在业务检查时没有进行严谨的实物考究。除此之外，根据我国当前的馆藏档案资源可以发现，不同领域的内容量也有明显的差异性，比如会计、科技和文书档案就非常多，而如房产、纪检以及实物档案则非常稀少。从档案内容的性质上看，可以发现政治层面的档案更多，而基层的经济和文化类档案则非常少。再从档案的时间分布上看，馆藏档案基本都是中华人民共和国成立后的资料，很少有中华人民共和国成立前的档案。可见，我国馆藏档案的结构明显失衡，有偏科的特征。

3.档案信息化程度低，利用途径单调

虽然近年来我国的网络信息技术得到了快速的升级，为档案馆的档案管理工作提供了有力的支持，但是整体来看，目前档案工作的信息化程度仍然很低，这也源于我国档案信息化起步较晚。推进档案信息化发展，则需要进行全方位的建设，比如高素质的档案工作团队，先进的信息设备，以及完善的档案管理系统。然而结合实践来看，这些环节距离预期的标准仍有很大的差距，由于管理人员技术能力的有限，当其中一个环节出现操作失误的现象时，很有可能导致整个管理过程的失败，这也是档案馆档案利用效率低的原因。此外，部分管理人员在进行信息录入之时，对信息的审查不够仔细，所以也容易导致档案信息的录入出现遗漏和错误，给后期的利用过程埋下隐患。

关于档案馆档案利用，主要呈现出如下两方面的问题。第一，利用主体有政治化的倾向，可以发现，对档案馆档案进行查阅的主体基本都是政府部门，很少有其他领域的人员和普通群众查询档案馆的档案，之所以呈现这样的局面，一方面是由于群众的档案意识淡薄；另一方面是档案馆的配合力度有限。因为在档案馆查询档案的过程，需要经过非常繁琐的审批程序，所以导致一些档案内容的开放度不足，而且档案馆的服务有待提升，难以对公民形成高效的检索指引，档案馆与大众之间的距离也会越来越远，群众很少参与到档案的利用过程之中。第二，档案用于爱国以及文化宣传的参与主体范围狭窄，除了上级的领导和学生群体，基本很少向其他人群开放，这也是档案馆宣传展览人数少的主要原因，难以与群众形成密切的接触和交流。

4.档案宣传力度不足，检查指导不全面

结合生活经验可知，在大众眼中，档案馆是一个隐秘的组织，档案资料是大众不可触及的信息。这也能体现出档案馆的档案宣传工作不到位，导致大众对于档案查询的程序以及档案知识的内容缺少足够的了解。其实在档案馆建设之中，很多产品也是具备娱乐消遣的功能的，然而由于部分档案馆不重视网站的建设，一些宣传工作也没有真正落实到人民群众之中，更不会利用多样化的媒体形式进行宣传，所以导致档案的公开和透明程度非常低，对档案事业的发展造成阻挠。当前档案馆的行政管理部门很少能够进入到基层单位进行业务的检查、指导以及培训，所以基层单位的业务能力也始终难以实现大幅度的提升，因此，上级行政管理部门也需要加大检查指导的力度，并且提高业务培训的频率。

5.档案政策中要加强人文关怀，且决策者对档案工作不够重视

不难发现，随着社会的全面进步，劳动力的福利待遇也实现了不同程度的升级，尤其是对身体损伤较大的工种，补贴补助也更加丰厚。但是档案工作者的健康权利保障需要加强，尤其基层的档案员，会长时间地与霉菌和粉尘进行接触，所以其心肺功能很容易受到损伤，但是档案工作相关的政策和制度，并没有体现出对基层工作人员足够的人文关怀。

此外，档案工作也没有受到部分决策领导层足够的重视，在各方面的投入也相对较少。比如，在当前一些档案馆的基层单位中，档案工作人力资源也呈现出一定的不足，一些员工也是身兼数职，任务量繁多，所以工作效率和工作质量都难以得到有效的保障。再加上信息化的设备稀少，而且也相对老旧，应用效率普遍不高，综合因素下，各地档案馆档案管理工作的效果也普遍一般。

三、档案馆档案管理工作水平的提升措施

1.更新档案管理观念

作为档案管理人员，也需要及时更新自身的思想观念，要充分借助网络信息技术的便利，了解新时代档案管理工作的特征以及发展趋势，从而反思工作实践中存在的问题，进而提出针对性的解决方法，以大众的需求为导向，提升服务质量。因此，在开展档案管理工作时，也需要充分结合广大群众的生活现状，因为很多档案内容就是大众生活的缩影。以泸溪县退休会计师蔡相钧的家庭档案为例，档案内容就包括水利、农社账本、农业和气象记录等多方面的信息，这些档案资源对于了解泸溪县田间民俗风情具有重要的作用。泸溪县档案馆想要通过档案管理工作还原一个完整的泸溪县田间风情，就必须要做好分类保管，而在征收档案信息资源的过程中，还需要对深入到每家每户之中，这些工作都在档案管理的职能范畴之内[3]。

2.科学界定管理责任，加强归档模式的合理性

精细化的档案管理，必须要保证各项管理工作都能够找到明确的责任人，而且对管理人员所分配到的任务还要足够平均，避免出现工作量差异过大的现象。而且随着网络信息技术的升级，档案馆的归档模式也需要得以优化，利用大数据对档案内容进行科学的归类和整理，推进档案馆档案管理工作的规划化和标准化。具体而言，需要涉及管理机制的完善，责任主体的界定，归档方法的升级，监理制度的健全，项目文件的整理等。在这些环节予以强化，这样才能真正提升档案馆档案管理工作水平。

3.加强档案文化的宣传与建设

档案是人类文明和历史的浓缩，档案文化主要包括两个层面的含义。一是狭义层面的档案文化，其更有历史性的特征，人类的历史以档案的形式得以记录；二是广义层面的档案文化，就是指通过对档案进行管理，形成的事业层面的文化。结合我国当前档案馆档案管理工作的开展现状来看，普遍存在一种重数量而轻质量的现象，档案馆虽然收藏了大量的档案资料，但是档案资料的价值也很难予以保障，而且档案类型也比较单一，有些档案馆的档案内容基本都是集中在几个特定的领域。此外，档案馆的开放力度不足，到档案馆查阅档案的人数非常有限。因此，作为档案馆的行政管理部门，也需要重点加强档案文化的宣传和建设。首先，需要从法律层面予以宣传，让人们对于档案管理工作的认知更加全面，理解更加深刻。比如，可以采用发放宣传画册的方式，让大众学习档案工作的法律法规。其次，还要树立正面的典型，以市级或者县级为单位，组织各级的档案馆向典型档案馆学习档案管理工作，从而形成有效的激励。最后，加强档案知识培训，档案馆的行政管理部门需要为基层单位组织培训活动，为档案管理人员提供足够的技术指导。

4.利用信息技术，推进档案管理模式的升级

在传统的档案管理工作，对纸质档案进行人工的管理，也是最为普遍的工作模式。而随着社会的全面进步，很多网络信息技术都可以应用于档案管理工作中，这对于档案馆档案管理事业的发展也是一次重要的契机。作为档案管理人员，也需要革新观念，学习更多新型的档案管理信息手段，改变传统的纸质档案形式，用电子档案予以替代，并且还需推进档案查询的网络化服务进程，从而提升管理质量和效率。具体而言，可以从如下几方面着手建设。一是建立档案数据库，依托于计算机设备，利用微机系统，从而实现档案材料的信息化扫描、录入和储存；二是提供信息检索服务，在档案室之中装设计算机设备，并且构建档案检索工具，进而为查阅者提供更好的服务体验，推进档案的数字化进程[4]。

5.重视档案管理培训，强化管理人员专业水平

影响档案管理工作质量的决定性因素就包括管理人员的专业水平，进入网络信息时代，很多网络信息技术也广泛应用于档案馆的档案管理工作之中。但是由于管理人员自身理论水平和技术能力的限制，对于很多新型技术也是一知半解，而且也缺乏主动学习的意愿。因此，强化管理人员的专业水平，必须要加强培训工作的开展。具体可以从如下两方面进行。第一，强化继续教育，提高管理人员管理水平。当前档案设备更加现代化，档案的种类还有载体更加多样化，管理人员的管理方法也需不断改革，也就需对管理人员定期培训，做好继续教育，让档案管理人员掌握现代设备的操作能力，掌握档案信息收集方法。第二，健全培训良性运行机制。培训良性运行制度为档案管理人员教育培训开展的保证。芦溪县档案馆建立了包括登记、统计、评估为一体的完善的继续教育管理制度，每年定期督查档案管理人员进行继续教育。且针对继续教育建立了相应的激励约束机制，管理人员上岗之前及轮岗之后都需进行相应岗位培训，让档案管理人员能主动参加管理培训，不断提高自身的专业技术及业务水平。

结语

结合我国档案馆档案管理工作现状可以发现，目前仍然存在多方面的问题。一是管理理念落后；二是档案征集不严谨，资源建设偏科；三是档案信息化程度低，利用途径单调；四是档案宣传力度不足，检查指导不全面；五是档案政策中要加强人文关怀，且决策者对档案工作不够重视。因此，档案馆也需要持续优化档案管理体系，进而实现档案管理工作水平的提升。具体可以从如下几方面予以切入：一是更新档案管理观念；二是科学界定管理责任，加强归档模式的合理性；三是加强档案文化的宣传与建设；四是利用信息技术，推进档案管理模式的升级；五是重视档案管理培训，强化管理人员专业水平。