事业单位档案管理中存在的问题及对策分析

杜 寒

（铁岭日报社，辽宁 铁岭 112000）

引言

在事业单位之中，很多民众的信息以及科教文卫的资料数据都以档案的形式得以储存，这些信息也是相关部门开展工作的主要依据。所以，事业单位的档案管理水平也会影响到民生工作的开展效率和质量。我国当前事业单位的档案管理信息化程度较低，而且管理人员的理念也相对落后，所以呈现出的管理效果并不好。因此，对事业单位档案管理存在的问题进行分析，并提出解决对策也更有现实意义。

一、基本概念概述

1.档案管理

档案管理是我国档案事业不可或缺的环节，当前，我国档案管理工作的内容众多，如档案的收集、整理、鉴定、保存、编目、检索、统计以及编辑等，都在档案管理的范畴之内。档案的价值体现在为相关部门的工作开展提供基础的信息和资料，但是在事业单位这样具有一种公共性质的部门之中，所搜集到的档案信息资料的规模则非常庞大，而且质量也是良莠不齐，所以档案也会显得非常杂乱，而档案管理就是对档案进行梳理和归类的过程。档案管理水平越高，档案的系统性也就更强，利用效率也就越快，也就更能够满足社会所需。随着社会的全面进步，档案管理也呈现出智能化和数字化的趋势，传统档案管理工作基本都是手工管理，而进入到网络信息时代，计算机管理模式也广泛应用于实践之中。因此，档案管理的独立性、复杂性、科学性、智能性以及开放性也势必会越来越强[1]。

2.事业单位档案管理的内涵

相比于其他领域的档案管理，事业档案管理工作的服务性和政治性特征更强。档案管理不是档案形成以及利用的工作，而是档案管理机构对于历史文件的整理和保管。在事业单位之中，档案管理系统与单位的整个管理系统都有密切的关联，它不是独立存在的，这也是事业单位档案管理与其他领域的档案管理工作的区别。

3.事业单位档案管理的特征

3.1 公共性。与一般企业和单位不同的是，事业单位所产生的产品具有明显的公共性质。所以事业单位的档案管理，所涉及的档案内容也都属于公共事业的范畴，比如科学、文化、教育、卫生等关系民生的资料。

3.2 服务性。公共事业都是具有服务性的，科教文卫事业的本质就是服务于民的，所以在事业单位的档案管理之中，所涉及的档案内容也都是为民众提供服务的资料的数据，所以服务性也是事业单位档案管理的重要特征。

3.3 非营利性。政府是事业单位最为主要的经费来源，只有少部分的经费则来自社会组织。从经费来源的角度来看，事业单位就不属于市场交易的范畴，而且档案也不是商品，所以档案管理也不具有营利性的特征。

3.4 机密性。事业单位中的档案信息涉及很多机密组织，无论是科教文卫还是军事领域，都与国家安全和民生息息相关。因此，在开展事业单位档案管理工作的过程中，也必须要遵循机密性的原则，一旦档案资源泄漏，所造成的的损失也是不可想象的。

4.事业单位档案管理的功能和作用

之所以要开展档案建设工作，就是为了方便相关部门的利用，从而提升工作效率。档案作为一种信息资源，可以作为单位发展的凭证，也可以体现出社会的文明进程。而由于事业单位的公共性特征，档案管理工作的价值和作用也更加突出，对于社会公共事业的发展具有重要的推进作用。此外，事业单位的档案管理水平也可以作为衡量事业单位整体工作水平的指标，而且档案工作做好了，也代表着可以对过去工作的记录更加完整，而对于后续工作的开展也可以提供有力的支持[2]。

二、我国事业单位档案管理中存在的普遍性问题

1.管理观念落后，管理制度不完善

随着社会的全面进步，公共服务理论也得到了完善和升级。比如，在新公共服务理论之中，就明确指出公共组织最为根本的目标就是维护公民的公共利益。而事业单位这样的公共性组织，所开展的工作几乎都是面向民众的，所以所涉及的档案也是与公民的利益息息相关。基于这样的原因，事业单位档案管理制度也需要充分体现出公民的意愿。然而，以我国部分事业单位档案管理的制度现状来看，无论在制定过程还是在实施过程，都像是单位内部的事，民众根本就没有参与的机会，这也能够体现出我国部分事业单位档案管理制度观念的落后和陈旧。此外，一些事业单位对档案管理的认知相对浅显，从内心深处就没有对档案管理工作的价值形成足够的认同，所以对于管理制度的建设并不重视，再加上事业单位的档案管理工作无法直接产生效益，因此，从决策管理层到一线工作人员，在开展档案管理相关工作的过程中，有些会表现出一定的懈怠情绪，部分管理层不重视监督指导，部分工作人员的工作态度消极，那么档案管理质量势必难以得到保证，很多管理制度也无法得以落实。

2.档案工作人员专业性不足

在我国的公共事业体制中，事业单位一直都有“铁饭碗”之称，很多事业单位重点员工从入职开始就已经在一个岗位上待了几十年，僵化的体制也导致工作人员安于现状，当前我国事业单位的员工也呈现出老龄化的特征，并且对于新型技术的接受能力也较差，专业性有待提升。以事业单位档案管理人员为例，在网络信息的时代背景下，计算机也广泛应用于档案管理工作之中，所以也涉及很多网络技术和编程技术等。但是，由于我国部分事业单位档案管理人员结构的不平衡，一些员工也缺乏对这些新型管理技术的了解，而且也没有主动学习的意愿，所以一些档案管理人员仍然按照传统、简单的管理模式进行，即使存在部分人员意识到新型管理手段的优势，但是由于能力的限制，也仅仅掌握一些简易的操作软件和技术，并没有发挥出网络信息技术的最大价值。除了他们自身的原因，事业单位的部分行政部门也没有组织业务培训活动，导致一些档案管理人员并不具备胜任档案管理工作的技能和素质。

此外，通过部分档案管理工作人员专业性的问题也可以暴露出管理制度的缺陷，尤其在对档案管理人员的监督上，不仅力度有限，而且监管得到规范性也不足。这就导致档案管理人员受到的约束更小，而且也没有获取到有效的指导，在网络信息化的时代下，档案管理工作的形式多变，但是部分工作人员的业务能力却没有跟上，那么事业单位档案管理的效果势必难以达到预期的标准。

3.档案资源利用率低

档案的核心价值就是供人利用的，事业单位的档案由于会涉及一些机密性的信息以及民生资料，所以利用价值也会更高。然而，对于我国部分事业单位的档案资源而言，利用率普遍较低，其中在如下几方面就可以得到体现。第一，随着网络信息技术的逐渐升级，档案的形式和内容更新更快，所以也产生了很多新型的档案资源，以事业单位的档案资源为例，相比于其他领域的档案，其档案信息量也更大，而且也更加纷乱，所以检索难度也更大，这样的背景下，很多人也会应用到网页进行查找资源，因此，档案资源就被替代，利用价值也会随之降低。第二，以我国档案管理技术的发展水平来看，当前还无法实现一对多的档案提供服务，换言之，若是有人申请查看事业单位的档案，那么当为该用户提供服务时，是不能够为其他人查询档案的，所以一对一的档案服务形式下，档案资源的利用效率也非常低下，不利于档案管理工作的开展。

在事业单位之中，之所以要开展档案管理工作，最初的目标就是为了实现档案的精准分类以及汇总，从而为需要的人群提供更加精细化的服务。随着社会的全面进步，在网络信息技术的支持下，档案管理工作模式也得到了更新和完善。但是从事业单位档案管理实践中可以发现，基于多方面的原因，档案资源的利用率并不高，所以也无法提升服务质量，与新公共服务理论相背离。

4.资金投入不足

对事业单位档案管理进行建设，也需要耗费大量的资金，尤其在如今的网络信息社会，为了让人们的公共性服务需求得到更大的满足，在事业单位档案管理建设中，也需要引用更多的高端电子和通信设备，而这些设备通常也都是非常昂贵的，以目前我国事业单位在档案管理建设中的投入来看，还无法满足投资需求。首先，从我国事业单位的资金来源上看，政府财政则是最为主要的主体，只有一小部分是由社会组织提供。可以发现，事业单位的资金来源渠道非常狭窄，这些资金仅仅可以满足事业单位的薪资待遇支出，其他领域则很少涉及。而且对于地方政府而言，更愿意将资金投入到可以提升地方经济水平的环节之中，或者是直接关系到社会生产生活的项目内容，而档案管理工作具有一定的行政性质，尤其是事业单位的档案管理，还无法直接获取到效益，综合因素之下，也导致政府和事业单位都不愿在档案管理建设中投入过多的资金，所以事业单位档案管理工作的开展也缺乏保障和动力。

三、事业单位档案管理的优化策略

1.引导公民监督档案管理制度建设

不同于一般性单位的档案资料，事业单位的档案内容与公民的个人信息以及国家的公共事业资料息息相关，甚至很多内容还会关系到个人隐私和国家机密，所以整体上来看，事业单位的档案资料内容更多也更加杂乱，这也导致档案管理工作的难度更大，作为管理人员，必须要拿出更加认真的态度完成档案管理的程序。然而由于当前我国事业单位的档案管理工作机制仍然具有封闭性的特征，就以档案管理制度的建设工作来看，事业单位基本不会与公民形成有效的沟通，公民的意见无法吸取和借鉴，对于工作人员的工作效果也无法予以客观的评价。工作人员长期受不到有力的约束，久而久之自然也就产生懈怠的心理，所以档案管理建设也相对不力。因此，作为事业单位，在进行档案管理建设工作时，也需要充分发挥公民的监督力量，广泛吸取公民的意见，进而完善监督机制。首先，就要从档案管理制度建设进行切入，在强化内部监督的同时，也要引导公民进行外部监督。加强内部监督需要进行监督队伍的构建，并且规范监督内容和标准。而加强外部监督，事业单位需要对公民进行档案管理的宣传，要先让公民了解事业单位档案管理的内涵和特征，这样公民才能根据事业单位档案管理的水平做出客观的评价，进而督促事业单位开展高质量和高效率的档案管理工作[3]。

2.提升档案管理人员的专业素质

事业单位档案管理工作的执行者仍然是档案管理人员，虽然越来越多的网络信息技术应用于档案管理工作之中，但是我国当前档案管理工作的信息化程度仍然相对较低，而且形成了更加高端的管理技术，具体的使用过程仍然由档案管理人员来完成。因此，提升档案管理人员的专业素质也是优化事业单位档案管理工作的核心环节。具体而言，可以从如下三方面进行展开。第一，要注重优质人才的引进，在招聘阶段，要重视资质审核，根据档案工作的发展趋势优先选择信息化的管理人才，通过提升福利待遇来提高对高素质人才的吸引力。第二，加强现有人员的培训，从理论和实践层面来强化档案管理人员的综合素质。第三，加大考核力度，根据档案管理人员的综合表现进行评分，并依据评分进行不同程度的奖惩，从而对档案管理人员形成有效的激励，需要注意的是，要在考核之前就要明确考评标准，确保考核工作的客观性和公正性。

3.提升档案资源的利用率

从技术手段来完成档案管理的升级，从而让档案资源的利用率得以提升。当然，首先需要明确事业单位档案管理是以公共利益为目标的工作性质，在此基础上再进行技术的针对性升级。比如，加强档案管理的互动性，让员工参与到档案建设中来，加强档案管理的数字化和自动化，进而实现档案资源利用效率提升的目的。

4.加大资金投入

事业单位档案管理应当与国家财政部门积极协商，获得国家的财政补助，通过建立档案建设专项基金的方式，推动档案信息化建设的发展。多渠道筹集资金的方式主要集中在以下几个方面。一是地方政府部门为了获得档案管理方面的财政拨款，应该首先从自身方面加强对事业单位档案管理建设的重视，使该项目的建设工作成为主要项目，那么上级部门会比较容易通过财政审批，并给予其他物质方面的支持。二是应该广泛动员社会各界的了力量，因为档案关系到每个公民的信息，因此，政府可以动员当地较大规模企业以及个人的力量，鼓励企业或者是个人为信息化建设共享本企业或者是个人的力量[4]。

结语

首先，本文介绍了事业单位档案管理涉及的一些基本概念，包括档案管理的概念和内容、事业单位档案管理的内涵、事业单位档案管理的特征以及事业单位档案管理的功能和作用。其次，又对我国事业单位档案管理中存在的普遍性问题展开分析，发现我国事业单位档案管理的观念落后，管理制度不完善，同时档案工作人员专业性不足，档案资源利用率低，以及资金渠道狭窄，资金投入不足等。针对这些普遍性的问题，本文也提出了我国事业单位档案管理的优化策略，如下。一是引导公民监督档案管理制度建设；二是提升档案管理人员的专业素质；三是提升档案资源的利用率；四是拓宽资金渠道，加大资金投入。通过本文的研究，希望可为我国事业单位的档案管理事业的发展提供一些参考经验。