卫生事业单位档案管理信息化建设路径

方 立

（天津市卫生健康委员会综合服务中心，天津 300074）

引言

近年来，突发公共卫生事件频发，卫生事业单位遵照各职能，承担着应急突发公共卫生事件的管理工作，在运行的过程中，会产生较多的档案信息，若是仍采用传统人工的方式进行档案管理，会出现信息丢失或者遗漏的情况，无法为单位后续的发展提供全面、真实的档案支持。信息化档案管理工作的开展，能够弥补人工档案管理中存在的不足，同时可以提升档案收集、处理与应用效果，对卫生事业单位的建设与发展具有促进作用。如何实现信息化档案管理呢？本文就此进行分析。

一、卫生事业单位档案管理信息化建设的重要性

对于卫生事业单位的运行来讲，档案管理工作非常重要，涵盖单位内部的人事、管理体制的改革、单位的发展历程、突发公共卫生事件专项工作等内容，对卫生事业单位未来的改革、管理理念的创新发展具有重要作用。信息化档案管理工作的开展，体现出信息技术的优势，转变档案信息的收集、处理与保存方式，提升档案的管理效果。信息化档案管理工作建设的重要性，主要体现在以下方面。

1.减轻档案管理工作难度

信息技术与档案管理工作的结合，充分地体现出科技的强大与优势，工作人员只需要操作计算机即可，不需要重复档案信息收集、分类、保存等工作，减轻档案管理工作压力。以往人工档案管理工作中，需要管理人员与单位中的各个部门进行沟通，以了解各部门产生的档案信息，并根据信息的不同进行分类与处理。纸质档案保存的过程中，会因为自然环境、人为因素，影响档案的完整性，无法保证档案管理工作效果，带给档案管理人员较大的压力。而信息化档案管理工作的开展，则可以避免纸质档案保存出现的信息丢失、被人为破坏的问题，同时可以减轻信息收集的压力。工作人员可以建立网络系统平台，利用信息技术收集档案信息，并将档案信息以数字化的方式保存起来，实现档案资源信息化收集、储存与备份。

2.提升档案管理工作效果

信息化档案管理工作的开展，提升档案管理工作效果，为后续档案信息的运用提供技术支持。卫生事业单位运行的过程中，可以利用信息技术建立档案管理系统，利用档案管理系统收集、保存相关的信息，以此实现单位内部各个部门档案信息的共享。与传统人工档案管理模式相比，信息技术手段的运用，转变以往的工作模式，档案管理人员可以根据档案管理的需求，对信息化档案管理模式进行创新，以此提升单位内部的档案管理效果，为卫生事业单位的建设发展打下坚实的基础[1]。

3.营造良好的卫生事业单位形象

卫生事业单位与普通的企业有很大的不同，具有公益性的特点，开设的目的是为人民群众提供基础服务，满足群众的需求。信息化档案管理工作的实施，可以为人民群众提供良好的服务，使人民群众在解决问题的过程中获得良好的服务体验，从而提升卫生事业单位的良好形象。在实际工作中，加强信息技术的运用，利用此创新档案管理工作模式，提升档案管理工作效果，促使卫生事业单位更好的发展。

二、卫生事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

1.信息技术应用程度不高

在卫生事业单位档案管理工作中，可以发现信息技术的应用程度并不高，没有完全运用在档案管理工作中。造成信息技术应用程度不高的原因，就是部分工作人员缺乏信息技术应用意识，对信息技术的认识上存在一些偏差，没有意识到信息技术与档案管理工作结合的必要性与信息化档案管理工作开展的意义。在当前卫生事业单位管理工作中，仍采用传统纸质档案管理方式与手工的方式进行档案管理，将所有的档案信息以纸质的方式保存起来。这种工作方式虽然完成档案信息的收集与管理，但是后续在保存与使用的过程中存在一些问题，无法为卫生事业单位建设发展提供便利。档案管理信息化建设已经是档案事业发展的必然方向，这一问题需要得到档案管理人员的注意，并在原有的基础上进行创新，展示信息技术的应用价值与优势[2]。

2.重视程度有待提升

在卫生事业单位运行的过程中，单位的部分管理人员对档案管理工作的重视程度较低，没有对档案管理工作进行创新，影响信息化建设与发展。在卫生事业单位运行的过程中，部分管理者比较重视业务的开展与经济的建设，很少将注意力放在档案信息化建设中，认为这一工作对单位的经济建设不会产生过多的影响。实际上并非如此，档案管理是卫生事业单位重要组成部分，档案中的人事、管理、突发公共卫生事件专项工作等方面的信息，直接关系到单位的正常运行。若是这一问题得不到管理者的重视，那么会对卫生事业单位未来的建设与发挥产生巨大的影响。

3.档案管理人员的信息技术能力有待提升

在档案信息化建设中，档案管理人员的信息技术操作能力，是档案管理工作顺利实施的前提。若是工作人员不具备信息操作能力或者专业素质，会对档案管理信息化发展产生消极的影响。通过对事业单位档案管理工作人员岗位工作情况的分析，发现部分人员仅仅会简单的计算机操作，无法为档案管理信息化发展提供技术手段的支持。这一问题的出现，局限了信息化档案管理工作的开展，影响事业单位信息化建设。在卫生事业单位运行发展的过程中，结合档案管理信息化建设的需求，对工作人员进行技能、技术的培训，提升工作人员的专业素质，促使档案管理工作顺利进行。

4.档案信息化平台建设问题

档案信息平台的建设，具有推动档案管理信息化发展的作用，是非常重要的一项工作。在实际工作中，需要根据卫生事业单位的运行特点，建立符合实际的档案管理平台，利用此进行档案信息的收集、处理与分析工作[3]。但是通过对当前卫生事业单位档案信息平台建设情况的分析，发现一些不足，具体表现为以下几点。第一，档案信息平台更新速度比较缓慢。虽然卫生事业单位建设档案信息平台，但是并没有结合时代的发展、卫生事业单位的运行需求，对信息平台进行更新，丰富档案信息平台的功能。这一情况的出现，影响卫生事业单位档案信息化发展，无法真正地为卫生事业单位的发展提供支持。第二，信息化平台在应用过程中出现形式化、表面化的情况。部分档案信息并没有录入信息平台中，而是以纸质的方式进行保存，无法保证档案信息保存质量与应用的效果。

三、卫生事业单位信息化档案管理建设的途径

1.明确档案信息化建设的重要性

在卫生事业单位运行的过程中，需要转变管理人员的思想观念，使其意识到档案信息化建设的重要性，并主动参与档案信息化建设中，为卫生事业单位各项工作开展打下坚实的基础。若想提升卫生事业单位档案信息化建设效果，可以从以下两个方面入手。第一，对卫生事业单位的领导人员进行基础知识培养，使领导人员意识到档案信息化建设工作的重要性，提升对这一工作的关注。领导人员在卫生事业单位中具有较大的影响力，是落实信息化档案管理工作，提升档案工作的重要媒介。若是单位的领导人员对信息化档案管理存在片面的认识，则会影响后续工作的实施。因此，需要对单位的领导人员进行基础知识培训，使其真正的了解档案信息化建设内容，为后续档案管理与信息技术的结合做好铺垫。第二，将档案管理的重要性以多种不同的途径、媒介呈现出来，使卫生事业单位的管理人员与领导者认识到这一工作实施价值，并主动带头进行档案的信息化建设，落实相关的政策。此外，在宣传活动中，可以将国家的政策要求体现出来，借此引起卫生事业单位管理者的重视，并在日常工作中积极落实。通过多种不同的方式，提升卫生事业单位对信息化档案建设的重视，主动采取相关的措施，提升档案建设与管理工作效果，为卫生事业单位发展提供内在支持。

2.完善管理制度，强化信息技术应用效果

在卫生事业单位管理工作中，为了实现信息技术与档案管理工作的有机融合，可以通过健全管理制度的方式实现档案管理信息化，为卫生事业单位信息化建设与发展提供制度支持。

首先，立足卫生事业单位的实际运行情况，对管理制度进行完善与创新。档案管理工作与单位内部的职能部门有着密切的关系，需要各个部门、各个岗位工作人员的积极配合，才能保证信息化档案管理工作建设的效果。实际工作中，对各个部门、岗位人员的责任、工作内容以文字的方式体现出来，使工作人员对自身的岗位工作形成正确的认识，并积极配合档案管理人员做好档案信息的收集工作。

其次，建立绩效考核制度，将档案信息化管理工作的开展情况，与档案管理人员的绩效考核结合在一起，以此激发档案管理人员工作积极性，使其全身心参与信息化档案的建设中，为档案的信息化发展贡献一份力量[4]。在绩效考核制度基础上，建设奖惩制度，围绕信息化档案管理工作效果、工作人员态度入手，对表现好的工作人员进行多方面的奖励，对表现不好的员工则给予一定程度的惩罚，利用此提升档案信息化建设与发展的动力。

最后，制定信息化系统的维护与管理制度。要求技术人员做好信息技术的维护与管理工作，定期检查信息设备与技术，做好系统的更新与完善，以此保证数字化档案管理工作开展的效果。信息技术设备的维护与维修工作非常重要，是保证信息系统不被不法分子侵害，保证档案信息安全的重要举措。通过管理制度的建设，可以提升信息技术人员的自觉意识与责任意识，能够促使此项工作有序的实施。

利用多种不同的管理制度，促使信息技术与档案管理工作的结合，为信息化档案管理工作开展提供制度保障，使档案管理人员与技术人员更加积极地参与信息化档案建设中，为卫生事业单位健康发展打下坚实、牢固的基础。

3.提升档案管理人员素质，促使信息化建设

在档案管理信息化建设中，工作人员的业务素质，职业能力，是推动档案信息化建设发展的有效途径，也是优化卫生事业单位管理工作模式的重要举措。实际工作中，可以根据原有档案管理人员的情况，采取以下措施。

第一，提升档案管理人员的信息技术操作能力，使其掌握信息技术的使用方法与操作技巧，在岗位工作中灵活运用该技术开展工作。部分档案管理人员虽然具备简单的计算机操作方法，但是无法灵活运用档案信息平台进行档案管理[5]。通过专业的培训活动，可以强化档案管理人员的职业素养与专业能力，使其掌握信息技术操作能力，为信息化档案管理工作开展提供技术支持。

第二，提升档案管理人员的思想意识，使其树立信息化工作意识。档案管理工作中，工作人员需要投入较多的时间与精力，保证档案管理工作实施的有效性。部分工作人员因为复杂的工作内容，会对信息化档案管理产生抵触心理，不愿意参与其中。针对这一问题，可以进行思想政治教育工作，将信息化档案管理与传统人工档案管理工作模式进行对比，使档案管理人员意识到信息技术应用的价值与优势，转变消极的工作态度，主动参与其中，提升档案管理工作有效性。

第三，加强信息技术交流，提升工作人员的专业能力。在信息化档案管理工作中，可以组织技术人员与档案管理人员进行互动，就信息化档案管理中存在的问题进行沟通，由技术人员答疑，解决档案管理人员工作中存在问题，提升信息化档案管理工作效果。

4.构建信息化管理平台，提升档案管理工作质量

卫生事业单位信息化档案管理工作中，需要建立一个与单位档案管理需求相符的平台，将此作为信息化档案管理工作开展的媒介。卫生事业单位中，可以自主研发档案管理平台，也可以引进市场上运用比较成熟的系统平台，利用此进行档案管理工作。如根据天津市卫健委发布的信息表明，截至2020年底，本市居民电子健康档案建档率达到80%，适龄儿童国家免疫规划疫苗接种率达到95%以上，0至6岁儿童健康管理率达到90%以上。信息化档案管理工平台的建设，可以减轻相关单位档案管理人员的工作压力，同时能够保证信息收集的全面、准确与科学性[6]。

以档案综合管理系统为例，该系统集计算机技术、网络技术、大量影像数据管理技术、全文检索技术、安全控制技术于一体。建立大量的影像数据库、电子目录库、全文信息库，以档案的目录信息、电子影像信息、电子文件信息、全文信息为管理内容，实现数据采集、实体管理、安全管理、安全控制、日志管理等诸多功能。完成从档案接收、数字化加工、电子文件归档、整理编目、信息发布、档案利用、库房管理、档案移交等全过程计算机管理系统。在档案管理工作中，可以直接引进该系统，对相关的档案信息进行数字化处理，了解单位内部各个环节工作情况，为卫生事业单位的管理创新、人事调动等工作的实施提供便利。

结语

总而言之，在卫生事业单位运行的过程中，档案管理信息化建设提升卫生事业单位各项工作开展效果，优化管理模式与管理效率。实际工作中，利用基础知识培训与宣传活动，提升单位领导人员对该工作的重视，利用科学的管理制度，规范档案管理人员的行为举止，保证信息技术与档案管理融合效果。构建专业的信息化档案管理人员队伍，提升工作人员的职业素质与信息技术操作能力，使其在档案信息平台工作中，积累更多的经验与方法，以此提升档案管理工作效果，促使卫生事业单位信息化建设。