新时代做好人事档案收集整理工作的重要性与策略研究

丁 霖

（山东省淄博市第一医院，山东 淄博 255200）

新时代随着互联网+与新媒体技术的快速发展，人事档案收集管理工作面临着巨大的挑战，传统的人事档案收集管理方法已经不能适应当前的社会发展趋势，进而带出一系列的人事档案收集管理问题。因此，在互联网+与新媒体背景下创新人事档案收集管理方法，已经成为当下最为主要的话题之一。要想彻底创新人事档案收集管理方法，就需要人事档案收集管理在其自身基础上搭建一定的自动化管理平台，并引领人事档案收集管理朝着电子化方向前进，进而实现档案的有效管理。

一、新时代人事档案收集管理特征

1.人事档案收集管理数据化转变

往往相关工作人员在进行人事档案收集管理工作的时候，会面临十分庞大以及复杂的工作量，并且其最为主要的工作便是利用互联网技术将大量的纸质档案转变为电子档案，也就是需要在整理的过程中，将纸质档案完全转移到电脑内，并且要保障档案内容的准确性。但从人事档案收集管理的实际情况来看，档案数据资料的增加速度和从事人事档案收集管理工作的工作人员完全不成正比，也就是会有大量的档案得不到及时的归纳。因此，直接导致了现有人事档案收集管理工作人员的工作压力极大[1]。

2.大幅度提高档案资源利用率

在互联网+与新媒体时代下实现了档案的信息化管理，但更多的是借助与之有关的信息技术对档案进行整理归纳。在资源共享的时代背景下，档案资源的利用率便会随着社会的发展程度不断提升，进而避免了在工作的过程中出现重复劳动的情况。从一定意义上来说，这种管理模式为人事档案收集管理工作的可持续发展奠定了良好的基础。

3.档案信息化管理需要不断更新

互联网+以及新媒体都是发展速度极快的社会产物，因此，档案的管理应当与时俱进地不断发展。这也就向我们提出了更好的要求，不仅要通过技术手段实现持续的创新与发展，更是需要根据实际情况制定特殊的发展方案。因此，在互联网+与新媒体的背景下，应当为人事档案收集管理提供重要的法律保障，加强有关工作人员的业务技能，以此适应社会的发展[2]。

二、新时代人事档案收集管理的重要性

1.促进人事档案收集管理的现代化建设

在当前阶段，信息技术已经得到了相当广泛的运用，因此，单位为了能够满足时代发展的潮流也开始加强对信息化的建设，这就使得信息技术在人事档案收集管理工作中得到了相当广泛的运用，进而使得单位人事档案收集管理的相关工作朝着现代化以及数字化的方向发展。此外，在人事档案收集管理的相关工作当中应用了信息化技术之后，在很大程度上促进了现代化进程的发展，更好地促进了单位信息化的建设，使得人事档案收集管理工作具有更高的水平。

2.有效地提升人事档案收集管理的水平

一般来说，信息化具有比较高的复杂性以及综合性，其往往有着很多种对信息进行储存的介质，它与传统的人事档案收集管理工作不同，它能够更好地储存信息。此外，在对档案进行管理的过程中，借助计算机无形的空间对大量的数据信息进行储存能够节省大量的人力以及物力，有效地提升人事档案收集管理工作的效率。再者，运用信息化的相关技术能够帮助人事档案收集管理人员提升自身的工作效率，节约了过去对纸质材料进行翻阅而浪费的时间[3]。

3.充分发挥人事档案的积极作用

在过去人事档案收集管理工作没有运用信息化技术时，人事档案收集管理工作不仅需要注重存储档案资料还要注重对资料的保存。在信息化的相关技术得到了应用之后，人事档案收集管理的相关工作在性质方面已经发生了很大的变化，其逐渐朝着开发利用的方向发展。在人事档案收集管理工作开展的过程中，档案的管理人员运用信息化技术能够更加方便地对相关的档案信息进行提取，节约了管理时间，有效地提升了人事档案收集管理工作的效率，而且还使得档案的利用率更高。

三、新时代时代人事档案收集管理模式转变分析

1.人事档案收集管理理论体系的转变

在互联网+与新媒体时代下，数据信息的数量正在大幅度增加，从一定意义上来说，这也是互联网及新媒体不断发展的重要特征。在这个过程当中，大档案观理念属于一种较为新颖的人事档案收集管理理念，这个理念将人事档案收集管理工作进行了全新的定义，也涵盖了大部分数据的理论知识内容，可以使它直接用数据的形式呈现出社会生产以及人们生活当中的所有信息，并且具备一定的真实性以及有效性，可以更好地为人们提供服务[4]。

在当今互联网及新媒体不断发展的时代背景下，改变人事档案收集管理方式不仅仅是停留在服务层面，而是要求应当在相关领域内进行变革，在大服务观的理念引导之下，不仅可以为用户提供真实性极高的数据文件，还需要包含大量数据文件本身所隐含的信息。

2.档案信息资源体系转变

在传统的档案信息资源当中，通常是以馆藏数量来衡量信息资源的大小。例如，某个馆藏资源的数量会直接影响到某个企业人事档案收集管理部门的业绩好坏。但这样的做法很容易导致每个部门之间的人事档案收集管理形成各自为政的局面，而且还容易导致企业内的档案资源在使用过程当中产生一系列的障碍，进而降低档案本身的利用效率。在互联网+与新媒体时代下的档案资源主要是来自大数据平台以及各种信息平台，其中数据资源的收集与传统的人事档案收集管理模式相比会存在较为明显的差异性。在此过程当中，通过档案资源构建一个共享平台，可以加大各部门档案的利用频率，进而为客户提供最大的便利[5]。

3.档案安全保障体系转变

新时代人事档案收集管理在实际工作的过程当中是否可以实现数据化以及信息化的转变，是当今安全保障工作的重点问题。这不仅仅是因为档案的安全保障会直接影响到管理部门政府职能的底线，更是因为人事档案收集管理是职权行使的边界线。由于当今数据档案的数量正在急剧增加，在进行人事档案收集管理的过程当中，可以借助一些大数据或者是云平台的形式来实现档案业务办理，但网络被人们带来使用便利的同时，也会引发一系列的信息安全问题，这也使得档案信息的安全保障越来越凸显。

四、新时代基于互联网+与新媒体技术的人事档案收集管理方法

1.完善相关法律法规

为了保障可以在实际工作的过程当中，切实实现人事档案收集管理信息化这一进程，同时也是为了保障在进行人事档案收集管理信息化的过程当中可以有法可依，我国应当为此推出一系列与之相关的法律法规，例如《中华人民共和国档案法》等，这些都可以被当作展开人事档案收集管理工作的重要准则以及根本依据。应当对互联网+与新媒体时代下的人事档案收集管理工作有关的法律法规进行持续的完善，并且在完善的过程当中应当充分结合当今社会发展的新形势以及对人事档案收集管理的新要求，不断研发出更为恰当的制度内容，这样才可以在减少人事档案收集管理风险，同时可以使其符合时代发展的需求[6]。

除此之外，还应该在进行人事档案收集管理的过程当中，树立一定的严肃性，运用一定的大数据管理技能，针对各个行业以及业务提出政策性的建议，并且结合其实际背景推出相对应的规章制度，这样才可以引导人事档案收集管理朝着标准化的方向进行转变。

2.档案数据管理创新

在探究互联网+与新媒体下的人事档案收集管理的新方法的过程当中，应当对档案数据管理进行实时创新，进而实现服务多元化。在互联网+与新媒体时代背景下人事档案收集管理工作，应当从全新的角度对管理方法进行创新，并且要在现有的基础上大力提倡人事档案收集管理工作的个性化以及人性化服务理念。从具体的服务层面来说，相关工作人员应当在进行人事档案收集管理的过程当中，做好辨别以及分析工作，尽可能地使档案数据更为真实、更为全面、更为有效，并且应当在数据背后大力展开工作，应当根据不同的档案进行定性分析，并对启动其中的内容进行解释说明，同时借用大数据技术深入挖掘档案当中所存在的知识内容，并且借助一定的科学技术方法提高档案的使用率。在服务质量方面，相关工作人员应当进行精准的数据采集，从使用目的以及开发路径等方面对档案进行详细归类。

要实现人事档案收集管理的现代化建设就必然需要对档案进行科学的分类、同步的归档，这主要是指要将所有档案进行合理的分类，将同属于一类的档案归档在一起，这样也有利于档案的查阅，更加有利于档案的科学管理。比如，就可以在网络人事档案收集管理平台中划分专区，将行政类、学生类、科研类、文学类等进行划分。另外，单位可能还存在与网络档案相一致的纸质档案，这也应该一样地进行同步归档。

3.强化责任追究制度

在进行人事档案收集管理方法创新的过程当中，应当对责任追究制度进行强化，将责任落实到每一个人身上。在进行管理人事档案收集管理工作的过程当中最为核心的问题就是档案的安全，这就要求相关的人事档案收集管理部门，应当积极改善人事档案收集管理过程中的安全责任制度，并且需要在此基础上，建立起由上至下、由大至小的责任划分管理体系，大力完善档案安全的应急管理制度，并且应当定期提高档案。管理相关工作人员的安全防范意识，进而构建成较为完善的人事档案收集管理安全防控体系。除此之外，应当对人事档案收集管理过程当中可能遇到的安全风险进行防范预警，并且根据实际情况制定出相对应的治理措施，尽可能地减少人事档案收集管理风险的产生

4.培养工作人员的专业素质与管理能力

人事档案收集管理是一件十分重要的工作，它对单位的正常运行有着至关重要的作用，所以在人事档案收集管理的现代化建设中，要充分地保证工作人员的专业素质。这个方面有两个具体的途径，一是直接引进现代化人事档案收集管理的人员，这些人才本身就会具有良好的专业素质。二是对已有的员工进行培训，培养员工的专业素质。而员工专业素质的培养要体现在两个方面，一是人事档案收集管理的思维，只有使工作人员在思维上形成现代化管理的思想，才能够在人事档案收集管理现代化建设的过程中积极地开展档案现代化建设的工作。二是要对工作人员的实际能力进行培养，这样才能使得员工有能力进行人事档案收集管理的现代化建设。

在进行人事档案收集管理的过程，当中最为重要也最为简单的方法便是定期对相关工作人员进行人事档案收集管理培训。在传统的人事档案收集管理过程当中，许多企业会将人事档案收集管理工作分配给企业内部日常工作量不大的员工，但这些员工并没有人事档案收集管理的经验，进而很容易在进行人事档案收集管理的过程当中产生差错。当企业拥有专门的人事档案收集管理人员之后，应当对其进行定期的培训，以及人事档案收集管理工作审查，时刻保持其在人事档案收集管理工作方面的高度热情。除此之外，在选择人事档案收集管理工作人员的过程当中，企业领导应当避免企业内部员工利用裙带关系为家人介绍工作的现象，应当从就业市场当中选取真正合适的人事档案收集管理工作人员，为档案数据的安全提供一定保障。

5.加大信息资源的外部开发与网络服务体系

人事档案收集管理现代化建设工作中最重要的一环就档案的开发利用。对于档案的开发利用必须要加强对人事档案收集管理的信息化建设，利用各种网络技术和信息技术来将档案进行有效的分类和分层管理。另外，要将人事档案收集管理部门的优势发扬光大，将其部门的潜能充分地挖掘出来，对人事档案收集管理现代化建设成果进行大力的宣传，这样才能使得师生充分地认识到人事档案收集管理，才能使员工更好地利用人事档案收集管理系统，充分发挥档案资料的价值，使得人事档案收集管理现代化建设变得有意义。

在当下，人事档案收集管理的现代化建设更多地是依靠信息技术，主要是通过计算机等来实现档案资料的管理和整理以及传播、交流。所以应该更多地开发网络服务体系，比如Web服务体系。这样就能够使用户能够在这些服务体系中自主地完成档案资料的查阅和检索，有效地增加档案资源的利用。

结语

在互联网+多媒体背景下，人事档案收集管理工作应当更为谨慎，应当随着时代的变化而变化。在创新人事档案收集管理方法的过程中，各大企业应当以自身企业的实际情况为准，在不断实践的过程中选择最为合适的管理方法，积极探寻人事档案收集管理的有效路径，促进人事档案收集管理的长久发展。