浅谈档案信息化建设与工程档案管理

张宏伟 朱述泉

（1.滕州市行政审批中心，山东 枣庄 277500；2.滕州市工程建设服务中心，山东 枣庄 277500）

引言

档案信息化不单是我国档案管理改革的重要发展战略，同时更是我国信息工程化发展的必需。当今大数据时代背景下的社会是一个知识型和发展型社会，档案的管理也即将面临新的机遇以及新的挑战。档案信息化是社会发展的必要性，也是未来工作发展的必然趋势，新时期的档案建设管理就要立足于实践之中，不断完善档案信息化的服务水平，提高档案的工作能力，促进档案信息化的提升，推动我国档案事业的发展。

在当前的大数据时代背景下，有了云计算和数据库后，可通过计算机网络、行政记录、商业记录和互联网等方法，成为统计数据的重要来源及组成部分。在高性能时代背景下，传统档案的信息管理也将会成为必要的扭转之一。当今，数据信息技术的档案是动态、持续不断发展中的，互联网的系统安全保障也将以不断变化来适应不断变化的信息技术发展，加上科学的不断地冲击以及在过程之中不断的发展完善自身体系，各行各业的应用范围需求也不尽相同。虽然，在一定的程度上可能存在某些方面的局限弊端，但科学信息技术的发展是在不断地瞬息万变过程中，也只有在不断地冲击环境下，才能在电子信息化中未雨绸缪，维护利益，取得竞争。

一、档案信息化管理的重要性

企业发展中档案管理的作用是多方面的。据统计，目前我国各种单位在日常的工作中所产生的各类档案资料只有不到10%以档案的形式存放起来，而其余剩下的90%将会被作为无用的信息进行处理，这种状况无疑将是对信息的重大损失。由于传统形式的储存，档案的利用率不足10%，这种状况也无法满足对信息利用性的加强。随着计算机互联网技术的普及以及人们对资料利用的意识的增强，档案信息电子化的需求将会成为社会各界关注的焦点[1]。

1.档案信息化给档案资料收集提供便捷

大数据时代背景下，运用云计算大数据技术，将数据收集，交互，随后进行处理应用集成在一起，实现专业数据的全部网络传输、汇总、确认、存储、利用数据的资源共享，数据挖掘分析等功能。这样可以提高数据的质量，也增强统计档案数据管理的准确性、客观性、真实性。大数据的普及给档案管理带来客观的便利性，统计档案数据将会更加便利，档案信息程度上极大提高，档案工作管理人员的工作量大大降低。有效提高档案数据的质量和工作效率，使档案工作管理更畅通便利[2]。

2.档案资料信息发挥作用

第一，加强了管理使得各项工作更加简单化，规范化和实用化。第二，提供安全、及时、准确、全面的信息服务。第三，实时浏览。第四，良好的安全性。第五，通过信息安全控制，使具有合法身份的用户才能使用登录新系统。

3.改善企业的经营

文件管理本身是企业管理的重要内容之一。文件管理能否顺利进行，取决于企业整体的管理水平。另外，通过归档管理的发展，企业的经营会出现各种各样的问题。这些问题整理后会交给企业决策者。企业为实现企业管理水平的提高，可以集中解决这些问题。

4.档案管理提高企业的经济效率

通过适当地进行文件管理，提高企业的经济效率。对于企业来说，运用档案管理的主要目的是获得效率，经济效率好意味着运用和管理的水平高。通过妥善归档管理，可以将企业拥有的知识资产转换成真正的生产力，有助于企业获得更多利益，提高企业的经济效率。

5.档案管理有助于提高企业决策水平

当前大数据背景下竞争环境更复杂，决策更困难。基于这样的状况，通过合理的文件管理工作开展，可以为商务决策提供各种各样的信息支持。特别是为了提供有关过去的商务管理的信息，可以有效改善商业决策的科学性质，回避决策的风险[3]。

二、工程档案管理概述

1.工程档案管理的主要内容

工程档案管理主要管理工程建设前，建设中和建设后期形成的文件，这些文件包括工程施工文件，监管文件以及竣工文件。这些文件包含在工程建设的各个环节，由于工程建设的数量巨大，项目繁多，因此在数据整理、数据分析、数据收集、数据存储等环节都存在极大困难。工程的档案管理，是对工程建设的整体文件资料进行相应的整理管理。执行建设工程档案管理，也就是项目归档能真正完整记录项目实体的相关内容，与实体的构建同步生成，覆盖整个项目构建过程。作为最原始的工程数据，档案管理具有重要的价值。作为文件管理人员，需要依靠先进的技术和管理方法来执行一系列的管理活动，确保项目文件能真正、完整、系统地收集、分析、保存、处理和利用。

2.工程档案管理的重要性

工程档案管理，是对工程的全部档案进行相应的管理，对于工程建设的数据，信息和内容进行整理采集而得到的准确数据。在工程建设过程中，即是工程建设的参考，也是工程建设的记录，有效地保证工程建设的质量和准确。在工程管理业务中，基于这些数据整理周边的业务，科学实施城市计划、建设的重要基础城市防灾、救援工程。从建设行业发展的角度来看，加强归档管理积累丰富的建设经验，为后续项目的建设提供了科学指导，指出建设技术的发展方向和行业。因此，建设工程学档案管理的发展不仅具有实用价值，而且还具有学术价值，可以给经济和社会带来巨大利益，为社会的发展作出贡献。

三、工程档案信息化管理存在的问题

1.对档案管理不重视

做过资料管理的人都知道，施工过程中不重视资料管理，后期会存在多少问题，但即便是这样，还是有一些领导对施工过程中的档案管理不重视，对档案的建设和管理作用认识不足，因而存在部分单位没有完善的档案管理制度、档案资料管理人员变动频繁，未及时随着项目进度而进行相应的档案材料编制与收集。领导在整个项目的建设中，都把重心都放在现场施工上，为了赶工期，忽视资料管理。在施工完成后，由于内业资料不完整达不到验收条件，后续补资料工作量大，准确性和真实性得不到保障，找监理、业主签字困难，造成工程验收滞后。在这过程中很容易造成档案的丢失，损坏以及文件不完整的情况，对后续档案移交也会产生很大的影响。

2.管理资料水平低

由于工程投资大、工作面分散，涉及专业多、工期紧、任务重，为了赶工期，技术员、质检员、施工员无分工，哪里需要顶哪里。由于档案收集人员多为兼任，工作精力有限，又没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管理档案的要求、资料的收集、整理都不太了解，资料收集意识比较弱。这就会出现很多问题，例如，很重要的资料丢失，后续补资料的真实性得不到保障；上报方案出现多个版本；文件编号不统一，不连续；资料的台账更新不及时、保存不当、收集资料不全面等问题。

3.档案管理内容不深入完善

在现阶段的大数据时代下，档案信息数据的存储器陷入不足，传统模式下的档案管理存储相对简单，可进行检测搜索。可面临现代大数据后，档案管理明显的力不从心，储存方法的改变，数据检索的需求增多，传统的档案系统将无法应付如此大的变化，存储、访问也将面临瘫痪的状况，也成为档案管理的重要难题。

4.档案管理工作者共存缺陷

4.1管理手段方面.当从传统的档案管理转变数字化过程中，在很大程度上存在着一些问题，例如由于部分领导的认识不到位，导致资金、装备、人员分配存在影响，在很大的程度上影响到档案信息资源的利用与开发的不断演进。

4.2管理人员方面。有一些档案管理人员的业务素质不高，缺乏主动的工作意识，缺少创新意识，创新能力，档案管理都存在重管轻用弊端，使得档案的服务利用在某种程度上处于被动状态。工程档案信息化在时间效率性要求高，这是大数据区分别于在传统数据挖掘中最为明显的特征。当从传统的档案信息转变后，企业则就需要更加专业以及针对性比较强的信息资源，原有的档案管理人员的专业化信息服务将逐渐无法达到现代化信息技术的管理系统，企业就需要进行对档案管理人员进行重新更系统的培训，以用来避免因管理人员无法满足现代需求管理的落后而产生矛盾。

4.3档案门类方面。在管理过程中，档案门类以及种类的不完整，管理不及时。主要有以下三点。

第一，信息存储载体单一。第二，信息内容不全。第三，信息被动收集。

四、工程档案管理信息化建设方法

在大数据的变革中，促使各行各业面临着庞大的数据，那么就需要我们去建立一个属于自己的档案管理信息资源知识服务体制，档案的管理者提供者要认清发展要求，改变对思想上的态度，积极主动根据实际的需求，归纳并整合大数据的信息资源，有效提供具有一定价值的数据，充分满足实际研发经营信息服务。本文相信，档案信息化发展期间遇到的种种问题将会都在大数据的时代背景下，对档案信息化建设与探讨得到进一步得到解决，新的时代背景、新的时代技术也会为数据档案提供新思路和方法。为此，本文提出一些有关工程档案信息化管理的对策，希望能促进工程档案信息化管理。

1.创新理念

新的信息化管理理念是完成企业工程文件管理的信息化的构建。通过新概念，从而完成实践。首先，应该把服务作为档案管理的主要目标。其次，在新的情况下，归档信息管理必须完成归档管理信息的构建，以适应时代。最后，企业还可以使用培训和其他方法，促使员工端正工作态度，不断提高个人的道德品质，为企业作出应有的贡献。

2.树立现代化档案管理意识

档案管理对于工程建设中有着非常重要的作用，但是由于传统档案管理思想的影响，导致现代管理人员，对档案管理的重视程度不足，而且由于思想开放性不足，对于信息化档案管理的认识不足。因此，为大幅提高工程建设归档管理的有效性，必须设定归档管理的最新概念，并结合归档管理和信息构建，积极调查建立相对完善、信息管理模式有助于中国工程建设产业和社会发展。

3.强化档案数据库的信息化管理

现在处于时刻变化的快速发展的环境中，电子信息技术已越来越多被应用到各个领域。近年来，国家也将档案信息化的建设管理纳入相关规范条例中，也逐渐建立起比较规范的档案信息管理系统。项目部已进一步加强信息化建设，全面推广一体化平台，提高信息化建设水平，进一步强化绿色办公、加强信息共享、提高运转率、推进降本增效。

为推动在建项目工程档案资料信息化管理，防止工程界突击补造文件，数据失真、滞后、不规范、遗失严重等情况的发生，加强上级单位对下级单位的监管责任、力度和要求，集团公司开发推出项目综合管理系统（PRP），工务署开发推出工程数据管理平台（EIM），两个系统均是实时同步，全程在线监督档案、文件资料管理系统，实现从项目前期至运维阶段全痕迹的结果数据的集中管理和应用。但由于档案人员流动性和业务能力的参差不齐，导致信息化管理系统使用率和质量低，使得档案信息化建设无法到达到预期的效果。为使工程配置归档的管理更系统地标准化，真正实现归档信息资源的共享，需要根据标准形式、工程及构建适当地进行归档数据库的信息管理。开始将文件发送到文件管理系统，并通过系统自动文件。归档完成后，就可以在数据库平台上存储文件信息，并轻松访问文件信息。不仅如此，文件管理系统的自动化，文件信息的明确识别的构筑也需要高速化，实现快速的检索。

4.创新档案管理信息化机制

在现在的市场经验系统中，企业内的文件管理工作应该随着社会形势的变化而变化。为使企业能更好开发，企业可以通过以下几个方面加强独自的构筑。首先，确立后负责系统，并向每一位工作人员确认具体工作内容。其次，对应的报酬和惩罚系统的公式化。通过科学的报酬和惩罚，提高企业内的工作氛围。在上述规定的确立中，根据本公司的企业特性，制定限制员工行动的科学方法，刺激员工的使命感。最后，要改善计算机软件和硬件的管理，指出需要注意的安全问题，确保信息安全。

5.加强档案数据安全性

毋庸置疑，大数据的档案管理工作优势众多，不仅能提高效率，还可降低成本。但过程中无法忽视，大数据时代背景下的信息技术也对数据的安全性产生一定威胁，很容易会造成数据信息的泄露以及丢失。加强大案管理中的数据安全性尤其重要，档案管理人员要做到电脑杀毒的基础性工作，掌握基本的计算机安全知识以及防范技能，避免人为因素造成安全方面的隐患。同时，要建立一定的安全基础制度及监督管理条例，切实提升档案整体安全性能，更好地发挥档案管理的作用。

结语

本文就大数据时代背景下档案信息化的必要性研究，通过论述表明当今大数据作为社会发展的原动力之一，工程档案信息与人们的日常生活息息相关。未来，档案系统信息化也将会推动大数据价值的资产化、生态化、社会化、档案信息化也将创造无法比拟价值，所以要促进档案信息化建设与工程档案管理的研究，推动工程档案信息化建设。